1 JOHDANTO

Kokous on saatu päätökseen. Asioita on saatu etenemään, hommia hoidettu. On huojentunut olo, vaikka kaikkea ei ehdittykään käymään läpi. Käsittelemättä jääneet aiheet siirretään seuraavalle viikolle. Kaikki sujui hyvin, mutta silti on sellainen olo, että jotain puuttuu. Tiimi on edennyt sekä tehtävissään että tiimityöskentelyn näkökulmasta, mutta silti jokin aiheuttaa johtajassa epävarmuutta. Mitä tästä puuttuu?

Minä. Siitä puuttui minä.

Jos olet lukenut aikaisempia esseitäni, lienee sanomattakin selvää, että jo toukokuusta lähtien olen pohtinut paljon johtamista, varsinkin Proakatemian markkinoinnin ja viestinnän tiimin kannalta. Olen tarttunut toimeen ja ryhtynyt luotsaamaan tiimiä eteenpäin. Olen lukenut johtamisesta ja markkinoinnista ja etsinyt erilaisia näkökulmia siihen, mitä MaVi-tiimin pitäisi tehdä ja miten. Vasta nyt, lokakuun puolivälissä, huomasin että jokin on hiertänyt ajatuksiani jo pitkään. Luin Jari Salmisen teoksen Onnistu tiimityössä – Tiimin jäsenen kirja, ja huomasin etten ole suunnitellut MaVi-tiimin toimintaa yhtään sillä tavalla, mikä on yleensä minulle tyypillistä.

Rakastan suunnittelua. Joskus jopa enemmän kuin itse toteuttamista. Alun perin tämän esseen kirjoittaminenkin piti aloittaa jo eilen, mutta sen sijaan ryhdyin päivittämään omaa lukusuunnitelmaani, jonka teen itselleni aina puoleksi vuodeksi kerrallaan, koska sen tekeminen on vaan niin kivaa. Joku varmasti pitää minua hulluna, mutta nautin siitä, että saan tehdä aikatauluja ja suunnitella, miten jokin tehtävä tehdään. Kun jäin pohtimaan omaa toimintaani MaVi-tiimissä, huomasin etten ole hyödyntänyt tätä piirrettäni MaVi-tiimissä niin hyvin kuin olisi ehkä pitänyt. Olen tehnyt monia asioita sen mallin mukaan, jonka olen saanut muilta, enkä ole ollut oma itseni.

MaVi-tiimin johtaminen on ehkä ollut minulle niin uusi asia, että on ollut helpompaa ottaa mallia muista ja toimia niin kuin ennenkin on toimittu. Jos asiat ovat toimineet aikaisemmin ongelmitta, samaa rataa jatkamalla tuskin voi mennä kovin paljon metsään. MaVi-tiimi kokoontui ensimmäisen kerran 9.9. ja nyt noin 1,5 kuukautta tiimin kanssa toimittuani olen kerännyt myös sen verran itsevarmuutta, että uskallan jo lähteä tekemään asioita omalla tavallani. Usein tilanteeseen sopivan johtamistavan löytäminen vaatiikin aikaa ja sitä, että tutustuu tarkemmin tiimin tehtäviin ja tiimin jäseniin.

Olen kertonut MaVi-tiimissä, että nautin suunnittelusta, enkä voisi edes kuvitella saapuvani tiimin kokoukseen niin, etten olisi yhtään pohtinut, mitä kokouksessa tehdään. Keskustelimme tällaisista asioista, kun kävimme yhdessä kokouksessa läpi motivaatiotekijöitämme. Kirjoitan tästä ja Reiss Motivaatioprofiilin hyödyntämisestä esseessäni Reiss Motivaatioprofiili johtamisen työkaluna (Nieminen 2019). Vaikka olen tehnyt aina esityslistan seuraavaa kokousta varten ja suunnitellut pääpiirteittäin, mitä kokouksessa tehdään, ennen tätä esseetä en ollut oikeastaan tehnyt selkeää pitkän tähtäimen suunnitelmaa MaVi-tiimin toiminnalle.

