Tampere
05 Dec, Saturday
3° C

Proakatemian esseepankki

Laadukkaan Tapahtuman järjestäminen



Kirjoittanut: Aliisa Räsänen - tiimistä Eventa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 9 minuuttia.

 

Meistä jokainen on varmasti joskus osallistunut johonkin tapahtumaan. Tapahtumissa on paljon asioita, jotka jäävät pimentoon tapahtuman vierailijoille. Taustalla on kuitenkin paljon asioita, jotka on jouduttu miettimään ja käymään läpi, jotta tapahtuma on onnistunut niin järjestäjille, osallistujille kuin yhteistyötahoille. Tapahtumanjärjestäjän on osattava ottaa huomioon useita tilanteita erinäkökulmista, sellaisiakin, joita ei välttämättä tulisi aluksi mieleenkään, että ne voisivat oikeasti tapahtua.

Tapahtumat ovat vapaa-ajan kohokohtia, joista parhaimmillaan jää muistoja ikuisiksi ajoiksi. Vieraiden väliset sosiaaliset kohtaamiset, positiiviset kokemukset ja muistot tekevät onnistuneen tapahtuman. Parhaimmillaan tapahtuman kävijät kertovat kokemuksistaan muillekin ja tämän tapahtuessa tapahtuman tuottaja voi todeta, että tapahtuma on onnistunut. Pahimmillaan taas kävijöitä ei ilmesty tai budjetti ylittyy.

Tässä esseessä käydään läpi mitä tapahtuman järjestäminen lähtökohtaisesti vaatii ja mitä asioita tulee ottaa huomioon, että kaikki sujuu jouhevasti eteenpäin niin, että tapahtuma on onnistunut niin sen järjestäjille kuin tapahtumaan osallistuneille.

Tapahtuman järjestäminen

Kaikki lähtee tarpeesta tai ideasta järjestää tapahtuma.

Tapahtuman luonne ja tarkoitus määrittää paljon mitä tapahtuman järjestämisessä tulee ottaa huomioon. Onko kyseessä vapaa-ajan tapahtuma, yritystapahtuma, juhlat, urheilutapahtuma tai jokin muu. Ominaista kaikille tapahtumille on kuitenkin se, että jokaisella tapahtumalla on tavoite, kohderyhmänsä, tapahtuman järjestämispaikka, budjetti, käytettävissä olevat resurssit sekä tavoitteet tapahtuman onnistumiselle.

Tapahtuman ideointi

Tapahtumaa ideoidessa on tärkeintä saada aluksi mahdollisimman paljon ideoita, villejä ja lennokkaitakin ideoita voi tässä vaiheessa tuoda ilmi. Ideointia voidaan tehdä muun muassa: tapahtuman ohjelmasta, sijainnista, esiintyjistä, tarjoiluista, visuaalisesta ilmeestä, markkinoinnista mistä vain mihin tarvitaan uusia innovatiivisia ideoita. Tarkoitus tämänkaltaisessa innovoinnissa on saada mieliavoimeksi ja löytää uniikkeja tapoja toteuttaa asioita.

Aluksi enemmän on parempi, sillä niistä aletaan karsimaan, kun ideoita on innovoitu alkuun useita kymmeniä jopa satoja. Hyviä ideoita aletaan viemään eteenpäin ja pudottamaan aina huonoksi todetut pois lopulta jäljelle jää toteuttamiskelpoiset ideat, joita aletaan työstämään lopulliseen muotoonsa.

Tapahtuman tavoitteet

On tärkeää määrittää mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa. Asetetut tavoitteet määrittävät sen, milloin tapahtuma voidaan laskea onnistuneeksi. Mittareina voivat toimia esimerkiksi saatu palaute, taloudellinen onnistuminen, luotujen kontaktien määrä, mikä vain mikä koetaan tärkeäksi tapahtuman luonne huomioon ottaen ja mitkä ovat olleet tavoitteet kyseiselle tapahtumalle.

