Palautteen antaminen on jännä juttu. Sitä toivotaan, sitä haluaisi antaa, sen laatua tarkkaillaan. Miksi se on niin vaikeaa antaa palautetta niin, että toisen ihmisen persoonan sijaan antaisi palautetta vain hänen käytöksestään? Miksi on niin vaikeaa antaa palautetta ilman, että tarvitsisi pelätä toisen tunteiden satuttamista.

Jotta palautetta voi antaa suoraan ja rakentavasti, tarvitsee olla luottamusta. Luottamus on siitä jännä juttu, että se mahdollistaa monia muita juttuja, jotka ilman luottamusta jäisivät toteutumatta. Luottamus mahdollistaa syvemmän tutustumisen, toimivan yhteistyön, tunteiden jakamisen ja tämän kuuluisan, rakentavan palautteen annon.

MindTools-nimisellä sivulla on listattu tärkeimpiä pointteja luottamuksen rakentamisesta tiimissä. Vapaasti suomennettuna tekstissä sanotaan seuraavaa: Tiimi ilman luottamusta ei oikeastaan ole tiimi: se on vain ryhmä yksilöitä tekemässä töitä yhdessä, usein kuitenkin huonosti kehittyen. Tiimissä, jossa ei ole luottamusta, yksilöt eivät välttämättä jaa informaatiota, he saattavat tapella oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan ja he eivät tee toimivaa yhteistyötä. Ei ole mitään väliä, kuinka taitavia ihmiset ovat, jos he eivät luo toistensa välille luottamusta. Kuitenkin, kun luottamusta löytyy, jokainen yksilö tiimissä kehittyy vahvemmaksi, koska he ovat silloin osa tehokasta ja hyvin yhteen pelaavaa tiimiä. Kun ihmiset luottavat toisiinsa, tiimi voi saavuttaa todella tärkeitä tavoitteita.

Kirjoituksessa johtajalle annetaan kuusi hyvää neuvoa tiimin johtamiseen niin, että luottamus rakentuu ja pysyy yllä. Nämä neuvot pätevät mielestäni myös tiimissä, jossa varsinaista yhtä johtajaa ei ole.

1.      Johda esimerkillä. Älä koskaan unohda, että tiimisi jäsenet seuraavat liikkeitäsi, ottavat sinusta mallia ja odottavat, että täytät lupauksesi. Käytä siis tilaisuus hyväksesi ja näytä tiimillesi, miltä luottamus toiseen todella näyttää.

2.      Kommunikoi avoimesti. On tärkeää, että jokainen tiimissä puhuu toisilleen rehellisesti ja merkityksellisesti.

3.      Tutustu henkilökohtaisesti. Yksi tapa rakentaa luottamusta tiimissä on panostaa tutustumiseen myös työpaikan ulkopuolella: me olemme kaikki loppujen lopuksi ihmisiä. Keksi tilanteita, joissa tiimiläiset voivat avoimesti jakaa henkilökohtaisia tarinoitaan esimerkiksi perheestään tai muista taustoistaan.

4.      Älä syytä ketään. Ihmisten kesken tapahtuu inhimillisiä virheitä, ja pettymyksiä tulee väkisinkin joskus vastaan. Tällaisina hetkinä on helppoa syyttää yhtä ihmistä. Kuitenkin, kun kaikki alkavat osoitella sormiaan toisiaan kohti, on suuri mahdollisuus siihen, että luottamuksen ilmapiiri ei synnykään. Tämä ymmärrettävästi johtaa tehottomaan toimintaan, joka ei vie tiimiä eteenpäin. Syyllisen etsimisen sijaan tulisi yhdessä tiimin kesken miettiä, mitä koko porukka voisi ensi kerralla tehdä paremmin niin, että yhdessä tällainen virhe voitaisi välttää.

5.      Vältä pieniä porukoita. Porukoiden syntyminen isoissa tiimeissä on yleistä, mutta ei ollenkaan välttämätöntä. On hyvä keskustella asiasta alusta asti koko tiimin kesken, jotta tällaista, tiimityötä myrkyttävää toimintaa ei syntyisi.

6.      Keskustele luottamusongelmista. Jos luottamuspulaa kaikesta huolimatta tiimissä havaitaan, on tärkeää puuttua siihen pian. Mistä tämä ongelma johtuu? Miten voimme yhdessä parantaa tilannetta niin, että luottamus tiimin kesken paranee?

