Tampere
20 May, Friday
13° C

Proakatemian esseepankki

Kenttäapprot



Kirjoittanut: Oona Salo - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 9 minuuttia.

Kenttäapprot

Micaela Erola, Jeena Kantosalo & Oona Salo

Akateeminen essee, 3ep


Johdanto

Kenttäapprojen idea rantautui meille Turusta. Turussa oli järjestetty muutamia vuosia sitten Halliapprot niminen tapahtuma. Tapahtuma järjestettiin jääkiekko-ottelussa ja ideana oli täyttää appropassia merkin saadakseen. Muokkasimme hieman tätä ideaa ja appropassiamme erilaiseksi ja meille sopivaksi. Vaihdoimme jääkiekon lajina jalkapalloon. Tähän oli muutamakin eri syy. Jalkapalloa seurataan Suomessa vähemmän, kuin jääkiekkoa. Jalkapallon taso Suomessa kuitenkin kasvaa vuosi vuodelta enemmän ammattilaismaisemmaksi. Meillä myös oli hyvät yhteydet Veikkausliigassa pelaavan Ilveksen seurajohtoon, ja näin tapahtuma oli helppo järjestää.

 

Meidän piti järjestää tapahtuma ensiksi toukokuussa 2021, mutta koronan takia jouduimme siirtämään tapahtuman syyskuulle 2021. Tapahtuman järjestäminen korona aikana oli erittäin stressaavaa, ja jouduimmekin vaihtamaan suunnitelmaa kymmeniä kertoja. Loppujen lopuksi tapahtuman siirto syyskuulle ei ollut ollenkaan huono sattuma, sillä vedimme paikalle noin 800 innokasta opiskelijaa, jotka eivät olleet päässeet ulkoiluttamaan haalareitaan melkein vuoteen.

 

Kenttäapprot olivat siis tapahtumamuodoltaan approt. Approissa tulee kerätä tietty määrä leimoja, jotta saa haalarimerkin. Halusimme kuitenkin antaa mahdollisuuden myös urheilun katsomiselle ilma, että rastien suorittamisessa tulisi kiire, siksi päädyimme avaamaan alueen hyvissä ajoin appropäivänä. Projektin valmistelu osuudessa ja itse tapahtuma osuudessa tarkempaa tietoa päivästä.

 

 

Projektin valmistelu

Projekti oli kokonaisuudessaan erittäin opettavainen ja innostava projekti. Tuntuu, että meillä oli alusta asti selkeä tavoite ja mielikuva siitä, minkälainen tapahtuma Kenttäapproista oli tulossa. Valmistelun aloitimme jo vuoden 2021 tammikuussa, jolloin pidimme ensimmäisen projektipalaverin. Aloimme pikkuhiljaa hoitaa tapahtuman kannalta oleellisimpia ja tärkeimpiä asioita: yhteistyötä yhdessä Ilves edustuksen ja jatkopaikkojen kanssa, budjettia ja tarkempaa aikataulutusta. Muita tärkeitä asioita alussa oli esimerkiksi haalarimerkkien suunnittelu ja niiden tuottajien kilpailuttaminen. Seuraavaksi kerron yksityiskohtaisemmin projektin valmistelusta aiheittain:

 

Yhteistyökumppanit

Tietystikin oleellisin asia tapahtumamme kannalta oli peli, jota mentäisiin katsomaan, sekä paikat, johon opiskelijat voivat jatkaa juhlimistaan tapahtuman jälkeen. Yhteistyökumppaneiksemme saimme Ilveksen ja jatkopaikoiksi Heidi’s Bier Barin sekä Lola Club Tampereen. Kaikkien yhteistyökumppaneidemme kanssa työskentely sujui alusta alkaen todella loistavasti. Jeena hoiti yhteistyötä yökerhojen kanssa ja Micaela Ilveksen kanssa. Molempien yökerhojen yhteyshenkilö oli sama, joten se helpotti kommunikointia ja asioiden sopimista huomattavasti. Keskustelut käytiin englanniksi sähköpostien välityksellä, joka toimi meille oikein hyvin. Yhteistyön puolesta en keksi mitään kehitettävää sillä kaikki toimi juuri niin kuin pitikin. Kiitos siis vielä paljon yhteistyökumppaneillemme!