Olemme toki yhdessä tiimin kanssa luoneet tiimille tavoitteet ja keinot niiden saavuttamiseksi, mutta pidän tärkeänä sitä, että myös johtaja suunnittelee tiimin toimintaa myös pitkällä aikavälillä. Yleensä näin myös teenkin, ja yllätyin todella huomatessani, että MaVi-tiimin suhteen en ollut tällaista suunnitelmaa vielä tehnyt vaan olin elänyt suunnitelmissani hyvin pitkälti hetkessä ja seuraavaan kokoukseen asti, mikä on minulle todella epätyypillistä. Tämän esseen innoittamana ryhdyin luomaan tiimillemme toimintasuunnitelmaa, jonka lähtökohdaksi otin kaksi eri näkökulmaa: tiimin tehtävien edistäminen ja tiimitoiminnan kehittäminen. Tässä esseessä esittelen tämän suunnitelman pääpiirteet sekä Salmisen (2013) teoksesta poimittuja ajatuksia, joihin suunnitelmani pohjautuu.

2 MAVI-TIIMI KEHITTYY TIIMINÄ

Kun puhutaan Proakatemian markkinoinnin ja viestinnän tiimin toiminnasta, painotetaan usein tiimin konkreettisia tehtäviä. Olen itse pitänyt koko ajan tärkeänä myös sitä, että MaVi-tiimistä kehittyy toimiva tiimi, joka toimii hyvin yhteen.

Tiimivalmentaja vastaa tiimin sisäisestä johtamisesta, yhdessä muun tiimin kanssa. Tiimivalmentajan tehtävä on vaativa. Hänen vastuullaan on usein yhdistää tiimin toiminta laajempaan organisaatioympäristöön, huolehtia tiimin toiminnan tavoitteellisuudesta ja tiimin kehittymisestä sekä tiimin sisäisestä toimintakyvystä. Tämä toki parhaimmillaan yhdessä muiden tiimin jäsenten kanssa. (Salminen 2013, 111.)

Koska MaVi-tiimi toimii yhdessä vain vuoden kerrallaan, en usko että tiimi voi välttämättä kehittyä huipputiimiksi. Uskon että MaVi-tiimi voi kehittyä todella hyvin toimivaksi tiimiksi, mutta huipputiimiksi kehittyminen vaatii niin paljon aikaa (Salminen 2013, 33), ettei se välttämättä ole nykyisellä toimintamallilla mahdollista. Huipputiimin tunnusmerkkejä ovat Salmisen (2013, 31-33) mukaan esimerkiksi:

• Yhteinen päämäärä
• Sitoutuminen ja yhteisvastuu tiimistä ja sen tuloksista
• Hyvä yhteishenki
• Avoin ja rehellinen palaute
• Jäsenten välinen tasa-arvo
• Positiivinen tiimihenki
• Kehityshalu ja pyrkimys jatkuvasti parantaa tiimin toimintaa
• Erilaisuuden arvostaminen
• Yksilön suoritusta tukeva ilmapiiri
• Keskinäinen luottamus ja sitoutuminen tiimiin
• Muutoskyky

Siinäpä onkin meille tavoitetta kerrakseen! Vaikka MaVi-tiimin aika onkin rajallinen, en näe mitään syytä, miksemme silti voisi tiimissä tavoitella näitä asioita. Näihin pyrkimällä voimme varmasti kehittyä todella hyvin toimivaksi tiimiksi.

Kun ryhdyin laatimaan MaVi-tiimille toimintasuunnitelmaa, otin suunnitelman lähtökohdaksi näitä edellä mainittuja huipputiimin tunnusmerkkejä. Laadin taulukon, johon kirjasin kaikki MaVi-tiimin syksyn tulevat kokoukset, ja sijoitin joidenkin kokousten kohdalle jo aiheita ja tehtäviä, jos sellaisia oli tiedossa. Näin sain paremman käsityksen myös siitä, kuinka monta kokousta suunnilleen ehdimme vielä tämän vuoden puolella pitämään. Aiheiden ja konkreettisten tehtävien lisäksi kirjasin jokaisen kokouksen kohdalle myös jonkin tiimityöskentelyyn liittyvän asian, jota kyseisessä kokouksessa pyritään viemään eteenpäin. Jos kokoontuisimme joka viikko hoitamaan pelkästään listalla olevia tehtäviä, en usko että kehittyisimme tiiminä juurikaan. Luulen, että tällainen asialistan läpikäyminen ei myöskään olisi pidemmän päälle kovin motivoivaa.

