Johdanto

Johdon laskentatoimi on yrityksen näkökulmasta erittäin tärkeää. Hyvin tehtynä se auttaa yrityksen johtoa päätöksenteossa ja onkin suuri työkalu, esimerkiksi yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Aihe on todella ajankohtainen, sillä työmäärän ja vastuun kasvaessa on hyvä ottaa selvää kyseisestä aiheesta. Kuten jokaiset yrityksen osa-alueet, myös talouden järjestelmät kehittyvät jatkuvasti. Lisäksi alkuvaiheissa oleva yritys tarvitsee strategisen suunnitelman kasvaakseen ja siinä laskentatoimella on merkittävä rooli vähällisen omavaraisuuden takia.

Lukijalle tässä esseessä kartoitetaan, mitä laskentatoimi pitää sisällään, mitä alakäsitteitä siihen kuuluu ja miten ne ovat sidoksissa toisiinsa päivittäisissä toimissa kuin pidemmällä aikavälillä.

Mitä johdon laskentatoimi on?

 Johdon laskentatoimi on ennen kaikkea työkalu. Sen tarkoituksena on tuottaa informaatiota yrityksen johdolle, henkilökunnalle sekä yrityksen sidosryhmille. Se pyrkii muuttamaan ihmisten toimintaa ja vaikuttamaan ihmisten asenteisiin ja näkemyksiin. Johdon laskentatoimi vastaa yrityksen tarpeisiin antamalla työntekijälle tai johdolle heidän tarpeisiin vastaavaa, ajankohtaista informaatiota.  Sidosryhmille annettava informaatio on enemmän lainalaisempaa raportointia. Näillä raportoinneilla tarkoitetaan kolmannelle taholle lähetettäviä sopimuksia ja asiakirjoja. Näihin liittyy muun muassa pankit tai rahoituslaitokset sekä verohallinto ja patentti ja rekisterihallinto.

Laskentatoimeen liittyy vahvasti myös talousviestintä. Talousviestinnän tulee olla rehellistä, ymmärrettävää, ajankohtaista ja olennaista sen kuulijalle. Johdon laskentatoimi jaetaan kirjoissa ja oppineiden keskuudessa kahteen, sisäiseen ja ulkoiseen laskentatoimeen.

Sisäinen laskentatoimi

Sisäiselle laskennalle ominaista on se, että sitä tehdään yritystä varten. Sisäiseen laskentaan kuuluu myös perustoimia, kuten hinnoittelulaskelmat, kassavirtalaskelmat ja laskutus. Sen sisältö on määritettävissä yrityksen tarpeiden mukaan. Yleisimmät sisäisen laskennan tavoitteet ovat kassavirran hallinta sekä, miten pystytään paremmin ennakoimaan tulevaa kassavirtaa. Johdon laskentatoimen tarkoitus on tarjota yritykselle parempia työkaluja päätöksentekoon. Näillä työkaluilla pystytään seuraamaan tavoitteellisuutta. Toisin sanoen onko niihin päästy vai ei. Sisäisestä laskennasta on hyötyä johtamiseen ja yrityksen suunnan ohjaamiseen.

Johdon laskentatoimeen vaikuttaa kokonaisvaltaisesti yrityksen toimiala sekä rakenne. Sen haasteena on yhdistellä eri toiminnoista saatava tietoa, jotta pystytään helpottamaan operatiivista suunnittelua. Esimerkiksi Portaalin kannattavuuslaskelmia ei pysty tekemään ilman informaatiota kävijämääristä ja ajoista, mitä asiakkaat viettävät liikkeessä. Tästä pystytään selvittämään myös, minkälaiset asiakkaat ovat kannattavimpia. Rahallinen hyöty tulee myös asiakkaiden jättämästä datasta. Markkinointi tehostuu ja siitä saa tuottoa yritykselle, kun kannattavimmat asiakasryhmät saadaan profiloitua. Johdon laskentatoimi on ennen kaikkea ennakoivaa laskemista.

Ulkoinen laskentatoimi

Ulkoinen laskentatoimi on mennyttä toimintaa ja on usein irtautettu johdon laskentatoimesta. Ulkoiseen laskentatoimeen palkataan usein ulkopuolinen taho. Esimerkiksi kaikki tämän hetkiset tiimiyritykset ovat palkanneet ulkopuolisen kirjanpitäjän tilitoimistosta. Ulkoinen laskentatoimi perustuu pitkälti kirjanpitoon ja sen tähtäimenä on vuotuinen raportointi eri tahoille todenmukaisesti. Vuosittain annettavat lakisääteiset tilinpäätökset ovat ulkoisen laskentatoimen tärkeimpiä tehtäviä. Kaiken perustana toimii tilikartta, mikä kattaa ulkoisen raportoinnin vaatimukset melkein täysin. Tilikarttaa täytyy kuitenkin päivittää mahdollisimman ajankohtaisesti.