 

Budjetti

Budjetin laatiminen oli aluksi aika hankalaa, koska emme tarkkaan tienneet paljon mikäkin asia tulee meille maksamaan. Lähdimme rakentamaan budjettiamme ensin selvittämällä, paljonko liput peliin tulee meille maksamaan ja pyytämällä haalarimerkeistä tarjouksia. Pohdimme, mihin kaikkeen meillä tulee menemään rahaa. Budjetti muodostui hyvin yksinkertaiseksi: lipputulot – liput + merkit + postit + muut yllättävät kulut = meidän palkkiomme. Näin jälkikäteen ajateltuna, olisi ollut erittäin tärkeä miettiä omalle työlle hinta, ja laskea se jo mukaan budjettimme. Mutta tekemällä oppii, ja niin mekin teimme. Seuraavaan tapahtumaan osaamme jo laskea budjetin huomattavasti fiksummin. Ansaintamallimme koostui siis lippujen myyntihinnan ja menojen erotuksesta. Löysin muutamilta nettisivuilta hyviä vinkkejä budjetin laatimiseen, joita voimme käyttää seuraavaa budjettia suunnitellessa:

  • Muista tuplata sekalaiset-osio. Siten voit varautua mahdollisiin yllätyksiin. (Nordea n.d)
  • Tämä itseasiassa toteutettiinkin nykyisessäkin budjetissa esimerkiksi haalarimerkkien osalta. Lisäsin tämän kohdan silti tähän, koska pidän tätä tärkeänä pointtina myös seuraavassa budjetissamme.
  • Erittele kaikki tekeminen ja niihin liittyvät kustannuserät. Ota erittelyn avuksi osaprojektit jne. (Granroth 31.08.2021)
  • Tulisi tarkemmin laskea ja hinnoitella oma työ ja tekeminen budjettiin. Tämän otamme varmasti huomioon seuraavassa budjettisuunnitelmassamme.
  • Seuraa toteutuneita kustannuksia ja analysoi tilannetta säännöllisesti. (Granroth 31.08.2021)
  • Seurasimme budjettiamme suhteellisen hyvin, mutta seuraavaan kertaan toteutamme paremman Excelin josta voimme analysoida budjettia vielä entistäkin paremmin.
  • Käytä laadinnassa apuna kunkin osa-alueen asiantuntijaa. (Granroth 31.08.2021)
  • Tähän kohtaan omana ajatuksena oli se, että jos tulee kohtia, että huomaamme jonkun hankalan asian budjetissa, aina voi pyytää apua muilta akatemialaisilta! Yhteisössämme on suuri määrä tietoa ja halua auttaa, joten täytyy myös tämä muistaa seuraavalla kerralla.

 

Aikataulutus

Aikataulut olivat tärkeää katsoa kuntoon heti alussa. Tapahtumapäivän lukkoon lyöminen, haalarimerkkien suunnittelu ja tilaus aikataulut selvitimme heti kun se oli mahdollista. Tietysti meillä oli yksi pieni ongelma aikataulusuunnitteluissa, niin kuin jo yllä mainitsimme. Koronan vuoksi jouduimme viivästyttämään alkuperäistä tapahtumapäivää keväältä alkusyksyyn. Harmiksemme koronan vuoksi jouduimme rajoittamaan lippujen määrää jatkopaikkoihin vallitsevien kapasiteetti rajoitusten vuoksi. Jos aikataulua pohtii muuten koronaa huomioimatta, aikataulullisesti olisi voinut olla järkevämpää pitää tapahtuma arkipäivänä viikonlopun sijaan, koska yleensä opiskelijatapahtumat ovat arkisin. Pelikalenterin vuoksi lauantai peli oli kuitenkin ainut vaihtoehtomme. Päivä valintamme ei selvästikään osoittautunut ongelmaksi, ottaen huomioon suuren osallistujamäärän tapahtumassamme.