Tapahtuman suunnittelu

”Laadukas sisältö on tarkkaan rajattu ja selkeä. Vieras nauttii kokemuksesta, kun hän ymmärtää, mitä tapahtuu ja mitä häneltä odotetaan.” (Catani, 2017) Jotta tapahtumasta saadaan laadukas, niin tapahtuman sisällön täytyy olla vieraille selkeä. Kaiken ydin on siis vierailijakeskeinen suunnittelu. Tämän takia tapahtumantuottajan kannattaa ajatella jokainen aspekti vierailijan näkökulmasta. Yksi hyvä tapa hyödyntää vierailijakeskeistä ajattelua on luoda erilaisia vierailijaprofiileja ja näiden avulla miettiä tapahtuman ohjelmaa. Toki tapahtumaan yleensä liittyy myös puolia, jotka eivät kosketa vierailijoita ollenkaan, esimerkiksi backstagen viihtyvyys. Näiden asioiden tiimoilla taas tapahtumantuottajan tulee ajatella niitä henkilöitä, joita ne koskevat.

Tapahtumaa suunniteltaessa ei ole asiaa, jota ei kannattaisi ottaa huomioon. Mitä suurempi tapahtuma on, sitä enemmän sen järjestämisessä on liikkuvia osia ja sitä enemmän asioita, jotka voivat mennä eri tavalla kuin paperille on suunniteltu.

Tapahtumaa suunniteltaessa on tapahtumaa järjestävän tahon mietittävä seuraavia kysymyksiä.

Miksi kyseinen tapahtuma tullaan järjestämään? ja miksi se koettaisiin mielenkiintoiseksi?

Mille kohderyhmälle tapahtuma suunnataan?

Onko tapahtuma maksullinen vai sen kävijöille ilmainen? Jos ilmainen miten kulut tullaan kattamaan?

Tarjoillaanko tapahtumassa ruokaa tai juomia. Ovatko tarjoilut kävijöille ilmaisia vai sisällytettynä mahdollisen lipun hintaan?

Onko tapahtumassa esiintyjiä – ja maksetaanko esiintyjille palkkioita. Minkä suuruisia palkkiot ovat?

Tapahtuman ajankohta, milloin tapahtuma järjestetään? ja miksi juuri silloin?  Kuinka kauan tapahtuma kestää?

Tapahtumaa järjestettäessä on myös hyvä ottaa huomioon, onko suunnittelun tapahtuman kohderyhmälle samana ajankohtana jo muita sopivia tapahtumia, jotka voisivat vaikuttaa heikentävästi oman tapahtuman osallistuja- tai kävijämääriin. Tämä varsinkin silloin, jos tapahtuman kohderyhmä on varsin rajattu ja kohderyhmää ei ole paljon.

Mikä on tapahtuman nimi? ja miksi?  Miten tapahtumaa markkinoidaan ja missä?

Hyvän tapahtuman luo loppujen lopuksi hyvä atmosfääri. Atmosfääri rakentuu valoista, äänistä, kalustosta, koristeluista ja tietenkin hymyilevistä ihmisistä. Tämän takia tekniikkaan sekä tapahtuman ulkonäköön kannattaa satsata. ” En tiedä, johtuuko se pohjoisesta sijainnistamme, pimeästä talvesta ja valoisasta kesästä, mutta suomalainen valosuunnittelu on maailman huippuluokkaa.” (Catani, 2017) Tämä on Suomalaisten tapahtumatuottajien onni. Itse olen tapahtumissa vierailijana fiilistellyt eniten sitä, miltä tapahtuma näyttää ja minkälainen tunnelma siellä virtaa. Tästä suuren osan tekee valotekniikka sekä äänisuunnittelu, joten tästä syystä tapahtumantuottajan kannattaa panostaa erityisesti tekniikkaan.

Tapahtuman organisaatio

Kuka on tapahtuman järjestävä taho tai tahot. Kuinka yhteistyö ja vastuut jaetaan järjestäjä tahojen kesken.

Kuka on päävastuussa tapahtuman kulusta, mitä erilaisia toimenkuvia tapahtuman järjestämiseen tarvitaan. Kenen vastuulla on hankkia tapahtumaan mikin osa-alue.

