Svetlana Staaf ja Irina Klimova

Huonot suhteet työntekijöiden välissä, huono tiedon kulku, huono ilmapiiri – kaikki nämä ongelmat voi parantaa hyvän viestinnän kautta.

Useamman yrityksen henkilökunta kärsii siitä, että työpaikalla on huono ilmapiiri, mutta harvoin kukaan ymmärtää, että se johtuu juuri näistä ihmisista. Nykypäi-vänä ammatillinen koulutus ei ole riittävä pärjäämiseen tiimityöskentelyssä.

Kommunikointitaidoilla on todella suuri merkitys. Ihmiset valittaa päivästä toi-seen, että mikään ei toimi, mutta kukaan ei ymmärrä, mistä se johtuu. He keskit-tyvät asioihin, joihin eivät voi vaikuttaa eivätkään voi hallita. Tämä saa aikaan syyttäviä asenteita, negatiivistä ajattelutapaa ja yhä voimistuvan tunteen, että heitä kohdellaan kaltoin.

Viestintä työpaikalla on tärkein työkalu, jonka avulla ihmiset ymmärtävät toisiaan, saavat tarpeeksi tietoa ja informaatiota kaikesta, mitä ympärillä tapahtuu. Jostain syystä nimenomaan liian vähäinen ja epäselkeä viestintä on se, joka aiheuttaa ymmärtämisvaikeuksia ja erimielisyyksiä. Yleensä viestinnän lähettäjä on esi-mies. Hän päättää siitä, millaista tietoa kulkee toisesta toiseen ja pystyy vaikutta-maan siihen. Hän pystyy myös kouluttamaan henkilökuntaa ymmärtämään asi-oita oikein ja parantaa kommunnikaatiota.

Useamman työpaikan johtajien hallintokeinot ovat vanhanaikaisia. Yleensä työ-moraalia ja työtehokkuutta yritetään parantaa pitämällä henkilökuntaa kokoaikai-sessa peloissa ja stressissä, että mikäli työntekijä ei tee työtä hyvin, hän saa pot-kun. Nykyaikana ihmiset eivät työskentele samassa paikassa monta vuotta. Kai-ken lisäksi mediassa ihmisille suositellaan vaihtamaan työpaikkoja jopa viiden vuoden välein. Siitä on tullut uusi trendi. Sen takia ihmiset eivät enää pelkää läh-teä pois. Ne hyppäävät paikasta toiseen ja ovat aina valmiina lähtemään, jos työ-paikka ei tunnu hyvältä. Eli nykypäivänä on jopa vaikeampaa pitää samaa henki-löä paikallaan kuin ennen, ja vanhat keinot evät enää toimi.

Hyvällä viestinnällä pystyy motivoimaan ihmisiä ja jopa antamaan lisää itsevar-muutta. Sillä pystyy vähentämään myös työntekijöiden tekemiä virheitä, koska ihmiset oppii niistä hyvin, mutta jotkut virheet vovat olla liian kalliita työnantajalle.

Toisten ihmisten hyvä tulkinta auttaa rakentamaan hyviä suhteita. Siihen kannat-taa panostaa ja käyttää aikaa. Esimiehen tulee tutustua kunnolla jokaiseen työn-tekijään tai oppia lukemaan ihmisten personaallisuuksia, koska kaikki me olemme erilaisia, ja lähestymistavan tulee olla myös erilainen. Ihmiset, jotka työs-kentelevat samassa organisaatiossa ovat kuitenkin eri kehitystasolla. Ne ovat to-dennäköisesti eri ikäisiä ja kaikilla on erilainen tausta. Joillakin on todella hyvät kommunikointtitaidot ja toisilla on koko ajan erimielisyyksiä esimiehen ja muiden työntovereiden kanssa. Jotkut panostavat työhön silloin kun muilla ei ole yhtään motivaatiota. Mistä tämä jouhtuu?

Minä tulin siihen päätökseen, että suurin osa ongelmia johtuu esimiehen päte-mättömyydestä, liian vähäisestä nykyaikaisen koulutuksen puutteesta.

Olen ottanut lähteeksi todella hyvän kirjan, jonka nimi on ”Tie menestykseen, tai 7 toimintatapaa henkilökohtaiseen kasvuun ja muutokseen”. Se kertoo konkreet-tisista toimintatavoista, jotka jokaisen esimiehen ja työntekijän tulisi käyttää.

Kuin aiemmin oli sanottu, suullisen viestinnän ongelmat ovat todella yleisiä ja suurin osa tulee esimieheltä. Tässä osassa minä kerron muutamasta toimintata-vasta, jotka tarjoaa meille Stephen R. Covey hänen kirjassa. Otan esimerkiksi neljä parasta toimintatapaa, jotka ovat mielestäni kaikesta tärkeimpiä.

