Etätyöskentely on tuonut uusia haasteita monien tiimien ja yhteisöjen työskentelyyn ja yhteydenpitoon. Suhtautuminen uuteen vallitsevaan tilanteeseen on tärkeää työskentelyssämme tällä hetkellä. Tiimissä on tärkeää erityisesti nyt, että viestintä ja kommunikointi toimivat. Miten ollaan perillä toisistamme ja projekteista ilman kanssakäymistä kasvotusten? Apajan viestintä on toiminut mielestäni välillä todella hyvin ja välillä erittäin heikosti. Usein kuitenkin viestintään kiinnittää huomiota vasta silloin, kun se ei toimi toivotulla tavalla. Pohdin tässä esseessä viestinnän vaikutusta tiimin ilmapiiriin ja dynamiikkaan. Tiimiälytaidot korostuvat nyt myös etätyöskentelyssä. Toisten ymmärtäminen ja viestien tulkinta tuntuu haastavalta näin tietokoneelta käsin. Ilmeet ja eleet eivät välity toisillemme.

Tiimissä olemme huomanneet, että etänä tapahtuva kommunikointi voi tehostaa toimintaa. Palaverit venyvät enää harvoin, sillä kukaan ei halua roikkua linjoilla turhan takia. Palavereissa suoraan asiaan meneminen ja sovitussa rungossa pysyminen on helpompaa kuin kasvotusten. Tehokkuus on hyvä asia, mutta välillä kaipaan myös rentoa höpöttelyä yhdessä. Palaverissa eteneminen seuraavaan asiaan voi tarkoittaa myös liiankin tehokasta toimintaa. Palaverin vetäjän on tätä kuitenkin vaikea tietää, jos muut kuuntelevat ja hyväksyvät tilanteen. Palaverin jälkeen voi jäädä helposti mieleen vielä asioita, joista olisi voinut puhua yhteisesti. Olemme luoneet yhteisen aihelistan jokaiseen palaveriin ja tämä on nopeuttanut palavereitamme.

Konflikti osana tiimin oppimista

Konfliktien käsittely ja ongelmien ratkaiseminen on etänä erityisen haastavaa. Kuka jakaa puheenvuorot palaverissa ja miten saadaan kaikki kertomaan oma aito mielipide. Monesti keskusteluja johtaa samat henkilöt ja muiden on helppo pysyä hiljaa kotonaan. Hiljaa oleminenkin on tietynlaista viestintää. Hiljaa oleminen on helppo hyväksyä ja siihen on vaikea puuttua, sillä on myös ymmärrettävää, että aina sanottavaa tilanteeseen ei löydy. Olen huomannut, että muutamassa palaverissa olemme tiimin kanssa päässeet hyvin lähelle konfliktia. Asioiden ratkaisu ja käsittely jäävät mielestäni vajavaisiksi.

Aikalisän ottaminen auttaa tarkastelemaan tilannetta monilta eri näkökulmilta ja ratkaisun löytäminen syntyy maltillisemmin. Monesti tilanteet etenevät hyvin nopeasti ja koen, että Apaja ryntää johtopäätöksiin. Konfliktia ei tarvitse ratkaista sen leimahdushetkellä, vaan asiaan voi palata osapuolten rauhoituttua. Haasteena ristiriidan tai konfliktin ratkaisemisessa myöhemmin on saada keskustelu etenemään ilman turhautumista. Usein kuulee lauseen ”tästähän on jo puhuttu monta kertaa”.

Kaipaisimme ristiriita tilanteissa systeemi 2 -ajattelua. Systeemi- ajattelun tavoitteena on saada aikaan ratkaisu, jonka perusteena on erilaisten ehdotusten arviointi ja kriittinen tarkastelu. Keskustelun ja muiden ymmärtämisen kautta päästään ratkaisuun yhdessä. Syntyneiden rakenteiden ja systeemien muuttamiseksi on nähtävä taustalla olevat ajatusmallit. Jokainen meistä ajattelee tietyllä tavalla, joiden avulla muodostamme toimintamalleja. Toimintamalleja hyödynnämme erilaisissa tilanteissa ja usein toimimmekin hyvin samalla tavalla ristiriitaisissa tilanteissa. Uusien ratkaisujen näkeminen vaatii ajattelutapojen muutosta. Asian tarkastelu suhteessa koko kokonaisuuteen on systeemiajattelua. Tiimin tilanne on siis aina osa kehittämiämme systeemejä, toimintamalleja ja kulttuuria. Tilanteiden peilaamisella kokonaiskuvaan ja toisten ymmärtämisellä pääsemme pitkälle.