Tapahtumaa toteuttavan tahon oma maine ja imago on myös tärkeässä roolissa uutta tapahtumaa järjestettäessä.

Toimintasuunnitelma ja aikataulut

Kuinka tapahtuma konkreettisesti toteutetaan ja kuinka paljon tapahtuman toteuttamiseen tarvitaan aikaa sekä kuinka paljon työvoimaa tapahtuman toteuttaminen vaatii. Mitä toimintatapoja tapahtuman järjestämiseen otetaan, mitkä asiat ulkoistetaan ja mitkä hoidetaan itse.

Miten varaudutaan yllättäviin muutoksiin.

Kuinka paljon aikaisemmin tapahtumaa on alettava toteuttamaan. On otettava selvää muista tahoista johtuvista aikatauluista, jotka vaikuttavat tapahtuman kulkuun.

Kenelle tapahtuma tehdään?

Tapahtuman kohderyhmän ja asiakassegmenttien luominen. Kenelle tapahtuma tehdään mitä tapahtumassa kävijä saa tapahtumasta, millä ihmiset saadaan tulemaan tapahtumaan. Mitä lisäarvoa tapahtumaan osallistuminen tuo tapahtumaan osallistuvalle. Millä erottautua muista vastaavanlaisista tapahtumista.

Paikan valinta

Kuinka suuresta tapahtumasta on kyse, mikä on tapahtuman ajankohta, minkälaista infrastruktuuria tapahtumaan tarvitaan luoda – kaikki nämä vaikuttavat tapahtuman paikan valintaan.  Järjestetäänkö tapahtuma sisällä vai ulkona. Ulkotapahtumissa tulee muistaa myös huomioida erilaiset sääolosuhteet.

Tapahtuman sijainti on olennainen asia, joka vaikuttaa kaikkeen mikä liittyy tapahtuman järjestämisessä.

Sijainti määrittää: hinnan, kulkuyhteydet, varustelun, markkinoinnin

Markkinointiin sijainti vaikuttaa houkuttelevuuden, mielikuvien vuoksi

Mikäli syrjäisemmällä sijainnilla saisi tapahtuman järjestämiseen soveltuvan tilan edullisemmin, tulee ottaa huomioon mitä muita kuluja sijainti luo tapahtuman onnistumisen kannalta. Syrjäisempi sijainti voi nostaa tapahtuman markkinointi kuluja, voi heikentää houkuttelevuutta – kulkuyhteydet voivat olla heikommat, jolloin tapahtumaan saapuminen voidaan kokea vaivalloiseksi.

Tärkeintä tapahtuman sijainnin valinnalla on kokonaisuus. Miljöö ja soveltuvuus tapahtuman luonne huomioiden on tärkeää. Ennen tapahtumaa pitää saada potentiaaliselle asiakkaalle luotua mielikuvia miltä tapahtumassa näyttää, miltä tuntuu olla tapahtumassa osallisena – tunne siitä, että kaikki toimii.

Tapahtuman turvallisuus

Mitkä asiat tulee ottaa huomioon tapahtuman taatakseen tapahtuman turvallisuus. Mitkä asiat on hyvä ottaa huomioon ja mitkä asiat säätelee laki. Tapahtuman turvallisuusasioita miettiessä tulee ottaa huomioon tapahtuman kohderyhmä luomat erityispiirteet. Onko tapahtumassa paljon lapsia.

Yhteistyökumppanit

Mitkä tahot olisivat järkeviä yhteistyökumppaneita tapahtumalle ja miksi. Millä perusteella heidät valitaan. Mitkä tekijät ovat ratkaisevassa roolissa saada yhteistyökumppanit puolelleen, mitä lisäarvoa yhteistyökumppanit saavat osallistumalla tapahtumaan.

Budjetti ja rahoitus

Mikä on tapahtuman järjestämiseen tarvittava budjetti. Miten tapahtuma tullaan rahoittamaan. Tarvitaanko ulkopuolista rahoitusta ja mikä on aikataulu rahoituksen hankkimiselle. Tapahtuman kriittinen piste – paljon tapahtumaan menee rahaa ja paljon siitä on minimissään saatava, että päästään tapahtumassa minimissään nolla tulokseen.

