Aluksi 

Revenan Hr & oppimistiimin yhtenä tavoitteena oli kehittää jäsentensä tietotaitoa erilaisten Hr-työhön liittyvien aiheiden ympärille. Oppimisväylinä käytimme pajamuotoisia palavereita sekä itsenäisesti opitun tiedon jakamista näissä palavereissa. Yhdeksi oppimiskeinoksi päätimme ottaa soluesseen. Tässä esseessä paneudumme tarkemmin rekrytointiin. Tavoitteenamme on selvittää miten onnistua rekrytointiprosessissa. Käsittelemme mitä rekrytointi vaatii – esimerkiksi kuinka paljon työntekijän palkkaaminen yritykselle maksaa – sekä itse työhaastattelutilannetta ja tämän jälkeistä aikaa, perehdytystä.   

 

Paljonko kuluja yhdestä työntekijästä koituu yritykselle 

Ennen uuden työntekijän palkkaamista on hyvä perehtyä hieman niihin kuluihin mitä työnantajalle tästä koituu. Sillä, jos työntekijä tienaa kuukaudessa 2000€, on todelliset kustannukset työnantajalle lähempänä 3000€/kk, riippuen toki toimialasta. Hyvänä nyrkkisääntönä on pitää, että työntekijän palkka tulisi kertoa 1,5 jotta saadaan todelliset kustannukset selville. 

Mistä työntekijän palkka kustannukset sitten koostuvat, että se pitäisi kertoa 1,5. Kulut muodostuvat bruttopalkan lisäksi kolmesta osasta: palkan sivukuluista, loma-ajan kuluista ja kiinteistä kuluista. Se mistä kulut muodostuvat, on hyvä ymmärtää, kuitenkaan kaikkea ei tarvitse muistaa ulkoa vaan työntekijää palkatessa onkin hyvä idea hyödyntää netistä löytyviä palkkalaskureita, kuten https://www.yrittajat.fi/palkkalaskuri. Myös yrityksen oma kirjanpitäjä on hyvä ottaa tueksi, kun suunnittelet ensimmäisen työntekijän palkkausta, sillä hän varmasti osaa neuvoa. 

Palkan sivukulut 

Työeläke-, sosiaaliturva- ja työttömyysvakuutusmaksu sekä tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksu. 

Työeläkevakuutus eli TyEL-vakuutus kerryttää nimensä mukaisesti työntekijälle eläkettä. Jokainen työsuhteessa oleva työntekijä on vakuutettava TyEL:ssä riippumatta kansalaisuudesta, työntekijöiden määrästä tai siitä onko työntekijä osa- tai kokoaikainen. Työnantaja maksaa maksusta keskimäärin 16,95 prosenttia ja työntekijä loput.  

Tapaturmavakuutuksella turvataan edunsaaminen työtapaturman tai ammattitaudin sattuessa ja työnantaja huolehtii siitä kokonaan. Tapaturmavakuutusmaksun suuruus vaihtelee 0,1 ja 7 prosentin välillä muun muassa työn vaarallisuuden mukaan.  

Työttömyysvakuutusmaksulla kerätään turvaa työttömyyden varalle. Sillä kustannetaan esimerkiksi työttömyyspäivärahoja ja työttömyyden ajalta maksettavaa eläkettä. Palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu on 1,40 prosenttia palkasta vuonna 2021.  

Ryhmähenkivakuutus otetaan yleensä samassa paketissa tapaturmavakuutuksen kanssa ja sekin on lakisääteinen vakuutus. Vakuutusmaksun suuruus on 0,07 prosenttia palkoista ja sen maksaa kokonaan työnantaja. 

Loma-ajan kulut 

Työntekijälle kertyy työsuhteessa kuukausittain lomapäiviä. Kun pitää lomaa, niin saa lomapäiviltä loma-ajan palkkana normaalin palkkatasonsa verran palkkaa. Työehtosopimuksissa on lisäksi yleensä lomaraha, joka maksetaan lomapalkan yhteydessä. Lomaraha on yleensä 50% lomapalkasta. Eli käytännössä työnantaja maksaa vuodessa n. 12,5 kk:n palkan. 