1. Ole Proaktiivinen

Tämä toimintatapa on fiksusta vuorovaikutuksesta muiden kanssa. Ihmisillä on kykyä pohtia ja tutkia omia tunteita, mitkä eroavat meitä eläimiltä. Proaktiivisuus tarkoittaa perimmältään aktiivisuutta ja aloitteellisuutta muuta lisäksi sitä, että olemme ihmisinä vastuussa omasta elämästämme. Ihmisen kayttaytyminen riip-puu hänen päätöksistään, ei hänen olosuhteistaan. Hän voi alistaa tunteensa ar-voilleen. Hän voi itse päättää ja ottaa vastuuta siitä, mitä hänelle tapahtuu. (Stephen R. Covey. Tie menestykseen. Gummerus kirjapaino Oy 2008. sivu 77.)

Proaktiivistä ihmistä erottaa kielenkäytön ilmaisu ja asenne. Hän hallitsee tunteita ja valitsee itse reaktion tilanteisiin. Hän ei ole riippuvainen olosuhteista vaan toi-mii omien arvojen mukaansa. Coveyn mielestä päättäessämme reaktiostamme tiettyihin olosuhteisiin pystymme merkittävästi vaikuttamaan niihin. Hän vahvasti uskoo, että jos ihminen keskityy ensinnäkin siihen, mihin hän pystyy vaikutta-maan, hänen vaikutuspiiri kasvaa.

Esimerkiksi kun työntekijä valittaa koko ajan, ettei ole motivaatiota tehdä töitä, koska palkka on liian pieni, hän ei välttämättä pysty vaikuttamaan tähän. Mutta jos hänelle on todella tärkeää tehdä työtä hyvin ja laadukkaasti, hän pystyy vai-kuttamaan siihen ja keskittyä työn parantamiseen. Hyvän työntekijän vaikutuspiiri alkaa kasvaa. Se voisi näkyä esimerkiksi urakasvussa, ja hänen palkka todennä-köisesti alkaa kasvamaan.

Esimies ei pysty esimerkiksi pakottamaan ihmisia tekemään töitä sairaana otta-matta sairauslomia, mutta hän pystyy tarjoamaan parempia olosuhteita ja työter-veyttä ja sitä kautta vähentämään sairauslomatapauksia.

2. Aloita tavoite mielessäsi

Toinen toimintatapa on siitä, että ennen kuin aloitat jotain tekemistä, sinun täytyy luoda mieleen tarkan kuvan lopputuloksesta mihin sinä yritän päästä.

Kuten edellä esitin, proaktiivisuus perustuu ihmisen ainutlaatuiseen kykyyn olla tietoinen itsestään. Kaksi muuta ainutlaatuista lahjamme, joiden ansiosta pys-tymme laajentamaan proaktiivisuuttamme ja omaksumaan leadership-ajattelun henkilökohtaisessa elämässämme, ovat mielikuvitus ja omatunto. (Stephen R. Covey. Sivu 109.)

Näiden työkalujen ansiosta ihminen pystyy muuttamaan asennetta ja vanhaa ajattelutapaa. Joskus ihmisen asenne on ristiriidassa arvojen ja periaatteiden kanssa. Jos asenne on väärä, se ei valitettavasti vie ihmistä sinne, missä hän haluaisi olla, vaan se hidastaa kehitysprosessia.

Työntekijoiden tehokkuutta voi parantaa muuttaamalla asennetta. Uskon, että sa-malla paranee myös yhteishenki ja ilmapiiri.

Valitettavasti kaikki ihmiset eivät osaa eikä haluaa analysoida omaa elämää. He eivät halua ajatella miksi he ovat tällä hetkellä juuri tässä pisteessä. Jos minä olisin esimies, haluaisin pitää yhteisiä keskusteluja vain sitä varten, että jokainen ymmärtää omaa tärkeänsä roolia ja omia tavoitteita.

3. Yritä ensin ymmärtää, sitten tulla ymmäretyksi ja tähtää siihen, että kumpikin voittaa

Nämä kaksi toimintatapaa, joita tarjoaa meille Stephen Covey ovat todella tär-keitä jokaisessa tiimityöskentelyssä. Todella usein ristiriitoja syntyy silloin, kun yhteisymmärrys puuttuu. Aina helpompi syyttää toista, että hän toimii väärin, kuin ymmärtää miksi hän tekee juuri näin. Jos ihminen haluaa päästää toivomaan tu-lokseen vuorovaikutuksessa jonkun kanssa, hänen täytyy ensin ymmärtää sitä.

Monissa tilanteissa esimies syyttää työntekijää, ettei hän panosta työhön sata-prosenttisesti, mutta tämä esimies ei edes kysy miksi hän käyttäytyy niin. Mieles-täni tähän voi autta edellinen toimintatapa, mikäli ei löydy heti tarkkaa syytä.

