Toimintaympäristön, teknologian ja markkinoiden muutokset pakottavat yritykset jatkuvasti uudistamaan toimintaansa. Strategisen johtamisen keskeiseksi tekijäksi onkin noussut muutosjohtaminen.

”Speed of change is the driving force. Leading change competently is the only answer” – John Kotter

Kuten tunnettu muutosjohtamisen asiantuntija John P. Kotter yllä olevassa lainauksessa toteaa, liikkeellepaneva voima on muutoksen vauhti ja siihen on mahdollista vastata ainoastaan tehokkaalla muutosjohtamisella. Kotter tunnetaan kansainvälisesti johtajuuden ja muutoksen tärkeimpänä puhujana. Hän toimii professorina Harvard Business Schoolissa. Kirjassaan Leading Change hän esittää kahdeksanvaiheisen muutosjohtamisen mallin, jossa kuvataan vaihe vaiheelta menestyneen muutosprosessin eteneminen. Onnistuneen muutosprosessin vaiheet löytyvät alla olevasta kuviosta. Vaiheita avataan tarkemmin tulevissa kappaleissa.

Kotterin mukaan muutosprosessin neljä ensimmäisen vaiheen avulla puretaan yrityksen nykyinen tilanne. Niitä seuraavissa kolmessa vaiheessa (vaiheet 5.-7.) esitellään uusia toimintatapoja ja viimeisessä vaiheessa luodut toimintatavat juurrutetaan yrityskulttuuriin.

Muutoksen kiireellisyyden ja välttämättömyyden tähdentäminen

Muutosprosessin ensimmäisessä on tärkeää luoda kiireellisyyden ja välttämättömyyden tunne ylimmän johdon ja henkilöstön joukossa. Muutoksen käynnistäminen on mahdollista vain, jos suuri osa ihmisiä näkee tarpeen muutokselle. Onnistunut muutosprosessi käynnistyy usein kahden tai kolmen ihmisen toimesta ja osallistaa edetessään yhä enemmän ihmisiä.

Ohjaavan tiimin perustaminen

Mittava muutos on prosessi, joka vaatii vahvoja voimia. Kotterin mukaan muutosta ei ole mahdollista luoda yksin. Sen läpi viemiseen muodostetaan sopivan kokoonpanon, luottamuksen ja yhteisen päämäärän jakava ohjaava tiimi. Tehokkaalla tiimillä on neljä ominaisuutta. Ohjaavalla tiimillä tulee olla riittävästi yrityksen avainpelureita, monipuolista asiantuntemusta, uskottavuutta ja johtajuustaitoja.

Vision ja strategian laatiminen

Onnistuneessa muutosprosessissa on välttämätöntä aikaansaada kiireellisyyden tunne ja muodostaa ohjaava tiimi. Kyseisten vaiheiden toteuttaminen ei kuitenkaan mittavassa muutoksessa riitä. Kotterin mukaan kahdeksasta muutosprosessin vaiheista tärkein on ymmärrettävä visio, joka löytyy jokaisesta onnistuneesta muutoksesta. Visio on käsitys pitkän aikavälin kuluessa toteutuvasta tulevaisuuden kuvasta ja se on myös keskeinen tekijä hyvässä johtajuudessa.

Muutosvisiosta viestiminen

Mittavan muutoksen läpivienti edellyttää, että suurin osa työntekijöistä tarjoutuu auttamaan prosessissa ja jopa tekemään lyhytaikaisia uhrauksia sen eteen. Työntekijöiden on uskottava muutosten tuomiin hyötyihin ja siihen, että muutos on ylipäätänsä mahdollinen. Sen takia on panostettava uskottavaan ja laadukkaaseen viestintään, jota on myös tehtävä runsaasti monia eri kanavia hyödyntäen.