Kiinteät kulut 

Kiinteisiin kuluihin lukeutuvat mm työvälineiden ja työvaatteiden hankinta työntekijää varten, myös kirjanpito kulut lisääntyvät. Jokaisen työnantajan on myös tarjottava työntekijöilleen työterveys. Kaikilla työnantajilla, joilla on yksikin työntekijä, on lakisääteinen velvoite järjestää työntekijöilleen työterveyshuolto riippumatta työsuhteen kestosta.  

Kun olemme työnantajina kartoittaneet tilanne siitä, kuinka paljon työntekijä maksaa pitäisikin sitten miettiä, paljonko työntekijän pitäisi yritykselle tuottaa, jotta palkkaaminen edes on mahdollista. 
 

Jos työntekijästä koituvat todelliset kustannukset ovat aiemmassa esimerkissä mainitut 3000 euroa kuukaudessa, vähintään tämän verran myyntikatetta (eli myyntivoittoa) hänen pitäisi yritykselle kerryttää, jotta palkka saataisiin maksettua ilman että yritykselle aiheutuu tappiota. 

Kuinka paljon lisämyyntiä tämä sitten tarkoittaa kuukaudessa? Vastaus riippuu yrityksen myyntikateprosentista, joka voi vaihdella paljon toimialan mukaan. 

Millainen on hyvä työpaikkailmoitus 

Hyvä työpaikkailmoitus alkaa selkeällä otsikolla. Mieti kenelle haluat kohdistaa ilmoituksen, millä hakusanoilla hän hakisi tätä paikkaa? Esimerkiksi työnantaja 1:sellä ilmoituksen otsikko on ”aputyöntekijä kiinteistöalalle” ja työnantaja 2:sella on ”kiinteistönhuoltohenkilö”. On epätodennäköisempää, että työnhakijat osaavat hakea aputyöntekijä nimellä kuin yleisellä työnimikkeellä. 

Seuraavaksi tärkein on herättää työnhakijan mielenkiinto tiiviillä esittelytekstillä. Tämä auttaa työnhakijaa arvioimaan nopeasti, onko kyseessä työnhakijan kannalta sopiva ja kiinnostava työpaikka. Tämä toimii myös mielenkiinnon herättäjänä ja houkuttelee työnhakijaa lukemaan koko ilmoituksen. 

Tämän jälkeen kerro minkälaista henkilöä tehtävään haet. Muista pitää ilmoituksesi hakijakeskeisenä, mieti mitä taitoja, pätevyyttä tai ominaisuuksia toivot työnhakijalta? Ole toiveidesi suhteen selkeä ja pyri tuomaan konkretiaa ilmoitukseesi. Työnhakijat ottavat usein kirjaimellisesti työpaikkailmoituksessa esitetyt toiveet/vaatimukset ja sanavalintasi voi vaikuttaa työhakemusten määrään dramaattisesti. Esimerkiksi jos kirjaat ilmoitukseesi ”työntekijältä vaaditaan hyviä sosiaalisia taitoja” – kerro myös miksi.  Palkan lisäksi työnhakijoita kiinnostavat myös muut palkitsemiseen liittyvät tiedot ja yrityksesi henkilökunnalleen tarjoamat edut. Pystyykö yrityksesi tarjoamaan jotain sellaista, mihin kilpailijat eivät pysty? Palkitsemisen ei tarvitse aina olla rahaan liittyvää. Työterveys, lasten päivähoito, parkkipaikka, autoetu, liikunnan tukeminen, virkistyspäivät jne. ovat työnhakijaa kiinnostavia etuja. 

