Kirjoittajat: Ava Koskinen, Aleksi Stoilov & Anni Tapio

Johdanto

Miksi jotkut ovat myöhässä aina ja toiset eivät koskaan? Miksi toiset osaavat jaotella tehtävälistansa järjestelmällisesti ja toiset taas tekevät kaiken hädässä viimeisenä iltana? Miksi arkinen liikunta on toisille helppoa ja toisille suorastaan kamalaa? Suurin osa toiminnoistamme, joita toteutamme arkisin, ovat rutiineja eli harjaantuneita käyttäytymistapoja. Ne eivät vaadi meiltä suurempia pinnistelyjä, saati aivokapasiteetin käyttöä. Rutiineja on sekä hyviä, jotka ovat meille hyväksi, sekä huonoja, jotka ovat meille haitallisia. 19 hengen tiimiyrityksestä löytyy lukuisia erilaisia rutiineja, jotka aiheuttavat toisinaan tiimille päänvaivaa. Varmasti jokainen on joskus kuullut selityksenä lauseen: ”Minä nyt satun olemaan tällainen.”. Lause on kuitenkin hölynpölyä: Jokainen pystyy vaikuttamaan käyttäytymiseensä tavalla tai toisella. Se vaatii kuitenkin rutiinien purkamista osiin, omien toimintatapojen tarkastelua sekä uusien rutiinien opettelua.

Tutustumme tässä esseessä siihen, miksi olemme alttiita huonoille tavoille, miten identiteetti vaikuttaa rutiinien muodostumiseen ja kuinka voimme luoda rutiineja, joilla kehitämme sekä itseämme että tiimiämme eteenpäin. Esseen päälähteenä sekä inspiraationa käytimme James Clearin teosta ”Pura rutiinit atomeiksi”. On aika kytkeä automaattivaihde pois päältä ja löytää työkalut hyville rutiineille, jotka kestävät aikaa.

Älä tule paha rutiini, tule hyvä rutiini

Palataanpa hetkeksi ajassa tuhansia vuosia taaksepäin aikaan, jolloin elämä oli hyvin yksinkertaista. Hyvin varhaisina aikoina esi-isämme metsästivät, söivät, nukkuivat ja lisääntyivät: Elämää elettiin perusasioiden äärellä, välttämättömiä biologisia tarpeita kuunnellen. Emme pysty täysin palaamaan sen aikaisten ihmisten mielenmaisemaan, mutta voimme päätellä, että heidän aikanaan ihmiset tuskin stressasivat maksamattomista laskuista, rahahuolista, painonnoususta tai täyteen tungetusta kalenterista. Ennen elämä oli tässä ja nyt: Ravinnon hankkiminen, henkiinjäämiskamppailu, nukkuminen. Tätä eläinlajeille tyypillistä ympäristöä kutsutaan Välittömän vasteen ympäristöksi (eng. immediate return enviroment) (Clear, 187) – Käyttäytyminen perustuu välittömien ja välttämättömien tarpeiden täyttämiselle, sillä toimien lopputulema on nähtävissä heti ja selkeästi.

Ikivanhoihin aikoihin verraten, moderni yhteiskunta pyörii hyvin eri tavalla. Varsinkin meillä täällä suomessa, henkiinjäämistaistelun vaara on hyvin epätodennäköinen. Biologiset tarpeemme täyttyvät kuin automaatiolla, kun saamme ravinnon vaivatta kaupasta ja nukumme yömme turvassa pedoilta. Kotitehtävien tekeminen tai tekemättä jättäminen ei vaikuta eloonjäämiseemme. Kysymys elämästä ”Mitä minun täytyy tehdä jatkaakseni elämää?” on vaihtunut enemmänkin kysymykseen ”Mitä minä haluaisin tehdä elämälläni?”. Koko ihmislajin olemassaolon aikana meillä ei ole ollut näin paljon mahdollisuuksia vaikuttaa elämäämme, sen kulkuun ja laatuun. Mahdollisuuksien maailma on sekä hienoa että myös ongelmallista: Ihmisen aivoja kun ei ole luotu modernia ympäristöä varten.