Ensimmäinen asia, mikä tapahtumantuottajan kannattaa tehdä budjetoinnin suhteen on laskea kontaktihinta. Tämä on summa, mikä kertoo sen paljonko rahaa on käytettävissä vierailijaa kohden. Tätä varten tarvitaan tietoon kaikki tapahtuman kulut. Itselleni tuli yllätyksenä se, kuinka monta asiaa tulee vaatimaan rahaa. Rahaa tapahtumassa menee mm. tekniikkaan, markkinointiin, ruokaan, nettiin, koristeluun, henkilökuntaan ja minun lemppariini eli ”yllärikuluihin”. Tässä ei ollut vielä kaikkia kulukohtia, mutta tuosta voi huomata sen, että lista on pitkä. Kun tiedät kulut, niin tiedät myös tarvittavan rahasumman tapahtuman järjestämiseen. Rahavirtaa sisäänpäin taas tulee yleensä lipputuloista sekä yhteistyökumppaneilta.

”Yllärikulut” on hyvä olla jokaisella tapahtumatuottajalla tiedossa, koska niitä ilmeentyy jokaisessa tapahtumassa. Tämä yllärikulut varaus on fiksua olla noin 15% tapahtuman budjetista. Tämä on siis sivuun otettu siivu, jota voidaan käyttää esimerkiksi uuden lavan kattamiseksi, koska ensimmäinen lava kaatui.

Tapahtuman budjetointi on myös tärkeä osa tapahtuman suunnitteluun liittyvien päätöksien yhteydessä. Jos jokaisessa päätöksessä huomioidaan budjetti, niin silloin rahallinen epäonnistuminen vähenee. Samanaikaisesti päätöksen teko helpottuu.

 

Tiedottaminen ja markkinointi

Kuka on vastuussa tapahtuman markkinoinnista ja tiedottamisesta. Mitkä markkinointikanavat olisivat parhaat saavuttamaan kohdeyleisö? Mikä on markkinoinnin budjetti ja miten markkinoinnin onnistumista mitataan?

Brändin merkitys

Suomessa tapahtumat ovat todella suosittuja. Tästä syystä kilpailu on kovaa ja tapahtuman brändin tärkeys korostuu. ”Brändi on liiketaloudellisen arvon mitta, kokoelma mielikuvia, jotka identifioivat sen ja erottavat sen kilpailijoista” (Catani, 2017) Brändi määrittelee tapahtumaa ja tapahtuman kävijöitä, joten siitä huolehtiminen on erityisen tärkeää. Hyvällä brändillä myös voidaan nostaa tapahtuman arvoa huikeasti. Brändiä vahvistavin tekijä on tapahtuma itse. ”Hyvin onnistunut tapahtuma vahvistaa brändiä” (Catani, 2017)

Henkilökunta

Kuinka paljon henkilökuntaa tapahtuman onnistuminen vaatii ja millaista osaamista henkiökunnalta vaaditaan. Kenen vastuulla henkilöstön hakeminen on? Voitaisiinko osa tarvittavasta henkilökunnasta korvata talkooväellä ja millä keinoin ihmiset saadaan motivoituneeksi hakeutumaan talkoolaiseksi tapahtumaan. Millä aikataululla tapahtuma toteutetaan, miten nopeasti tapahtuman ennakkojärjestelyt saadaan hoidettua ja miten paljon aikaa vaaditaan tapahtuman purkuun. Miten paljon tapahtuman rakentaminen vaatii henkilökuntaa ja mistä henkilökunta hankitaan.

Viestintä

Viestintä on tärkeä osa tapahtumatuotantoa, niin kuin suurinta osaa mitä tahansa suurta projektia. Viestintä kulkee moneen eri suuntaan tapahtumatuottajan ja tapahtuman osallistujien välillä. Osallistujia on muun muassa yhteistyökumppanit, vierailijat ja tapahtumatuotannon tiimi. Pahimmillaan vierailijat eivät tiedä minne ovat tulossa, yhteistyökumppanit eivät tiedä mikä tapahtuman sisällöstä ja tuotantotiimi ei tiedä tapahtumaohjelmaa. Miten viestintää kannattaa sitten toteuttaa? Vierailijoiden osalta tapoja on monia, kuten omat nettisivut, facebook-ryhmä, instagram-tili tai erillinen infokirje.