Henkilöstön valtuuttaminen vision mukaiseen toimintaan

Kotterin mukaan muutosprosessin ensimmäisten neljän vaiheen tehokkaalla toteutuksella on voimia nostattava vaikutus työntekijöihin. Siitä huolimatta, yhteisen vision tiellä voi olla kuitenkin vielä useita esteitä. Esteet on poistettava, jotta halukkaat pääsevät työskentelemään tehdäkseen visiosta totta. Esteitä voivat liittyä esimerkiksi liian monimutkaisiin organisaatiorakenteisiin, hitaisiin tiedonvälitystapoihin tai henkilöstön vähäiseen koulutukseen. Ohjaava tiimi auttaa esteiden raivaamisessa ja tarjoaa työntekijöille tilaisuuksia osallistua muutoshankkeen eteenpäin viemiseen.

Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen 

Mittavien muutosten toteuttaminen vie paljon aikaa ja ilman tavoitteita lyhyen aikavälin onnistumisista, hanke voi menettää voimansa. Muutoksessa on tärkeää luoda mahdollisimman pian muutamia näkyviä ja yksiselitteisiä onnistumisia. Ne edesauttavat muutosta koska työntekijät saavat todisteen siitä, että tehdyt uhraukset tuottavat tulosta. He saavat niihin liittyen myös palautetta, mikä auttaa kasvattamaan motivaatiota. Onnistumiset auttavat myös ohjaavaa tiimiä hienosäätämään visiota ja strategiaa ja vähentämään mahdollista muutosvastarintaa.

Parannusten vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen

Muutosprosessin varhaisessa vaiheessa aikaansaadut onnistumiset ovat tärkeitä, mutta ne voivat aiheuttaa myös itsetyytyväisyyttä. Muutama onnistuminen ei nimittäin takaa sitä, että muutosvisio toteutuu ja sen takia itsetyytyväisyyteen ei saa tuudittautua. Menestyäkseen mittavassa muutoshankkeessa on pystyttävä ennakoimaan mahdolliset ongelmat ja suuntaamaan voimat muutostahdon ylläpitämiseen, tulosten odottamiseen ja pitämään prosessia yllä, kunnes tarvittavat muutokset on tehty. Syvällisen muutoksen aikaansaaminen edellyttää jatkuvien uusien projektien käynnistämistä, uusien ihmisien osallistamista hankkeeseen, säännöllistä informaation jakamista ja taukoamatonta asioiden toistamista.

Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin

Yrityskulttuuri muodostuu yrityksen tiedostetuista ja tiedostamattomista arvoista sekä rakenteista ja toimintatavoista. Ne toimivat työntekijöitä yhdistävänä tekijänä, ohjaavat heidän ajattelua ja käyttäytymistä ja erottavat organisaation muista organisaatioista. Muutosprosessin aikana tulee pitää huolta, että uudet luodut toimintatavat sopivat yrityskulttuurin kanssa yhteen. On tärkeää, että toimintatavat vakiinnutetaan jaettuihin arvoihin ja normeihin. Sen lisäksi varmistetaan, että toimintatavoista muodostuu tarpeeksi vahvoja syrjäyttääkseen vanhat perinteet.

Mielestäni Kotterin kahdeksanvaiheinen muutosprosessi tarjoaa hyvät lähtökohdat lähteä miettimään muutoksen läpivientiä. Mitä enemmän ihmisiä saadaan osallistumaan muutoksen toteuttamiseen, sitä paremmat mahdollisuudet sillä on onnistua. On muistettava, että mittavat muutokset eivät tapahdu hetkessä vaan niiden läpivienti voi kestää useampia vuosia. Kotter painottaa teoksessaan, että menestyäkseen muutosprosessissa on käytävä järjestyksessä läpi jokainen siihen kuuluva vaihe. Omasta mielestäni se on järkeenkäypää, sillä kiirehtimällä harvoin saadaan mitään hyvää ja kestävää aikaiseksi. Olen muutosjohtajuuden aiheeseen perehdyttyäni tullut siihen lopputulokseen, että tehokas viestintä on hyvin keskeinen tekijä muutosjohtamisessa. Viestinnän sanotaan sijaitsevan johtamisen ytimessä. Viestintää ei tee ainoastaan yrityksen johto vaan siihen osallistuu koko henkilöstö. Hyvään viestintään kuuluu kaksisuuntainen vuorovaikutus ihmisten kesken. Viestintä ei kuulu ainoastaan organisaatioiden tehtäviin, vaan se on tärkeä osa missä tahansa ihmissuhteessa ja siihen on tärkeää panostaa.