Luin Jari Salmisen kirjan ”Taitava tiimivalmentaja” sillä periaatteella, että yritin löytää siitä vastauksia lyhytkestoisten tiimien haasteisiin. Tällaisia lyhytkestoisia tiimejä ovat esimerkiksi erilaiset projektitiimit, joiden tarkoitus on olla yhdessä vain projektin keston ajan. Minua kiinnostavia kysymyksiä ovat esimerkiksi se miten tiimin toiminta saadaan rakennettua lyhyessä ajassa tehokkaaksi ja millä tavalla valmentaja voi siihen vaikuttaa.

Lyhytaikaisia tiimejä syntyy työpaikoilla erilaisten projektien tiimoilta tai esimerkiksi opiskelussa jonkun projektityön yhteyteen. Meillä Proakatemialla tiimeillä on kaksi ja puoli vuotta aikaa olla yhdessä. Tässä ajassa on mahdollisuus käydä läpi tiimin kehityksen eri vaiheet eikä kehitystä ole tarpeen erityisesti kiihdyttää. Tietysti voi käydä niin, että tiimi jää jumiin johonkin vaiheeseen ja tällöin valmentajalla voi olla rooli tiimin eteenpäin auttamisessa.

Valmentajan vaikutus

Jos tavoitteena on saada nopeaa kehitystä lyhytaikaisessa tiimissä, valmentajan kannattaa ottaa aktiivinen rooli. Tällaisessa tilanteessa valmentaja voi nojautua niin sanottuun push -malliin, joka on esitelty M. Downeyn Effective Coaching -teoksessa.  Tässä mallissa valmentaja antaa selkeitä ohjeita ja opastaa tiimiä sen toiminnassa. Push -malli on lähempänä opettamista kuin valmentamista.

Omaan valmennusfilosofiaani sopii paremmin push-mallista vastakkainen pull -malli, jossa valmentaja pidättäytyy ohjaamasta liikaa.  Tämän mallin mukaan valmentaja reflektoi, kertaa sanottua, esittää kysymyksiä ja tekee yhteenvetoja. Tämä malli vaatii valmentajalta luottamusta oppijoihin ja siihen, että he ovat motivoituneita oppimaan ja ottavat aktiivisen roolin oppimisprosessissa. Onhan kuitenkin niin, että ei opettaja voi oppia tiimiläisten puolesta.

Kuitenkin lyhytaikaisen tiimin toiminnassa ainakin osa  push-mallin toimintatavoista on otettava käyttöön, sillä sen avulla valmentaja pystyy vähentämään uuden tiimin toiminnan käynnistäminseen kuluvaa aikaa. Ajattelen niin, että push -mallia on mahdollista käyttää niin, ettei se tunnu tiimin jäsenistä siltä, että he ovat liikuteltavia marionetteja. On mahdollista antaa ohjeita, vinkkejä ja oppaita siten, että tiimiläiset voivat itse tehdä valintoja ja valita heille sopivan tavan toimia. Ohjeiden antamisessa tulee toimia hienovaraisesti ja huomioden miten tiimi juuri sillä hetkellä toimii. Jos vaikkapa tiimin tulee kehittää uusia ideoita jonkun olemassa olevan ratkaisun toimintaan, voi heille tarjota suoraan erilaisia innovointimenetelmiä valittavaksi. Toinen vaihtoehtohan olisi jättää näiden menetelmien keksiminen, tiedonhaku ja käytöönotto kokonaan tiimille.

Selvät päämäärät ja pelisäännöt

Valmentajan toimintatapojen lisäksi lyhytaikaisten tiimien toimintaan voidaan vaikuttaa huolehtimalla, että tiimin päämäärät on kuvattu täsmällisesti ja niin, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät ne. Vaikeissa päätöksentekoon liittyvissä tilanteissa voidaan aina katsoa asiaa päämäärän kannalta ja peilata siihen mikä päätös auttaisi sen saavuttamisessa parhaiten. Motivaation kannalta on myös olennaista, että kaikki tiimissä tietävät mitä tavoitellaan.