Olet nyt kertonut, minkälaista työntekijää haet ja mitä sinä hänelle voit tarjota. Seuraavaksi siirry esittelemään yrityksesi. Millainen yrityksesi on? Jos yrityksesi ei ole tunnettu, kerro millaisella toimialalla toimitte ja millainen asemanne on toimialalla. Vältä yritysesittelyn kopiointia omilta kotisivuilta ja koita sitoa yritysesittelysi avoimeen työtehtävään. Älä yritä kertoa kaikkea yrityksestäsi: yli 80 prosenttia työnhakijoista etsii lisätietoa yrityksestäsi internetistä, mikäli he kiinnostuvat avoimesta työpaikastasi. 

Viimeiseksi kerro miten tehtävään haetaan sekä mitä kautta hakija voit kysyä lisätietoa tehtävästä. Muista merkata selkeästi hakemusten viimeinen vastaanottopäivä. Mikäli haluat, että hakija liittää hakemukseensa esim. palkkatoiveen ja CV:n, kerro se tässä. 

Työhaastattelu 

Oma kokemus rekrytoinnista 

Kukka kertoo aluksi omasta viimeisimmästä työhaastattelukokemuksesta: 

Alkuvuodesta sain Instagramiin viestiä, jossa minulta kysyttiin, haenko kesätöitä ja voisiko yrityksen rekrytoija soittaa minulle. Keskustelimme puhelimessa ja selvisi, että kyseessä oli myyntifirma. En itse ole enää kiinnostunut puhtaasta myyntityöstä, mutta sanoin että minuun voi olla yhteydessä, mikäli he tarvitsevat esimerkiksi tiiminvetäjiä. Sattumalta Tampereen tiiminvetäjä olikin juuri lopettamassa ja jatkoimme keskustelua tästä paikasta videopuhelun merkeissä. Puhelun seurauksena sovimme työhaastattelun rekrytoijan sekä yrityksen rekrytointipäällikön kanssa.  

Haastattelussa kävimme läpi työn kuvaa, esitimme kysymyksiä molemmin puolin. Kävimme myös läpi, miten toimisin tietyissä tilanteissa ja keskustelimme työn ulkopuolisista asioita. Sain kuvan, että henkilöstö on heille todella tärkeää ja rekrytointi tehdään huolella. Työhaastattelussa vierähti huomaamatta kaksi ja puoli tuntia. Aikataulutus syistä, jouduin kuitenkin hylkäämään työpaikan, mutta koen, että sain todella hyvät kontaktit yritykseen sekä annoin hyvän kuvan itsestäni heille. 

Työhaastattelussa oli hauska huomata muutamia haastattelu- ja rekrytointikeinoja, joita olin jo itse lukenut. Tämä sai kiinnostukseni kasvamaan työhaastattelua kohtaa. Mm. Patric Lencionin kirjassa Paras mahdollinen joukkuepelaaja, käydään hiukan läpi työhaastattelu tilanteita. Vaikka kirja auttaakin rekrytoijaa, on sen lukemisesta myös hyötyä hakijalle. Näin ollen pystyy varatumaan minkälaisia kysymyksiä voi eteen tulla. Haastattelussa rekrytoija kysyi minulta mm. miten ystävät ja tiimikaverini kuvailisivat minua? Kysymys mainittiin myös Lencionin kirjassa. Tämä voi kertoa haastattelijalle enemmän kuin, se mitä itse ajattelet itsestäsi. Myös suosittelijoita saatetaan kysyä, joten myös siksi on tärkeää kertoa todenmukaisesti millaisena työntekijänä muut sinut näkevät.  

Työhaastattelu 

’’Työhaastattelun tärkein tavoite on tehdä asianmukainen ja mahdollisimman ammattimainen henkilön arviointi. Haastattelussa tehtyjen havaintojen pohjalta haastattelija muodostaa arvion henkilöstä kohteena olevaa tehtävää tai uraa ajatellen’’ (Niittamo, 23). 