Toisin kuin alkuaikoina, monet nykypäivän valinnoistamme palkitsevat meitä vasta viiveellä. Esimerkkejä tällaisista viiveistä on esimerkiksi tutkintoon valmistuminen, palkan kilahtaminen tilille tai vaikkapa kunnon kohentaminen. Saavuttaakseen tavoitteensa, ihmisen on nähtävä vaivaa ja kasvettava mahdollisesti ulos totutuista tavoista ja mukavuusalueelta. Viiveellä tapahtuva palkitseminen on ihmisen aivoille ja käyttäytymiselle hyvin epäluonnollista, sillä vaikka ympäristömme on muuttunut radikaalisti Viiveellisen vasteen ympäristöksi (eng. delayed-return enviroment), aivomme toimivat hyvin samalla tavalla miten esihistoriallisina aikoina (Clear, 187-188). Aivomme suosivat siis edelleen nopeita ratkaisuja täyttääksemme tarpeemme ja saadaksemme mielihyvää. Palkinto, jonka saamme varmasti nyt, on ymmärrettävästikin houkuttelevampi kuin palkinto, jonka saamme ehkä tulevaisuudessa. (Clear, 188) Tämä selittää sen, miksi suosimme esimerkiksi laiskottelua urheilun sijaan, jätämme asiat viime tinkaan, myöhästelemme ja poltamme tupakkaa. Toiminta tuntuu hyvältä nyt, mutta rankaisee meitä vasta viiveellä esimerkiksi terveysongelmina, stressinä tai kehnona opintomenestyksenä. Clearin kirjassa sanotaankin fiksusti: Huonojen rutiiniemme mielihyväpalkinto tulee hetkessä, mutta siitä koituvat huonot seuraukset viiveellä. Vice versa, hyvät rutiinimme eivät ole välttämättä palkitsevia siinä hetkessä, mutta niiden hyvät seuraukset saavuttavat meidät myöhemmin. (Clear, 189)

Identiteetti – toistuvaa olemista

Emme välttämättä edes itse tajua, miten paljon identiteetti ja käsitys minäkuvasta vahvistaa totuttuja rutiineja ja voi samalla myös vaikeuttaa niistä luopumista. Identiteetti pohjautuu latinan kielen sanoista essentitas ja identiten, jotka tarkoittavat olemista ja toistuvasti. Identiteetti on siis toistuvaa olemista. (Clear, 51) Uskomukset omasta identiteetistä alkavat muodostua jo varhain elämässä kohtaamiesi kokemusten perusteella. Jos esimerkiksi olet ollut pienestä pitäen hyvä piirtämään ja sinua on toistuvasti 5-vuotiaana kutsuttu luovaksi tai taiteelliseksi, omaat nämä osaksi identiteettiäsi todennäköisesti vielä 30-vuotiaanakin. Kyse onkin todisteista, mitä saat uskomuksillesi. (Clear, 52) Mitä enemmän näyttöä tietystä identiteettiin liitettävästä piirteestä on, sitä vahvemmin niin sinä, kuin muutkin uskovat siihen.

Miten identiteetti vaikuttaa rutiinien olemassaoloon ja niiden muodostamiseen

Clearin sanoin, monet kulkevat koko elämänsä kognitiivisessa horroksessa seuraten sääntöjä, joita he identiteettiinsä liittävät. (Clear, 49) Hyviä esimerkkejä tästä ovat lausahdukset kuten ’’en ole aamuihminen’’, ’’en pidä liikunnasta’’, tai ’’en ole hyvä esiintymään’’. Käytösmallit ja rutiinit voivat muuttua pysyvästi vasta silloin, kun olet valmis muuttamaan myös identiteettiäsi. Joku ihmettelee, miksi jollain toisella on motivaatiota harrastaa liikuntaa ja käydä kuntosalilla, kun taas tämä toinen ei tarvitse liikkumiseen motivaatiota. Se henkilö, joka liikkuu säännöllisesti ja onnistuu pitämään terveellisistä rutiineista kiinni vuodesta toiseen, omaa liikunnan osana identiteettiään. Kuntosalille meno ei siis varsinaisesti vaadi isoja ponnisteluja arjessa. Se vaatii rutiinit, jotka tulevat luonnostaan ja tukevat toimintaa.