 

Graafinen suunnittelu, sosiaalinen media ja markkinointi

Haalarimerkin, appropassin ja logon suunnittelusta, sekä sosiaalisesta mediasta ja sen sisällöstä vastasi Jeena. Kerronkin nyt itse suunnitteluprosessista ja toteutuksesta sekä somen tekemisestä.  Graafinen suunnittelu oli itselleni yksi mieluisimmista asioista projektissamme. Oli mahtavaa alusta asti toteuttaa omia ideoita ja nähdä työntulos esimerkiksi konkreettisesti fyysisenä haalarimerkkinä. Haalarimerkin idea tuli nopeasti mieleen ja olenkin itse todella tyytyväinen myös lopputulokseen. Käytin kaikkeen graafiseen suunnitteluun Adobe Illustratoria, jonka avulla sain tehtyä juuri sellaista materiaalia, kun halusin. Tästä itseasiassa syttyikin into graafiseen suunnitteluun, jota olen siitä asti jatkanut. Toki nyt on itsellä paljon kehitysideoita graafiseen suunnitteluun liittyen, sillä olen oppinut käyttämään suunnitteluohjelmia paremmin ja koen että pystyisin nyt tuottamaan parempaa ja laadukkaampaa materiaalia. Mutta oppimisen takiahan näitä projekteja tehdään.

 

Sosiaalinen media, tarkemmin Instagram oli oikeastaan meidän ainut aktiivinen markkinointikanavamme, toki markkinoimme myös Kide.app palvelun kautta ja Facebookissa mutta ne olivat passiivisempia kanavia. Oli minulle ensimmäinen kerta, kun vastasin kaupallisesta somemarkkinoinnista. Koen, että tässä asiassa minulla on vielä paljon opittavaa ja parannettavaa. Somemarkkinointi suunnitelman laatiminen olisi ollut järkevää ja suotavaa, sillä sellaista en nyt tehnyt. Päivitin somea ja tein materiaalia sitä mukaan mitä kerkesin ja miten hyvältä tuntui. Ensi tapahtumaan aion jonkin verran tehdä suunnittelua ajankohdista ja järjestyksestä mitä päivittää. Ensisijaisena kanavanamme toimi Instagram. Facebook sivu meillä oli myös luotuna, mutta sen käyttö jäi hyvin vaatimattomaksi pienien teknisten ongelmien vuoksi. Tämäkin saadaan kyllä seuraavaan tapahtumaan korjattua. Käytimme maksullista markkinointia Instagramin puolella ja sillä mainostimme käynnissä olevaa lippuarvontaa. Kyseinen julkaisu lopulta tavoitti 3982 ihmistä ja sai 145 kommenttia. Kokonaisuudessaan saimme somessamme ilmoitettua tärkeimmät ja oleellisimmat asiat, mutta haluan kehittää sisällön laatua ja panostaa suunnitteluun ja ajoituksiin enemmän jatkossa.

 

Tapahtuman rastit

Rastien suunnittelu ja innovointi jäi meillä aivan liian viime tinkaan. Rastit suunniteltiin loppuun vain viikkoja ennen tapahtumaa. Rastit kuitenkin olivat loppupeleissä ihan toimivia ja hauskoja. Koska emme olleet Kenttäapproja aikaisemmin järjestäneet, oli todella vaikeaa arvioida mikä olisi hyvä kesto/rasti. Päädyimme pitämään rastit suhteellisen lyhyinä, jotta ne eivät ruuhkautuisi. Tapahtumassa huomasi, että rasteja olisi voinut olla enemmän sillä niiden suorittamiseen ei mennyt aikaa kovinkaan paljon.

 

 

Itse tapahtuma 

Kenttäapprot 11.9.2021

Kenttäapprot pidettiin lauantaina 11.9 Ratinassa. Viikko alkoi kuitenkin heti maanantaina lipun noutojen yhteydessä. Ihmisten tuli noutaa lippu ennen tapahtumaa, ja järjestimme eri paikoissa lippunoutopistettä. Lipun nouto oli maanantai- perjantai. Lipun nouto sujui yllättävän hyvin, vain muutaman kerran tuli ristiriitoja asiakkaiden kanssa. Käytimme lipun noudossa Exceliä, jonka avulla saimme varmuuden henkilön nimestä, ja siitä minne hänelle on lippu.

Itse tapahtumapäivä oli lauantai. Saavuimme ennen tapahtuman alkua järjestämään paikkoja sekä päätimme pitää viimeisen lipun noudon muutamaa tuntia ennen tapahtumaa. Tunnelma oli erittäin jännittävä, koska emme tienneet ollenkaan, miten tapahtuma sujuisi.

