Tampere
30 Nov, Monday
-1° C

Proakatemian esseepankki

Kokeilemalla kehittäminen – Proakatemian pajauudistus



Kirjoittanut: Juho Vähätalo - tiimistä Hurma.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Kehitä kokeillen - Organisaation käsikirja
Useita kirjoittajia
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Tämä essee kertoo tarinan siitä, miten proakatemiapäivän aikana muodostuneesta ideasta tuli käytännön kokeilu, joka viedään käytäntöön jo ensi tammikuussa. Tarina on loistava esimerkki kokeilemalla kehittämisestä, jonka tavoitteena on kehittää yhteisön toimintatapoja. Lähestymistapa on nopea ja helppo, eikä maksa mitään. Tämä käytännön kokeilu tulee synnyttämään aivan uutta tietoa, jota analysoimalla voidaan jälleen kokeillen kehittää yhteisömme toimintaa (Hassi 2015, 4.).

 

Kaikki alkoi proakatemiapäivänä, jolloin ryhmämme tehtävänä oli synnyttää jotakin uutta arvoihin ja uuteen visioon liittyvää. Ryhmä koostui opiskelijoista kaikilja neljältä vuosikurssilta, joten näkemysten diversiteetti oli taattu. Olimme virittäytyneet aiheeseen koko aamupäivän käymällä dialogia Proakatemian arvopolusta sekä uudesta visiostamme. Dialogissa keskityttiin pitkälti siihen, miten arvot todella näkyvät arjessamme.

 

Ongelma

 

Keskustelu oli tasaista kunnes pääsimme oppimiseen ja sen alta löytyneeseen pajakulttuuriin. Yleisenä ongelmana keskustelusta nousi esiin ristipölytyksen vähäisyys ja hankaluus. Ajatus siitä, että pajoissa kävisi vieraita muista tiimeistä, on kaunis. Näin vain ei tapahdu kovin usein, sillä ristipölytyskulttuuriin ei ole keksitty toimivaa konseptia. Meillä kaikilla oli hyviä kokemuksia ristipölyttäjistä, sillä he tuovat pajaan oman osaamisensa sekä kokemuksensa toisenlaisesta tiimistä ja täten rikastuttavat dialogia.

Hankalaksi ristipölytyksen luo se, että pajat ovat useimmiten tiimikeskeisiä, joten siellä ei juuri ole ulkopuolisilla annettavaa tai saatavaa. Tiimikeskeiset pajat sitovat meitä olemaan läsnä oman tiimin pajoissa, mikä osaltaan vaikuttaa ihmisten innokkuuteen osallistua ylimääräisiin pajoihin. Haasteena nähtiin myös, miten erilaiset substanssiosaamiset jäävät vähemmälle huomiolle pajojen keskittyessä tiimien omaan toimintaan ja tällöin uuden oppiminen jää helposti yksilön vastuulle.

 

 

Ratkaisu

 

Allekirjoitimme ristipölytyksen vähyyden merkittävänä ongelmana ja itse ristipölytyksen erittäin positiivisena ilmiönä, joten päätimme syventyä aiheeseen tarkemmin ja ohjata ajatuksemme tämän ilmiön kehittämiseen.

Otimme mallia pajojen yö -tapahtumasta, josta meillä oli hyviä kokemuksia. Siellä pajojen järjestämisestä eivät vastaa tiimit, vaan yksilöt. Pajojen vetäjät valitsevat aiheensa, suunnittelevat rungon ja paketoivat sen sanoiksi siten, että muut ihmiset voivat kiinnostuessaan osallistua siihen. Osallistujia on aina useasta eri tiimistä, joten siellä pääsee kuulemaan näkökulmia ja kokemuksia, joita oman tiimin sisältä ei löydy. Pajan vetäjän kannalta on myös kehittävää fasilitoida paja vähemmän tutuille henkilöille sekä kuulla palautetta heiltä.