Identiteetin muuttaminen on kaksivaiheinen prosessi:

1. Päätä millainen ihminen haluat olla
2. Todista se itsellesi pienten voittojen avulla

Kun käyttäytyminen ja identiteetti ovat linjassa, et enää tavoittelekaan käyttäytymismuutosta. Identiteettisi ohjaa sinua toimimaan omaksumiesi rutiinien mukaisesti. Esimerkiksi, jos identifioit itsesi lukijaksi, rutiineihisi kuuluu lukeminen. (Clear, 54) Toinen ääripää on tilanne, jossa identiteetti ja toivottuun tavoitteeseen asetetut rutiinit riitelevät keskenään. Jos minäkuvasi on pinttynyt tietynlaiseksi, saatat jopa vastustaa hyviä rutiineja, jotka veisivät sinut tavoitettasi kohti. Jos tavoitteesi on lukea enemmän ja tulla tätä kautta viisaammaksi, mutta pidät itseäsi huonona lukijana, tuskin pääset koskaan sinne. Tämän takia tavoitteena ei kannata pitää vain tiettyä toimintaa tai asiaa, johon haluat päästä. Syyn rutiinien muodostamiselle tulee vastata kysymykseen ’’millainen ihminen haluat olla?’’. (Clear, 56) Tässä tapauksessa, haluat olla lukija. -> Tavoitteesi on tulla lukijaksi.

Usein halu muuttaa omia rutiinejaan lähtee ajatuksesta ottaa jokin uusi asia isoksi osaksi elämää. Kuten ihmisellä, joka ei juurikaan arjessa liiku, halu käydä kuntosalilla. Sitten päätetään vain, kuinka monta kertaa siellä halutaan viikossa käydä ja muodostetaan siitä rutiini, eikö? Tämä on ihan hyvä lähtökohta, mutta ei kovin tehokas sellaisenaan. Tavoitteena voi olla päästä parempaan kuntoon, mutta miten motivaatio uusissa rutiineissa saadaan pysymään, jos tämä on ainoa tavoite? Kuvitellaan, että tämä henkilö identifioi itsensä ihmisenä, joka ei pidä liikunnasta tai itseään hyvänä siinä, eikä sen vuoksi ole sitä myöskään tehnyt. Hän ei todennäköisesti pidä salilla käymisestä yhtään sen enempää aloittaessaan sen, koska jo valmiiksi ajattelee, ettei se ole hänen juttunsa. Näin ollen, kuntosali harrastus todennäköisesti kerkeää loppua, ennen kuin kunnossa ehtii edes näkyä muutosta.

Tässä kohtaa tuleekin kysyä itseltään, kuka minä haluan olla? ’’Haluan olla urheilullinen ihminen.’’ voisi toimia vastauksena tähän kysymykseen. Ajatuksena on muuttaa uskomuksia omasta identiteetistään. Clear toi kirjassaan esille hyvän vinkin tähän. Ala ajatella niin kuin ihminen, joka haluat olla. (Clear, 57) Kuten, ’’Miten urheilullinen ihminen tekisi?’’. Näin ihminen, joka ei usko olevansa hyvä liikunnassa, yhtäkkiä onnistuukin pitämään rutiineistaan kiinni samalla muuttaen identiteettiään. Tämä vaatii tietysti toistuvia näyttöjä siitä, että toimit kuten urheilullinen ihminen toimisi. Jonkin ajan päästä, huomaatkin itse olevasi se.

