Osallistuin etänä vaimoni seurassa Mibin (Mothers in Business) järjestämään mingleen, jota alustamassa oli aivotyötutkija Amy Albrecht. Esseen vinkit ja ajatukset pohjautuvuat tähän webinaarimuotoiseen alustukseen, joka herätti paljon ajatuksia. Tässä esseessä esittelen kaikista hyödyllisimmät työkalut, jotka itse aion ottaa aivotyötutkijan vinkkaamana käytäntöön.

Aivot on tehty ideoiden tuottamiseen, ei niiden varastoimiseen. Sen takia on löydettävä jokin ulkoinen järjestelmä minne voi varastoida ne. Tästä esimerkkinä to do-listat. Mieli on alituisen paineen alla, kun asiat roikkuvat ties missä teamsissa, kalenterissa, sähköpostissa ja kirjekuorien taakse raapusteltuina. Tällainen monimutkainen ”järjestelmä” varastoida omia ajatuksiaan ja tehtäviään, ei ole luotettava järjestelmä lainkaan. Tällaisessa hajanaisesti sinne tänne ripotellussa järjestelmässä ajatukset ja tekemättömät tehtävät pääsee helposti pompsahtamaan mieleen illan pikkutunneilla. Mikäli käytössä on yksi luotettava järjestelmä, se luo luottamusta siihen, että tiedät varmasti minne olet laittanut tietosi, menosi ja tehtäväsi. Tällaisen aivojen siivouksen jäljiltä mielelle jää enemmän tilaa esimerkiksi luovuudelle. Olisiko siis aika järjestelmien kevätsiivoukselle?

Uusien rutiinien luominen vaatii aina tahdonvoimaa. Tämä johtuu siitä, että työstetään uutta rutiinia jo olemassa olevaa vahvaa automaatiota vastaan. Amy käytti vertauskuvaa metsäpolusta ja moottoritiestä, jolloin moottoritie on vahva rutiini ja metsäpolku hatarampi. Tavoitteena on heikentää huonoja, opittuja rutiineja moottoriteistä metsäpoluiksi, ja toistaa vielä metsäpolkumaisia tapoja niin kauan, että niistä tulee vahvoja ja vankkarakenteisia kuin moottoritiet.

Tehtävien pilkkominen ja blokkaaminen

On tärkeä oppia pilkkomaan tehtäviään. Esimerkiksi markkinointisuunnitelman on iso tehtävä, jonka aivot mieluusti laittavat to-do listan hännille. Tällaisia isoja tehtäviä on yleensä vaikea aloittaa ja tämän takia juuri onkin tärkeä pilkkoa iso tehtävä osiin, että pääsee ylipäätään aloittamaan ja eteenpäin.

Blokkien luominen on hyvä keino silloin, kun on paljon samankaltaisia tehtäviä. Esimerkiksi neljä kirjoittamiseen liittyvää tehtävää. Nämä tehtävät kannattaa sijoittaa samaan blokkiin, varata kalenterista aika ja suorittaa nämä kaikki neljä kirjoittamiseen liittyvää tehtävää silloin. Samoin kannattaa tehdä esimerkiksi myynnin kanssa, puhelut, linkkari ynnämuut myynnilliset asiat samaan blokkiin. Ensin blokista tulee ehkä mieleen jotain pois sulkevaa, juontuen englannin kielen sanasta block. Tarkoituksena on kuitenkin luoda kalenteriin aikablokkeja, jolloin ei tarvitse hyppiä aivan eri tyyppisten tehtävien välillä ja näin hankaloittaa omaa työskentelyä.

Hajatehtävät, joilla ei ole päivämäärää kannattaa sijoittaa päivälle, jolloin ei ole muita tehtäviä hoidettavana.

Aika-optimismi

Vaatimuksia on hyvä tarkastella kriittisin silmin mitkä ovat todelliset vaatimukset esimerkiksi työnantajalta ja mitkä oman pään sisäisiä vaatimuksia. Kannattaa seurata omassa arjessaan vaatimuksia, jos asettaa liian korkeat tavoitteet eikä näitä saavuta laskee se itsetuntoa ja motivaatiota huomattavasti.

Kill your darlings. To-do listaa katsoessa tulisi arvioida jokaisen tehtävän kohdalla kuinka tärkeä kyseinen tehtävä on asteikolla 1-4, jossa 1 on ”ei ollenkaan” ja 4 ”hyvin tärkeä”. Listalla olevien 1-2 numerojen kohdalla voi pohtia onko niitä oikeasti aivan pakko tehdä ja jos on niin olisiko tehtävä delegoitavissa eteenpäin vai voisiko tehtävän luvalla siirtää eteenpäin, jopa unohtaa?

Oma luotettava järjestelmäni

Vaihdoin pois kokonaan paperisesta kalenterista, vaikka pidinkin siitä. Tämä kalenteri oli itselleni vaikea pitää jatkuvasti mukana, eikä tarvittava tieto ollut usein läsnä oikeaan aikaan. Siirryin käyttämään Google kalenteria sekä Google Taskia, jotka toimivat hyvin yhteen. Google kalenterissa on hyvänä puolena myös se, että voin jakaa kalenteri näkymäni esimerkiksi vaimolleni ja toisin päin ja näin voimme suunnitella sulavammin arkeamme ja myös yhteisiä menoja, etenkin nyt pojan syntymän myötä. Tulee entistä tärkeämmäksi se, että molemmat näkevät, koska on neuvola-aika ja toisen työvuoro, ynnämuuta sellaista.

Vauhtivartti käytäntöön

Valitse tehtävä listaltasi, joka on pyörinyt mukana jo pitkään.

Varaa kalenteristasi 15min joka päivä. Tämän vauhtivartin aikana teet tehokkaasti työtä kyseisen tehtävän parissa. Kun 15 min on kulunut voit lopettaa. Toista niin monta päivää, että tehtävä on hoidettu ja valitse sitten uusi tehtävä, joka kaipaa huomiotasi. Tällaiseksi tehtäväksi sopii alussa mainittu markkinointisuunnitelma, joka usein tuntuu liian isolta kokonaisuudelta edes aloittaa. Kun sijoituu tekemään sitä kuitenkin pala kerrallaan, huomaa että etenee tehokkaasti kohti valmista lopputulosta.