Minkälaista on viestintä nykypäivän työyhteisössä?

Esseen tekijä: Toni Ryöppy

Johdanto
1.Ennen teknologian vallankumousta.
2.Jälkeen teknologian vallankumouksen.
3.Hyödyt ja haitat.
4.Yhteenveto

Huhtikuu 2019
Proakatemia
Yrittäjyyden ja tiimijohtamisen koulutus

Johdanto

Ihmiset ovat työyhteisön tärkein voimavara. Viestinnällä tarkoitetaan kaikkea organisaation sisällä ja ulkona tapahtuvaa viestintää. Yksinkertaisuudessaan se voi olla päivittäisten työtehtäviin liittyvien asioiden viestimistä, aamukokouksien pitämistä tai yhteydenpitoa asiakkaan välillä globaalisti. Viestintä vaikuttaa nopealla vilkaisulla asialta, johon ei kannata tuhlata kovin paljon aikaa tai voimavaroja, saati sitten rahaa. Viestinnän epäonnistuminen näkyy kuitenkin hyvin pitkälle työyhteisössä, ilmapiirissä ja tehokkuudessa, sen takia se on valtavan tärkeä asia mitä ei voi sivuttaa ja johon tulisi juuri käyttää aikaa ja rahaa. Jokaisella työyhteisöllä on omanlaisensa ja omat keinonsa työyhteisön sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Miten viestintä on kehittynyt eteenpäin, ja miten nykypäivän teknologia helpottaa sitä, vai helpottaako? Tuoko asioiden digitalisoiminen uusia riskejä vai ei? Se on selvää, että kirjallinen viestintä on kehittynyt, mutta entäpä suullinen?

Ennen teknologian vallankumousta

Minkälaista oli viestintä työyhteisössä ennen suurta teknologian vallankumousta? 1800-luvulla lähetettiin tärkeitä viestejä kirjeitse, joka saattoi kestää päiviä tai pahimmassa tapauksessa viikkoja viestin saapua perille. Viestintä oli kirjallisella tasolla myös ilmoitustauluja ja muistilappuja. Suullisella tasolla infotilaisuuksia ja aamukokouksia. Oli myös henkilöitä, jotka vastasivat viestinnästä suullisesti muille, välittäen viestin. Nykypäivänä tittelin omaava henkilö todennäköisesti vastaa viestinnän somekanavista ja alustoista tai toimii esimerkiksi sihteerin tehtävissä. Työyhteisön viestintä oli ennen enemmän henkilökohtaista kuin nykypäivänä, viestintä oli enemmän suullista ja ”face to face” tyyliä. Mielestäni se oli ehkäpä parempaa jollain tasolla verrattuna nykypäivän kovaan digitaaliseen viestintään. Se loi tietynlaisen kosketuksen ja merkityksen ihmisten välillä, ja olemme ottamassa ehkäpä takapakkia asioissa ja korostammekin suuresti tänä päivänä yksilöiden ja koko tiimien/yhteisöjen välisiä suhteita. Uskon, että kasvokkain tehty kommunikaatio luo paljon syvemmän otteen asialle, kuin taas digitaalisen viestin välityksellä, voin toki olla väärässäkin ja muut eri mieltä asiasta.

”Varhaisimpina yhteisöviestinnän muotoina voidaan pitää Caesarin ajan Rooman Acta Diurna –tiedotteita. Acta diurna (lat., päivittäiset tapahtumat) oli Julius Caesarin aloitteesta 59 eaa. perustettu Rooman virallinen julkaisu. Se kaiverrettiin joko kiveen tai metalliin julkisille paikoille, kuten Forumille. Roomalaiset kutsuivat julkaisuja myös nimillä Acta, Diurna, Acta Popidi ja Acta Publica.”
– Wikipedia (Yhteisöviestinnän historia, Acta Diurna)