Käyttäytymismuutoksen neljä lakia

Clear pilkkoo rutiinien muodostumisen neljään osaan, jotka linkittyvät toisiinsa. Ärsyke, tarve, reaktio ja palkinto. Yksinkertainen esimerkki tästä ketjusta: Ärsyke– minua väsyttää, tarve– minun täytyy nukkua, reaktio– menen nukkumaan, palkinto– nukun ja herään taas energisenä uuteen päivään. Sama kaava toimii myös haitallisten rutiinien sekä riippuvuuksien kohdalla: Yllättävän usein hoivaamme tylsyyttämme esimerkiksi puhelinta selaamalla sen sijaan, että tekisimme jotain oikeasti hyödyllistä. Palkinto puhelimen selaamisesta on vain välittömämpi ja tyydyttävämpi kuin koulutehtävien tekeminen, siksi houkutukseen lankeaminen on suuri. Tavan muuttaminen lähtee purkamalla se osiin, ja tarkastelemalla jokaista vaihetta.

(Mukaillen James Clear, 2020)

Nämä neljä vaihetta Clear muuntaa kirjassa käyttäytymismuutoksen neljään lakiin:

1. Tee siitä ilmeinen (ärsyke)
2. Tee siitä houkutteleva (tarve)
3. Tee siitä helppo (reaktio)
4. Tee siitä tyydyttävä (palkinto)

Otetaan esimerkkinä, että haluaisimme alkaa käymään kävelylenkillä muutaman kerran viikossa, mutta kävelylenkin saaminen rutiiniksi tuntuu haastavalta. Kynnys lähteä ulos on korkea ja valitsemme mieluummin jäädä kotisohvalle, sillä se tuntuu siinä hetkessä mukavalta. Kuinka käyttäytymismuutoksen neljällä lailla voitaisiin alkaa kehittämään tätä rutiinia?

´´Kaksi kaikkein yleisintä ärsykettä ovat aika ja paikka´´ (Clear, 89). Luomalla hyvän ärsykkeen lenkkeilylle, tekee siitä itselleen ilmeisen ja se muistuttaa asiasta, ettei se unohtuisi. Tässä tapauksessa voisimme suunnitella minä päivinä käymme lenkillä ja lisätä itsellemme esimerkiksi puhelimen kalenteriin muistutuksen siitä, että nyt tämän päivän aikana pitäisi käydä kävelylenkillä, olisi lenkki sitten kuinka lyhyt tahansa. Näin luodaan tarvittava ärsyke, eikä lenkille lähteminen jää vain ajatukseksi, joka juolahtaa sattumalta mieleen.

Seuraavaksi lenkkeilystä tulisi tehdä houkutteleva. Tekemällä lenkkeilystä mukavampaa, madallamme kynnystä lähteä liikkeelle. Mitä asioita lenkkeilyyn voi liittää, jotta siitä tulee houkuttelevaa? Tämä on toki henkilökohtaista, mutta me esimerkiksi molemmat tykkäämme kuunnella äänikirjoja ja podcasteja. Lenkkeilyyn voidaan liittää esimerkiksi lempi podcastin kuuntelu, jota joka viikko muutenkin kuuntelee. Tähän voisi tehdä säännön, että podcastia saa kuunnella vain kävelylenkin aikana. Näin ollen kävelylenkistä tehdään mieluisempaa, kun pääsee podcastin pariin, minkä kuuntelua valmiiksi jo odottaa. Tässä myös yhdistetään pari rutiinia toisiinsa ja näin rutiinit vahvistavat toisiaan.

Kolmantena lakina on tehdä rutiinista helppo. Kuinka siis pystymme helpottamaan lenkille lähtöä sen sijaan, että kun pitäisi lähteä, tulee keksittyä kaikki mahdolliset tekosyyt itselleen ja lähteminen hankaloituu. Ennakoimalla, pystymme tekemään rutiinista helppoa. Yksinkertainen esimerkki on laittaa lenkkeilyyn tarvittavat varusteet valmiiksi. Eli jos tiedetään, että tiistai aamuna olisi tarkoitus käydä lenkillä, laitetaan kaikki lenkkivaatteet valmiiksi ulko-ovelle odottamaan. Tämänkaltaisilla pienillä teoilla pystymme madaltamaan kynnystä lenkille lähdölle, varsinkin niinä päivinä, kun motivaatiota ei meinaa millään löytyä. Rutiinin suorittaminen on kuitenkin tehty ennakoimalla helpoksi ja lenkille tulee lähdettyä suuremmalla todennäköisyydellä.

