Tampere
21 Sep, Tuesday
1° C

Proakatemian esseepankki

Kuinka valmistautua tiimidiiliin?



Kirjoittanut: Caroliina Sievers - tiimistä Apaja.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Miten valmistautua tiimidiiliin?

Tiimidiili on koulumme Proakatemian vuotuinen kisa, jossa toimeksianto tulee valmentajien järjestämänä joko joltain ulkopuoliselta taholta tai sitten koulun sisältä.

Koulumme tiimit kilpailevat keskenään siitä, kuka ratkaisee toimeksiannon parhaiten parhaiten rajallisessa ajassa. Tiimidiili on yleensä yhden päivän mittainen. Toimeksianto annetaan kaikille tiimeille yhteisesti heti aamusta ja tuotos on määrä esitellä iltapäivällä, jonka jälkeen työt arvioidaan ja voittaja/jatkoon pääsijät saavat tiedon vielä samana päivänä.

 

Historiasta oppiminen – reflektointi

Lähdin rakentamaan tiimille valmistautumista päivään tutkimalla itse edellisen vuoden Miroa, jonne teimme etänä kaikki muistiinpanomme. Tässä kohtaa jo itse oivalsin kuinka tärkeä ja oivalluttava edellisen vuoden työprosessin tutkiminen oli. Näin etänä tiimi on tuntunut meillä hieman hajanaiselta ja muistot edellisvuoden kisasta olivat haudattuna – ei niin tärkeät muistettavat – osioon.

Mikäli ei ole tällaista mahdollisuutta tutkia edellisen vuoden työtapaa, voi myös käyttää jotain muuta vastaavaa prosessia, jossa koko tiimi on ollut osana. Tärkeintä tässä on havainnoida, missä tilanteessa tiimi on aiemmin ollut ja miten ja mihin suuntaan siitä on kehitytty. Riippuen tiimin tilanteesta ja sen hetkisistä haasteista, rakentuu sitten työtapakin ja välineet, joita tähän käytetään.

Edellisenä vuonna tiimimme paini selkeämmin tiimityöskentelyn nousevien kysymysten kanssa, joita oli muun muassa: Miten minut hyväksytään? Millaisena minut nähdään? Mitä minulta toivotaan? Teenkö tarpeeksi? Uskallanko sanoa ajatukseni ääneen? Loukkaanko jotakuta? Miten johdan toisia? Miten säilytän malttini? Miten löydän innostusta?

Tällöin teimme visuaalisen workshopin, jossa jokainen pääsi laittamaan post it lapuille toiveet ja pelot. Ryhmittelimme laput kokonaisuuksiksi ja kävimme dialogia näiden avulla. Tämä toimi hyvänä keskustelunavauksena. Määrittelimme myös yhdessä tavoitteen ja pohdimme miten aiemmin tuodut pelot voisi kuopata yhdessä. Lopuksi visualisoimme sen miltä voitto tuntuisi ja annoimme vielä jokaiselle erikseen henkilökohtaista chemppaavaa palautetta, jotta saisimme valjastettua jokaisen siihen oloon, että jokaisen panos olisi tärkeä ja toivottava.

Nyt kuitenkin tiimin tilanne oli eri kuin vuotta aiemmin. Kävimme toki yhdessä läpi viime vuoden valmistelun ja siitä toki heräsi hieman keskustelua, mutta enemmän keskityimme tutkimaan itse päivän kulkua. Oli kuitenkin tärkeää vilkaista edellisen vuoden suunnittelupohja, sillä se auttoi tiimiä näkemään kehityskaarta.

Edellisenä vuonna käytimme pohjaa, jonka olin ottanut yhdestä pohjastamme hackatonista, johon osallistuin. Se oli silloin oiva apu oivalluttamaan ongelman pohtimisen tärkeyden ja loi meille hyvät suuntaviivat, miten luovia päivä yhdessä tiiminä.

Tälle vuodelle emme kuitenkaan ottaneet yhtä raskasta työtapaa käyttöön. Viime vuonna kaikkien ollessa lähes jokaisessa työvaiheessa läsnä ja tuomalla siten panoksensa, uuvutti tapa meidät täysin eikä se ollut todellakaan tehokkain tapa työskennellä. Toki korostan, että silloin se oli meille oikea tapa lähteä ratkomaan ongelmaa, sillä silloin vielä emme oikein osanneet luottaa siihen, että tietyt vastuualueet ja tiimin jakaminen onnistuisi niin itse sisällön kuin viestimisen osalta.

