JOHDANTO

Elämä yli kymmenen yrityksen avokonttorissa on useasti hyvin villiä. Arkeen mahtuu vilinää ja huisketta, jonka myötä tulee erinäisiä mahdollisuuksia kuin uhkiakin. Omalta kohdaltani katson hyperaktiivisen ja sosiaalisen sekakonttorin olevan mahtavaa, sillä erilaisia mahdollisuuksia syntyy ja kehkeytyy päivittäin. Moni ei kuitenkaan viihdy kovin pitkiä aikoja, jos ollenkaan avokonttoritiloissamme ärsykkeiden valtavien määrien vuoksi. Meidän flätissä tiimiyrityksessämme ei ole oikein koskaan ollut sen kummempia ”pelisääntöjä” toimistossa työskentelyyn, vaan ollaan menty enemmän pelisilmällä. Jos toisella on kuulokkeet korvalla, emme yleensä keskeytä toisen työskentelyä pienistä jutuista. Toisinaan näinkin käy, sillä toisen pieni voi olla toisen suuri, eikä sitä aina tilanteessa osaa katsoa asioita toisen silmin. Meidän visiomme heijastelee huipputiimin rakentamista, joten syytä olisi tarkastella omaa toimintaamme hieman kauempaa katseltuna. Näin voisimme päästä tilanteeseen, jossa voisimme työskennellä yhdessä omalla tavalla kuitenkin kaikkien omat tarpeet huomioiden. Se on yksi hyvä signaali terveestä yrityskulttuurista.  Lähdin reflektoimaan meidän työarkeamme Muistiliiton Hyvä työ aivoille-listan kautta.

Varmista työsi rajat

Selkeät työtehtävät auttavat keskittymään olennaiseen. Niiden määrittäminen työnantajan ja työntekijän suhteessa on erityisen tärkeää. (Muistiliitto n.d.) Kognitiivisen ergonomian kannalta olisi tärkeää pitää työn rajat palautumista mahdollistavina. On kuitenkin tärkeää huomioida jokaisen yksilölliset tarpeet ja mahdollisuudet joustaa. Vaikka itse olen todella joustavainen aikataulujen suhteen ja vastailen moniin viesteihin yleensä illalla, pyrin välttämään sitä niiden henkilöiden kohdalta, jotka ovat toista lähestymistapaa pyytäneet. Johtajana haluan kunnioittaa toisten aikaa. Tehtävien osalta yrittäjänä joutuu joustamaan hyvin useasti, muttei kenenkään työtaakka tulisi olla kohtuuton. On tärkeää havainnoida omaa jaksamistaan, jotta pystyy tarpeen tullen kysymään apua, delegoimaan ja mahdollisesti hankkimaan lisää työvoimaa säästääkseen omia resursseja.

Vähennä tietotulvaa

Multitaskauksella tarkoitetaan usean eri tehtävien hoitamista samaan aikaan. Todellisuudessa multitaskausta ei ole, vaan keskittymisemme siirtyy nopeaan tahtiin eri asioiden välillä. Aivojen kyky käsitellä useampaa eri tehtävää on rajallinen, ja jatkuva siirtyminen eri tehtävien välillä altistaa virheille ja kuormittaa aivoja. On parempi keskittyä tekemään työtehtävät kerralla loppuun ja siirtyä sitten hallitusti seuraavaan. (Muistiliitto n.d.) Itselläni on paha tapa tehdä useita työtehtäviä samaan aikaan ja pitää välilehtiä auki. Näin ollen kesken flow-tilan saatan helposti saada ärsykkeen toisesta hoitamattomasta työtehtävästä, jolloin soppa on jo valmis. Hiljennän vapaa-ajan viestintäkanavat oman virkeimpien työtuntieni ajaksi keskittyäkseni mahdollisimman hyvin.