Omasta kokemuksesta voisin sanoa, että olin pitkän ajan masentunut työpaikalla, siitä, etten pystynyt siellä kehittymään ja toteuttamaan itseääni. Vaikka yritin ker-toa siitä, muttei esimies halunnut ymmärtää, mitä minä oikeasti tarvitsen, että te-kisin työtä suurella intohimolla. Minä koen, että myös esimies on menettänyt pal-jon, kun ei tarjonnut minulle sitä, mitä tarvitsin. En pystynyt käyttämään omaa potentiaalia sataprosenttisesti ja näyttää, millainen oikeasti olen. Hän ei ymmär-tänyt, että minun väärä asenne ei johdu siitä, että haluan pois, vaan siitä etten saa mitä haluan, vaikka se olisi tuottanut työnantajalle enemmän voittoa!

Viimeinen toimintatapa kertoo nimenomaan siitä, miten toimia, että jokainen olisi voittossa. ”Kumpikin voittaa” -periaatteen sisäistänyt ihminen tähtää niin älylli-sesti kuin emotionaalisesti aina siihen, että kaikessa vuorovaikutuksessa kumpi-kin osapuoli hyötyy. (Stephen R. Covey. Sivu 2018.) Näin syntyy yhteistyö. Se tarkoittaa käytännössä myös sitä, että eri tilanteissa ei ole voittaajaa tai hävijää, vaan on löydettävä kaikille sopiva ratkaisu, eikä se välttämättä ole kompromissi.

Työntekijöiden kesken oleva kilpailu, on sellaisen ajattelutavan ja toiminnan vas-takohta. Esimerkiksi monet esimiehet yrittävät palkita jotenkin parasta työnteki-jää, eikä keskity yhteishenkiin. Ongelma on siinä ettei ihmisia arvostella sen mu-kaan, millaiset kyvyt heillä on tai miten tehokkaasti he hyödyntävät niitä. Heitä arvostellaan vertailemalla muihin. Jokainen haluaa olla parempi ja todellakin se antaa mahdollisuuden selviytyä hankalasta tilanteesta ja pärjätä evoluutiossa, mutta siitä ei synny synergiaa. Se ei tuota tulosta, jota jokainen työnantaja yrittää saada.

Eli pääpointi mitä haluaisin saada tästä esiin on se, että jokaisen esimiehen kan-nattaa oppia kuuntelemaan työntekijöitä, ja sen jälkeen toimia niin, että myös työntekijöille olisi hyötyä tästä työstä. Mitä enemmän hyötyä he saavat, sitä pa-rempi on tulos.

Esimiehen toiminta on hyvä esimerkki muille, mutta usen hän haluaa vain olla parempi kuin muut. Se aiheuttaa sisäistä kilpailua, koska muutkin haluavat olla parempia ja miellyttää esimiestä. Esimerkiksi äiti, ei haluaa koskaan olla omia lapsia parempi, vaan kasvattaa, opettaa ja uhrautua niiden puolesta. Hän haluaa, että hänen lapset olisivat parempia, kuin hän. Tämä on mielestäni oikea asenne.

”Idiootit ympärilläni”- on todella hyvä kirja, joka kertoo siitä miksi ihmiset ovat niin sosiaalisesti erilaisia. Joskus on niin vaikeaa ymmärtää toista, mutta Thomas Erikson on sitä mieltä, että ennen kuin sinä ymmärät toista, sinun täytyy ymmär-tää itseään. Joskus ihmiset ei hyväksy tätä erilaisuutta eikä näe toisten potenti-aalia. Mutta ymmärttämällä itseään, sinä tajuat mistä erimielisyys johtuu ja miten sitä voi käyttää hyödykseen.

”Autat ihmisiä ymmärtämään viestiäsi luomalla turvallisen viestintäympäristön heidän ehdoillaan. Hyvän viestijän tunnistaa joustavuudesta ja kyvystä tulkita muiden ihmisten tarpeita” – Thomas Erikson.

Työpaikkalla ei ole helppoa luoda hyvää ilmapiiria. Se on jokaisen tiimin jäsenen kovaa työtä. Olen sitä mieltä, että nykypäivänä työnantajan kannattaa tarjota myös tällaisia työkaluja ja koulutusta sekä esimiehelle, että työntekijöille.

Valitettavasti, kaikki ihmiset eivät välttämättä ajattele asiasta tästä näkökulmasta. Jos tässä maailmassa on olemassa sellaisia uudenlaisia keinoja, miksi ei käyt-täisi niitä yleisesti? Tämä on osa meidän jokapäiväistä ja elämää. Sosiaaliset tai-dot, oikeanlainen suullinen viestintä ja kielenkäyttö tuovat jokaiselle hyvää tulosta työpaikalla ja vievät ihmistä eteenpäin.