Sain itse aivan loistavaa palautetta viestinnästäni tällä viikolla. Yritin antaa palautetta sen kummemmin sanavalintojani miettimättä, ja haluamattani loukkasin tiimiläisiäni. En olisi välttämättä tajunnut tekemääni virhettä, jos siitä ei olisi minulle heti huomautettu. Kuitenkin ymmärsin heti saamastani palautteesta, että olisin voinut ilmaista asiani paljon hienotunteisemmin. Mietin edelleen, mistä tapahtunut viestintävirhe johtui. Minä hölmösti ajattelin, että luottamuksemme tiimissä on sillä tasolla, että raflaavaa kommenttia ei oteta pahalla. Valitsin sanani väärin, ja tiimin sisäisen luottamuksen taso oli kuitenkin onneksi niin hyvä, että minulle uskallettiin asiasta huomauttaa. Vitsi, kuinka hienoa onkaan tehdä hommia tiimissä, jossa jokaisen halutaan jatkuvasti kehittyvän entistä paremmaksi tiimiläiseksi!

Työterveyslaitoksen psykologi Tiina Koivisto puhuu luottamuksesta Uusikaiku-nimisellä sivulla seuraavasti: ”Jos ihminen osoittaa luottamusta toista kohtaan, myös vastapuoli kokee herkemmin toisen luotettavaksi. Työyhteisössä tämä tulee esiin esimerkiksi silloin, kun tiimiin tulee uusi työntekijä. Kun työyhteisöstä huokuu luottamuksen ilmapiiri, siihen on helppo solahtaa”.

Tiimissämme Hurmassa organisaatiorakenne on muuttunut montakin kertaa. Alkuperäisistä 19 jäsenestä on nyt jäljellä 14, ja tiimimme on myös saanut kaksi uutta jäsentä ulkopuolelta. Mielestäni tiimimme sisällä vallitsevaa luottamusta on mitattu varsinkin näillä hetkillä, kun olemme ottaneet riveihimme uusia ihmisiä. Tuntemattomassa porukassa työskenteleminen voi usein olla hankalaa ja jopa epämukavaa, jos luottamusta ei tiimin keskellä jo ennestään ole. On tärkeää, että uudet jäsenet otetaan porukkaan avosylin, mutta jotta heiltä voi vaatia samoja asioita kuin muiltakin tiimiläisiltä, pitää tiimin keskellä vallita vahva luottamuksen ilmapiiri. Kun tiimissä luotetaan, on helpompaa luottaa myös uusiin ihmisiin.  Toistaiseksi onneksi tiimimme uudemmat jäsenet ovat nauttineet olostaan hurmalaisina, ja minä uskon, että luottamuksella on ollut tähän asiaan paljon vaikutusta.

”Luottamus vähentää kitkaa kaikessa tekemisessä. Luottamuspula sen sijaan aiheuttaa turhaa kivikkoisuutta yhteistyöhön, jolloin tarvitaan enemmän erilaisia sääntöjä ja ohjeita yhteistyön sujuvoittamiseksi”, Koivisto toteaa. ”Joskus luottamuksen varjopuoli voi näkyä epärealistisina odotuksina toisen työsuoritukseen. Myös työyhteisö voi luottaa omaan osaamiseensa liiaksi, jolloin lukkiudutaan vain omaan ajatteluun ja tietämykseen.”

Olen huomannut monesti luottaneeni omiin taitoihini niin paljon, että olen sivuuttanut ulkopuoliset neuvot ja jopa muiden ihmisten laajemman kokemuksen. Mikä siinä on, että kun on varma oman työnsä jäljestä ja siitä, että se ei kerta kaikkiaan voisi olla parempaa, saattaa sokaistua täysin totuudelle? On vaikeaa ottaa kritiikkiä vastaan omasta keksinnöstään, jos se on omasta mielestä niin hyvä kuin voi olla. Liittyykö tämä kuitenkaan loppujen lopuksi luottamukseen? Onko tosiaan kyse siitä, että ihminen luottaa omaan arviointikykyynsä niin sokeasti, ettei suostu uskomaan muuta?

Työelämän murroksesta huolimatta, luottamus rakentuu työyhteisössä edelleen parhaiten arkisen tekemisen kautta. Jaetaan tietoa, ideoita, kokemuksia ja tunteita. Pyydetään ja annetaan apua. Kasvatetaan kokemusta merkityksellisen työn tekemisestä. Annetaan palautetta. Ollaan avoimia ja välittäviä. Kiitetään ja osoitetaan arvostusta. (Kokko, S. Uusikaiku. 2018).

Lähteet:

uusikaiku.valtiokonttori.fi/luottamus-on-kaiken-perusta/

https://www.mindtools.com/pages/article/building-trust-team.htm