Olin tänä keväänä mukana OneStopin sesongissa Tampereen alueen projektipäällikön kengissä. Tässä projektissa mitattiin paljolti ongelmanratkaisukykyä johtamisen lisäksi. Maailmalla vallitseva tilanne ei myöskään helpottanut kevään rengassesongin suunnittelua ja toteutusta, vaan jouduimme tekemään paljon peliliikkeitä, jotta saimme maksimoitua sesongin tuloksen. Projektiin kuului monta osa-aluetta: asiakaskokemuksen luomista, työntekijöiden työvuorosuunnittelua, alan työehtosopimukseen tutustumista, rekrytointia, reklamaatioiden hoitamista, koko prosessin johtamista, markkinoinnin suunnittelua ja toteuttamista, sekä rengastilauksia monen muun asian lisäksi.

Tämä kuusiviikkoinen rupeama opetti paljon, niin minusta itsestäni kuin johtamisesta ja prosessien kehittämisestä. Myös työntekijäkokemuksen luominen oli mielenkiintoista, sillä nyt vasta ymmärrän, kuinka paljon pienet teot vaikuttavat työntekijöiden motivaatioon.

Luin mielenkiintoisia artikkeleita projektijohtamisesta, ja aion tässä esseessä jakaa muutamia oppeja niin artikkeleista kuin käytännön toteutuksestakin.

Tieturin artikkelissa nostettiin kolme hyvän projektipäällikön ominaisuutta:

1. Ihmisten johtaminen

Ihmisten johtaminen takaa hyvän asiakaskokemuksen. Rengasalalla työ on raskasta eikä niinkään palkitsevaa, joten jouduin miettimään motivointikeinoja työntekijöiden näkökulmasta. Parkkihallissa on pölyistä ja työ nopeatempoista. Olin tarkoituksella ensimmäisen viikon mukana parkkihallissa työntouhussa, jotta näkisin, miten tiimidynamiikka alkaisi muodostumaan ja mitä tarpeita työntekijöillä on. Tiesin myös sen, että minun on murrettava tietynlainen ennakkoluulo itsestäni: miesvaltaisella alalla minun olisi osoitettava pätevyyteni ja työpanokseni, jotta minuun aletaan luottamaan. Uskon vahvasti esimerkillä johtamiseen, ja koen, että osallistaminen lisää sitoutumista työhön. Annoin työntekijöille mahdollisuuden vaikuttaa omiin työvuoroihinsa, enkä mielivaltaisesti nakellut niitä miten halusin. Kyselin paljon työntekijöiltä, mikä olisi heille helpoin piste tulla töihin, ja tulkitsin myös muita tarpeita. Ensimmäisen viikon aikana ymmärsin, että pisteestä täytyy tehdä työntekijöille viihtyisämpi, sillä parkkihallin pölyiset puitteet eivät vaikuta työviihtyvyyteen mitenkään positiivisesti.

Tein peliliikkeitä heränneiden huomioiden ja tarpeiden mukaan, ja pian sainkin positiivista palautetta työntekijöiltä. Työnteko vauhdittui, eikä reklamaatioita enää tullut juuri yhtään reagoinnin jälkeen.

Ihmisten johtamisesta haluankin nostaa muutaman arvokkaan havainnon: niin yksinkertaista kuin se onkin, kuuntele työntekijöitä. Ole heidän vertaisensa, mene oikeasti hetkeksi edes työskentelemään heidän kanssaan. Kaikki alkaa luottamuksesta ja arvostuksesta. Ymmärrä toimintaympäristöä ja sen luomia tilanteita, ja ratko niitä. Myös rehellisyys, läpinäkyvyys ja viestintä korostuivat ihmisjohtamisessa; jouduin perumaan monta työvuoroa, mutta pidin huolen siitä, että työntekijä ymmärsi miksi näin jouduttiin tekemään.

2. Projektinhallinta

Itse projektinhallinta käsitti tässä kontekstissa laajan kokonaisuuden, kuten esseen alussa luettelinkin. Projektinhallintaan on olemassa hyviä työkaluja, mutta itse koin tähän soveltuvaksi Trellon, somekalentericanvaksen, excelin, yhden HR-järjestelmän (LikeIt) sekä vanhan kunnon kalenterin. Jaottelin päivittäin tehtävät asiat itselleni kalenteriin, ja kirjasin ne aina tehdyiksi, jotta pysyisin sesongin hektisyydessä kartalla. Somekalenteriin laitoin postauksien aiheet, ja tein niistä tekstejä etukäteen mahdollisimman paljon. Trello toimi hyvänä kokonaisuuden hahmottamistyökaluna. Excelissä pystyin suunnittelemaan työvuoroja ja laskemaan etukäteen jo työtunteja, jotka realisoituvat aina kahden viikoin välein työntekijöiden palkaksi. LikeIt-järjestelmässä hyväksyin ja muokkailin työntekijöiden tuntikirjauksia, ja ajoin sieltä raportteja jotta voin seurata, miten laskemani tuntimäärät korreloivat toteuman kanssa.

Projektinhallinnassa olennaista onkin se, että itse osaa määrittää projektiin kuuluvat työtehtävät ja löytää työkalut projektinhallintaan tarpeen kautta.  Aikatauluttamisen merkitystä ei saa unohtaa, ja projektipäällikön tuleekin olla jatkuvasti selvillä niin isosta, kuin pienistäkin kokonaisuuksista.

3. Liiketoimintaymmärrys

Artikkelissa kolmanneksi nostettu ominaisuus liittyy vahvasti projektin kokonaisvaltaiseen onnistumiseen. Kun ymmärrät miten kyseinen liiketoiminta toimii, voit suhteuttaa omat toimenpiteesi sen mukaan ja näin maksimoida projektin onnistumisen. Seuraamalla myyntiraportteja ja markkinointijulkaisujen statistiikkoja, osaat paremmin suunnitella seuraavat askelmerkkisi.

Kun kaikki nämä kolme ominaisuutta yhdistää, mahdollisuudet onnistua projektissa kasvavat huimasti. Ennen projektin toteutusta on hyvä miettiä, miten juurikin ihmisten johtamisen, projektinhallinnan sekä liiketoimintaymmärryksen saa konkretisoitua askelmerkeiksi jo ennen projektia. Aionkin jatkossa viedä käytäntöön vielä syvemmin nämä kolme osa-aluetta etukäteen suunniteltuina.

Lähteet:

https://www.tieturi.fi/blogi/projektipaallikko-mista-tunnistaa-hyvan-projektipaallikon

Millainen on hyvä projektipäällikkö. Reuter.