2.1 Tiimisopimus

Tiimin toiminnan kannalta on tärkeää, että kaikki tiimin jäsenet antavat tiimille täyden työpanoksensa (Salminen 2013, 71). MaVi-tiimissä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki jäsenet antavat tiimille sellaisen panoksen, jonka ovat muille luvanneet. MaVi-tiimissä täytyy ottaa huomioon, että jäsenet ovat ensisijaisesti oman tiiminsä jäseniä ja vasta toissijaisesti MaVi-tiimin jäseniä. Tiimin toiminnan kannalta on silti tärkeää, että jäsenet tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mihin he sitoutuvat. Näin vältetään turhat väärinymmärrykset ja mahdolliset pettymykset.

Salmisen (2013, 71) mukaan yhteisesti laadittu tiimisopimus voi auttaa määrittelemään jäsenten vastuita ja tehtäviä. Tiimisopimus voi sisältää esimerkiksi (Salminen 2013, 71):

• Tiimin päämäärät ja tavoitteet
• Tiimin toimintaperiaatteet ja yhteiset pelisäännöt
• Tiimin jäsenten vastuualueet ja erityistehtävät
• Tiimin jäsenten valtuudet toimia tiimin nimissä
• Tiimin toiminnan kehittämisen periaatteet

MaVi-tiimin päämäärät ja tavoitteet olemme luoneet yhdessä tiimin ensimmäisessä kokouksessa. Tiimin jäsenten vastuualueista ja valtuuksista toimia tiimin nimissä on sovittu ja keskusteltu, mutta mielestäni nämä vaativat vielä jonkin verran keskustelua tiimin sisällä. Yhteisistä pelisäännöistä on puhuttu hyvin vähän, ja mielestäni ne on hyvä ottaa vielä erikseen keskusteluun. Toiminnan kehittämisen periaatteita emme ole mielestäni juurikaan sivunneet, joten tämäkin on syytä ottaa tiimissä puheeksi.

Olen käyttänyt näitä tiimisopimuksen osa-alueita esimerkiksi partiossa ryhmäytymiskeinoina ja koska pidän ryhmäytymistä todella tärkeänä, tuntuu hassulta, että olen unohtanut sen MaVi-tiimin kohdalla. Suurin syy tähän lienee kiire ja tehtävien määrä, jonka olemme saaneet hoidettavaksemme. Sijoitinkin nyt vielä keskustelua vaativat tiimisopimuksen osa-alueet laatimaani toimintasuunnitelmaan. Toimintasuunnitelma tulee varmasti helpottamaan myös kiireen tuntua ja sen hallintaa sekä asioiden priorisointia.

2.2 Tiimitoiminnan työkaluja

Tiimisopimuksen lisäksi Salmisen (2013) teoksesta löytyi myös muutamia konkreettisia työkaluja, joita voin hyödyntää sekä MaVi-tiimissä että myös muissa tulevissa johtamistehtävissä. Näitä ovat yksittäisen kokouksen tavoite, kiireenhallintamalli ja vertaisarviointi.

Kun edellisen kerran kokoonnuimme MaVi-tiimin kanssa, huomasin että toimintamme oli todella tehokasta, kukaan ei poistunut aikaisemmin ja kaikki olivat sitoutuneita tekemään hommat loppuun asti. Uskon että tärkein tähän vaikuttava tekijä oli se, että olimme poikkeuksellisesti sopineet jo etukäteen, mihin asti kokous kestää. Aikaisemmissa kokouksissa olemme sopineet vain aloitusajan, emmekä ole määritelleet tarkemmin, kuinka paljon aikaa tähän tulee varata. Viimeisimmässä kokouksessa kaikki tiesivät, mihin asti olemme sitoutuneet tekemään töitä, ja uskon että siksi työskentely sujui niin hyvin. Tätä käytäntöä on siis ehdottomasti jatkettava. Salmisen (2013, 36) mukaan tehokkaalla kokouksella on myös tärkeä ja selkeästi ilmaistu tavoite. Tämän aion myös ottaa käytäntöön, sillä tämä vaikuttaa varmasti myös siihen, onko kokoukseen motivoivaa tulla paikalle.

