Tampere
10 Aug, Wednesday
22° C

Proakatemian esseepankki

Millainen on hyvä esihenkilö?



Kirjoittanut: Sini-Maaria Aho - tiimistä Samoa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Miten johtaa ihmistä
Pekka Järvinen
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Johdanto 

Esihenkilöiden työ on tärkeää niin yrityksen, kuin työyhteisön kannalta. Hänen on tärkeää tuntea itsensä ja toimintatapansa, jotta osaa johtaa toista ihmistä. Mitä kaikkia taitoja hyvä esihenkilö tarvitsee ja miksi on hyvä panostaa johtamiseen ja sen kehittämiseen? 

Esihenkilön rooli työyhteisön hyvinvoinnissa on moniulotteinen. Hyvältä esihenkilöltä tulee löytyä monia piirteitä, joita saatamme pitää jopa itsestäänselvyyksinä, mutta todellisuudessa asioiden eteen onkin tehtävä yllättävän paljon töitä. Voi hyvin sanoa, että esihenkilöiden työ on tänä päivänä mitä suurimmassa määrin asiakaspalveluammatti. Siksi onkin tärkeää, että esihenkilö osaa kuunnella, nähdä, olla läsnä ja tukea työntekijöitä, niin kokonaisuutena kuin yksilötasolla. (Nordicprogress, n.d.)

 Työtehtävät, tarve ja tärkeys 

Esihenkilöiden työn tarve on voimistunut sen myötä, kun työelämän vaatimukset ovat kasvaneet ja moninaistuneet. On tärkeä tunnistaa, miten ihmisiä johdetaan ja käsitellään. Se on yksi työpaikan menestystekijöistä. Esihenkilöllä on monia tärkeitä tehtäviä harteillaan.  Hän ohjaa ja johtaa työyhteisöä ja on isossa roolissa yrityksen tavoitteiden ja lisäarvon saavuttamisessa. Hänen tulee osata huomioida ympärillään tapahtuvaa ja puuttua epäkohtiin. Hyvä esihenkilö osaa ennenkaikkea hahmottaa ja hallita suuria kokonaisuuksia pitäen silti huolen myös työyhteisön jäsenistä yksilökohtaisestikkin. (Järvinen, 2020, 14–15.)

”Esihenkilön tehtävänä on käyttää asemaansa ja työnjohto-oikeuttaan edustamansa työantajan ja henkilöstön parhaaksi. Hänen työnsä on huolehtia siitä, että työntekijät voivat onnistua työssään parhaalla mahdollisella tavalla.” (Järvinen, 2020, 14–15).

Esihenkilö näyttää suuntaa ja yhdessä työyhteisön kanssa luo selkeät rakenteet ja sujuvat prosessit työnteolle. Tähän liittyy töiden organisointi, tehtävien ja tavoitteiden määrittely, pelisääntöjen laatiminen, tiedottaminen ja toiminnan jatkuva arviointi ja kehittäminen. Yksi tärkeimmistä tehtävistä onkin auttaa työntekijöitä ratkaisemaan ongelmia sekä kannustaa heitä kehittymään. (Järvinen, 2020, 14–15.) 

Esihenkilön tulee pystyä näkemään ja hahmottamaan yrityksen tavoitteet isossa mittakaavassa, ymmärtää jokaisen työntekijän osuus kokonaisuudessa ja ohjata toimintaa niin, että se tuo yritykselle lisäarvoa. Myös yksi esihenkilön tärkeistä tehtävistä yrityksessä on luotsata työntekijät tavoitteisiin, ratkomalla yhdessä eteen tulevia ongelmia, turvata voimien riittävyys matkalla ja olla vastaanottamassa maaliviivalla, oli lopputulos mikä tahansa. Onnistuessa juhlitaan saavutuksia yhdessä ja epäonnistuessa syyllisten löytämisen sijaan, analysoidaan lopputulokseen johtaneet haasteet ja mietitään tulevaisuuden kannalta parempia ratkaisuja. (Nordicprogress, n.d.)  

Tärkeä osa esihenkilön työtä on kannustaa työntekijöitä myös epäonnistumisen hetkellä, sillä niissä hetkissä on paljon potentiaalia kehittymiselle niin yksilötasolla kuin yhteisössäkin. Kun työyhteisössä jaetaan ilot ja surut, saadaan myös voimavarat moninkertaistettua. 