Ensimmäiset asiakkaat olivat portilla jo ennen tapahtuman alkua. He jopa muodostivat pienen jonon. Kun portit aukesivat, ihmiset alkoivat käymään rasteja lävitse. Kun peli alkoi, niin suurin osa ihmisistä meni katselemaan peliä. Erätauolla ihmiset jatkoivat rastien suorittamista. Kuitenkin suurin osa sai aika nopeasti rastit suoritettua.

Kun peli loppui, oli vielä mahdollisuus hakea haalarimerkki ennen baariin lähtemistä. Baariin lähteminen sujui hyvin, sekä suhteellisen nopeasti.

 

Appropassi

Appropassiin kehittelimme risti-nolla-tapaisen tyylin, jolloin leimoja piti kerätä täysi rivi niin pysty-, vaaka- tai sivusuorassa. Ohessa kuva appropassista. Suunnittelimme yhteensä yhdeksän erilaista tehtävää, joista pystyi kerätä leimoja. Jos koko appropassin suoritti, niin pääsi mukaan arvontaan. Appropassista löytyi myös oma logomme, tapahtumakartta sekä informaatiota.

 

Rastit

Kuten kuvasta näkee rasteja, oli yhteensä yhdeksän. Osan pystyi suorittamaan muualla ja osan tapahtuma-alueella.

Rasti numero 1. Postaa kuva hashtagilla #kenttaapprot. Tämän rastin tarkoituksena oli herättää Kenttäapprojen someja osallistujien avulla. Tehtävän pystyi tekemään missä vain.

Rasti numero 2. Osta jotain suuhun pantavaa. Tehtävänä oli ostaa tapahtuma-alueelta ruokaa, jotta sai leiman.

Rasti numero 3.  Pukeudu Ilveksen väreihin. Tapahtuma oli tehty yhteistyössä Ilveksen kanssa, joten tämä rasti oli ajateltu heidän takiaan. Pukeutumisella saatiin esille Ilveksen värejä.

Rasti numero 4. Ratkaise pulma rasti. Tässä rastissa oli toiminnallinen tehtävä, jossa piti arvuutella erilaisia kuuluisia paikkoja tai maamerkkejä.

Rasti numero 5. Osta juoma ottelun aikana. Tämä on helppo ja perinteinen tehtävä, joka varmasti nähdään monissa approissa. Kuitenkin olimme miettineet alussa, että pitäisi ostaa ” erikoinen” Kenttäapprot juoma, mutta emme pystyneet toteuttamaan sitä. Toivottavasti ensi vuonna, tämä onnistuu.

Rasti numero 6. Suorita kopioi kuva-rasti. Tässä toiminnallisessa rastissa oli tehtävänä suorittaa erilaisia jooga-/ venyttelyliikkeitä yhdessä tai ryhmän kanssa.

Rasti numero 7. Käy pelaamassa Beer Bongia tapahtuman aikana. Tämä rasti oli meidän suurin ja veti ihmisiä sisälle eniten samaan aikaan.

Rasti numero 8. Voita köydenveto. Tässä rastissa oli tarkoituksena voittaa rastin köydenveto, jotta sai leiman.

Rasti numero 9. Käy Pregameilla tai tule Happy hourille Ratinan Stadionille. Tämän rastin pystyi suorittamaan ennen Kenttäapproja sekä myös paikan päällä.

Olimme itse vetämässä osaa rasteista sekä saimme työntekijöitä Proakatemiasta. Onnistuimme pienellä työvoimalla vetämään kaikki rastit. Saimme myös Proakatemialta Herkän mukaan tapahtumaan.

 

Tapahtuman onnistumiset 

Askeleet onnistuneeseen tapahtumaan

  • Tapahtuman ideointi ja suunnittelu
  • Tapahtuman organisointi, toimintasuunnitelma ja aikataulutus
    • Luvat: esimerkiksi järjestyksenvalvoja
    • Yleistä: esimerkiksi tilavuokra, EA-laukku yms
    • Rahoitus
  • Tiedottaminen ja markkinointi
  • Huikea tapahtuma
  • Tapahtuman purkaminen
    • Tilat kuntoon (parempaan kuin tullessa)
    • Palautteen kerääminen
    • Raportointi

(Tapahtuman järjestäjän ABC, Sool)

Askeleet onnistuneeseen tapahtumaan antaa hyvin esimerkkikohtia, joissa voimme huomata olemmeko onnistuneet vai emme. Tapahtuman ideoinnissa ja suunnittelussa onnistuimme, koska ennen samankaltaista tapahtumaa ei ole Tampereella ollut. Tapahtuman organisointi, toimintasuunnitelma ja aikataulutus- kohdassa olisi joissain kohdassa parannettavaa, mutta kuitenkin olemme onnistuneet, koska saimme tapahtuman pidettyä.