”Epäselvyys johtuu usein siitä, että vieraiden oletetaan tietävän enemmän kuin he tietävät” (Catani, 2017).

Tuotantotiimin kanssa taas kannattaa hyödyntää erillistä viestintätyökalua, esimerkiksi Trelloa. Itse olen käyttänyt nimenomaan Trelloa. Se on kätevä työkalu, koska siellä pystyy jakamaan ja seuraamaan työtehtäviä kätevästi tuotantotiimin välillä. Viestintätyökalun avulla tapahtuman tuottajan on helpompi pitää pakka kasassa ja huomata asioita, mitkä laahaavat. Tämä on tärkeää, jotta tuottaja pystyy reagoimaan asioihin ajoissa, eikä vasta sitten, kun on liian myöhäistä.

Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Ennen tapahtuman järjestämistä on tehtävä kirjallinen ilmoitus poliisille yleisötilaisuuden järjestämisestä vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtuman järjestämistä. Yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi tekevät ilmoitusvelvollisuuteen poikkeuksen. Tällaisia tapahtumia ovat tapahtumat, jotka eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai ne eivät vaadi erityisiä liikennejärjestelyjä.

Yleistäen voidaan sanoa, että kyseessä on yleisötilaisuus silloin, kun tilaisuuteen osallistuminen ei edellytä nimenomaista kutsua tai kuulumista johonkin tiettyyn yhteisöön.” (Poliisi, 2019)

Yleisötilaisuudesta ilmoitettaessa on oltava mukana yleisellä paikalla järjestettävää yleisötilaisuutta koskeva ilmoitus täytettynä. Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet.

Ilmoitus tehdään täyttämällä sähköinen lomake tai toimittamalla tulostettava lomake tilaisuuden järjestämispaikan poliisilaitokselle henkilökohtaisesti asioimalla tai postitse. Poliisi voi myös vaatia selvityksen vastuuvakuutuksen ottamisesta.

 

Lupa-asiat

Erilaisia luvan myöntäjiä lähestytään mahdollisimman tarkalla ja yksityiskohtaisella toteutussuunnitelmalla tapahtumasta. Tämän tarkoituksena on nopeuttaa luvan myöntämisprosessia. Tapahtumasuunnitteluun tehtävät lupahakemukset tulee tehdä aina kirjallisesti. Seuraavat aihealueet lupahakemuksia ajatellen tulee selvittää:

  • Elintarvikkeiden myynti ja luovutus
  • Anniskelulupa-asiat
  • Paloturvallisuus
  • Melu
  • Ulkomaalaiset palvelut tai esiintyjät
  • Jäte
  • Liikenne
  • Tekijänoikeuksien huomioiminen. (Kauhanen ym. 2002, 86–89.)

Käytännön asioista muita huomioitavia ovat:

  • Sähköturvallisuudesta huolehtiminen
  • Hätäensiapuvälineet
  • Siivouksen organisointi ja kierrätyksestä huolehtiminen
  • Liputukseen liittyvät asiat (Vallo & Häyrinen 2014, 154.)

Tapahtumakävijän huomiointi

Miten tapahtuman kävijöitä huomioidaan tapahtumaa ennen, tapahtuman aikana, miten halutaan varmistaa, että tapahtumasta poistuessaan kävijälle jää tunne, että tapahtumaan osallistuminen kannatti. Tapahtuman luonne huomioiden minkälainen tunnetila/ tilat olisi tavoiteltuja tapahtumassa vierailleelle.

Turvallisuusasiat

Tapahtuman järjestämisessä on otettava huomioon myös turvallisuus, turvallisuuteen on lain vaatimia määräyksiä, jotka on selvitettävä ja laitettava kuntoon hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Erilaiset määräykset määräytyvät tapahtuman kokoluokan ja tapahtuman sijainnin ja luonteen mukaan.

