Ensi syksynä on Motiven Final Campin aika. Kun etsimme projektipäällikköä, ilmoittauduin heti hommaan: onhan kansainvälisyys juuri se omin juttuni ja osaamisalueeni. Myöhemmin kurkkuuni kuitenkin nousi pala. Mihin olin nenäni oikein pistänyt? Eihän minulla oikeastaan edes ole paljoakaan johtamiskokemusta ja nyt sitten otin vastuulleni yhden tiimimme suurimpia yhteisiä projekteja ja vieläpä Suomen rajojen ulkopuolella. Huh. Onneksi kysyvä ei tieltä eksy ja sain tilanteeseen apua mm. valmentajilta, sekä lukemastani opuksesta ”Onnistu projektissa”. Tässä esseessä peilaan ajatuksiani kyseiseen kirjaan ja nostan siitä muutamia tärkeimmiksi kokemiani pointteja, sekä kerron Motiven Final Campin suunnittelun alkutaipaleesta. Kirjoittaminen on minulle luontainen tapa prosessoida asioita, joten koen tämän esseen työstämisen lisäksi auttavan projektin suunnittelussa eteenpäin.

Hyvi-tiimin Final Campistä

Raamit Final Campille tulevat opetussuunnitelmasta. Meillä hyvinvointitiimillä kyseessä on osa 3op laajuista kansainvälisyys kurssia, josta 1op eli 27 tuntia tulee suorittaa itse reissun aikana. Tärkeimmiksi pointeiksi nousevat kulttuurisensitiivisyys ja kyky toimia kansainvälisessä ympäristössä, sekä tutustuminen toisen maan sosiaali- ja terveysalan koulutukseen, työhön ja palveluihin. Tältä osin saamme siis varsin vapaat kädet reissumme toteutukseen.

Mikä on projekti?

Projekti-sanaa käytetään välillä kuvaamaan jos jonkinlaista tekemistä, itselläni on esimerkiksi sohvaprojekti: olen hankkinut uudet istuintyynyt ja ompelen itse niihin päälliset – huh mikä homma muuten. Siirrytään kuitenkin ammatillisempaan kontekstiin. Kettunen määrittelee kirjassaan projektin seuraavasti: ”yksi työkokonaisuus, jolle on määrätty selkeärajainen tehtävä”. Final Campin selkeä tehtävä on suorittaa projekti ulkomailla jollekin paikalliselle toimeksiantajalle, sekä tutustua kohdemaan sosiaali- ja terveysalan kenttään. Itse asiassa sohvaprojektinikin sopii Kettusen määritelmään, tehtävänä on valmis sohva!

Projektilla on aina asiakas, myös firman sisäisissä asioissa. Final Campin näkökulmasta voisi ajatella, että asiakkaana on koko tiimi: heille raportoidaan projektin etenemisestä ja tiimin toiveet ja ajatukset otetaan huomioon projektin suunnittelun edetessä. Toisena asiakkaana on tietysti reissun toimeksiantaja, mutta hänen osaltaan kyseessä on vain yksi projektin osuus.

Suunnittelusta

Projektitiimi valittiin yhteisen Final Camp -pajaosuuden päätteeksi helmikuun lopussa, juuri ennen hiihtolomaa. Alustavan aikataulun mukaan reissukohde ja toimeksianto tulisi olla selvillä vielä tänä keväänä, itse reissu on tarkoitus toteuttaa marraskuussa. Final Camp -projektia voisi katsoa budjetin tai tavoitteen näkökulmista, mutta sitä määrittää mielestäni ensisijaisesti aikataulu. Reissun on oltava tehtynä ennen tiettyä ajankohtaa, jonka muuttaminen on 12 tiimiläiselle sopivaksi on hankalaa. Lisäksi Final Camp tulee luonnollisesti käydä ennen valmistumista. Projektisuunnitelman tekemiseen otetaan siis määrittäväksi tekijäksi aikataulu. Muita suunnitelman mahdollisia lähtökohtia on esitelty alla.

Projektisuunnitelman eri lähtökohdat (mukaillen Kettunen 2009, 94).

Yksityiskohtiin paneutuvana vaatii ponnisteluja hyväksyä, ettei ylisuunnittelu ole hyödyllistä. Projektisuunnitelman tarkoituksena on kuvata projektin kulku vain pääpiirteittäin ja jättää tilaa yksityiskohtien tarkentumiselle myöhemmin. Yksi keskeinen asia on kokonaistyömäärän arvioiminen, mikä on todella haastavaa. Suurimmat Final Camp -projektiimme liittyvät osa-alueet on hahmoteltu aikatauluun, mutta niiden tarkempi sisältö ja siten niiden vaatima työ ei välttämättä ole helppoa hahmottaa. Ne kaikki pienemmät palaset, joista nämä isommat osat koostuvat, voivat olla yllättävän aikaa vieviä. Yllättäviä tilanteita ja riskejä voi ja tulee suunnitteluvaiheessa kartoittaa, vaikkapa erilaisten riskinhallinta työkalujen avulla. Esimerkiksi SWOT (strenghts, weaknesses, opportunities, threats) lienee monelle tuttu malli, jossa hahmotellaan tilannetta sekä projektiin vaikuttavien ulkoisten, että sisäisten tekijöiden kautta.

