Tampere
23 Jan, Saturday
2° C

Proakatemian esseepankki

Kuin vettä vaan



Kirjoittanut: Waltteri Kolkka - tiimistä Evision.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Workflow: A Practical Guide to the Creative Process
Doron Meir
Esseen arvioitu lukuaika on 2 minuuttia.

Termi ”Workflow” käsittää sisälleen paljon työn ja sen eri vaiheiden sujuvuudesta ja toimivuudesta. Työnkulun optimointi on yksi tärkeimmistä askelista, jota voi työntekijänä sekä yrittäjänä parantaa jatkuvasti aina täydellisyyteen asti. Hyvin huollettu ja tarkkaan suunniteltu koneisto tuottaa parhaita mahdollisia tuloksia, ja on lopulta kaikista vaihtoehdoista kustannustehokkain ja paras.

Työnkulkuun vaikuttavia sisäisiä ja ulkoisia tekijöitä on useita, usein lähtien ulkoisen tahon eli asiakkaan pyynnöstä toteuttaa jotain, jatkuen siitä tarjouksen tekemiseen ja hyväksymiseen, joiden jälkeen itse työ alkaa.

Työvaiheessa on tärkeää, että tiedetään mitä tehdään, miksi ja millä budjetilla. Näiden kysymysten kautta suunnitteluvaihe on helpompaa, ja suorittavan työn tekijä tietää työn laajuuden, mahdollisten resurssien hankkimisen mahdollisuudet sekä osaa käyttää tietämystään tehostamaan luotavan tuotteen tavoitteita. Monilla aloilla näiden kysymysten lisäksi voi olla myös syvempiä ohjeistuksia, riippuen asiakkaan toiveista. Toiset saattavat luottaa täysin ammattilaisen visioon, kun taas toiset vaativat pikselintarkkoja korjauksia välttämättä liikaa miettimättä motiiveja pyyntöjen takana. Mikäli asiakas on luvannut toimittaa itse resursseja tuottajalle, on näidenkin toimituksella suuri vaikutus työn sujuvaan kulkuun.

Luupit

Workflow ei suinkaan ole aina lineaarista, vaan se sisältää luuppeja eli toistorakenteita. Alallamme verkkotuotannossa nämä luupit keskittyvät yleensä asiakkaiden kommenttikierroksiin, joita on sopimuksessa x määrä. Tällaiset kierrokset ovat osoittautuneet myös ahtaiksi pullonkauloiksi työvaiheidemme aikana, usein liittyen asiakkaiden viivästyneisiin kommentteihin, tai kyselyihin sopimuksen ulkopuolisista uusista ominaisuuksista tai toiveista. Tässä vaiheessa pahimmassa tapauksessa workflow saattaa kärsiä pahastikin hitaan kommunikaation seurauksena.

Ehdolliset askeleet

Mitä jos asiakas ei toimitakkaan sovittuja materiaaleja ollenkaan? Mitä jos koodarin työ hidastuu rikkoutuneen työkoneen tai sairasloman vuoksi, tai palvelintilaa tarjoava yritys ilmoittaakin lopettavansa palvelunsa? Ehdolliset askeleet ovat tämänkaltaisiin ”mitä jos?” -tilanteisiin tarkoitettuja poikkeamia perinteisestä tuotantopolusta. Suuret, jokaisessa projektissa läsnä olevat matalan todennäköisyyden riskit voidaan jättää kirjaamatta itse workflow -kaavioon, mutta on tärkeää, että myös niille on tehty suunnitelmat kaiken varalta. Nämä voidaan kirjata esimerkiksi koko yrityksen riskienhallintasuunnitelmaan.

Suuren todennäköisyyden riskeihin lukeutuvat kuitenkin esimerkiksi kommunikaatiovaikeudet, viivästymiset ja resurssien riittämättömyys, ja mitä paremmin niihin varautuu, sitä keskeyttämättömänä workflow pysyy. Esimerkiksi odottamattomia, pienen kaliiberin hankintoja varten kannattaa tehdä valmis budjetti, jotta työt eivät viivästy pitkän päätosprosessin vuoksi

Standardisointi ja optimointi

Ammattilainen ei ole vain henkilö, joka osaa tehdä jotain hyvin. Se on henkilö, joka osaa tehdä sen hyvin joka kerta, vaadittaessa ja ajallaan. Toimitettaessa tuotetta tai palvelua, josta ihmiset maksavat, on tärkeää, että jälki on ammattimaista ja tuottavan tahon standardien mukaista. Jotta tämä toteutuisi joka kerta, on Workflow -kaavioon mahdutettava tilaa myös laadun varmistamiselle. Tämä voi sisältää esimerkiksi suoraa käyttäjäkokemustestausta, keskustelua asiakkaan kanssa tai tuottavan tahon sisäisiä toimenpiteitä, joilla laatu todetaan. Optimoidun workflown tunnistaa siitä, että työnjälki on yhtenäistä sekä laadultaan että kestoltaan, ja ongelmatilanteista on selvitty jo kaaviosta löytyneiden askelten avulla.

Vaikka kaikkeen näistä ei voi itse vaikuttaa, esimerkiksi byrokraattisen yritysrakenteen vuoksi, on jokaisen henkilökohtaisella vastuulla oman työnsä optimoiminen. Ei ole sattumaa, että esimerkiksi Microsoftilla neljän päivän työviikko -kokeilu johti 39,9 %:n parannukseen tuottavuudessa. Monet asiat, joita töissämme teemme, voisi tehdä reilusti tuotteliaammin, mutta päätämme itse sitä vastaan. Kääntöpuolena toki on se, että mitä paremmin teemme, sitä enemmän meiltä vaaditaan, mutta tuottavuuden kasvulla on vääjäämättä myös reilusti hyviä seuraamuksia.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close