  • Järjestyslaki
  • Rakennusturvallisuus
  • Palo- ja pelastustoimet
  • Ensiapu
  • Järjestyksenvalvonta ja vartiointi

Jätehuolto ja siivous

  • Siivous, jätehuolto, tapahtuman ympäristö ja wc-tilat – kuuluuko siivous ja jätehuolto tilan vuokraan, ulkoistetaanko vai hoidetaanko itse.

Alihankkijat, sponsorit ja muut mahdolliset toimijat

  • Elintarvikkeiden myynti
  • Rakenteet, kalusteet ja somistus
  • Tapahtumatiloja ja opaspalvelut
  • Kuljetus- ja liikennepalvelut
  • Sähkö
  • Sponsorit

Riskit

 

Yleisötapahtuman järjestämiseen sisältyy mahdollisuudet ovat laajat, mutta järjestämiseen sisältyy myös riskejä. Nämä riskit on syytä ottaa huomioon jo tapahtuman suunnittelu vaiheessa. Riskienhallinnan yhteydessä voidaan puhua ABC ajattelusta. Aluksi riskit kartoitetaan. Tämän jälkeen riskit luokitellaan niiden todennäköisyyden ja merkittävyyden suhteen. Lopuksi tehdään tarpeelliset suunnitelmat ja päätökset riskien siirtämiseksi muille, minimoimiseksi tai eliminoimiseksi. (Kauhanen & Juurakko & Kauhanen 2002, 54.)

Riskit voidaan jakaa ajoituksen mukaan tapahtumaa edeltäviin, tapahtuman aikaisiin ja tapahtuman jälkeisiin riskeihin.  Riskit voidaan jakaa myös asiaryhmittäin. Välillä on myös syytä käyttää kumpaakin tapaa jaotella samanaikaisesti ja havainnollistaa kaikki mahdolliset riskit sekä niiden mahdollinen ajankohta. Riskien kartoitus on osa projektisuunnitelmaa. (Kauhanen ym. 2002, 54–55.)

Riskien arviointi tapahtuu riskien todennäköisyyden ja taloudellisen merkittävyyden näkökulmasta. Näissä kahdessa kategoriassa riskejä voidaan mitata esimerkiksi arvoasteikolla 1-5. Mitä enemmän pisteitä, sitä vakavampi riski on. Seuraavaksi molempien riskityypien arvot voidaan kertoa ja päättää pisterajat erilaisia toimia varten. Jokainen projektiryhmästä tekee tämän ensin itse ja lopuksi tuloksia käydään koko ryhmän kanssa perustelujen kera läpi ja pyritään saamaan yhteinen näkemys. (Kauhanen ym. 2002, 55–56.)

Kun riskit on kartoitettu ja arvioitu, mietitään, miten toimitaan. Mikäli riski on suuri, se voidaan ulkoistaa, vakuuttaa, pienentää omalla suunnittelulla ja toteuttamisella tai vaikka rajata sopimusteitse tapahtuman järjestäjän eduksi. Riskien hallinta ei rajoitu pelkästään suunnittelutyöhän, vaan se on läsnä tapahtuman aikana. (Kauhanen ym. 2002, 56–57.)

Tapahtuman suunnittelu pitää sisällään erilaiset lupa ja ilmoitusasiat. Poliisi-, ympäristö-, pelastus-, terveys- ja rakennusviranomaisiin on syytä olla hyvissä ajoin yhteydessä. Kyseiset tahot myös neuvovat ja ohjaavat järjestäjän oikeaan paikaan lupa-asioita selvitettäessä, sekä osaavat kertoa aikataulutuksesta. (Kauhanen ym. 2002, 86.)

Aikataulut

 

Aikataulussa pysyminen on yksi onnistuneen tapahtuman elinehdoista. Kaikkea on mahdotonta aikatauluttaa etukäteen, sillä aikataulu elää projektin etenemisen myötä. Tapahtuman toteuttaminen on tiimityötä, joten tiimin ilmapiiri täytyy olla avoin ja vaikeista aisoista tulee pystyä puhumaan suoraan. Tapahtuman järjestäminen on projektityötä. Tästä syytä tiimin pitää pystyä tunnistamaan parhaat henkilöt parhaisiin tehtäviin, sillä kouluttaminen vie aikaa ja rahaa, ja yleensä tähän ei ole varaa projektityöskentelyssä. Jos työ viivästyy, aikataulu kärsii. (Kauhanen ym. 2002, 102.)