Tiimiläisten motivaatio katoaa nopeasti, jos prosessi jää laahaamaan tai on epäselvä. Siksi onkin hyvä, että projekti on suunniteltu mm. aikataulullisesti ja että koko tiimillä on käsitys projektin tavoitteista ja lopputuloksesta. Nämä tekijät yhdessä pientenkin konkreettisten asioiden saavuttamisen kanssa lisäävät motivaatiota. Proakatemia aikana on huomannut useaan otteeseen, miten asioista pitää sopia konkreettisesti: ”tämäkin pitäisi tehdä” jää ikuisesti suunnittelun asteelle. Itse olen huomannut myös oman työnsä jäljen näkemisen merkityksen motivaatioon. Jos ahertaa jonkin osa-alueen parissa näkemättä työnsä tekemää vaikutusta ja osaa projektin kokonaisuudessa, motivaatio kärsii.

Säännölliset projektitiimin palaverit ovat tärkeitä. Vaikka Slack ja muut kanavat toimivatkin tiedon välittäjinä, on tietyistä asioista helpompaa ja tehokkaampaa neuvotella kasvotusten. Erilaisia viestintäkanavia voi tämän jälkeen käyttää vaikkapa projektin edistymisen raportointiin. Kettunen korostaa, että esimerkiksi 30min viikkotapaaminen usein riittää. Tämä sillä oletuksella, että osallistujat tietävät etukäteen käsiteltävän aiheen, ovat tehneet osuutensa ja valmistautuneet kertomaan siitä. Lisäksi tiimiläisillä on harvoin vain yksi projekti kerrallaan menossa, joten yhteinen tapaamisaika voi palvella myös kalenteriin varattuna ajankohtana tehdä konkreettisia asioita projektin eteen. Näin toimitaan usein Proakatemialla.

Projektien johtamisesta

Ennen olen keskittynyt pelkästään olemaan hyvä johdettava ja tekemään oman osuuteni huolella, eikä johtajuus ole erityisemmin tuntunut omalta tai kiinnostanut. Tämän vuoksi en ollut aiemmin perehtynyt aiheeseen teoriassakaan, vaikka lähijohtaminen onkin osa koulutustamme. Johtamistaidot ovat varmasti tarpeellisia ja Proakatemia on loistava ympäristö päästä harjoittelemaan niitä.

Tunnistan luonteessani paljon introverttiä, minkä koen haasteena johtamisasemassa olemiselle ja projektipäällikön paikan ottaminen olikin minulle suuri harppaus epämukavuusalueelle. Oli kuitenkin helpottavaa kuulla introverttienkin olevan usein hyviä pomoja: he antavat enemmän tilaa alaisilleen löytää ja ilmaista ajatuksiaan ja ideoitaan. Ekstrovertti johtaja saattaa innostua liikaa, jolloin muidenkin ideat saavat hänen leimansa ja omien ajatusten esilletuominen voi vaikeutua. (Cain 2012)

Vastuuttamisen merkitys on olennainen projektin etenemisen ja onnistumisen kannalta – jaettu vastuu on helposti ei kenenkään vastuu. Tämän saimme kokea Proakatemialla viime syksynä järjestetyssä pinkkuhaasteessa, johon emme valinneet projektipäällikköä. Toimeksiannon toteutus onnistui ihan hyvin, muttei parhaalla mahdollisella tavalla – tietyt asiat kärsivät selkeän johtajan puuttuessa. Saimme myös muistutuksen siitä, että jos tekee vähänkin enemmän kuin on pyydetty, jättää helposti positiivisen kuvan.

Kettunen listaa tärkeimmiksi projektijohtajan tehtäviksi seuraavat:

1. Huolellinen suunnittelu ja dokumentointi
2. Priorisointi
3. Uskallus tehdä päätöksiä
4. Projektin etenemisen valvonta
5. Delegoiminen ja raportoinnin vaatiminen
6. Rehellisyys, avoimuus ja tasapuolisuus
7. Projektitiimiläisten huomioiminen yksilöinä, motivoiminen ja tiimin jaksamisesta huolehtiminen
8. Ongelmiin tarttuminen heti, kun niitä ilmenee

Listan koostettuani hengästyttää – sain tiivistettyä asiat kahdeksaan kohtaan, mutta mitä kaikkea se vaatiikaan käytännössä? Nämä eivät ole helppoja juttuja, pohdin niistä muutamia tarkemmin.

