Pinkkunäyttö oli ja meni, mutta mitä siitä jäi käteen näin projektipäällikön näkökulmasta? Lottovoittaja Silvennoista lainatakseni ”no miten sen nyt sanois, kokemusta ja kai sitä on tänä päivänä vähän viisaampi, kun ennen”. Tätäpä tosiaan. Näyttö oli kieltämättä haastavampi, kuin osasi kuvitella. Takana painoi vielä myyntipäivät ja tarkempi aikataulu selvisi vasta edeltävänä päivänä. Itselläkään ei vastaavasta projektin vedosta ole juurikaan aikaisempaa kokemusta. Toki voidaan laskea tämä klassinen armeijan johtajakoulutus, mutta ehkä peilaisin kokemuksia tähän ennemmin järjestöpuolelta.

Kaikki mitä pystyi tekemään, oli runko. Runko sille, millä aikataululla tehdään ja mikä sopii universaalisti mille tahansa tehtävälle, tuli sieltä mitä vain. Näitä ei ollut juuri muu, kuin aikataulu, milloin ”kyseenalaistajat” lähtevät projektipäälliköiden kanssa pitämään kyselytuntia toimeksiantajan kanssa ja loppu porukka jää kootusti ideointipajaan käynnistämään aivonystyröitään. Esityksen työstön aloittamiseenkin voitiin laittaa alussa vain viitteellinen aikakehys. Toinen asia mitä voitiin tehdä, oli analysoida 24h:n tuotoksia ja olla jälkiviisaista niiden suhteen. Tämä tehtiinkin jo heti kyseistä koitosta seuraavassa pajassa. Kolmantena toimenpiteenä käytiin läpi ihmisten vahvuuksia ja mieltymyksiä, jotta voitiin saada molempiin tiimeihin raportin kirjoittajat, esittäjät, graafikot ja kyseenalaistajat. Nämä käytiin näyttöä edeltävänä päivänä pajassa, missä keskustelimme ja valmistauduimme koitokseen. Neuvona annoin ihmisille, että liikkuisivat hieman illalla, söisivät hyvin, joisivat hyvin, nukkuisivat vähintään 8 tuntia ja pakkaisivat eväät mukaan. Monesti nimittäin unohdetaan, kuinka suuri merkitys tallaisilla huoltotoimenpiteillä on seuraavan päivän jaksamiseen ja sitä tultaisiin tarvitsemaan. Lisäksi tiimin kanssa päädyttiin yhteisiin periaatteisiin ja ohjenuoriin, joihin tultiin 24h puinnin lopuksi ja ne kirjoitettiin varattuihin tiloihimme seinälle kaikkien näkyviin, jotta ne pysyisivät varmasti kaikkien mielessä. 4 kohdan ohjeistus oli seuraava:

1. Asetu täysin asiakkaan asemaan.
2. Oletukset minimiin: kysy ja varmista asiakkaalta asia.
3. Tehtävänannon tavoite niin kirkkaaksi, että ei ole epäselvyyksiä.
4. Konkreettinen tulos. Tulos, jota asiakas voi lähteä työstämään, vaikka seuraavana päivänä.

Molemmat projektipäälliköt oli valittu hyvissä ajoin, jolloin henkisesti pystyimme valmistautumaan koitokseen ja miettimään omia peliliikkeitämme. Itse mietin hieman millä tavoin johtaisin tulevaa sirkusta. Päädyin 3 pointtiin: delegoi, luota ja viesti.

Järjestöpuolella muistan kultaisen säännön, mitä yleensä puheenjohtajille jaettiin: ”Kun on delegoinut kaiken, voi suoriutua lopuista tehtävistään”, tämä tarkoittaa siis sitä, että vaikka kuinka antaisi muille tehtäväksi hommia, jottei itse tarvitsisi siihen käyttää resursseja, jää silti tehtävää niin paljon, että ne työllistävät aivan tarpeeksi. Tällöin saa myös eniten irti tiimistään ja saa kaikkien kyvyt käyttöön. Tähän linkittyy myös toinen kohta, eli luottamus.

Usein sanon, että ”miksi tehdä jotain itse, jos joku muu voi tehdä sen puolestasi paremmin”. Olimme käyneet aikaisemmin jakoja suunniteltaessa läpi kaikkien vahvuuksia. Näiden pohjalta oli helppo delegoida eri tehtäviä ihmisille, joidenka osaamisaluetta asia oli. Jaoin tehtäviä ihmisille ja luotin täysin heidän osaamiseensa ja siihen, että he osaavat asian paremmin, kuin kukaan muu siinä tiimissä. Omaksi tehtäväkseni jäi sparrata ja auttaa heitä näissä tehtävissä, sekä tietenkin viestiä.