Mikäli projektin kesto uhkaa venyä, on pelastuskeinot syytä miettiä tarkkaan. Uuden henkilön palkkaaminen sisäänajon takia ei välttämättä ole se järkevin ratkaisu. Nykyisen projektiryhmän työtehtävät voidaan analysoida tilanteessa uudestaan, jolloin saadaan painopiste takaisin tärkeisiin asioihin. Aikatauluja suunniteltaessa tulee huomioida pelivara. Tällä tavoin työtehtäviä voidaan tarpeen vaatiessa löysätä. Järjestäjätahot tulee sitouttaa projektiin laatimalla kaikesta kirjallinen sopimus, johon on määritetty, kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee. Näin tapahtuman aikataulu on varmemmalla pohjalla. (Kauhanen ym. 2002, 102–103.)

Luova markkinointi

 

”Tietoyhteiskunnassa viestinnän merkitys korostuu, mutta samalla viestinnän ja markkinoinnin haasteet kovenevat. Markkinoijilta ja viestijöiltä vaaditaan laaja-alaista ymmärrystä viestinnän keinoista ja näkemystä viestinnän tuomista mahdollisuuksista.” (Muhonen & Heikkinen 2003, 148) Tapahtumia järjestetään yhä enemmän ja kilpailu kovenee, tästä syystä onkin erityisen tärkeää olla luova markkinoinnin suhteen.

Kun tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa tai se ei muuten ole vielä kovin tunnettu, voi olla järkevää hankkia tapahtumalle suojelija. ”Suojelijan tehtävänä on parantaa tapahtuman imagoa kutsuttavien ja lehdistön silmissä.” (Vallo & Häyrinen 2014, 118) Suojelija kannattaa valita tapahtuman luonnetta ajatellen. Urheilutapahtumaan järkevä suojelija on esimerkiksi legendan nimen urheilupiireissä saavuttanut urheilija. Mikäli tapahtuma on esimerkiksi arvopalkintogaala voi hyvä suojelija olla esimerkiksi kaupunginjohtaja. Nyrkkisääntönä voidaankin pitää, mitä vaikutusvaltaisempi suojelija on, sitä enemmän arvoa tästä on tapahtumalle. (Vallo & Häyrinen 2014, 118–119.)

 

 Kirjoittajat: Vili Anttonen, Henri Roivas, Aliisa Räsänen

LÄHTEET

Tapahtuman järjestämisen muistilista. Imitsi.fi Luettu 11.10.2019.
https://www.imitsi.fi/@Bin/361354/Muistilista+tapahtumanj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4lle.pdf

Tapahtuman järjestämisen opas. Eteläpohjanmaan-liitto

https://www.epliitto.fi/images/C_57_Tapahtumajarjestajan_opas.pdf

Melua tai tärinää aiheuttava tilapäinen toiminta. Luettu 20.11.2019

https://www.ymparisto.fi/fi-FI/Asiointi_luvat_ja_ymparistovaikutusten_arviointi/Luvat_ilmoitukset_ja_rekisterointi/YSLn_kertaluonteisen_toiminnan_ilmoitusmenettely/Melua_tai_tarinaa_aiheuttava_tilapainen_toiminta

Kauhanen, J., Juurakko, A. & Kauhanen, V. 2002. Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. 1. painos. Vantaa: Dark Oy.

Vallo, H & Häyrinen, E. 2014. Tapahtuma on tilaisuus – Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. 4. uudistettu painos. Tallinna: Tietosanoma Oy.

Muhonen, R & Heikkinen, L. 2003. Kohtaamisia kasvokkain – Tapahtumamarkkinoinnin voima. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy.

Catani, Johanna. Alma 2017. Onnistunut yritystapahtuma : järjestäjän käsikirja

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close