Tämä voi kuulostaa yksinkertaiselta, mutta on todellisuudessa kaikkea muuta. Haastattelijan on tärkeä haastattelun aikana pitää mielessä mihin työtehtävään hän haastattelee ja minkälaisia ominaisuuksia työ sekä kyseinen yritys vaatii ja tarvitsee työntekijältä. Koska kyseessä on sosiaalinen tapahtuma, voi keskustelu helposti ajautua sivuraiteille.  

Kirjassa esitellään kaksi erilaista päähaastattelutekniikka. Ensimmäinen ja yleisimmin käytetty on vapaamuotoinen haastattelu. Tällaisessa haastattelussa keskustelu etenee luonnollisesti sen suurempia ennakkosuunnitelmia. Keskiössä on spontaanius ja haastattelijan sekä hakijan välille syntyvä vuorovaikutus. Avointen vapaamuotoisten kysymysten kautta on mahdollista kartoittaa hakijan persoonallisuutta, ja peilata näin hänen sopivuuttaan työpaikalle. Vapaamuotoisesta haastattelusta löytyy myös muutamia epäkohtia. Maalikoiden on usein haastava arvioida toisen persoonallisuutta todenmukaisesti. Persoonallisuuden havaitsemiseen sekä arviointiin liittyviä virhelähteitä on tutkittu persoonallisuus- ja sosiaalipsykologissa paljon ja onkin todettu, ihmisillä on keskimäärin todella liian suuret luulot kyvystään arvioida toisen ihmisen persoonallisuutta. Vapaamuotoinen haastattelu voi siis päätyä vain intuition ohjaamaan palkkaukseen. (Niittamo, 29-30). 

Toinen kirjassa esitetty päätekniikka on jäsennelty haastattelu. Jäsennellyssä haastattelussa esitetään sarja työtä koskevia kysymyksiä. Useimmiten valitaan tietty haastattelurunko ja sitä käytetään kaikille haastateltaville. Näin ollen haastateltavilta kysytään kaikilta samat kysymykset ja ammattitaitoa voi olla helpompi arvioida kuin vapaamuotoisessa haastattelussa. Käytännössä haastateltavien välille syntyy vertailupohja, eikä sillä kuka haastattelee, ole suurta merkitystä lopputuloksen kannalta. Jäsennelty haastattelu vaatii kuitenkin haastattelijalta vahvaa perehtymistä sekä omaksumista käytettävään tekniikkaan. Jäsennelty haastattelun haasteena toimii sen kaavamaisuus. (Niittamo, 32) 

Kukan esittämä työhaastattelu oli selkeästi vapaamuotoinen. Kyseiseen työhön se oli sopiva, koska myyntityössä sekä myyntitiimin johtamisessa persoonallisuudella ja asenteella on merkitystä, eikä niinkään ammattitaidolla. Ennen haastattelua on tärkeä miettiä, kumpi haastattelutyyli palvelee työtehtävää enemmän. 

Nämä eivät kuulu työhaastatteluun 

Haastattelun tehtävänä on selvittää hakijan soveltuvuutta kyseiseen työtehtävään ja näin ollen kysymystenkin tulisi liittyä siihen. Työntekijä voi jättää vastaamatta kysymyksiin, jotka eivät ole millään tasolla oleellisia työnteon kannalta. Haastattelutilanne saattaa vaikuttaa niin, että haastateltavasta tuntuu, että hänen on vastattava kaikkiin kysymyksiin, ettei mahdollinen tuleva työpaikka vaarannu.  

’’Kysymyksiin esimerkiksi asepalveluksen suorittamisesta, uskonnosta, seksuaalisesta suuntautumisesta, alkoholin käytöstä tai poliittisesta vakaumuksesta ei siis tarvitse vastata. // Tasa-arvolain perusteella kiellettyjä haastattelukysymyksiä ovat esimerkiksi kysymykset raskaudesta, perhesuunnittelusta, lasten lukumäärästä ja lastenhoidon järjestämisestä.’’ (Duunitori.fi).  