Haasteet 

Nykyinen työelämä on jatkuvassa muutoksessa ja hyvällä johtamisella on olennainen merkitys muutoksen hallinnassa. Jatkuva muutos synnyttää epävarmuutta. Siksi on tärkeää pitää kunnossa ja selkeinä työelämän puitteet, vastuut ja tavoitteet. Koska työelämän muutos haastaa johtamista, esihenkilön on huolehdittava omasta osaamisestaan muutoksen pyörteissä ja stressin alla. (Ilmarinen, 2017.)  

Nyt kun olemme eläneet poikkeuksellisia aikoja ja koronavirus myllertää totuttuja tapojamme, esihenkilöiden työn haasteet kasvavat ja nousevat aivan uudelle tasolle. Pandemian aikaisten sulkutilojen ja rajoituksien takia ovat esihenkilöt joutuneet monessa paikassa vaikeiden päätösten eteen. Hyvän esihenkilön merkitys yrityksissä on kasvanut valtavasti. Kun nopealla aikataululla moni asia muuttuu ja myöskin työntekijöiden on sopeuduttava uusiin tilanteisiin ja opeteltava uusia toimintatapoja, on erityisen tärkeää, että esihenkilöt informoivat ja perehdyttävät työntekijänsä perusteellisesti. Myöskin nopeasti muuttuvat tilanteet ja epävarmuus ovat luoneet paljon paineita esihenkilöiden harteille. Vaikeiden päätöksien edessä on erityisen tärkeää, että tuntee itsensä ja omat toimintatapansa.  

Itsetuntemus, itseluottamus ja usko itseesi 

Itsetuntemukseen ja sen parantamiseen liittyy olennaisesti oman käyttäytymisen analysointi. Osalle meistä itsetutkistelu on hyvin luonteenomaista ja joidenkin pitää sitä erikseen opetella. Harjoittaessaan itsensä tutkimista, esihenkilö asettuu itsensä ulkopuolelle ja ottaa oman mielensä ja toimintansa havainnoinnin ja analyysin kohteeksi.  

”Keskeisiä tarkkailtavia ja mietittäviä asioita ovat: mitä ovat tyypilliset tapani toimia esihenkilönä, mitkä niistä ovat hyödyllisiä ja mitkä hyödyttämiä tai jopa haitallisia” (Järvinen, 2020, 174).

 Jos esihenkilö huomaa esimerkiksi reagoivansa eri tilanteissa malttamattomasti, hän saattaa tajuta tekevänsä silloin harkitsemattomia päätöksiä tai käyttäytyvänsä asiattomasti. Pahimmillaan hän voi myös loukata ihmisiä ja aiheuttaa vaikeita yhteistyöongelmia.” (Järvinen, 2020, 174.) 

Hyvä esihenkilö osaa sanoa myös ei, kun sille on tarvetta. Loppu viimein esihenkilö kantaa vastuun tiimistään tai yksiköstään, joten hänen on pystyttävä huomioimaan asioiden laajempi perspektiivi ja tekemään ikäviäkin päätöksiä tarvittaessa.  (Silta.fi, 2018.) 

Työelämässä ei voi välttyä tilanteilta, joissa on välillä pakko tehdä ikäviä päätöksiä. Siksi onkin tärkeää se, miten ja millä asenteella asiat hoidetaan. Tällaisissa tilanteissa korostuu etenkin kannustavan asenteen tärkeys. Toisaalta tämmöiset tilanteet ovat myös erittäin hyvä hetki oppia ja kehittää itseään.  

Palaute

Meidän on vaikea tarkalleen tietää, miltä meidän työntekomme ja toimintatapamme näyttävät muiden silmin ja miten he ne kokevat. Vaikka harjoittaisimme paljonkin itsetutkistelua mielessämme, se ei välttämättä tuota oikeaa kuvaa siitä, millaisia olemme. Joiltakin ominaisuuksilta saatamme pitää itseämme parempina ja joiltakin huonompina kuin todellisuudessa olemme. Siksi onkin erityisen tärkeää saada palautetta, jonka avulla voimme parantaa itsetuntemustamme. Palauteen avulla voimme tarkastella onko oma toimintapata ollut oikea ja onko kanssakäymisemme hyväksi koettua. (Järvinen, 2020, 172) 

Esihenkilölle palaute on tärkeää, jotta hän voi kehittää toimintatapojaan ja johtaa tulevaisuudessa entistä paremmin. Yhtä tärkeää kuitenkin on myös osata antaa palautetta. Olen törmännyt työelämässä usein siihen, ettei palautetta työntekijöille anneta. Ei varsinkaan positiivisista onnistumisista. Se olisi kuitenkin todella tärkeää, positiivinen palaute, kehu onnistumisesta lisää työmotivaatiota ja työntekijän itsevarmuutta, mikä taas lisää tuottavuutta.  

