Kirjoittanut: Koskinen Iida, Palonen Marjut, Tiirola Säde

Olemme opiskelleet nyt reilut kolme vuotta Proakatemialla ja tehneet ison läjän virheitä ja kommelluksia talouden valtameressä. Oppia on tullut roppakaupalla, ja näistä opeista on hyötyä jatkossa siellä kuuluisassa “opintojen jälkeisessä elämässä”. Jos opintojen alussa olisi saanut valita yhden asian jonka oppii pikavauhdilla, se olisi ollut taloudesta puhuminen. Huomaa, ei edes kaikki siihen liittyvät kikat, termit ja muut, vaan siitä puhuminen.               

Taloustiimi

Jokainen yritys on merkittävässä osassa yhteiskunnan hyvinvoinnin kehitykseen ja niihin kohdistuu toiveita ja odotuksia muun muassa työpaikkojen lisäämisestä, henkilöstön kouluttamisesta, verojen maksusta ja ympäristöstä huolehtimisesta. Tähän kaikkeen voi jokainen yritys panostaa ymmärtämällä ja johtamalla yritystä kohti taloudellisia tavoitteita ja menestystä. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005, 10–11.)

Jo opintojen aikana on mahdollista kiinnittää huomiota yrityksen talouteen, ja oppia käyttämään sitä johtamisen työkaluna. Siihen vaikuttaa paljon tiimin taloustiimi ja sen toiminta. Proakatemialla on totuttu päättämään taloustiimi tai -vastaava, joka hoitaa tiimin talouden. Kaikilla on oma tapansa hoitaa talousasiat, mutta vaikuttaa siltä, että tiimeissä ei kaikki jäsenet ole perillä taloudesta, jos miettii kuinka esimerkiksi projektoreissa osataan kertoa omista projekteista. Tässä asiassa on siis parannettavaa. 

Kenellä on vastuu projektien taloudesta, tai entä koko tiimin taloudesta? Tiedätkö miten teidän tiimissä asiat hoidetaan, vai onko ne oikeastaan oletuksia? Tiimin olisi hyvä keskustella taloudesta eri näkökulmista. Onko kaikille selvää, mikä on taloustiimi vastuu ja mikä on yksilön vastuu. 

Millainen taloustiimi teidän tiimillä on, vai onko sellaista? Miten ja miksi tiimi on valittu? 

Kirjanpitäjän valinta

Osa tiimeistä hoitaa koko kirjanpidon itse, osa taas hankkii ulkoisen kirjanpitäjän. Tärkeää on tiedostaa, mikä on juuri omalle tiimille sopiva ratkaisu. Jos tiimistä löytyy osaamista ja kiinnostusta hoitaa koko kirjanpito itse, se on siinä tapauksessa mainio ratkaisu. Toki myös jos jonkun tavoite on tulla kirjanpitäjäksi & talousvelhoksi tämän koulun aikana, on myös siinä tapauksessa mainio ratkaisu antaa vastuuta tällaiselle henkilölle ja tukea näin hänen unelmaansa. 

Kirjanpitäjää valittaessa on useita seikkoja, jotka on hyvä huomioida. Tärkein niistä yllättäen ei ole kirjanpidon kustannukset, vaan ennemminkin kirjanpitäjän osaaminen. Ideaalitilanne olisi, jos kirjanpitäjä olisi konsultoiva ja keskusteleva, jotta opintojen aikana koko tiimi saisi oppia sieltäkin suunnalta. Osa kirjanpitäjistä tekee vain sovitun työn ja keskusteluyhteyttä ei synny, tämä ei välttämättä ole paras vaihtoehto ajatellen siltä kannalta, että olemme opiskelijoita, jotka hamuavat oppia myös yrityksen taloudesta. Mitä siis kirjanpitäjältä vaadimme ja haluamme? Onko halvin ratkaisu aina paras tulevaisuudelle? Arvostammeko tiiminä reaaliaikaista kirjanpitoa, selkeää tositejärjestelmää vai edullista hintaa?

Tositteet

Kirjanpito perustuu tositteisiin, joten ne ovat merkittävässä osassa yrityksen taloushallintoa. Tositteiden toimittaminen usein koetaan pakollisena pahana, mutta tämä ajatusmalli olisi hyvä murtaa. Tositteiden tärkeys tulisi takoa päähän jo yrittäjäuran alkumetreillä. Mikä sitten on tosite ja mitä sille tehdään ja milloin?

