Tampere
22 May, Sunday
12° C

Proakatemian esseepankki

Kolme vaikeinta vaihetta projektin perustamisessa



Kirjoittanut: Irina Klimova - tiimistä Evision.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Unelmayrityksen avaaminen ei ole pelkästään ruusuilla tanssimista, vaikka kuinka innostunut aluksi olisit. Suurimmat kulmakivet olivat juuri oman pään sisällä olevia pelkoja ja epävarmuuksia, jotka ovat täysin normaali asia, kun astut epämukavuusalueelle. Henkinen valmius tulee vasta muutaman vaiheen jälkeen.

 

Todella moni yrittäjä törmää täysin samoihin vaiheisiin yrityksen perustamisen alkuvaiheessa. Olen kysellyt muutamalta tutulta, että miltä se tuntui, ja kaikki kertoivat melko samoja asioita. Yhdistäviä tekijöitä oli niin paljon, että päätin kehittää kolme vaihetta, jotka odottavat melko jokaista projektin alkuvaiheessa. Ne saattavat kestää muutamia päiviä tai useita kuukausia riippuen ihmisestä, mutta jokaista on koettava.

 

Tässä esseessä avaan jokaista vaihetta: mistä niitä tunnistaa sekä kuinka pääsee niistä yli. Itse törmäsin näihin, kun päätin perustaa liikkuvan kahvilan, joten kaikki vaiheet pohjautuvat nimenomaan tähän kokemukseen.

 

 

Ensimmäinen vaihe: Alkuinnostus

 

Kun ihminen vihdoinkin päättää alkaa toteuttamaan omaa unelmaprojektia, hän saman tien innostuu siitä. Kaikki ajatukset pyörivät ainoastaan sen projektin ympärillä, lukulista täyttyy kyseisen alan kirjoista sekä ensimmäinen ajatus aamulla on se, että kuinka pääset kehittämään projektiasi tänään. Tämä alkuvaihe on todella informaatiorikas, sillä pelkällä intohimolla projektia kohtaan, ihminen tekee tuplasti enemmän hommia kuin yleensä sekä imee normaalia enemmän kaikenlaista siihen liittyvää informaatiota.

 

Itselleni päätös kahvilan perustamisesta oli todella vapauttava, sillä olen pitkään unelmoinut omasta kahvilasta, mutta lykkäsin sen ajatuksen aina myöhemmäksi. Luulin, että sen ajankohta tulee vasta, kun olen viisaampi ja rikkaampi, mutta todellisuudessa paras hetki sen perustamiseen on juuri nyt. Heti, kun päätös oli tehty, koin kaikkia edellä mainittuja asioita eli luin kirjoja aiheesta, katsoin satoja videoita, kyselin kaikilta ideoita, otin asioista selvää ja yms. Tämä alkoi syyskuun puolessa välissä ja kesti reilun kuukauden. Olin varma, että avaan kahvilan jo ennen joulua. Silloin en vielä tiennyt, että nyt on kyseessä vasta ensimmäinen vaihe, ja henkisesti vaikeimmat asiat ovat vielä edessä.

 

Toinen vaihe: Näkymätön pelko

 

Tämä oli yksi vaikeimmista vaiheista, sillä epäonnistumisen pelko oli niin syvällä, että sitä on todella vaikea tiedostaa. Suunnittelu jatkuu, innostus säilyy, mutta mitään ei tapahdu. Aloittaminen sillä hetkellä tuntuu vielä väärältä ja liian aikaiselta, sillä niin moni asia on vielä selvittämättä. Mitä enemmän on selvillä, sitä enemmän se laskee motivaatiota. Yhtäkkiä syntyy paljon tekosyitä, että asian kanssa pitäisi vielä vähän odottaa, jotta sitä varten löytyisi täydellinen hetki. Monesti projekti loppuu myös tähän.

