Kipinän uusi strategia ja toimintasuunnitelma

Yksilöessee – 2ep.

Mistä uusi strategia sai alkunsa?

Kipinässä strategiaprosessi on ollut pitkä. Se on kestänyt lähes kaksi vuotta, mutta tämän kevään alussa uusi strategia ja sen mukana tullut toimintasuunnitelma saatiin otettua käyttöön. Suuren työn strategiatyössä tekivät syksyn 2022 BL ja HR, Elina ja Kaisa. He aloittivat strategiaprosessin eteenpäin puskemisen, ja vaikka se ei tiimiltä välitöntä vastakaikua syksyn aikana saanutkaan, niin sen avulla rakennettiin perusta strategialle.

Kaisan ja Elinan työhön pohjautuen kävimme syksyn mökkipajassa läpi kipinäläisten mielenkiinnon kohteita sekä tulevaisuuden tavoitteita. Mökkipajassa esiin nousseista tiimiläisten tavoitteista koostettiin yhteenveto, jota käytettiin pohjana uuden strategian luomiselle. Pidimme syksyllä 2022 myös pajan siitä, mitä tiimiläiset odottavat siltä ajalta joka akatemialla oli vielä jäljellä. Pajassa omia kiinnostuksenkohteita ja toiveita kirjattiin post-it lapuille, joista Katja koosti yhden yhteenvedon.

Tiimi päätti mökkipajassa, että hallitus alkaa koostamaa ja rakentamaan strategiaa Kipinälle mökkipajan tulevaisuuden tavoitteiden ja pajassa käytyjen kiinnostuksenkohteiden pohjalta. Tämä strategia esiteltäisiin tiimille mahdollisimman pian ja jalostettaisiin siitä yhdessä sellainen, että sitä voidaan yhdessä hyvällä meiningillä lähteä toteuttamaan. Hallitus rakensi strategiaa loppuvuoden ajan ja esitteli aikaansaannoksiaan välillä tiimille. Vuoden 2023 alussa uusi strategia ja siihen pohjautuva toimintasuunnitelma oli saatu valmiiksi. Vuoden 2023 alussa pidettiin strategiapäivä, jossa uusi strategia ja toimintasuunnitelma otettaisiin käyttöön. Sen jälkeen tiimin tehtävä oli alkaa noudattamaan uutta strategiaa ja toimintamallia.

Strategiamalli

Inhimillinen strategia on sellainen, jonka ihmiset kokevat innostavaksi. Se saa ihmiset ponnistelemaan kohti yhteistä suuntaa. (Kilpeläinen 2022, 100) Innostavuus ja yhteinen päämäärä olikin strategiamme keskiössä. Koko strategia ja toimintasuunnitelma perustui sille – ehkä ainoalle asialle – jonka mielekkyyden ja innostavuuden kaikki kipinäläiset jakoivat. Se asia oli Final Camp. Se tarkoittaa konkreettisesti Final Camp -kassan kerryttämistä. Se oli kevään suurin tavoitteemme tiiminä.

KUVIO 1 Nostoja strategiasta (Santala 2022)

Strategiassa painotettiin myös pajojen ja esseiden laatua, talousosaamisen lisäämistä ja sitä, että jokainen olisi liiketoimintatilanteesta kartalla, yhteistä aikaa ja tekemistä, johtajuutta ja hyvinvointia. Nämä olivat niitä asioita, joita nousivat ylös 2022 syksyllä järjestetyssä pajassa.

KUVIO 2 Toimintasuunnitelma (Santala 2022)

Strategian pohjalta laadimme Kipinälle toimintasuunnitelman, jossa kipinäläiset oli tarkoitus jakaa neljään erilliseen minitiimiin. Vanhojen minitiimien (oppimistiimi, hupitiimi, mavi-tiimi ja myyntitiimi) tilalle otettiin neljä uutta minitiimiä, joihin sisällytettiin aikaisempien tiimien vastuut. Heti uuden toimintasuunnitelman alusta alkaen päätimme, että markkinointi-minitiimille ei ole tarvetta, eikä tarvittavaa kysyntää, joten se pudotettiin toimintasuunnitelmasta pois ja sen vastuut jaettiin muille tiimeille. Se mikä uusissa minitiimeissä oli uutta uusien nimien lisäksi, oli se, että jokainen minitiimi jaetaan omaan liiketoiminta-alueeseensa. Liiketoiminta-alueet oli napattu suoraan syksyn 2022 pajasta, jossa mielenkiinnon kohteita käytiin läpi. Tapahtumatiimin tehtävänä on hoitaa paitsi pajat ja esseet, niin hankkia tiimille tapahtumaprojekteja. Innovointitiimin tehtävänä on 12h:n ja 24h:n lisäksi hankkia tiimille innovointiprojekteja jne. Kuitenkin niin, että mikäli esimerkiksi tapahtumatiimi hankkisi tapahtumaprojektin, niin siihen osallistuisi kaikki kynnelle kykenevät muistakin minitiimeistä. Kaikki näiden minitiimien liiketoiminnasta aiheutuvat tuotot menevät yhteiseen Final Camp -kassaan, ellei jonkun projektin kohdalla tehdä poikkeusta. Toimintasuunnitelman tavoitteena oli se, että Kipinän päivittäiset asiat kuten pajat, sekä liiketoiminnalliset asiat toimisivat saman liiketoimintasuunnitelman kautta. Halusimme, että toimintamallimme on sellainen, että jokaisella tiimiläisellä oli jokin vastuualue. Jokainen tiimiläinen haluttiin siis sitouttaa toimintaan konkreettisesti. Koimme myös, että selkeyden ja tehokkuuden vuoksi selkeä vastuujako on todella tärkeää. Minitiimit saivat itse päättää tarkemmin vastuiden jakautumisesta, kunhan jokaisella on jotakin tekemistä, mikä vie koko tiimiä kohti yhteistä tavoitetta, eli Final Campia.