Liiketapahtuma on yrityksessä tapahtuva osto-, myynti-, tai rahasuoritus. Jokaisesta liiketapahtumasta tulee olla sen todentava asiakirja, eli tosite. Tositteelta tulee ilmetä esimerkiksi mitä on myyty ja kenelle. Tosite tarvitaan kirjanpitoa varten, jonka pohjalta luodaan yrityksen tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman ja taseen (Taloushallintoliitto). Jokaisesta tiliotteelta löytyvästä tapahtumasta tulee olla hyväksyttävä tosite, jotta tapahtuma voidaan kirjata osaksi kirjanpitoa. (Viitala 2006, 32.)

Tositteen tulisi olla, jos vain mahdollista, maksun saajan tai välittäjänä toimineen rahalaitoksen tai muun vastaavan toimittama. Tositetta kirjatessa on käytettävä yksilöllistä ja järjestelmällistä tositetta, joka on päivätty ja järjestelmällisesti numeroitu. (Suomen tilintarkastajat 2021)

Tosite voidaan toimittaa joko sähköisesti tai paperiversiona. Nykyään sähköinen toimittaminen on tehty todella helpoksi ja sitä olisi suositeltavaa käyttää. Jokainen tosite voidaan kuvata, tai toimittaa esimerkiksi sähköpostitse kirjanpitäjälle. Jotkin sovellukset kuten esimerkiksi eTasku ja Procontour Mini ovat synkronoitu toimimaan yhdessä kirjanpito-ohjelmiston kanssa, joten se nopeuttaa entisestään tositteen kirjaamista, koska tosite menee suoraan ohjelmistoon eikä vain sähköpostikansioon. Kirjanpitäjän, tai muun kirjanpidosta vastaavan henkilön, kanssa tulisi sopia milloin ja miten tositteet toimitetaan. Jos tositteita on paljon, vähintään kerran kuussa toimittaminen kirjanpitoon on suotavaa. Sähköisesti tositteet toki voidaan toimittaa heti tositteen synnyttyä, mikä helpottaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työtä sillä, että tositteet ovat varmasti kaikki tallessa ja aikajärjestyksessä. Jos tosite on kopioitu sähköiseen järjestelmään, sitä ei tarvitse enää säilyttää paperimuodossa (Tomperi 2021, 143.). 

Seuranta

Yrityksissä budjetointi on jatkuva prosessi, joka etenee suunnittelusta toteutukseen ja toteutuksesta tarkkailuun. Budjetointiprosessi lähtee käyntiin menneen kehityksen arvioinnilla, mutta tuore uusi yritys aloittaa budjetoinnin tyhjästä. Yli vuoden vanhoilla yrityksillä on vertailukelpoista dataa olemassa, jota kannattaa ja pitää hyödyntää mahdollisimman paljon. On tärkeätä pyrkiä luomaan realistisia tavoitteita ja arvioita, jotta suunnitelma on hyödyllinen ja tähän päästään vertaamalla aiempaa toteutunutta. Budjetin on valmistuttua, alkaa sen toteutus ja tarkkailu. Yksittäisten henkilöiden sitoutumista yritykseen ja budjettiin voidaan kehittää jakamalla se henkilökohtaisiksi tavoitteiksi. Budjetointiprosessin analysointivaiheessa voi tulla ilmi budjettieroja. Erot ovat toteuman ja suunnitelman välisiä. On myös tärkeätä analysoida syitä miksi budjettierot ovat syntyneet ja kuinka niitä on johdettu. Ei ole oleellista osoittaa syyttävällä sormella ketään, vaan huomioida tekijät jatkossa paremmin. Budjetointiprosessi voi tuottaa yritykselle suurta oppimista ja sen avulla pystytään syventymään yrityksen talouteen sekä voittaviin tekijöihin markkinoilla. (Neilimo & Uusi-Rauva 2010, 234–235.)

Yrityksen on analysoitava edeltävän kauden toteutuneita lukuja, saadakseen selville yrityksen sen hetkistä kulurakennetta. Yrityksessä tulee huomioida sen kaikki kulut, sillä myynnin tulee olla aina yli kulujen tai rahaa on saatava muuta kautta. Henkilöstökulut ovat yritykselle merkittävä erä, mikäli työntekijöitä on paljon, mutta pienetkin palkat tulee muistaa budjetoida. Työntekijöiden palkoista työnantajalla on velvollisuus pidättää ennakonpidätys, joka tilitetään Verohallinnolle sekä eläke- ja työttömyysvakuutusmaksu, joka tilitetään vakuutusyhtiölle.(Eklund & Kekkonen 2016, 176–178).