 

Tässä vaiheessa kuitenkin tapahtuu monta konkreettista asiaa. Esimerkiksi logon suunnittelu, yhteistyökumppaneiden kontaktointi, budjetin laskenta ja moni muu asia, joita täytyy tehdä projektin alkuvaiheessa. Se ei kuitenkaan riitä, sillä näillä konkreettisilla asioilla on yksi yhdistävä tekijä: niissä ei ole otettu minkäänlaista riskiä. Se johtaa siihen, että projektia voi lopettaa helposti yhdessä päivässä ilman minkäänlaista rahallista menetystä.

 

Se, mikä johtaa siihen, että projekti voi helposti loppuja juuri tässä vaiheessa, on oman pään sisäinen näkymätön pelko. Minulla kesti useita kuukausia ennen kuin edes osasin tiedostaa sitä. Suunnittelin sellaisia asioita, joilla ei ollut suurta merkitystä juuri siinä vaiheessa, mutta en uskaltanut ottaa riskejä. Riskin ottaminen oli minun kahvilaprojektissani esimerkiksi myyntitrailerin ostaminen. Sen ostaminen tarkoittaisi sitä, että ei ole enää paluuta takaisin eikä projektia enää voi lopettaa yhtä helposti.

 

Sisäinen pelko tuli esiin myös sillä tavalla, että edes projektista puhuminen muiden kanssa tuntui ahdistavalta. Mikä tahansa kysymys siitä, että olenko edennyt, sai minut sisäisesti raivostumaan ja vaihdoin heti aihetta. Valehtelin jopa itselleni, että ”Nyt en ehdi tekemään tätä” tai ”Ei tässä asiassa ole mikään kiire” ja sen takia aikataulu vaan venyi.

 

Se, mikä auttoi minua pääsemään tästä yli, oli myöntäminen itselleni, että kyllä, minä pelkään. Pelkään epäonnistumista tässä projektissa. Pelkään sitä, että otan riskin, ja olen siitä syystä vielä huonommassa tilanteessa kuin nyt. Pelkään, että osaamistani ei riitä tämän projektin toteuttamiseen. Juuri näiden asioiden ääneen sanominen oli se ratkaiseva tekijä. Pystyin myös kertomaan omista peloistani minun läheisille ilman, että minua hävettäisi. En luovuttanut, joten läpäisin tämän vaiheen.

 

 

Kolmas vaihe: Riskien ottaminen

 

Pitää tarttua toimeen, jotta homma onnistuisi. Jokaisessa projektissa on varmasti sellaisia asioita, jotka vaativat enemmän rohkeutta tai rahallista sijoitusta. Ensimmäisen riskin ottaminen voi laskea oikeaksi projektin alkamispäiväksi, koska juuri siitä päivästä toiminta lähtee käyntiin varmalla otteella. Silloin ei ole paluuta takaisin. Luovuttaminen ei ole enää vaihtoehto, joten suunnitelmasta tulee paljon tarkempi. Uusien sijoituksien tekeminen tuntuu helpommalta, selkeät deadlinet on asetettu ja tiimi tietää kuinka edetä.

 

Tuntuu helpottavalta se, että projekti on oikeasti lähtenyt toteutukseen. Kaikki ei kuitenkaan ole niin helppoa, miltä se kuulostaa. Kaikki isommat haasteet alkavat juuri tässä vaiheessa, kun pitäisi tehdä suuria päätöksiä, investoida suuria rahasummia sekä esimerkiksi ottaa yrityslainaa. Todellinen stressinsietokyky näkyy vasta tässä vaiheessa, sillä riskien ottamisesta tulee arkipäivän asia, ja päivä päivältä panokset kovenevat. Kaikki ei välttämättä mene ihan suunnitelmien mukaisesti, ja eteen voi tulla mahdottomilta tuntuvia kulmakiviä.