Ulkoista laskentatoimea varten tarvittavat toiminnot kannattavat automatisoida mahdollisimman pitkälle. Taloudenhallinta järjestelmiä on monenlaisia. Esimerkki hyvästä taloudenhallinta järjestelmästä on Procountor. Laskujen, tositteet, palkanmaksu ja korvaukset menevät kaikki suoraan kirjanpitäjälle. Tällöin inhimillisiä virheitä ei tapahdu niin paljon. Vaikka kaikki automatisoidaan mahdollisimman pitkälle, lopullinen raportti vaatii tarkastamista ja korjaavia toimenpiteitä manuaalisesti.

Talousviestintä

Johdon laskentatoimen ja ulkoisen laskentatoimen tueksi muodostuu talousviestintä. Sen tärkeimpänä tehtävänä on tuottaa ymmärrettävää ja tavoitteellista informaatiota johdolle ja henkilökunnalle. Talousviestinnässä ilmeistä on määrittää annettavan informaation ajankohtaisuus sekä osoittaa viestin olennainen sisältö oikealle henkilölle. Johtajalle annetaan liiketoiminnallisesti olennaista tietoa, kun myyntitiimin vetäjälle kerrotaan ainoastaan kuukauden myyntitulos. Onnistuessaan talousviestintä antaa näkökulmia johdolle ajatella uudella tavalla. Talouden viestinnästä vastaava henkilö työskentelee yrityksen viestintäpäällikön ja johdon kanssa. Monissa työpaikoissa vaadintaankin kokemusta erilaisista taitto-ohjelmista sekä sosiaalisesta mediasta. Yrityksen talouden näkökulmasta talousviestintä pyrkii vahvistamaan eri talousosastojen välistä kommunikaatiota ja yhteistyötä. Talousjohtajalle on olennaista saada tietoa eri osastoilta samalla tavalla, jotta johtaminen on mutkatonta.

Pohdinta

Tietty kahtiajako selkeyttää yrityksen talouden tarkastelua. Tietyt samat säännöt ja lainalaisuudet pätevät niin sisäisessä kuin ulkoisessa laskennassa.

Sisäinen laskenta on päivittäisiä käytäntöjä ja niiden ennakoimista. Ulkoinen laskenta on näiden käytäntöjen lain vaatimia raportointeja. Ja vaikka ulkoisen laskennan ajankohtaisuus ei tyydytä johtoa, sitä voidaan silti käyttää sisäisen laskennan tukena. Mielenkiintoista on huomata myös, että ulkoisen laskennan työkalut ovat monin paikoin automatisoitunut todella pitkälle. Yrityksen talouden perustehtävät ovat kulmakiviä onnistuneeseen kirjanpitoon. Huolellinen laskujen ja tositteiden käsittely edesauttaa tilinpäätöstä tehtäessä, kun oiottavaa ei ole paljoa. Kaikkea laskentatoimen tietojen keräämiseksi yrityksellä on hyvä olla kattavat seurantajärjestelmät, joista tieto on helposti yhdistettävissä kirjanpitoon.

Monissa yrityksissä talousviestintä ei ole onnistunutta. Kuilu ulkoisen ja sisäisen laskennan välillä on liian suuri. Jatkuvassa kehityksessä on haasteensa talousviestinnälle löytää oikeat kanavat tiedonkululle sekä tiedon yksinkertaistaminen kohderyhmille. Talousviestinnän tulee myös löytää keinot, millä tavalla informaatio esitetään. Kannustaako myyntitiimiä kertomalla kokonaismyynnin vai kertooko, kuinka paljon on vielä tehtävä tuottoa, jotta tavoite saavutetaan. Tulos ratkaisee.

Lähteet:

• https://www.finazilla.fi/sisainen-laskenta-tehdaan-yritysta-varten/

(Jari-Pekka Hyyppä, 2015)

• http://www.intito.fi/johdon-laskentatoimen-suhde-ulkoiseen-laskentaan/

(Teemu Jylhä, 2016)

• https://tilisanomat.fi/yleiset/vaikuttava-talousviestinta-johtamisen-tukena

(Vesa Partanen, 2007)