Jos johtaja näyttää esimerkkiä avoimuudellaan, onnistutaan toivottavasti luomaan avoimuuden ilmapiiri. Silloin projektitiimiläisetkin uskaltavat ottaa asioita puheeksi, jos jotain olennaista on vaikkapa jäänyt päälliköltä huomaamatta tai jos kokee työnjaon epäreiluksi. Tässä tullaan siihen, että apua pitää muistaa ja huomata antaa, mutta myös pyytää. Tiimissämme on ollut jokin aika sitten keskustelua juuri tähän aiheeseen liittyen.

Delegointiin liittyen on hyvä, että syksystä on vierähtänyt aikaa ja tunnemme jo toisemme ja vahvuutemme hieman paremmin. Tämä auttaa hahmottamaan, kenelle sopivat minkäkin tyyppiset tehtävät ja samalla auttaa tehokkuudessa. Proakatemialla korostetaan paljon uusien asioiden oppimista, mutta joskus on tärkeää saada jokin juttu nopeasti hoidettua ja silloin on hyvä tietää, keneltä se hoituu käden käänteessä.

Luulen, että uskallus tehdä päätöksiä tulee olemaan yksi haastavimmista asioista projektia johtaessa. Yritän kuitenkin muistuttaa itseäni siitä, että ilman päätöksiä asioiden eteneminen hidastuu ja vaikeutuu huomattavasti. Matkakohteen valinnan lukkoon lyöminen on hyvä esimerkki päätöksestä, jonka pitkittämisellä voi olla tuhoisia seurauksia matkan muun suunnittelun ja lopulta koko projektin onnistumisen kannalta.

Mielestäni on myös todella tärkeää, että johtaja uskoo itseensä ja projektin toteutumiseen. Muuten kenelläkään muulla ei ole kiinnostusta tehdä asian eteen hommia. Tunteet, mielialat ja motivaatio tai sen puute tarttuvat helposti. Toisaalta jossain vaiheessa voi olla pakko ottaa huolet puheeksi tiimin kanssa ja ryhtyä konkreettisiin toimiin tilanteen korjaamiseksi ja projektin onnistumiseksi. Tilanteissa, jossa resurssit ovat liian vähäiset, antaa Kettunen ohjeiksi projektitiimin suurentamisen, aikataulun venyttämisen tai tavoitteista karsimisen. Final Campin tapauksessa voimme hyödyntää koko tiimiä tarvittaessa, mutta reissun ajankohdan pysyy melko muuttumattomana. Sen sijaan hätätilassa voidaan harkita tavoitteiden uudelleen asettamista. Tavoitteiden laskemisella voi kuitenkin olla suurta vaikutusta asiakkaan, eli tässä tapauksessa tiimin, suhtautumiseen ja motivaatioon.

Miksi projektit epäonnistuvat?

Tätä kohtaa luin erityisen mielenkiinnolla, jotta tietäisin paremmin välttää sudenkuoppia matkalla kohti onnistunutta ulkomaan projektia. Kirjassa oli hyvä pointti siitä, että epäonnistuminen riippuu myös näkökulmasta: mikä meni omasta mielestäsi täysin penkin alle, oli ehkä jonkun toisen mielestä ihan ok suoritus. Suurin osa ongelmista liittyy projektin valmisteluun, joten hyvän suunnittelun merkitystä ei voi korostaa liikaa. Muita epäonnistumisen syitä ovat esimerkiksi seurannan ja valvonnan laiminlyöminen, puutteelliset tavoitteet ja rajaukset, projektitiimin vaihtuminen, projektipäällikkö vaatii liian vähän, asiakkaan vaatimusten jatkuva vaihtuminen tai se, että yritetään tehdä liikaa kerralla.

Suurin mahdollinen epäonnistuminen Final Campissa olisi varmasti se, ettei reissuun päästäisi jostain syystä ollenkaan. Pidän myös isona juttuna sitä, että kaikilla on mahdollisuus päästä mukaan ja että matka on sellainen, että ihan koko tiimi haluaa lähteä.

Viimeiset sanat

Onnistunut Final Camp olisi minulle varmasti yksi suurimpia akatemia-ajan saavutuksia. Mahdolliset pienemmät tai suuremmat epäonnistumiset olisivat tosi harmittavia, mutta vieläkin parempia oppimisen paikkoja. Joka tapauksessa helpottavalta tuntuu ajatus, että prosessissa tukena on mukana sekä projektitiimi, että isommassa kuvassa myös koko Motive. Yhdessä luomme mahtavan Final Campin!

Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa. Helsinki: WSOYpro
Cain, S. 2012. TED Talk: The power of introverts. https://www.ted.com/talks/susan_cain_the_power_of_introverts