Tiedottaminen ja markkinoinnissa onnistuimme myös, koska tapahtuma oli baarien osalta loppuunmyyty, ja melkein normaaleissa lipuissa myös.

Tapahtuma oli huikea tapahtuma, koska se herätti opiskelijat kokoon ja olivat isoimmat bileet alku syksystä Tampereella. Tapahtuman purkamisesta olisi ollut parannettavaa.

Ennen tapahtumaa mietimme useasti, että jos liput eivät lähdekään liikkeelle tai ihmisiä ei kiinnosta meidän tapahtumamme. Alussa ensimmäinen kuukausi oli hiljaista, mutta lähempänä tapahtumaa liput alkoivat liikkumaan. Myös korona pelotteli meidän tapahtumaamme, ja tämän takia jouduttiin miettimään asioita monta kertaa läpi. Kuitenkin tapahtumaan osallistui yli 750 opiskelijaa, ja saimme loppuunmyytyä Heidis Bier Bar sekä Lola Clubin. Ihmisiä olisi ollut enemmän halukkaita baareihin, mutta emme ehtineet tai pystyneet vaikuttamaan asiaan.

Itse tapahtuma oli onnistunut ensimmäiseksi kerraksi. Vältyimme ristiriidoilta sekä tapahtumassa ei tullut häiriöntekijöitä. Myös baareissa onnistuimme, koska olimme hankkineet rannekkeet helpottamaan baariin pääsyä, ja tämä auttoi.

Kenttäapprojen maine on myös hyvä tapahtuman jälkeen, sekä ihmiset odottavat jo seuraavaa Kenttäapproa. Tämä on suuri onnistuminen, koska se tarkoittaa, että osallistujia voi olla enemmän seuraavalla kerralla.

Onnistuimme myös taloudellisesti, koska saimme projektista rahaa, jonka jaoimme kolmen kesken. Taloudellisesti tämä on ollut suurin projektimme Proakatemian aikana.

 

Motorolan merkitys

 Yleensä projektin jälkeen pidetään motorola, mutta meillä se jäi välistä. Se olisi ollut tärkeä pitää, jotta olisimme voineet kuulla toistemme ajatuksia, sekä työntekijöiden palautetta, jota saimme. Motorolan peruskysymyksiä ovat mitä opin, mitä kehitettävää sekä mitä hyvää tai huonoa? Olemme kuitenkin kirjoittanut oppeja tähän esseeseen laajemmin omista vastuualueista, mutta oppeja emme ole vieneet eteenpäin toisillemme. Mitä kehitettävää- kohdassa pitäisi käsitellä työntekijöiltä sekä asiakkailta tulleet palautteet. Niiden pohjalta voi löytyä kehityskohtia, joita emme ole huomioineet. Mitä hyvää tai huonoa- kohdassa käsitellään onnistumisia sekä epäonnistumisia. Vaikka tapahtuma oli pilotti ja ensimmäinen ikinä, selvisimme ihme kaupalla suurista epäonnistumisista.

 

Tulevaisuus 

Tässä on konsepti, joka todennäköisesti jatkuu luultavasti ainakin seuraavat kaksi vuotta. Toivottavasti joka vuosi vielä isommin ja suuremmalla osallistujamäärällä. Olemme kysyneet ihmisiltä, joita olemme nähneet erilaisissa opiskelutapahtumissa, että ovatko he kuulleet Kenttäapproista. Moni on vastannut myöntävästi, osa jopa kertonut, että on itse käynyt tapahtumassa. Myös olemme kuulleet, kuinka ihmiset ovat jo suunnitelleet tulevansa uudelleen Kenttäapproille.