Muutos, kouluttautuminen ja työkalut

Hyvällä johtamisella on olennainen merkitys muutoksen onnistumisessa. Isot muutokset, kuten fuusiot, yrityskaupat tai irtisanomiset, ovat johtajuuden koetinkiviä. Muutosvastarintaa on aina, ja muutos tapahtuu usein hitaammin kuin kuvitellaan, yhteinen vahva tahtotila ja oma usko muutokseen on erityisen tärkeää. (Ilmarinen, 2017.)

Hyvä uutinen on se, että viimeisen kahdenkymmen vuoden aikana esihenkilöiden taitoihin ja johtamisen koulutukseen on panostettu paljon ja erilaista koulutusta on nykyään runsaasti tarjolla.  

Esihenkilöiden taitoihin satsaamisessa on kuitenkin valtavia eroja organisaatioiden välillä. Edelleen on esihenkilöitä, joilla ei ole mitään koulutusta johtamistyöhön. Koulutukseen pitää olla aikaa ja siihen pitää panostaa. (Ilmarinen, 2017.) 

Esihenkilön roolissa on monesti kyse sekä vuorovaikutustaidoista että taidosta tunnistaa ja reflektoida itseään ja omaa suoritustaan. On hyvä kyetä muuttamaan omaa toimintaansa, jotta se palvelee tiimiä parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä saattaa olla monelle haastavaa ja yrityksessä tuleekin huolehtia, että myös esihenkilöt saavat tarvitsemiaan työkaluja ja tukea omassa työssään, jotta he jaksavat nostaa tiiminsä huippusuorituksiin. Mikäli esihenkilöille ei tarjota työkaluja, joilla hän voi nähdä ja hahmottaa ulospäin viestiväänsä kuvaa, saattaa mielikuva itsestä perustua vääristyneeseen, oman pään sisällä luotuun todellisuuteen. (Nordicprogress, n.d.) 

Vaikutus työilmapiiriin 

Omalla toiminnallaan ja johtamisellaan esihenkilö voi joko parantaa, tai vastaavasti huonontaa työilmapiiriä. Hyvällä johtamisella työntekijöiden motivaatio ja työtyytyväisyys säilyy. Hyvän esihenkilön kannattaakin kiinnittää huomiota esimerkiksi työntekijöiden hyvinvointiin, organisoimalla työtehtävät työntekijöille niin, että ne ei ole liian kuormittavia mutta kuitenkin tarpeeksi haastavia, antamalla selkeät ohjeistukset työntekijöille sekä mahdollisuuden työntekijälle vaikuttaa asioihin.  

Työntekijät ovat nykyään entistä kriittisempiä esihenkilöitään kohtaan. Jos esihenkilöiden panostus on henkilöstön mielestä huonoa, se heijastuu työyhteisön ilmapiiriin ja sen kautta työmotivaatioon, tuottavuuteen ja jopa asiakassuhteisiin.

Esihenkilöiden peruskysymys kuuluu: miten motivoida ihmisiä? Vastaus siihen on hyvin yksinkertainen: kun työt sujuvat ja työssä onnistuu. (Järvinen, 2020, 78–79).

Se miten se käytännössä saadaan aikaiseksi, on hieman mutkikkaampi juttu. Työ perustuu enenevässä määrin yhteistyöhön. Siksi motivaation lähtökohta, työssä onnistuminen, on kiinni myös paljon muiden tekemisistä, työprosessien sujuvuudesta ja keskinäisestä kanssakäymisestä. Erityisesti ihmisten johtamisessa korostuvat vuorovaikutustaidot sillä siinä ne ovat ratkaisevan tärkeitä. (Järvinen, 2020, 78–79).  

Mielestäni myös käytöksellään esihenkilö voi vaikuttaa ilmapiiriin. Työntekijät ottavat mallia esihenkilöiden toiminnasta, teoista sekä suhtautumisesta asioihin. Hyvä esihenkilö on mm. tasa-arvoinen, helposti lähestyttävä, oikeudenmukainen, avoin sekä kannustava. Hyvillä vuorovaikutustaidoilla, ihmistuntemuksella ja työntekijöiden kuuntelemisella on myös suuri vaikutus ilmapiiriin. Tunnustelemalla ilmapiiriä aktiivisesti, esihenkilö voi ehkäistä konfliktin synnyn työyhteisön sisällä puuttumalla asiaan ajoissa tai ratkaisemalla konflikti oikeudenmukaisesti ja tasavertaisesti.  