Tiimiälytaidoissa tärkeässä roolissa on empatiakyky ja toisten asemaan asettuminen. Koen itse, että etänä palautteen antaminen on haastavampaa, sillä kokonaiskuvaa ei hahmota. Juttelimme projektitiimimme kanssa palautteenantamisesta ja suhtautumisesta siihen. Kommentit toisen tekemään työhön on helpompi antaa kasvotusten kuin viestillä yhteisessä viestintäkanavassa. Toki on suuri merkitys asian ilmaisutavalla, siitä huolimatta huomasimme, että meistä on vaikeaa kommentoida tai kertoa kehitysideoita. Tavoitteenamme on yhteinen päämäärä, jota kohti myös kehitysideat vievät. Palaute on tärkeä esittää kannustavasti ja toisen työtä arvostaen. Hyvä lähestymistapa on yhteinen päämäärä ja halu kehittyä. Palautteen vastaanottajan vastuulla on viestin ymmärtäminen laajasti. Ajatus siitä, että palautteella tarkoitetaan hyvää auttaa lukemaan viestiä.

Kommunikaatio vaatii ymmärrystä

Koen, että Apajan kommunikaatio on ajoittain haastavaa ja monissa tilanteissa kaikkien kuuleminen unohtuu. Tämä on tietysti vain minun mielipide ja kokemus tiimimme kommunikaatiosta. Olemme jokainen erilaisia viestijöitä ja haluamme myös kommunikoida omalla tavallamme. Teimme viime syksynä tiimissä DISC-analyysin, joka kartoittaa persoonaa viestijänä. Olen testin mukaan harkitseva, kärsivällinen ja analyyttinen. Minulle on tärkeää kuulla monien mielipiteet ja joskus päätöksen teko saattaa kestää hieman. Tiimissämme on myös analyysin mukaan vastakohtiani. Nopeasti ja voimakkaasti itsensä esiin tuovia. Vaatii tasapainoilua tilanteessa, jossa osa turhautuu ja osa ahdistuu. Erilaisten viestijöiden ymmärtäminen vaatii tiimiltä luottamusta ja ymmärrystä.

Luottamuksellisessa dialogissa pyritään ymmärtämään kaikkia osapuolia, jonka näen itse tärkeäksi osaksi tiimin kommunikaatiota. Järvilehto kirjoittaa artikkelissaan, että dialogi syntyy erilaisuutta kunnioittaen. Oma mielipide on osa dialogia, mutta sen läpi puskeminen ei ole dialogin tavoite. Tarkoituksena on ymmärtää muita ja pyrkiä yhteisymmärrykseen. Näen, että Apajan dialogi etänä on toiminut ihan hyvin eri pajoissa. Voisimme kehittää vielä laajempaa ymmärrystä erilaisista näkökulmista ja huomioida paremmin jokainen dialogin osapuoli.

Koen, että suurin haaste on edessämme syksyllä, kun palaamme takaisin normaaleihin toimintatapoihin kasvotusten. Varmasti moni digitaalinen viestintä on parantunut ja kehittynyt siihen pisteeseen, että on ihan okei olla joku päivä myös kotona töiden parissa. Ymmärrys siitä, että asioita tapahtuu vaikkemme olisikaan samassa tilassa, mahdollistaa varmasti joustavammat työnteko mahdollisuudet kuin aikaisemmin. Voimme jo etänä alkaa kehittää kommunikaatiotamme tiimissä ja luoda dialogille enemmän merkitystä tiimissämme.

Lähteet:

I, Hiila. M,Tukiainen. 2019. Tiimiäly- Opas muuttuvaan työelämään. Tuuma: Jyväskylä

Järvilehto, M. 2019. Sallitko konfliktin vahvistaa työyhteisöäsi ja vauhdittaa tiimisi oppimista? Julkaistu 1.10.2019. Luettu 12.4.2020.

https://filosofianakatemia.fi/blogi/sallitko-konfliktien-vahvistaa-tyoyhteisoasi-ja-vauhdittaa-tiimisi-oppimista/

Colchester, J. 2019. Viheliäisten ongelmien ratkaiseminen systeemiajattelulla. Sitra. Julkaistu 23.8.2019. Luettu 14.4.2020.

https://www.sitra.fi/blogit/viheliaiset-ongelmat-systeemiajattelu/