Jälkeen teknologian vallankumouksen

Nykypäivään mennessä viestintä on helpottunut suunnattomasti internetin ja älylaitteiden ansiosta. Voimme viestitellä ja tiedottaa erilaisten somekanavien tai digitaalisten viestintä alustojen kautta todella helposti. Nykypäivänä se on niin tärkeää, että vaikket sinä itse omistaisikaan älypuhelinta niin todennäköisesti työnantajasi tarjoaa sinulle työsuhde älypuhelimen, jotta kommunikaatio helpottuu nyky-yhteiskunnassa suunnattomasti ja se onkin arkipäivää. Älypuhelimista on syntynytkin miljardibisnes ja kaikesta yritetään tehdä entistä helpompaa, vaikken ehkä itse uskoisikaan, että kaiken tämän jälkeen mitä on jo nyt tarjolla, miten sitä voisi helpottaa? Ehkäpä vähän parantaa. Yleisimpinä työyhteisöjen viestintäkanavina voimme mainita Facebook WhatsApp, Facebook Messenger, Slack ja Microsoft teams joita myös itsekin käytän. On toki muitakin lukemattomia alustoja ja appeja jotka tarjoavat palvelujaan, mutta ehkäpä nämä ovat Suomen markkinoilla ne suurimmat. Itse meidän tiimimme, Evisionin viestintä on ollut pääsääntöisesti suunnattoman helppoa yhteisten viestintäkanavien ansiosta. Eniten ehkä vaikeuksia on tuottanut ihmisille ja itsellenikin seurata säännöllisesti näitä kaikkia yhteiseksi sovittuja kanavia. Toki on se paljon helpompaa, jos vertaa siihen, että pitäisi palata 1800-luvulle ja mennä kolkuttelemaan toisten ovia saadakseen viesti perille tai lähettelemällä paperipostia. Tiimimme on pitänyt myös tarvittaessa yhteisiä palavereja miltein viikoittain, jossa käymme yhteisiä asioita läpi. Itse olen siitä tyytyväinen, että olemme myös yrittäneet pitää tiimin sisäisen viestinnän avoimena ja ihmisläheisenä, jättäen teknologian sikseen, jos se vaan on mahdollista.

Sähköposti on myös helpottanut valtavasti niin sisäistä kuin ulkoistakin viestintää. Uskoisin, että nykyään, melkein kaikki ulkoinen niin kuin myös sisäinen sähköinen viestintä tapahtuu vähintäänkin sähköpostin kautta. Toki on olemassa sähköpostiin verrattavissa olevia vaihtoehtoja, mutta periaate on sama. Työyhteisön viestintä on jatkuva kehityksen kohde, jota pyritään parantamaan jatkuvasti. Uskoisin, että se on työyhteisön tärkein elin, pystyä välittämään helposti ja nopeasti viestiä työyhteisön sisällä. Jotta pystymme sopeutumaan ja reagoimaan nopeasti eri tilanteisiin.
Työyhteisön/yhteisön viestintä sisältää kaiken organisaation sisällä tapahtuvan tiedonvaihdannan.

”Viestintäteknologia kehittyy vuosi vuodelta, mikä näkyy viestintäkanavien laadun ja määrän kasvuna. Vanhojen ja juurtuneiden käsitysten mukaan organisaation sisäinen viestintä on ollut perinteisesti ylhäältä alas kulkevaa tiedotuksellista viestintää”. -Jari Tikkanen (Sivu 1, Lahden ammattikorkeakoulu, opinnäytetyö, 2017)