 

Ajatus vapaiden markkinoiden pajoista syntyi hiljalleen. Laskimme käytettävien pajatilojen määrän, mahdollisten paja-aikojen määrän, tiimien henkilömäärät ja totesimme, että pajojen määrää nykyiseltään voidaan vähentää, sillä keskimääräinen osallistujamäärä saisi olla lähes 20. Pajojen järjestämisestä vastaa tiimien sijasta yksilöt, joskin tiimien vastuulla on pitää huolta, että heiltä tulee riittävä määrä pajojen vetäjiä. Käytännön tasolla olisimme muuttaneet tiimitilan pajaseinän rakennetta siten, että sieltä ei löydy tiimien kohdalta tulevia pajoja, vaan taululta löytyy yksilöiden järjestämiä pajoja omista mielenkiinnonkohteistaan ja osaamisistaan, joihin kuka tahansa on tervetullut. Uskomme, että tällä muutoksella saisi aikaan enemmän ristipölytystä, kokonaan ulkopuolisia osallistujia, vierailevia pajan vetäjiä, pajasarjoja ja samalla laadukkaampia pajoja, sillä pajan vetäjälle tulee luonnollisesti paine suunnitella niin laadukas paja, että sinne ylipäätään ilmoittautuu osallistujia.

Käytännön toteutustapaa emme päivän aikana tietoisestikaan lähteneet kehittämään, joten jatkojalostusta vaatisi vielä pajoihin ilmoittautuminen ja pajakalenterin organisointi.

 

 

Ideasta käytännön kokeiluun

 

Ryhmämme tuotos esitettiin proakatemiapäivän päätöksessä ja kaksi viikkoa sen jälkeen siihen pureuduttiin Proakatemian johtoryhmän kokouksessa. Ehdotus otettiin innolla vastaan, mikä on ymmärrettävää kun johtoryhmä koostuu lähinnä opiskelijoista, joita tämä muutos tulisi koskemaan. Keskustelu vei aikaa ja erilaisia näkökulmia tarkasteltiin. Suurimpana uhkana nähtiin tiimien tarvitsema yhteinen aika, jota pajat tällä hetkellä ovat. Erityisesti uusien tammikuussa aloittavien tiimien kohdalla tiimiytymiseen ja toiminnan käynnistämiseen tarvitaan paljon yhteistä aikaa. Mietimme tätä myös proakatemiapäivän aikana ja olimme sitä mieltä, että tiimit pystyvät järjestämään yhteisen ajan pajojen ulkopuolelta. Keskustelusta nousi nopeasti esiin vaihtoehto, jossa osa pajoista olisi tiimien omia ja osa kaikille suunnattuja. Johtoryhmä jatkoi asian käsittelyä rakentamalla kaksi mallia, radikaalin ja vähemmän radikaalin, joista he päättivät seuraavassa kokouksessa. Kokouksessa käytiin läpi myös paja-aikataulujen uudistamista, mikä tulisi vaikuttamaan myös pajauudistukseen. Nykyisellään työpäivät jaetaan kahteen neljän tunnin lohkoon (2x4h, klo 8-16) ja sen tilalle esitettiin kolmea kolmen tunnin lohkoa (3x3h, klo 8-17).

 

Johtoryhmä valitsi vaihtoehdoista vähemmän radikaalin, eli kokeilemme ensi tammikuun alussa pajajärjestelmää, jossa viikossa on sekä tiimien omia että avoimia ristipölytyspajoja. Aikataulumuutos päätettiin myös ottaa kokeiluun, eli entisen kahden neljän tunnin pajan sijaan viikossa tuleekin osallistua kolmeen kolmen tunnin pajaan, joista yksi on avoin ristipölytyspaja. On ilahduttavaa nähdä omin silmin, miten opiskelijoista syntyvät ideat viedään käytäntöön. Tässä tapauksessa on vieläpä kyseessä koko yhteisön arkeen vaikuttava muutos.

 

 

 

”Jos tästä ei muuta hyötyä ole, niin tiedämme ainakin mikä ei toimi”

 

Kun uuden idean kehittäminen perustuu iteratiivisten kokeilujen varaan, saadaan aina tulokseksi uutta tietoa. Mitä enemmän keräämme tietoa ja kokemuksia tämän kokeilun aikana, sitä paremmin voimme kehittää yhteisömme toimintaa. Ei ole harvinaista, että alkuperäinen kokeilu osoittautuisi täydeksi flopiksi. Lohdullista on, että kuitenkin kokeilut usein paljastavat jotain yllättävää, mikä puolestaan johtaa uusiin, parempiin ideoihin ja toimintatapoihin (Hassi 2015, 11.).

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close