 

Skenaarioajattelu sekä pohjan rakentaminen – tähtityökalu

Lähdimme rakentamaan runkoa tulevalle tiimidiilille ”perusrungon” kautta. Pohdimme, että lopputuloksena olisi joka tapauksena jonkinlainen pitch, johon liittyi presentaatio tai jokin raportti. Sijoitimme tämän aikajanan loppuun ja alkuun laitoimme ongelman.

Tämän jälkeen oli helppo alkaa miettimään välisteppejä, joita todennäköisesti tarvitsee maaliin päästäkseen. Pidimme tärkeänä, että koko tiimi olisi pohtimassa ongelmaa, jotta jokaiselle muodostuisi päivää varten selkeä kuva siitä, mitä lähdemme ratkomaan ja lisäksi dialogista olisi mahdollisuus nousta asioista, joita muutaman hengen voimin ei nousisi.

Tässä suunnittelimme käyttävämme post it lappuja, jotka ryhmitellään taas aihealueiden mukaan ja jotta ongelmaa saisi rajattua ja löydettyä tiimistä kokonaisvaltaisesti yhden pääpainon, johon keskittyä, olisi tarpeen käyttää Red Brick acceleratorista tuttua tähdittämistä. Tähdittäminen tapahtuu esimerkiksi siten, että jokaiselle tiimiläiselle annetaan kolme tähteä, jotka tulee sijoittaa eri kokonaisuuksien alle siten, mikä tuntuu tiimiläisestä tärkeimmältä. Kaikki kolme tähteä voi laittaa saman kategorian alle tai tähdet voi jakaa vaikka kolmeen eri paikkaan tai vastaavasti laittaa kaksi tähteä yhden kategorian alle ja vielä yhden sijoittaa muualle. Kolmen tähden tekniikassa hyvää on se, että jos tuntuu että kaksi suuntaa on tärkeitä, pystyy ääniään jakaa ja antaa toisellekin vaihtoehdolle kannatustaan. Mikäli tähtiä olisi vain kaksi annettavana, ei mielipide ero näiden kahden välillä tulisi näkyväksi.

Samaa tekniikkaa pystyy käyttämään monissa eri kohdissa isommalla porukalla työstäessä ratkaisuja. Tähdet voivat symbolisoida innostusta ja intuitiivista fiilistä. Lisäksi voidaan bisnesnäkökulmasta katsottuna käyttää euron merkkiä, joka symbolisoi sitä, mistä ajattelee, että tulee parhaiten rahaa ja kolmanneksi välineeksi voidaan lisätä sydän, joka ilmaisee omaa ”sydänprojektiaan”, että tämä aihe on itselle jollain tapaa hyvin tärkeä. Näiden summaa tarkastellessa voidaan nähdä kokonaisuutta siitä, mistä rahaa voisi tulla eniten ja missä taas ihmisten kiinnostus ja innostus menee. Siten ratkaisua voidaan pyöritellä ja miettiä miten näistä voisi tehdä kokonaisuutta.

 

Muita tärkeitä osa-alueita oli asiakasryhmä. Tähän liittyi unelma-asiakkaan määrittely, jossa yksi vaihe oli taustatyö: datan kerääminen ja validointi. Tämän jälkeen ratkaisuun syventyminen ja tehtävänantoon palaaminen, jotta varmistimme vastaavamme tutkittavaan kysymykseen. Tavoitteena oli tänä vuonna saada ratkaisussa konkretiaa ja selkeyttä tekemiseen. Olimme jakaneet vastuualueet ja päätimme työskennellä zoomissa, sillä huoneista pystyi hyvin hyppimään huoneesta toiseen tarvittaessa, jolloin tiedonkulku helpottui. Tänä vuonna uutena työkaluna vastuunjaon suhteen käytimme myös Belbinin tiimi- ja yksilöraporttia, jotka antavat laajaa tietoa niin yksittäisen tiimiläisen vahvuuksista kuin myös siitä, miten tietty porukka oletettavasti toimii keskenään riskien ja positiivisten tapojen suhteen.

 

https://grapepeople.fi/blogikirjoitus/mika-fasilitointimenetelma-kay-mihinkakin-tilanteeseen/

https://helda.helsinki.fi/bitstream/handle/10138/19910/tiedosta.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close