Hyödyt ja haitat

Teknologian kehittyminen ja sen osallisuus nykyviestintään ei pelkästään ole helpottanut viestintää vaan se on myös tuonut uusia uhkia ja vaikeuksia. Aina on olemassa ihmisiä, jotka tekevät ilkivaltaa ja haluavat toiselle pahaa syystä tai toisesta. Hakkerit voivat hakkeroitua viestinnän appien ja alustojen ohjelmistoihin ja kaataa ne. Tai jokin appi tai alusta saattaa olla jonkin päivityksen myötä haavoittuvainen viruksille, jonka seurauksena ne kaatuvat tai menettävät arkaluontoista dataa sen seurauksena. Hakkerit voivat myös mahdollisesti saada selville, arkaluontoisia asioita ja asiakastietoja, jotka eivät mahdollisesti olisi ennen aikaa olleet niin helppo asia saada selville arvopaperien ja arkaluontoisten asioiden ollessa säilössä fyysisissä kassakaapeissa. Siksi onkin erittäin tärkeää, että käytämme nykypäivän teknologian aikakaudella näihin mahdollisiin uhkiin myös teknologisia ratkaisuja. Pidämme appimme, alustat ja ohjelmamme päivitettyinä ja käytämme sitä virusturvaohjelmistoa.

Hyödyksi voimme todeta, että teknologian kehittymisen myötä työyhteisön viestintä on myös helpottunut valtavasti ja ymmärrämme asian tärkeyden. Erilaiset apit, alustat ja ohjelmat ovat tuoneet meille valtavan hyödyn ja helpottanut työyhteisön viestintää. Viestintä on saumatonta ja välitöntä. Helppous viehättää ja saat välitettyä tiedon yksittäiselle henkilölle silmänräpäyksessä tai jopa suuremmillekin, yhteisölle.

Yhteenveto

Mielestäni viestintä on erittäin tärkeä asia työyhteisössä, ja mahdollisesti omassa tulevassa tiimiyrityksessäni aion soveltaa sisäistä viestintää mahdollisimman paljon teknologisella tasolla, unohtamatta kuitenkaan kasvokkain käydyn sosiaalisuuden merkitystä. Odotan innolla mille tasolle teknologia voi viedä viestintää eteenpäin henkilökohtaisella niin kuin yhteisön tasollakin ja mitä tulevaisuus tuokaan tullessaan. Toivottavasti kuitenkaan teknologian kehittymisen myötä sosiaalinen kasvokkain tai ylipäätänsä fyysinen kanssakäyminen ei tukahdu vaan päinvastoin voisi parantaa sitä jotenkin. Voisimmeko viedä eteenpäin tunnettuja teknologisia viestinnän innovaatioita? Tuoko, scifi leffoista tuttu hologrammiteknologia uusia mahdollisuuksia? Voisimmeko ehkäpä pitää kokouksia ihmisten olemalla vaikka toisella puolella maapalloa ja itse hologrammi toimisi ”fyysisenä” olemuksena paikan päällä, tai voisiko VR teknologia luoda omanlaisen virtuaalisen työyhteisö maailman.

”Virtuaalitodellisuus eli tekotodellisuus (keinotodellisuus, lumetodellisuus, engl. virtual reality) on tietokonesimulaation tuottamien aistimusten avulla luotu keinotekoinen ympäristö” – Wikipedia (Virtuaalitodellisuus).
”Hologrammi on kolmiulotteinen (3-D) kuva. Se on luotu lasertekniikan avulla. Se sisältää parallaksi-ilmiön, joka erottaa sen muista 3-D-kuvista. Hologrammi tarvitsee itselleen jonkin väliaineen, jossa se näkyy, eli yleensä kaasua. Hologrammilla tarkoitetaan myös sitä hienopiirteistä juovakuviota, joka sisältää kuvan muodostamiseen tarvittavan tiedon. Hologrammin on keksinyt unkarilainen fyysikko Dennis Gabor (unk. Gábor Dénes) (1900–1979) vuonna 1947. Hän sai keksinnöstään Nobelin fysiikanpalkinnon vuonna 1971.”
-Wikipedia (Hologrammi).

LÄHTEET:

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/139874/Tikkanen_Jari.pdf

Wikipedia
https://fi.wikipedia.org/wiki/Virtuaalitodellisuus
https://fi.wikipedia.org/wiki/Hologrammi
https://fi.wikipedia.org/wiki/yhteisöviestintä