Yleensä budjetteja luodaan vuositasolle, esimerkiksi yhden tilikauden mittaiseksi. Tällöin budjetti asetetaan tilikauden alussa ja uusi luodaan tilikauden lopussa. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005, 243; Eklund & Kekkonen 2016, 201–203.)

Budjetoinnin suurin haaste on ihmiset. Budjetti, jossa on asetettu toiminnalliset tavoitteet vaativat avointa keskustelua eri osastojen välillä yrityksessä sekä sitoutumista käyttää sitä toiminnanohjaukseen myös operatiivisella kentällä. Pelkästään johtajan ei tule olla sitoutunut vaan tärkein sekä haastavin vaihe on sitouttaa myös henkilöstö budjettiin, vaikkeivat he ole olleet budjetointiprosessissa mukana. Budjetointi vaatii myös kompromisseja, jolloin kaikkien tavoitteet eivät toteudu, mutta yrityksellä ja henkilöstöllä on syytä olla yhteinen visio ja tavoite, jolloin budjettia on helpompi toteuttaa. (Eklund & Kekkonen 2016, 203–207.)

Tiimiyritys on turvallinen alusta harjoittaa budjetointia, sillä sen muuttuvat tekijät ovat alussa pienet, ennen kuin projektit astuvat kuvioihin. On tärkeää suunnitella laaditaanko nolla budjetti, jossa tavoitteena on, että kulut saadaan katettua. Tämä voi olla tiimiyritykselle toimiva tapa, mikäli tavoite ei ole tiiminä tehdä voittoa vaan jättää se projektien vastuulle. 

Proakatemian tiimiyrityksen kuluina ovat mm.

• Yrityksen perustaminen, pankkipalveluiden avaus
• Vuokra
• Kirjanpito, pankkipalvelut, vakuutukset
• Mahdolliset nettisivut ja palvelimet
• Talkkarimaksu
• Mökkipaja
• Synttärit, vuosigaala, ym. yhteiset juhlat ja kannatusrahastot
• Toimistotarvikkeet kuten sakset, tussit ja iZettlet jne. 

Kuka laatii budjetin ja kuka seuraa sen toteutumista? Kuka on vastuussa, että kulut tulee katettua? Maksetaanko vastuuhenkilöille ja maksavatko he epäonnistumisesta? Mitä on epäonnistuminen? Tietääkö kaikki mitä kulut ovat per pää tai per kuukausi? Mistä rahat kuluihin katetaan, jos myynti ei toteudukkaan? Kuka huolehtii tiimin rahoituksesta ja ennakoi tulevia kuluja?

Verotus tiimin huolena

Yritysten kuukausittainen verotus pohjautuu yrityksen tilinpäätökseen eli tuloslaskelmaan ja taseeseen. Yritysten verotuksessa veronalaisia ovat pääsääntöisesti kaikki tulot ja vastaavasti verotuksessa vähennettäviä ovat pääsääntöisesti kaikki menot. Yrityksellä voi olla myös verovapaita tuloja tai menoja, joita ovat esim. leasing autot. Yritys maksaa lisäksi tuottamastaan voitosta tilikaudella tuloveroa. (Jormakka, Koivusalo, Lappalainen & Niskanen. 2015, 109-121.)

Vähennyskelpoisten menojen, veronalaisten tulojen sekä muiden vähennysten erotuksena saadaan yrityksen verotettava tulo, jota kutsutaan tuloveroksi (Tomperi 2021, 184.). Yrityksen on maksettava tuloveroa tilikauden voitostaan, tämän pohjana toimii yrityksen tilinpäätös. Yrityksen verotus perustuu elinkeinoverolakiin. Kun yritys perustetaan, se tulee ilmoitetaan kaupparekisteriin, verohallintoon ja ennakkoperintärekisteriin sekä työnantajarekisteriin, mikäli se maksaa palkkoja säännöllisesti. Kun nämä ilmoitukset on tehty, voidaan ennakkoperinnän kautta maksaa etukäteen veroja arvioidusta verotettavasta tuloverosta. (Jormakka, Koivusalo, Lappalainen & Niskanen 2021, 121.) 

Arvonlisävero eli alv on verotettava kulutusvero, joka lisätään aina tuotteen tai palvelun myyntihintaan. Tämä tarkoittaa, että asiakas maksaa sen osana palvelun hintaa, jonka jälkeen yritys tilittää arvonlisäveron osuuden valtiolle. (Yrityksen perustaminen. n.d.) Yritykselle arvonlisäverosta ei aiheudu tuottoa eikä kulua, sillä yritys voi vähentää maksettavasta arvonlisäverosta omiin ostoihin sisältyvän veron, mutta se edellyttää tositteita (Hakonen, Eklund & Roos 2017, 75).