Yllä oleviin kysymyksiin ei siis tarvitse haastattelutilanteessa vastata. Myöskään vastauksen asettamisen ’’vapaaehtoiseksi’’ ei tee kysymyksen kysymisestä sallittua.  

 

Perehdytys 

 ”Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan perehdyttämään työntekijän työhön, työolosuhteisiin, sekä työvälineiden oikeaan käyttöön ja turvallisiin työtapoihin.” TTK.FI 

Työhön perehdyttäminen antaa työntekijälle valmiudet työskennellä turvallisesti ja asianmukaisella tavalla niin työympäristössä kuin työyhteisössäkin. Asianmukainen perehdytys luo työntekijälle hyvän perustan ja antaa hänelle itsevarmuutta toimia työssään. Erityisen tärkeää on perehdyttää työuraansa aloittavat, nuoret työntekijät. Hyvällä perehdytyksellä voidaan ehkäistä työtapaturmia.  

Oma kokemus perehdyttäjän, sekä perehdytettävän roolista, Olivia 

Olen aiemmissa töissäni toiminut perehdyttäjänä, sekä ollut itse perehdytettävänä. Etenkin perehdytettävänä ollessani sain paljon oppia siitä, kuinka perehdytys kannattaa hoitaa. Näitä olen myöhemmin soveltanut toimiessani perehdyttäjän roolissa.  

Perehdyttäessäni uutta työntekijää olen pilkkonut perehdytyksen useampaan pieneen osaan, sillä olen itse kokenut sen selkeämmäksi kuin suuren informaatiotulvan ensimmäisenä työpäivänä. Jokainen varmasti muistaa, kuinka paljon uusi työpaikka, työtehtävät ja uudet työkaverit saattavat jännittää. En ainakaan itse ole muistanut aamun perehdytyksestä mitään enää iltapäivällä jännityksen takia. Olen myös kokenut, että on tärkeää saada uusi työntekijä jalkautettua osaksi työyhteisöä; näin jännitys häviää ja kukin voi olla oma itsensä, joka voi parhaimmillaan näkyä myös työn laadussa.  

Kuinka sitten olen perehdytyksen toteuttanut?  

Listasin alle kolme tärkeintä periaatetta, joita olen noudattanut perehdyttäessäni uutta työntekijää 

1. Yksi perehdyttää 

Useamman henkilön hoitaessa perehdytystä luvassa ei ole muuta kuin sillisalaatti. On toimivinta, että yksi ja sama henkilö hoitaa asianmukaisen perehdytyksen alusta loppuun asti. Näin kokonaisuus pysyy selkänä sekä perehdyttäjälle, että perehdytettävälle.  

1. Ajantaisainen perehdytyskansio 

Perehdytyskansioon olen koonnut ajantasaiset ohjeistukset, työnkivan sisällön, päiväkohtaiset työoheet, sekä tietoa yleisistä käytänteistä työpaikalla. Uuden työntekijän on helppo palata kansion sisältöön mieltään askarruttavissa kysymyksissä ja halutessaan ”opiskella” sen sisältöä. 

1. Oppiminen käytännön kautta 

• Kukaan ei opi ajamaan autoa pelkillä teoriatunneilla. Oppisitko siis itse uudet työtehtävät pelkästään kuuntelemalla, kun joku toinen kertoo, kuinka asiat heidän työyhteisössään hoituu? Nimenomaan. Työntekijän on helpointa päästä työhön kiinni kokeilemalla itse, jonkun avustaessa ja huolehtiessa että työ sujuu turvallisesti. 

1. Ole kärsivällinen 

• Jokainen meistä on omanlaisensa oppija, joka tarkoittaa, että oppiminen tapahtuu eri tahtiin. Vaikka työtahti työpaikoilla on usein hektinen, on tärkeää muistaa, että uusi työntekijä on vasta opettelemassa eikä kukaan ole seppä syntyessään.  