 

Minulla ensimmäinen suuri riskin ottaminen oli päivä, kun ostin hevostrailerin, jonka piti tuunata kahvilaksi. Se oli iso rahansijoitus, ja lisäksi mukaan oli löydetty tekijöitä, jotka olivat valmiina hommiin. Tämä ostos oli ensimmäinen konkreettinen asia, jossa otin riskiä. Koska minulla ei ollut projektitiimiä vaan kaikki tekijät tulivat eri paikoista, heitä piti pitää kasassa, jotta asiat menisivät suunnitelmien mukaisesti. Kommunikointi oli haastavaa, varsinkin kun puhuttiin asiasta, josta itse en kovinkaan ymmärrä. Rakennushommat eivät edenneet ilman minun ohjeistusta. En sitä aluksi ajatellut, mutta rakennusprosessi tuli viemään minulta kaikki voimat, joten aikaa ei enää riittänyt kahvilakonseptin suunnitteluun. Tähän hyvä ratkaisu oli delegoida kyseinen vastuualue toiselle kahvilan omistajalle. Hän ryhtyi projektin koordinaattoriksi sekä otti vastuun rakennuspuolesta. Vasta sen jälkeen pystyin keskittymään itse kahvilan työstämiseen.

 

Suurin kulmakivi, mikä tässä vaiheessa tuli, oli väärin laskettu budjetti. Odotukset kokonaisbudjetista olivat paljon alhaisemmat, mutta kun piti tehdä hankintoja, laskut paukkuivat yli budjettisuunnitelmastani. Alun perin ajattelin, että omia säästöjä riittää siihen, että voisimme rahoittaa kahvilamme pelkästään sillä ilman yrityslainaa. Se johti siihen, että elimme miinuksessa koko projektisuunnittelun ajan, sillä sijoitimme kaikki tulomme kahvilaan. Se oli meidän puolesta virhe, sillä näin ei pidä mennä. Täytyy rohkeasti hyödyntää kaikkia mahdollisuuksia sekä ottaa riskiä myös lainan ottamisessa. Päätökseen, että otamme yrityslainan, päädyimme vasta muutama päivä sitten. Se lievitti sitä stressiä, jossa elimme yrityskumppanimme kanssa viimeiset kuukaudet, ja työskentely muuttui paljon innostavammaksi.

 

 

Mitä täytyy ottaa huomioon?

 

Projektia ei pysty suunnittelemaan yksityiskohtaisesti, sillä ei koskaan tiedä, mihin asioihin voit törmätä tulevaisuudessa. Kuitenkin on muutama asia, joita voi huomioida jo alkuvaiheessa Kalle Rapin mukaan.

 

  1. Projektin määrittely

Jo alkuvaiheessa kannattaa miettiä projektin tulevaisuutta. Kuinka pitkään sitä on tarkoitus ylläpitää? Voiko sitä myydä myöhemmin eteenpäin? Paljonko kyseinen konsepti maksaa yleisesti markkinoilla? Tämä auttaa siinä, että tietää jo työstämisvaiheessa mihin kannattaa keskittyä enemmän sekä missä saa tai ei saa säästää.

 

  1. Konkreettiset tavoitteet

Tavoitteet täytyy miettiä hyvin jo alkuvaiheessa, mutta yhtä tärkeätä on jakaa tavoitteet jokaiselle projektissa olevalle, jotta kaikki olisivat samalla linjalla asioista. Kaikkien täytyy selkeästi tietää, että mikä se haluttu päämäärä oikein on sekä miten sinne pääsee.

 

  1. Ole valmis muutoksille

Mikään suunnitelma ei voi olla täydellinen, ja muutoksia voi tapahtua aina. Välillä ne johtuvat ihan oman mielensä muuttamisesta, mutta usein myös niistä asioista, joihin ei itse voi vaikuttaa. Täytyy osata päästä irti niistä suunnitelmista, joihin on jo ehtinyt ihastua, jotta lopputulos olisi mahdollisimman hyvä.

 

 

On hyvä tiedostaa jo ennen projektin aloittamista, että mitkä vaiheet ovat edessä, jotta voisi henkisesti varautua niihin. Minun lista on vielä kesken, niin kuin projektinikin. Edessä on varmasti vielä muutama henkisesti vaikea vaihe, joihin vielä varmasti törmään. Jokainen vaihe on kuitenkin tärkeä kokea, sillä juuri vaikeiden asioiden avulla me kaikki kehitymme sekä saavutamme suurempia asioita.

 

 

 

Lähteet:

Kalle Rapi, 2018 (https://psa.visma.fi/blog/6-asiaa-jotka-kannattaa-huomioida-projektin-perustamisessa/)

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close