Hyvän esihenkilön piirteitä 

Halusin vielä koota yhteen hyvän esihenkilön piirteitä. Esihenkilötaidot eivät onneksi ole vain luontaisia piirteitä vaan niitä voi myös opetella. Miten esihenkilön kannattaa kehittää itseään ja mitä hyötyä siitä on työyhteisölle? Mitkä ovat niitä oleellisia taitoja mitä häneltä on hyvä löytyä?

Todellinen esihenkilöiden taito on olla aktiivisesti läsnä hetkessä ja kuunnella henkilöä, jonka kanssa on vuorovaikutuksessa. Häiriöiden täyttämässä työelämässä sosiaalinen media huutaa huomiota, sähköposti piippailee tai puhelin soi jatkuvasti. Siksi kannattaakin kokeilla millaista huomiota saat, jos laitat kännykän äänettömälle ja tietokoneen kiinni sen hetken ajaksi, kun keskityt kuuntelemaan keskustelukumppaniasi. (Silta.fi, 2018.) 

Mielestäni läsnä olemisen taito on nykyään todella tärkeä. Kun puhelin on samalla yhteydenpitoväline ja työväline, voi olla välillä vaikeaa osata huomata missä tilanteessa olisi hyvä laittaa puhelin kokonaan pois ja vain keskittyä olemaan läsnä. Oli tilanteessa sitten keskustelu työntekijän kanssa tai vaikkapa yrityksen sisäinen palaveri, on tärkeää näyttää olevansa läsnä. Puhelimen käyttö tilanteessa viestii epäkunnioitusta toista henkilöä kohtaan ja voi pahimmillaan aiheuittaa epämukavuutta työpaikalla mikä taas laskee työtehoa. 

Kun luottamus toimii, on esihenkilöillä hyvät valmiudet toimia vuorovaikutustilanteissa omana itsenään ja oman persoonansa kautta. Inhimillisten luonteenpiirteiden näyttäminen tekee esihenkilöstä mielenkiintoisen ja samalla myös helpommin lähestyttävän. Hyvä esihenkilö osaa korostaa parhaita ominaisuuksiaan. Samalla hän osaa olla rehellinen ja nöyrä kehitettäville piirteilleen. Itseluottamus ja itsetuntemus antavat perustan toimivalle työlle. (Silta.fi, 2018.) 

Pohdinta 

Esihenkilöllä on monta roolia työyhteisössä ja hänen onkin hallittava ne kaikki, jotta työyhteisö on paras mahdollinen. Hän on esimerkki työyhteisölle, hän neuvoo, ohjaa, motivoi ja tukee työntekijöitä. Kaikki esihenkilön päätökset, toimintatavat, asenne ja jopa pienet eleet vaikuttavat työilmapiiriin. Esihenkilö ei yksin voi luoda ja ylläpitää hyvää ilmapiiriä, vaan koko työyhteisön panos vaikuttaa asiaan. Esihenkilö on kuitenkin avainasemassa sitä luomassa ja ylläpitämässä. Hyvä työhyvinvointi ja työssä viihtyminen ovat todella tärkeitä asioita ja vaikuttavat työpanokseen. Siksi niitä ei saisi koskaan vähätellä. 

Hyvän esihenkilön tunnistaa siitä, että hän on kiinnostunut tavoistaan toimia, on läsnä ja välttää muista. Hyvä esihenkilö on valmis tekemään töitä oppiakseen tuntemaan sekä itsensä että työyhteisönsä aina vain paremmin tässä jatkuvasti muuttuvassa työelämässä. 

 

 

Lähteet:

Helin, M & llmarinen. Kauppalehti. 2017. Johtamisen uudet haasteet, Sinustako johtamisen mestari? Luettu 11.10.2021. https://www.kauppalehti.fi/kumppanisisaltoa/studiovieras/johtamisen-uudet-haasteet-sinustako-johtamisen-mestari/34f5607d-f8e7-5112-bdf7-ebdb730ed67c

Järvinen, P. 2020. Miten johtaa ihmistä: 102 ohjetta esimiehelle. Helsinki. Alma Talent. 

Nettiartikkeli. https://studio.kauppalehti.fi/studiovieras/ilmarinen-johtamisen-uudet-haasteet-sinustako-johtamisen-mestari  

Nordicprogress. n.d. Heiskanen, A-M. Hyvä esimies saa jokaisesta esiin superstaran. Luettu 11.10.2021. https://www.nordicprogress.fi/Hyva+esimies+saa+jokaisesta+esiin+superstaran  

Silta.fi. 2018. 5 tärkeintä esimiestaitoa. Luettu 11.10.2021. https://www.silta.fi/uutiset-ja-blogi/5-t%C3%A4rkeint%C3%A4-esimiestaitoa 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close