Miltä tuntuu, kun pitkään valmisteltu tapahtuma perutaan?

Huhhuh, mitä fiiliksiä kevään aikana olen käynyt läpi. Kaikkia en ehkä vielä ole tunnistanut, mutta hämmennys, helpotus, harmi, ylpeys ja onnellisuus nyt ainakin on koettu. Olen yli vuoden tehnyt Pohjois-Helsingin partiolaisille ensimmäistä yhteistä kesäleiriä nimeltään Avara. 23.4.2020 teimme päätöksen perua leiri tulevalta kesältä vallitsevan koronaepidemian vuoksi.

Tilanne hämmentää, koska olemme tehneet töitä leirin eteen pitkään ja innolla varsinaista tapahtumaa odottaen. Tapahtumaa järjestäessä tuntuu, että kaikki kiteytyy itse tapahtumaan ja valmistelut pääsevät tositoimiin vasta h-hetkellä. Nyt olemmekin tilanteessa, ettei h-hetkeä tulekaan ja silti se tuntuu ainoalta oikealta ratkaisulta tässä tilanteessa. Onkin ollut mielenkiintoista nähdä, miten suhtaudumme ja toimimme, kun tapahtumaa ei tulekaan, mutta työtä on edelleen jatkettava projektin paketoimiseksi.

Syksyllä kriisiviestisuunnitelmaa läpikäytäessä muistan käyneeni läpi, mitä kaikkea leirillä voisikaan sattua ja mihin minun olisi hyvä henkisesti varautua. Silloin ei vielä käynyt mielessäkään, että joku estäisi leirin järjestämisen kokonaan. Kriisitilanteessa johtajan on ymmärrettävä kokonaiskuva tilanteesta ja osattava viestiä siitä ymmärrettävästi kaikille osapuolille. Kun johtaja hahmottaa kokonaiskuvan, hän pystyy pilkkomaan sen pienenpiin osiin ja johtaa tilannetta pienempien kokonaisuuksien kontrolloimisen kautta. (Nieppola, 2014, 15.)

Vaikka leirin peruuntuminen onkin ollut nyt odotettavissa jo jonkin aikaa, halusimme odottaa Suomen Partiolaisten ohjeistusta kesän leirien suhteen, jotta kaikki Pääkaupunkiseudun Partiolaisten alueleirit olisivat tasavertaisessa tilanteessa leirin järjestämisen suhteen.

Helpotusta tunnen siitä, että teimme päätöksen leirin perumisesta nopeasti ja hyvissä ajoin. Olimme leirinjohtajaparini kanssa päätöksestä alusta alkaen samaa mieltä ja olimme osanneet varautua siihen. Helpottavaa oli myös saada tukea ja tietoa Pääkaupunkiseudun Partiolaisilta pitkin kevättä. Pidimme myös yhteyttä muiden vastaavien Helsingin alueen leirien johtajiin ja oli helpottavaa tietää muidenkin suhtautuvan tilanteeseen samalla tavalla. Avaraa on ollut johtamassa yhdeksän hengen johtotiimi ja saimme koko tiimin johtamaan tilannetta nopeasti ja hyvällä otteella. Onneksemme emme olleet ehtineet tekemään vielä suuria hankintoja leiriä varten eikä oikeastaan mikään työ ole ollut turhaa. Tuntui hyvältä saada hyvissä ajoin tieto kaikille leirin tekijöille leirin peruuntumisesta, sillä tuskallisinta oli pohtia, järjestetäänköhän leiriä vai ei.

Tilanne harmittaa, koska olin totta kai odottanut varsinaista leiriviikkoa todella paljon. Olin odottanut uudenlaista johtamiskokemusta, joka tuntui jännittävältä ja vaativalta. Olisin halunnut päästä haastamaan itseäni ja saada kokemuksen viikon kestävästä jatkuvasta vastuunkannosta tapahtumassa, jossa tilanteet muuttuvat koko ajan eikä kaikkeen olla voitu varautua. Ennen kaikkea harmittaa ahkeroiden tekijöiden puolesta. He ovat tehneet pitkään hommia ja tuntuu, että leiri olisi ollut kiitos kaikesta tehdystä työstä, mutta nyt se jää kokematta. Tämä on kuitenkin jo kokemuksena antanut paljon, ja aiomme säästää kaikki leiriä varten tehdyt valmistelut, jotta voimme hyödyntää niitä tulevissa tapahtumissa myöhemmin. En halua kenenkään tuntevan, että tehty työ olisi ollut turhaa. Olemme oppineet valtavasti ja tehty työ paketoidaan visusti talteen, jotta tulevia leirejä tehdessä Avaran opit pääsevät loistamaan.