Luo toimivat työstrategiat

Toimivat työstrategiat tulevat toimivista rutiineista. Vähentämällä toissijaisten kognitiivista rasitusta aiheuttavien tekijöiden määrää, voi tehdä työpäivistä paljon vaivattomampia. Yrittäjänä on hyvä muistaa uusien henkilöiden huolellinen perehdyttäminen sekä organisointi. Tiedostot, viestit ja työtarvikkeet on oltava mahdollisimman helposti löydettävissä kognitiivisen rasituksen vähentämiseksi. Asioiden jäsenteleminen kokonaisuuksiin ja pienempiin hallittaviin osiin vähentää tarpeetonta muistikuormaa. Näitä voi tukea työ- ja muistilistoilla. (Muistiliitto n.d.) Erityisesti tiedon siirtäminen on tärkeä työstrategia kuormittavuuden vähentämiseksi. Olemme panostaneet omaan viestintäämme ja ennakkotietojen antamiselle. Näin palaveritkin sujuvat helpommin, kun ensimmäiset kymmenen minuuttia ei mene palaverin teeman muistelemiseen. Tavoitteet ja strategia on oltava helposti löydettävissä paikoissa, jottei niiden löytämiseen mene jatkuvasti liikaa vaivaa.

Anna aikaa ammattitaidon ylläpitämiselle

Työmuistin toimintakyky ja vahva asiantuntijuus vaikuttavat työn kuormittavuuteen. Tuttujen asioiden äärellä on helpompaa, vaivattomampaa ja nopeampaa työskennellä. Rutiinit ja tutut asiat eivät juurikaan rasita erityisemmin työmuistia, sillä niiden parissa ei ole uudelleen oppimisen ja prosessoinnin kuormaa. (Muistiliitto n.d.) Automaattisuus on siis monesti ihan hyvästä. Hiljaisesta tiedon siirtymisestä ja kehkeytymisen mahdollisuuksista on hyvä pitää työpaikan kohtaamisissa kiinni, sillä niiden avulla voidaan kehittää ammattitaitoa ja ylläpitää tiedon kulkua. Kahvitauolla saa ja voi puhua työasioistakin, kunhan taukojen prioriteetit ja jousto ovat selvillä vuorovaikuttajien välillä. Meidän tiimiyrityksessä käydään runsaasti herkullisia “sivupöytäkeskusteluita”, jotka antavat mahdollisuuden jakaa ja vaihtaa ajatuksia. Näin ammattitaitoa on helppo kehittää työpäivän aikana satunnaisissa vuorovaikutuksissa.

Hallitse keskeytyksiä ja anna työrauha myös muille

Keskeytykset ovat kognitiivisen kuorman suolaa. Häiriötekijät ja ulkoiset ärsykkeet työpaikalla olisi hyvä tunnistaa, jotta niitä voidaan välttää. Ajatuksien ja keskittymisen jatkuva siirtyminen aiheuttaa muistijäljen hiipumista, jonka myötä tehtävään on entistä hankalempaa palata (Muistiliitto n.d.). Työn vaativuus ja tärkeys vaikuttaa suuresti aivojen kuormitukseen. Pelisäännöt on hyvä sopia, mikäli keskeytyksistä on jatkuvasti selkeää haittaa ihmisille. Luovuudelle ja kommunikaatiolla on annettava tilaa työyhteisössä, joten tasapainon löytäminen lähtee ihmistuntemuksesta ja keskustelusta. Kuulokkeet voi olla hyvä merkki siitä, ettei ihan pienestä asiasta kannata mennä nykäsemään hihasta. Lisäksi on syytä jokaisen pohtia, kuinka pystyy sulkemaan pois ulkoisia ärsykkeitä. Itse olen päiväsajaksi sulkenut ilmoitukset lähes kaikkialta, paitsi tärkeistä viestintäkanavista. Samalla olen myös viestinyt ihmisille, että minut saa kiinni tarpeen tullen soittamalla. Vielä ei ole tullut vastaan tilannetta, jossa jokin viesti ei olisi kerennyt kulkemaan ajoissa perille, vaikka olen sulkenut ilmoitukset.

Käytä muistin apuvälineitä

Muistin apuvälineet helpottavat paljon kuormituksen vähentämiseksi. Kalenteri, post-it laput, muistilistat ja taulukot ovat oivia tapoja keskittää keskittymiskykyä oikeisiin asioihin. Suosittelen itse vahvasti myös analogisien muistin apuvälineiden käyttämistä.