BL:n tehtävä oli painaa kaasua ja yhdessä hallituksen kanssa katsoa ja tarkkailla toimintasuunnitelman toteutumista ja mahdollisesti reagoida tekemällä toimintasuunnitelmaan muutoksia. Toistaiseksi muutoksia ei ole tarvinnut tehdä. HR:n päätehtävä oli katsoa, että kaikki pysyvät kyydissä mukana ja reagoida tilanteissa, joissa näyttää siltä, että jonkun jaksaminen tai työtaakka käy liian kovaksi. Hyvinvointi ja jaksaminen on pyritty BL:n ja HR:n puolesta pitämään pääteemana. Proakatemia, Kipinä tai Final Camp eivät ole oman hyvinvoinnin uhraamisen arvoisia.

Onko kyseessä inhimillinen strategia?

Inhimillisen strategian neljä peruselementtiä on tahto: tahto, kyky, osallisuus ja toimijuus. Tahdon synnyttää organisaation ja yksilötason merkitys. Tahto on yrityksen olemassaolon perusta ja kollektiivinen yritystoiminnan tavoite. Kyvyn määrittelee organisaation kyvykkyydet, oppiminen ja ihmisten osaamiset. Osallisuus syntyy yrityksen kulttuurista, käyttäytymisestä, asenteista ja arvoista. Toimijuuteen kuuluvat tavoitteet ja teot. Toimijuus synnyttää omaehtoista strategian mukaista toimintaa. (Kilpeläinen 2022, 100)

Tahto toteutuu strategiassa ja toimintasuunnitelmassa nimenomaan yhteisen tavoitteen ja päämäärän, eli Final Campin kautta. Yhteisen tahtotilan löytäminen 20 hengen porukalla on ollut todella vaikeaa, jopa mahdotonta, joten kun sellainen on löytynyt, se haluttiin nostaa koko toimintasuunnitelman ja strategian yhdeksi päämääräksi.

Kykyä Kipinästä ja kipinäläisistä löytyy vaikka muille jakaa. Kipinä on todella heterogeeninen tiimi, jossa tiimiläiset omaavat todella paljon erilaista ammattitason osaamista. Kipinä on kasvanut tiiminä valtavasti matkansa varrella ja oppia on kertynyt paljon tulevaisuutta varten.

Osallisuuteen on vaikuttanut kaikista eniten aikatauluhaasteet ja Kipinän ulkopuolisen elämän velvollisuudet. Asenne on kuitenkin joka kerta kokoonpanosta huolimatta ollut hyvä. Yhteisiä sääntöjä on noudatettu, kunhan niihin on kiinnitetty hieman huomiota. Osallistaminen on kuitenkin paremmalla tasolla kuin aikaisemmin uuden toimintasuunnitelman vastuunjaon ansiosta.

Toimijuutta, tekoja ja tavoitteita on riittänyt tänä keväänä paljon. Kaikki yhteiset projektit on viety maaliin ja jokaisessa on päästy siihen tavoitteeseen, että yhteinen Final Camp-kassa on kasvanut. Kipinän tyylin mukaan kaikki mihin on mukaan lähdetty, on hoidettu täysillä.

Kaikilla osa-alueilla on totta kai parannettavaa mutta koen, että yleisesti kaikkiin olosuhteisiin nähden olemme onnistuneet todella hyvin ja kaikki neljä inhimillisen strategian peruselementtiä on strategiassa ja toimintasuunnitelmassa mukana.

Yhteenveto

Tällä toimintamallilla on menty tämä kevät. Vauhtia ja tekemistä on riittänyt. Aikataulut ovat olleet kaikilla todella tiukilla. Opinnäytetyöt ja oman ”ressuosuuden” hankkiminen ovat kaikilla tämän vuoden aikana tehtävälistalla toimintasuunnitelman velvoittamien tehtävien lisäksi, jotka eivät ainakaan helpota aikatauluhaastetta. Aikatauluvaikeuksista huolimatta olemme edenneet kohti yhteistä tavoitetta eli Final Campia, Final Camp -kassaa kerryttämällä. Vielä on työtä jäljellä, mutta niin on onneksi aikaakin. Toimintamallin tiedettiin vaativan jokaiselta tiimiläiseltä vahvaa itsensäjohtamista, jotta kaikki tarvittavat asiat saadaan hoidettua. Halusimme tiiminä luottaa siihen, että hommat hoidetaan yhdessä ja niitä autetaan, jotka apua tarvitsevat.

Tämä toimintasuunnitelma tulee todennäköisesti pysymään Kipinällä opintojen loppuun saakka. Kipinän yhdessä asettamien tavoitteiden täyttyminen vaatii vielä kovaa työtä. Henkilökohtainen toiveeni BL:nä on kuitenkin se, että homman ei pidä mennä liian vakavaksi. Mailaa puristamalla ei voiteta pelejä. Hyvällä pelihuumorilla ja tekemisen meiningillä tämä homma viedään hienosti ja helposti maaliin!

Lähteet

Kilpinen, P. 2022. Inhimillinen strategia. Helsinki: Alma Talent.