Yleinen arvonlisäveroprosentti Suomessa on 24 %. Poikkeuksena käytössä on myös arvonlisäveroprosentti 14 ja 10. Arvonlisäveroprosenttia 14 käytetään elintarvikkeista ja rehuista sekä ravintolassa tarjottavasta ruuasta, ei kuitenkaan alkoholista. Arvonlisäveroprosenttia 10 käytetään muun muassa pääsylipuissa erilaisiin tapahtumiin, majoituspalveluissa ja kirjoissa. (Hakonen ym. 2017, 77–78.)

Tiiminä on huolehdittava, esimerkiksi yritykseltä “palkkaa” laskutettaessa, että siitä on maksettava myös arvonlisävero (palvelun laskutuksessa 24%) ja veron osuus hyvitetään vasta viiveellä yritykselle takaisin. Kaikki eivät voi siis laskuttaa samanaikaisesti, jos yrityksellä ei ole itsellään katetta maksaa veroja. Jotta verojen pyöritys tiimiyrityksen sisällä ei koituisi ongelmaksi, on huomioitava, että projektien sisällä maksetaan veroja sekä saadaan veronpalautuksia. Tuloveron maksamisesta tulee myös sopia, laskeeko projekti oman tuloveronsa, vai onko se koko tiimin vastuulla oleva asia. Miten tahansa päätetään, on huomioitava tiimin maksuvalmius myös tuloveroon, ellei osuuskunnan tiliä tyhjennetä joka tilikauden päätteeksi. Tiiminä on siis käytävä läpi, kuka laskee sisäiset veron maksut/saamiset (nämä on muuten laskettava kirjanpitäjän antamista tiedoista, koska samat tiedot ovat verottajalla), kuka maksaa verot (onko se tiimin maksettava vai projektien) sekä kuka huolehtii verojen maksamisesta (verot eivät tule verkkolaskuna, vaan ne on tarkastettava verottajan sivuilta).

Kuinka käytät tätä pajassa. Let’s keskustellaan rahasta ja talouden hoidosta.

1. Lue essee.
2. Hyppää vapaaehtoiseksi pajan pitäjäksi (vapaaehtoisia kaivataan aina!).
3. Anna essee ennakkomateriaaliksi tiimiläisille.
4. Tee otsikoista dia shöy ja nosta bouldatut kysymykset dioihin. Ei bouldattuja kysymyksiä sekä teoriaa voit käyttää apuna, jos dialogi ei lähde soljumaan.
5. Nauttikaa pajasta ja keskustelkaa. Talous ei ole fiilis asia, laskekaa budjetteja, hinnoitelkaa tarkasti, suunnitelkaa toiminnan jatkuvuutta ja ennakoikaa. 
6. Älkää enää olettako, selvittäkää ja tietäkää.

Ps. Apua on aina tarjolla, mutta sitä pitää pyytää.

Esseen innoitus ja motivaatio: Koskinen, I., Palonen, M. & Tiirola, S. 2021. Koettu 2018-2021. Matka Finlaysonin alueen ympäri Evisionin matkassa. Tampere.

Lähteet:

Eklund, I. & Kekkonen, H. 2016. Kannattavuuslaskennan taitajaksi. 1. painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Hakonen, M., Eklund, I. & Roos, M. 2017. Taloushallinnon taitajaksi. 7. uudistettu painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy. 

Jormakka, R. Koivusalo, K. Lappalainen, J. Niskanen, M. 2021. Laskentatoimi. 7.painos. Keuruu. Edita Publishing Oy

Jormakka, R., Koivusalo, K., Lappalainen, J. & Niskanen, M. 2015. Laskentatoimi. 4. uudistettu painos. Helsinki: Edita Publishing Oy.

Neilimo K. & Uusi-Rauva E. 2005. Johdon laskentatoimi. Helsinki: Edita Prima Oy.

Suomen tilintarkastajat ry. 2021. Taloushallinnon säädökset. Helsinki: ST-Aka- temia Oy

Tomperi, S. 2021. 5.painos. Käytännön kirjanpito. Keuruu: Otavan kirjapaino Oy

Viitala, J. 2006. Yrittäjän taloushallinnon perusteet. Jyväskylä. Gummerrus kirjapaino Oy

Yrityksen perustaminen. n.d. Arvonlisävero 2021. Ota arvonlisävero haltuun – lue selkokielinen ALV-opas. Verkkosivu. Luettu 17.9.2021 https://yrityksen-perustaminen.net/arvonlisavero/