Viestiminen on aina suuri haaste organisaatiosta riippumatta. Monesti sanotaankin, että viestinnän näkökulmasta katsottuna on kahdenlaisia tahoja: Niitä missä viestintä ontuu ja niitä missä se ei toimi ollenkaan. En usko, että kukaan on vielä tavannut mitään yhteisöä, missä toimisi täydellisesti sekä sisäinen- että ulkoinen viestintä. Tiimi siis jaettiin useampaan ryhmään, jotka lähtivät ideoinnin jälkeen työstämään jotain tiettyä osa-aluetta. Saman pöydän ääressä työskennellessä ja samaa jaettua tekstitiedostoa luodessa, ryhmän oma viestintä ja tiedonkulku olivat varmasti toimivaa, joten minun tehtäväksi jäi välittää viestiä ryhmien välillä. Oli tärkeää pitää kaikki jokseenkin ajan tasalla mitä missäkin ryhmässä tehtiin, sillä ne ohjasivat ja vaikuttivat koko raportin kokonaisuutta. Pidin yhteyttä paljon myös asiakkaaseen ja näin saimme rajattua todella laajaa tehtäväämme melkoisen hyvin ja lopputulos oli näin myös asiakasta tyydyttävä.

Viimeinen muttei vähäisin tehtäväni oli tiimin huolto. Kuten junnujen lätkäjoukkueessakin, valmentajan tehtävä on tukea ja pitää porukka kunnossa, jotta heistä saa kaiken tehon irti. Vein siis konkreettisesti ihmisille vettä ja kahvia, sekä tsemppasin ja loin hyvää fiilistä. Kuulostaa varmaan hölmöltä ja tarpeettomalta, mutta palautteen ja lopputuloksen pohjalta voin sanoa niiden olevan todella tärkeä osa johtamista.

Sitten jälkiviisastelu. Lopullinen arvosana oli 5. Kaikista muista osa-alueista saimme arvostelupaperiin arvosanaksi 5, paitsi esittelystä ja lopputuloksen rajauksesta arvosanaksi tuli 4. Esitys meni pahasti pieleen, sillä sitä ei ehditty harjoittelemaan ollenkaan ajan loppumisen takia. Raporttia taas kehuttiin todella paljon ja siitä kiitos kuuluu kyllä kirjoitustiimille, joka teki siitä selkeän ja helposti luettavan asettamalla jokaisen osion muotoon ”miksi teemme juuri näin?”. Tehtävän rajauksesta 4 arvosanan ymmärrän, koska tehtävä oli laaja. Alun perin toimeksiantajalla ei ollut muuta kuin tyhjä seinä ja halu saada näkyvyyttä, esimerkiksi joulukampanjalla. Lopulta saimme yhdessä tuumin toimeksiantajan kanssa tahtotilan tuottaa kokonaan digitaalisen markkinoinnin suunnitelman. Omasta mielestämme rajatumpi kokonaisuus ei olisi antanut toimeksiantajalle tarpeeksi apuvälineitä tavoitteen saavuttamiseksi, mutta selvästi olimme väärässä. Asiakas oli kuitenkin enemmän kuin tyytyväinen kokonaisuuteen. Kehuja tuli erityisesti juuri raportista, yhteydenpidosta ja kyselytunnista, joka sai hänet ajattelemaan asioita täysin uudella tavalla ja omien sanojensa mukaan vaikutti koko hänen päiväänsä. Tästä täytyy antaa täyden pisteet Hannu Lampiselle, joka todellakin haastoi toimeksiantajaa ja kysyi juuri oikeat kysymykset. Ilman Hannun aamuista onnistumista lopputulos olisi ollut todella erilainen.

Palautteen perusteella itse onnistuin koitoksesta vähintäänkin hyvin. Kehuja tuli rauhallisesta otteesta, organisointikyvystä, kiireettömyyden tunnun luomisesta ja hyvästä valmistelusta. Muutamaa onnistumistakin korostettiin, kuten ryhmien yhteistä koontia puolessa välissä heidän työskentelyään. Kehitysedotuksia tuli toki myös, kuten vielä enemmän tiedon välittämistä ja napakkuutta johtamiseen.

Parempaankin oltaisiin pystytty, mutta näytön luonne asetti todella haastavat olosuhteet, joten siinä mielessä olen tyytyväinen lopputulokseen. Tiimi teki aivan loistavaa työtä ja itsekin onnistuin omassa työssäni. Tästä oppineena on hyvä lähteä eteenpäin kohti uusia haasteita.