 

Mitä perehdytys pitää sisällään? 

Perehdytyksessä esimiehen tulee käydä läpi työsuhteeseen liittyvät asiat kuten työterveys, työaika, koeaika sekä palkkaus. Työntekijää on tärkeää opastaa työn ergonomisuuteen ja työtehtävien suorittamiseen turvallisesti. Työnantajan tulee näyttää työntekijälle mistä hän voi löytää ajantasaiset työturvallisuustiedotteet ja opasteet. 

Työsuhteeseen liittyvien asioiden jälkeen voidaan siirtyä itse työhön liittyviin asioihin. Työtehtäviin perehdyttäessä työntekijälle on syytä käydä läpi tehtävänkuva ja mitä se merkitsee työyhteisössä. Laitteiston ja välineistö yksityiskohtainen ja huolellinen esittely vähentää työtapaturmien riskiä. Perehdytystä on syytä jatkaa työnteon yhteydessä, jotta uusi työntekijä oppii kuinka asiat sujuvat käytännössä. Työntekijää kannattaa rohkaista tuomaan uusia kehitysideoita esiin: tuoreilla silmillä epäkohtia on helpompi huomata! Vaikka perehdytyksestä vastaa yleensä yksi henkilö, on tärkeää muistaa, että se on koko henkilöstön vastuulla! 

 

LÄHTEET 

Go accountor. Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen. Luettu 10.5.2021. 

https://go.accountor.fi/ensimmaisen-tyontekijan-palkkaaminen/
 

Lencioni, P. 2016. Paras mahdollinen joukkuepalaaja. Päivä osakeyhtiö. Keuruu. 

Mäkipere, T. Y-studio. Työterveyshuolto haltuun: Mitä yrityksiä se koskee ja mistä kannattaa maksaa? Julkaistu 22.9.2020. Luettu 10.5.2021. 

Niittamo, P. 2001. Työhaastattelu – henkilöarviointityöhönotossa ja työuralla. Edita. Helsinki.  

Mäkelä, A. Duunitori.fi. Työnhakija, muista oikeutesi – nämä asiat eivät kuulu työhaastatteluun. Julkaistu 3.9.2020. Luettu 10.5.2021. 

https://duunitori.fi/tyoelama/kielletyt-tyohaastattelukysyOEBhCkARIsAPhOkIak4mB7tiFsXAyNguQERM_YmCgwXkltV52WlW5grTE6XfN3NMwZyAoaAjonEALw_wcBmykset?gclid=Cj0KCQjws- 

Mäkipere,T. Y-studio. Työterveyshuolto haltuun: Mitä yrityksiä se koskee ja mistä kannattaa maksaa? Julkaistu 22.9.2020. Luettu 10.5. 

https://y-studio.fi/yrityksen-alku/laki-ja-sopimukset/tyoterveyshuolto-haltuun-mita-yrityksia-se-koskee-ja-mista-kannattaa-maksaa/
 

Työterveyslaitos. Muista nämä asiat kun perehdytät nuorta. Luettu 12.5. https://www.ttl.fi/tyoyhteiso/ikajohtaminen/tyoelamaan-kiinnittyminen/perehdyttajan-top-10-muistilista/ 

Työturvallisuuskeskus. Työntekijän perehdyttäminen ja opastus. Luettu 12.5. 

https://ttk.fi/tyoturvallisuus_ja_tyosuojelu/tyosuojelu_tyopaikalla/vastuut_ja_velvoitteet/tyohon_perehdyttaminen_ja_tyonopastus 

Vero. Sosiaalivakuutusmaksut. Luettu 10.5.2021. 

https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/yritys_tyonantajana/sosiaalivakuutusmaksut/ 

Yrittäjät. Palkkalaskuri. Luettu 10.5.2021. 

https://www.yrittajat.fi/palkkalaskuri