 

Viestintä

Tänä vuonna viestintä työntekijöiden sekä projektitiimin kanssa oli todella heikko. Vasta ennen tapahtumaa päätimme tehdä ryhmächatin, jonka tarkoitus oli helpottaa viestintää. Myös saimme loistavan idean tiimiltämme: Radiopuhelimet. Kenttäapproilla perinteisesti viestinnänkeino oli puhelinsoitto. Näin ollen viesti ei kulje kaikille välttämättä koskaan. Myös tapahtumaan on saatava ainakin yksi runneri, jonka tehtävänä on juosta tapahtumassa paikasta toiseen.

 

Yhteistyö

Mahdollisesti ensi vuonna Kenttäapproilla olisi enemmän yhteistyökumppaneita. Kun olemme seuranneet erilaisia tapahtumia, niin useasti on tarjolla erilaisia yhteistyökumppaneita, jotka houkuttelevat opiskelijoita paikalle. Useasti jo pelkästään haalarimerkin saaminen eri yhteistyökumppaneilta voi olla syy tulla paikalle. Kun opiskelemme Proakatemialla, niin voisimme hyödyntää yhteisöä. Esimerkiksi erilaiset projektit Proakatemialta voisivat pitää omaa rastiaan, ja rastin suoritettua antaa oman haalarimerkkinsä leiman ohella. Näin opiskelijat pääsivät keräilemään merkkejä, tutustumaan Proakatemian projekteihin ja projektit pääsisivät maailmalle. Myös heidän haalarimerkkinsä pääsisivät haalareihin, ja näin se olisi heille ilmaista mainostusta.

 

Mainostus

Tänä vuonna emme käyttäneet paljoakaan mainostusta, mutta miten kävisi, jos tilanne olisi erilainen ensi vuonna. Kysymys, kuitenkin herää siitä, kun Kenttäapproilla on hyvä maine, niin kuinka paljon tai millaista mainostusta tarvitaan? Mahdollisesti Kide.app voisi olla yhteistyökumppani ja samalla heidän kauttansa saada mainostusta. Myös Kenttäapprojen omat sosiaalisen kanavien käyttö on avain asemassa, koska siellä on jo seuraajia. Voisimme olla luovia, ja kehitellä uudenlaisia markkinointi tapoja, jotka herättävät opiskelijat. Esimerkiksi lipun piilotukset, herättävät mainostukset tai aarrekartta ilmaisille lipuille. Vain taivas on tässäkin asiassa rajana.

 

Työvoima

Ensi vuonna työntekijöihin tulee panostaa eri tavalla kuin tänä vuonna. Voisimme mahdollisesti saada tästä projektin muille, jotka haluavat kerätä rahaa. Mahdollisia työtehtäviä on lipun noudot sekä rastien pitäminen.

 

Rastit

Rastit olivat melko yksinkertaisia, mutta uniikkeja. Kuitenkin ensi vuonna rastien tulee olla monipuolisempia sekä luovempia. Halusimme luoda tänä vuonna tapahtuman, jota ennen ei ole ollut, ja onnistuimme siinä. Tänä vuonna meidän on hyvä jatkaa uudella tapahtumalla, jossa on uudet ja luovat rastit.

 

 

Projekti projektijohtajan näkökulmasta 

Mitä johtaminen on? Johtaminen on toimintaa, jossa on tarkoitus saada aikaan tuloksia ihmisten avulla ja ihmisten kanssa. Se on suunnittelua, organisointia, koordinointia ja valvontaa. Kehityskulkua, jonka kuluessa ryhmä ihmisiä ohjautuvat (usein pakottamatta) johonkin suuntaan. Tavoitteiden asettamista, organisointia, motivointia ja kommunikointia, tulosten arviointia ja kehittämistä. Kommunikaatioverkostojen ja organisaation arvojen luomista ja ylläpitoa, henkilöstön sitouttamisen turvaamista. Kanssakäymistä, tiedonvälittämistä ja päätöksentekoa. (Juuti, K n.d.)

 

Kenttäapprot oli täydellinen projekti harjoitella projektijohtamisen taitoja. Tapahtuman tuottaminen alusta loppuun itse on melkoinen urakka. Monia asioita pitää miettiä ja bisnes ei ole riskitöntä. Jos epäonnistut, maksat omasta pussista. Projektin valmistelussa kävimme läpi, mitä kaikkea otimme huomioon tapahtumaa tehdessä.