Älä lisää kuormitustasi

Kuormitusta ei ole tarpeen lisätä määräänsä enempää. Liian suurien vaatimusten täyttäminen itselleen voi pienemmissäkin työtehtävissä rasittaa pidemmällä aikavälillä. Oma vastuu työn dokumentoinnista ja perehdytyksen saamisesta vähentää rasitusta. Sosiaalisen median ja luurin käyttäminen ylipäätään hankaloittaa käytettävissä olevan kognitiivisen kapasiteetin keskittämistä olennaisiin työtehtäviin. (Muistiliitto n.d.) Palautumisen ei tarvitse tapahtua aina työpäivän jälkeen, vaan se voi tapahtua myös töissä. On hyvä pohtia ja ideoida keinoja siihen, miten teillä työpäivän keskellä voi saada palautumisen hetken. Meillä on toimistolla nykyään rubiikin kuutio, jonka toin saadakseni aivot tekemään jotain muuta taukojen aikana. On ollut ilahduttavaa nähdä, miten sosialisoivaa ja palauttavaa on ollut kiireisten päivien keskellä yhteinen pulmapelien ratkaiseminen.

Luo avoimuuden kulttuuria

Avoimuuden kulttuuriin kuuluu asioista puhuminen erityisesti silloin, kun työtaakka on liian suuri. Avoimuuden kulttuuri mahdollistaa ajoissa tarttumisen tällaisiin tilanteisiin, jossa vaara pitkittyvälle ylikuormitukselle on läsnä. Tällöin voidaan tarvittaessa delegoida työtehtäviä tai vähentää niitä. Uupumus viestii ulkoisen tai sisäisen kuormituksen määrästä ja pitkittyneisyydestä, eikä yksilön heikkoudesta. (Muistiliitto n.d.)

Ylläpidä positiivista ilmapiiriä

Negatiivisuus tarttuu, mutta niin onneksi myös positiivisuuskin. Positiivinen ilmapiiri on suuri energianlähde. Rikkaassa, arvostavassa ja tukevassa ilmapiirissä suuremmatkin haasteet tuntuvat pienemmiltä eivätkä niin kuormittavilta. Positiivisuus motivoi ihmisiä ja saa aikaan palauttavan vaikutuksen päivän aikana. Positiivisessa ilmapiirissä on vähemmän uupumusta ja vähemmän sairaslomia. Joka päivä voi jokainen miettiä työmatkallaan sitä, miten aikoo tukea tänään positiivisen ilmapiirin syntyä. Sillä on niin valtava moninaisvaikutus, että sen kehittämiseen on hyvä käyttää runsaasti organisaatiossa aikaa.

Yhdistä liikunta ja työ

Liikunnan ja aivojen yhteistyö on kiistatonta. Liikunta virkistää aivoja ja muistia niin suoritusaikana kuin tunteja sen jälkeenkin. Kävelypalaverit voivat olla raikas uudistus luovemmissa palavereissa, sekä kahvitauon sijasta voi suorittaa koko kropan läpikäyvän venyttelyn. Tauoilla on erityisen hyvä tapa liikkua. Itse valitsen portaat viidenteen kerrokseen useammin kuin hissin, ja saatan välillä käydä toisessa kerroksessa tulostamassa lähimmän printterin sijaan. ”Jumissa olevasta kropasta ei veri kierrä kunnolla aivoihin ja luovuuskin tukkeutuu samassa asennossa nököttäessä.” (Muistiliitto n.d.) Tähän kiteytykseen on mielestäni hyvä päättää tämä essee.

Lähteet:

Lindroth, I. 2022. Aivot narikkaan. Valmennus/paja. 3.11.2022. Tampereen ammattikorkeakoulu, Proakatemian yksikkö. Tampere.

Muistiliitto. n.d. Hyvä työ aivoille. PDF-tiedosto. Viitattu 12.11.2022. https://www.muistiliitto.fi/application/files/1314/8666/3698/KognErgHuoneentaulu_esite_WEB.pdf