Koska MaVi-tiimillä on paljon tehtäviä, on vaarana että tiimin toimintaa alkaa heijastaa kiireen tunne (ks. luku 2.1). Kiireen tunne voi ahdistaa joitain jäseniä ja aiheuttaa huolimattomuutta. Salminen (2013, 126-127) esittää 5T-kiireenhallintamallin, joka on kehitetty apuvälineeksi kiireen kesyttämiseen. Malli perustuu viiteen vaiheeseen, joista jokainen sisältää pohdintakysymyksiä. Kopioin tämän mallin itselleni talteen, jotta voin käyttää sitä itsenäisesti mutta myös tarvittaessa MaVi-tiimin kanssa kiireen kesyttämiseksi.

Kaikki tässä esseessä mainitut keinot pohjautuvat siihen, että haluan kehittää MaVi-tiimin toimintaa. Myös tiimisopimukseen (ks. luku 2.1) sisältyvät tiimin toiminnan kehittämisen periaatteet edellyttävät sitä, että tiimi sopii yhdessä, miten tiimin toimintaa kehitetään laadukkaammaksi. Palautteen antaminen ja vertaisarviointi ovat käyttökelpoisia keinoja tähän ja Salminen (2013, 39-40) tarjoaakin oman mallinsa vertaisarviointilomakkeesta, jota voimme varsin hyvin hyödyntää myös MaVi-tiimissä. Vertaisarviointia voidaan tehdä esimerkiksi syyslukukauden lopussa, jolloin haluaisin joka tapauksessa tehdä MaVi-tiimin kanssa välimotorolan kuluneesta syksystä. Mielestäni vertaisarviointi on hyvä tehdä suullisesti, mutta Salmisen (2013, 39-40) tarjoamaa valmista lomaketta voisi silti hyödyntää ainakin vertaisarvioinnin suunnittelussa.

3 POHDINTA

On hämmästyttävää, miten vähän sitä kiinnittää huomiota omaan johtamiseensa silloin kun tekemistä on paljon, ja kiire ajaa rynnimään vain sumussa eteenpäin. Vaikka esseiden kirjoittamiselle on silloin tällöin muiden kiireiden lomassa vaikeaa löytää aikaa, olen kiitollinen omasta suunnitelmallisuudestani, koska se pakottaa pysähtymään asioiden äärelle. Pelkkä suunnitelmallisuus ei tietenkään riitä vaan vaaditaan myös vankkaa itsekuria. Kiireen keskellä vaaditaan sitä, että jokin pieni ääni takaraivossa pakottaa laittamaan yhden asian jonkin toisen edelle. Tällä viikolla pysähdyin Salmisen (2013) kirjan äärelle ja hyvä että pysähdyin, sillä löysin taas paljon asioita, joita voin ottaa käyttöön jokapäiväisissä johtamistehtävissä.

Pysähtyminen sai myös huomaamaan, että oman ja MaVi-tiimin toiminnan kehittämiseksi tarvitaan muutoksia. Oli herättelevää tutkia omaa toimintaa ja oppia, että silloin kun jotain asiaa ei tiedosta, sille ei yleensä anna tarpeeksi aikaa. Olen ajatellut priorisoivani MaVi-tiimin asioita tärkeimmiksi, mutta olenko priorisoinut tiimin asioita vai tehtävälistalla olevia asioita? Olenko kuitenkaan keskittynyt olennaiseen?

LÄHTEET

Nieminen, S. 2019. Reiss Motivaatioprofiili johtamisen työkaluna. https://esseepankki.proakatemia.fi/reiss-motivaatioprofiili-johtamisen-tyokaluna/

Salminen, J. 2013. Onnistu tiimityössä – Tiimin jäsenen kirja. Helsinki: J-Impact.