Myös ilmoittautuneiden puolesta leirin peruuntuminen harmittaa. Koronaepidemia on muuttanut jokaisen arkea ja tiedän, että leiri olisi ollut kaivattu piristys pitkän etäopiskelun jälkeen. Olisi ollut ihanaa järjestää viikon mittainen pakomatka arjesta metsään leikkimään ja olemaan yhdessä. Leirin peruuntuminen harmittaa myös siksi, että alueleirin järjestäminen oli alueellemme iso askel kohti parempaa yhteistyötä. Ei ollut ihan helppoa järjestää kahdeksan lippukunnan yhteistä tapahtumaa siten, että kaikki lippukunnat kokisivat leirin omakseen. Avara olisi ollut hyvä aloitus yhteisille leireille. Toivotaan, että vastaava leiri päästään järjestämään ja kokemaan ennemmin tai myöhemmin.

Juuri siksi, että yhteistyö on alueellamme uutta, olen erittäin ylpeä tähänastisista saavutuksistamme. On ihanaa, että yhteinen leiri ylipäätään haluttiin ja tekijöitä löytyi valtavasti. Avaraa oli tekemässä jo noin 50 johtajaikäistä partiolaista erikokoisissa vastuutehtävissä. Se on mielestäni harvinaisen paljon. Halusimme ottaa projektiin mukaan kaikki innokkaat tekijät, vaikka tehtävät olisivat olleet hoidettavissa paljon pienemmälläkin kokoonpanolla. Halusimme ottaa kaiken hyödyn irti tästä harvinaisesta projektista tarjoamalla mahdollisimman monelle kokemuksen uusien ihmisten kanssa työskentelystä ja uudenlaisista partiotehtävistä. Kun järjestetään isommalle kokoonpanolle tavallista yhden lippukunnan leiriä isompaa tapahtumaa, on tarjolla paljon monipuolisemmin hoidettavia asioita. Halusin tämän leirin olevan mahdollisuus kurkistaa hieman isomman tapahtuman järjestämiseen, jotta mahdollisimman moni saisi ensimmäisen kosketuksen oman lippukunnan ulkopuolisista partiotehtävistä ja innostuisi jatkossakin rohkeammin erilaisiin projekteihin mukaan.

Ylpeyttä aiheuttaa myös huimat yli 400 ilmoittautunutta. Ilmoittautumisaika oli käynnissä juuri koronaepidemian alkuaikoina, mikä aiheutti monelle epäröintiä osallistumishalukkuuden suhteen. Päätös leirin perumisesta tehtiin ilmoittautumisajan aikana, joten emme tiedä, olisiko ilmoittautumisia tullut vieläkin enemmän, jos leiriä ei olisi peruttu. Toisaalta emme myöskään tiedä, olisiko ilmoittautuneet halunneet lähempänä leirin perua ilmoittautumiensa koronaepidemiasta johtuen. Olisikin kiinnostavaa nähdä, paljonko esimerkiksi vuoden päästä saisimme vastaavalle leirille ilmoittautujia. Ehkä vuoden päästä on vieläkin suurempi into leireilyyn, kun tämän kesän isot leirit on peruttu.

Olen ylpeä tämän projektin johtamisesta. Meillä on ollut mahtava ydinporukka johtamassa uutta tapahtumaa ja edistämässä alueen lippukuntien välistä yhteistyötä. Vertaan tässä projektissa lippukuntia asiakkaiksi ja Avaran johtoyhdeksikköä projektitiimiksi. Projektitiimissä on jaettu vastuualueet alusta alkaen selkeästi ja olemme luottaneet toistemme toimintaan. Olemme ottaneet asiakkaiden eli lippukuntien toiveet, pelot ja odotukset hyvin huomioon vierailemalla jokaisen lippukunnan luona juttelemassa. Lisäksi olemme järjestäneet yhteisiä avoimia info- ja projektintyöstämisiltoja, joihin kaikki leiristä kiinnostuneet ovat voineet tulla kuulemaan Avaran kuulumisia ja osallistumaan leirin tekemiseen halutessaan vain yhdeksi illaksi.