 

Projektijohtajan roolissa piti ottaa vastuuta joka osa-alueella. Se ei tarkoita, etteikö muihin tiimin jäseniin luottaisi, mutta pitää olla perillä kaikesta ja olla valmis auttamaan, jotta tapahtumasta saadaan paras mahdollinen. Projektijohtajana toimin siis ns. jokapaikanhöylänä. Meillä oli vain kolmen hengen tiimi, joten se vaati sen, isommissa tiimeissä koen, että projektijohtaja ohjaa enemmän ja jakaa vastuita, jotta ei itse joutuisi juoksemaan joka paikassa. Tässä projektissa kuitenkin koen, että se ei olisi ollut edes mahdollista. Toisaalta jaoin kyllä projektijohtajan roolissa vastuualueita tapahtuman ajalle, ja työntekijät rasteille. Mietin kuka sopisi millekin rastille parhaiten.

 

Yksi tärkeä osa-alue oli yhteistyökumppaneiden kanssa sujuva kommunikointi. Yhteistyökumppaneitamme oli Ilves Edustus Oy, Heidi’s Bier Bar ja Lola Club. Kenttäapproissa projektijohtaja hoiti Ilveksen ja Kenttäapprojen välistä yhteistyötä. Jatkopaikkojen yhteistyö oli vastuutettu toiselle tiimin jäsenelle, mutta projektijohtaja auttoi myös siinä tarvittaessa. Selkeän yhteistyön ylläpitäminen on todella tärkeää, jotta tapahtuma sujuu ongelmitta h-hetkellä.

 

Koen, että projektijohtaja oppii paljon, koska joskus auktoriteetin on pakko mennä kaverisuhteiden yläpuolelle. Se ei ole aina helppoa, varsinkin auktoriteetittomalle ihmiselle. Siinä joutuu punnitsemaan tapahtuman onnistumisen ja erimielisyyksien väliä. Meillä oli tapahtuman järjestämisessä tiimin välillä joitain erimielisyyksiä, mutta ne saatiin ratkaistua ilman isompia riitoja. Projektijohtajana oppii paljon myös sen takia, että projektijohtamisen kurssista tehdään raportti ja Power Point esitys tiimille. Näitä tehdessä joutuu miettimään uudestaan projektia syvällisemmin ja vastaamaan erilaisiin kysymyksiin.

 

Yksi iso kehityskohde, minkä opin kantapään kautta projektijohtajan roolia ajatellen, on projektisuunnitelman teko. Teimme todella köykäisen ja köyhän suunnitelman, mutta enne laskeneet esimerkiksi breaking pointia ollenkaan. Laskeskelimme budjettia alussa vähän sinne päin, mutta se ylittyi reilusti, koska emme mm. huomioineet ollenkaan yllättäviä kustannuksia.

 

 

Pohdinta

Kun muistelen tapahtumaa, ja mietin että se todella oli ensimmäinen tapahtuma, jonka järjestimme, voisin sanoa, että teimme loppujen lopuksi hyvää työtä. Ihmisillä näytti olevan hauskaa ja olemmekin positiivista palautetta saaneet paljon. Itsekin kaikesta stressistä ja säädöstä huolimatta muistelen tapahtumaa positiivisin ja iloisin fiiliksin. Paljon on vielä parannettavaa ja opittavaa, mutta olen ylpeä mitä saatiin ilman mitään tapahtuma-alan kokemusta aikaan. Hyvä me ja pian seuraavaa tapahtumaa suunnittelemaan!

 

 

Lähteet:

Erola, M. 2021. Projektijohtamisen kurssi Power Point Kenttäapprot.

Erola, M. 2021. Projektijohtamisen kurssi raportti Kenttäapprot.

Granroth, U. 31.08.2021. Projektin budjetointi – Vinkkejä parhaisiin käytäntöihin. Luettu 15.12.2021. https://www.kohosales.com/sisaltopankki/projektin-budjetointi-vinkkeja-parhaisiin-kaytantoihin-2/

Juuti, K. n.d. Johtamisen määritelmä. Luettu 10.12.2021. http://www.kjuuti.fi/johtamisen-maaritelma/

Nordea. n.d. Liiketoiminnan ja budjetin suunnittelu. Luettu 15.12.2021. https://www.nordea.fi/yritysasiakkaat/yrityksesi/yrityksen-perustaminen/liiketoimintasuunnitelma.html

Sool n.d. Luettu 16.12.2021 https://www.sool.fi/hyp/tapahtumat/

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close