Päämäärän saavuttamiseksi tietynlainen kurinalaisuus on tärkeää. Pelisäännöt on hyvä keino vaikuttaa siihen, millä tavalla ja miten tehokkaasti tiimissä työskennellään. Pelisäännöissä voidaan määritellä tavat toimia ja periaatteet. Säännöt voivat olla hyvin konkreettisia, kuten aikatauluihin liittyviä. Näin vältytään turhilta konflikteilta eikä energiaa tarvitse käyttää sen puimiseen miten toimintaan vaan voidaan keskittyä itse toimintaan ja työn tekemiseen.

Tietenkään pelkkä pelisääntöjen laatiminen ei riitä, vaan niitä tulee myös noudattaa eli niihin tulee sitoutua. Itse näen tärkeänä seikkana tässä tiimin vetäjän esimerkillisen toiminnan pelisääntöjen noudattamisessa.

Harjoituksia

Tiimin toiminta on sosiaalista toimintaa ja tiimin jäsenten tutustuminen toisiinsa on olennaista tiimin toiminnan kannalta. Usein sanotaan, että tiimin jäsenten ei tarvitse olla ystäviä keskenään, mutta kavereita pitää olla. Tämä on mielestäni hyvä ohjenuora, kun toimitaan tiimeissä. Miten kaveruudet sitten syntyvät? Usein ne syntyvät rennoissa epämuodollisissa tilanteissa. Näitä tilanteita voi järjestää kun on perustettu tiimi ja käynnistellään sen toimintaa. Usein riittää ihan vain illanistujaiset varsinkin tiimin varhaisessa vaiheessa. Kun tiimin kehitys etenee, täytyy miettiä, minkätyyppisiä harjoituksia tiimi tarvitsee. Olisiko tarvetta vaikkapa vuorovaikutusharjoituksille tai tiimin sisäistä luottamusta vahvistaville harjoituksille?

Esittelen tässä kaksi harjoitusta, joilla voidaan vaikuttaa tiimin kehittymiseen. Ensimmäinen on tiimin jäsenten tutustumiseen ohjaava harjoitus.

 Kaksi totuutta ja valhe

• jokainen tiimin jäsen kirjoittaa muilta salaa paperille kaksi itseään koskevaa totuutta ja yhden valheen
• 15 min avoin keskustelu, jossa pyritään saamaan selville, mitä muut ovat kirjoittaneet itsestään
• Tavoitteena on vakuuttaa muille, että kirjoitettu valhe on totta ja muiden tavoitteena kysymysten avulla selvittää, mikä kuvauksista ei ole totta
• Kun vapaa keskustelu on käyty, keräännytään piiriin. Jokainen kertoo vuorollaan kirjaamansa asiat ja pyytää tiimiä äänestämään, minkä he arvelevat olevan valhetta

Tämä on mielestäni toimiva harjoitus suhteellisen pienten tiimien harjoituksena. Harjoitus auttaa tutustumaan toisiin ja on mielenkiintoista, millaisia asioita ihmiset valitsevat itsestään kertoa.

Tämä toinen harjoitus on vuorovaikutustaitoja lisäävä harjoitus, mutta samalla se toimii tutustumisharjoituksena.

60 sekunnin puhe

• Osallistujat valitsevat sokkona valmiista aihelistasta aiheen ja valmistelevat siitä 60 sekunnin mittaisen puheen. Valmisteluina osallistujille tulee siis tarjota erilaisia puheenaiheita sen mukaan kuinka paljon osallistujia on
• Tehtävän ainoa sääntö on se, että puheen tulee jatkua katkeamatta 60 sekunnin ajan.

Tämän tyyppisiä harjoituksia on erittäin paljon saatavilla ja niiden merkitys on tärkeä jäänmurtajana sekä avoimuuden ja luottamuksen ilmapiirin synnyttämisessä. Ilman näitä perusasioita tiimin työskentely ei pääse kukoistamaan sillä tavalla miten tiimin optimaalisesti tulisi toimia. Helposti tällaiset harjoitukset unohdetaan varsinkin lyhytkestoisten tiimien toiminnassa ja yritetään siirtyä suoraan tekemään töitä.