Onnellisuutta tunnen kokemuksesta kokonaisuudessaan. Olen tutustunut mielettömän taitaviin ja mukaviin ihmisiin, oppinut tapahtumajärjestämisestä ja johtamisesta. Olen onnellinen, että uskalsin ottaa leirinjohtajan roolin, vaikka se pelottikin. Tässä vaiheessa tuntuu, että tämä oli juuri oikea seuraava askel minulle johtajana ja partiolaisena. Koen hallinneeni roolini hyvin. En ole tehnyt tittelistä liian suurta numeroa, tällä tarkoitan lähinnä oman pääni sisäistä ajattelua, tai vaatinut itseltäni roolin suhteen liikaa. Olen pyytänyt palautetta ja kehittänyt toimintaani sen avulla. Erityisen innoissani olen, jos leiri siirretään vuodella ja pääsemme viemään oppimamme jo pian käytäntöön. Saisimme tilaisuuden tehdä asioita saman tien paremmin niin tahtoessamme. Se olisi harvinainen mahdollisuus yksittäistä tapahtumaa järjestettäessä.

Millaista johtamista Avara vaatii nyt?

Johtajina meidän on nyt osattava pitää kaikki osapuolet tietoisina ja ajan tasalla. Tässä tilanteessa tulee testattua, kuinka hyvin viestintämme toimii. Heti perumispäätöksen tehtyämme tiedotimme päätöksestä tekijöitä, ilmoittautuneita, leirin tilanneita lippukuntia, muita vastaavia leirejä ja kerroimme päätöksestämme yleisesti kaikissa tiedotuskanavissamme. Tapasimme samalla viikolla kaikkien lippukuntien edustajat ja annoimme mahdollisuuden kommentoida päätöstä. On tuntunut tärkeältä antaa tilaa kertoa peruuntumisen aiheuttamia fiiliksiä.

Seuraavaksi on vielä hoidettava käytännön asioita esimerkiksi tapahtuman talouteen liittyen, dokumentoitava opit ja kaikki tehdyt materiaalit talteen ja kerättävä palautetta tekijöiltä, lippukunnilta sekä ilmoittautuneilta. Toivottavasti pian olisi myös suotavaa kokoontua koko tekijäporukan voimin fiilistelemään projektia yhdessä. Emme ole ehkä ehtineet tiimiytyä vielä tarpeeksi hyvin koko porukan kanssa, joten olisi ihanaa päästä viimeistään nyt juttelemaan, millaiseksi kukin on yhteistyön kokenut. On tärkeää saada kiitettyä jokaista tekijää ja kuulla palautetta. Jokaisen tekijän kanssa käydään projektin lopussa kahdenkeskiset keskustelut lähijohtajan ja tekijän kesken. Vastaavat keskustelut on käyty projektin alussa ja mahdollisesti jo kerran kesken projektin. Keskustelujen tavoitteena on tarkastella yksilön kehitystä, tyytyväisyyttä omaan ja muiden panokseen, kuulla huolia ja toiveita, sparrata, antaa palautetta molemmin puolin ja mahdollistaa rauhallinen hetki tarkastella projektia jokaisen näkökulmasta.

Millaista palautetta keräämme?

Haluamme saada kaikilta osapuolilta arvokasta tietoa toimintamme sujuvuudesta. Keräämme palautetta viestinnästä, jotta tiedämme, mitkä kanavat viestinnässä toimivat. Haluamme myös tietää, onko viestintämme ollut riittävää, selkeää ja helposti saatavilla. Haluamme tietää, miten kukin osapuoli on roolinsa kokenut. Onko jokaista kuultu tarpeeksi? Onko koettu voivansa vaikuttaa leirin ratkaisuihin? Tekijöiltä haluamme kuulla, millaiseksi projektin johtaminen on koettu ja millainen kokemus projektista jää. Ilmoittautuneilta toivomme saavamme tietoa siitä, mikä sai ilmoittautumaan leirille, mistä tietoa leiristä koki saavansa parhaiten ja mitä olisi tapahtumalta eniten odottanut.

Tällä hetkellä odotamme lippukuntien yhteistä päätöstä leirin siirtämisestä. Olemme ehdottaneet lippukuntien keskustelevan alueleirin siirtämisestä vuodella kesälle 2021. Kun keskustelut siirrosta on käyty ja päätös on selvillä, tiedämme, miten projekti vielä osaltamme jatkuu. Jos leiri siirtyy vuodella, alamme kartoittaa nykyisten tekijöiden kiinnostusta jatkaa projektissa ja pidämme tauon Avaran ahertamisesta. Jos leiriä ei järjestetä lainkaan, pidämme huolen, että leirin ideoinnista ja haaveilusta jää kaikille lippukunnille positiivinen kokemus ja raportoimme tekemästämme työstä kaikille lippukunnille.

LÄHTEET:

Nieppola, T. 2014. Johtaminen kriisitilanteessa – johtajan ominaisuudet poikkeustilassa. Pro gradu -tutkielma. Johtamisen ja kansainvälisen liiketoiminnan yksikkö. Taloustieteiden tiedekunta. Oulun yliopisto.