On myös tärkeää tehdä rutiinista tyydyttävä. Kuten aikaisemmin kirjoitimme, ihmisen käyttäytymistä motivoi palkitsemisjärjestelmä. Toisin kuin lekottelussa, urheilun palkinto seuraa usein epämukavuusalueen ylittämisen jälkeen. Tekemällä lenkkeilystä motivoivaa, meidän tulee nähdä palkinto jo etukäteen, muuten saatamme helposti luopua rutiinista ja kokea sen epätyydyttävänä. Esimerkki tällaisesta palkinnosta on edistymisen seuraaminen: Edistyminen tuottaa mielihyvää ja sen konkreettinen näkeminen motivoi jatkamaan rutiinia. Kun näkee visuaalisesti rutiinin edistyvän, tuo tämä halua jatkaa rutiinia jatkossakin. Lenkkeilyn jälkeen voisi aina merkata itselleen ylös missä kävi lenkillä, kuinka kauan lenkki kesti ja tuliko siitä hyvä vai huono tunne. Kun tästä pitää kirjaa ja myöhemmin empii lenkille lähtemistä, on helppo motivoitua, kun katsoo itse merkkaamiaan muistiinpanoja lenkkeilystä ja tämä innostaa lähtemään taas uudestaan lenkille.

Rutiinin suorittamiseen voi lisätä myös palkinnon, joka lisää tyydyttävyyttä. Jos vaikka tykkää katsoa jotain sarjaa, liittää sen lenkkeilyyn ja sen mieluisaksi tekemiseen. Eli esimerkiksi jos käy iltaisin lenkillä, voi tämän jälkeen rentoutua sarjan parissa, joka luo myös tyytyväisyyden tunnetta rutiiniin.

Roiman rutiinit

Kävimme perjantaina 28.10 pajassa tiimiyrityksemme Roiman kanssa dialogia siitä, millainen yritys Roima haluaa olla. Dialogin myötä (Roima Team Osk., 2022) nousi esiin tunteita siitä, että moni ei pidä Roimaa oikeana yrityksenä, vaan enemmänkin alustana projekteille. Voimmeko koskaan tuntea olevamme oikea yritys, jos emme käyttäydy sen mukaisesti? Toinen kysymys onkin, mikä Roima haluaa olla? Haluaako Roima olla oikea tiimiyritys vai pelkkä alusta projekteille? Roiman rutiinit pohjautuvat tällä hetkellä itse luotuihin raameihin sekä neuvoihin, joita olemme saaneet vanhemmilta tiimiyrityksiltä. Tiimin sisäiset, yhdessä rakennetut rutiinit palkitsemis- & rankaisemismenetelmineen ovat kytkeneet kokonaan pois ongelmat myöhästyneistä esseepisteistä sekä myöhästelystä. Toisaalta vanhempien tiimiyritysten neuvojen seuraaminen on pitänyt meitä tiukasti kiinni totutuissa tavoissa, kuten esimerkiksi varsin konfliktivapaassa ja vaivattomassa talousmallissa. Tällä hetkellä kaikille yhteisiksi rutiineiksi myöhästelyn ja esseepisteiden lisäksi on muodostunut viikko- ja kuukausipalaverit sekä pajat. Meidän olisi varmasti järkevää vielä keskustella siitä, mitä Roima todella haluaa olla, jotta voimme luoda rutiinit Roiman liiketoimintaa sekä tiimiyrittäjyyttä tukeviksi. Tämä vaatii koko tiimiltä varmasti epämukavuusalueelle menemistä sekä uusien asioiden opettelua, mutta kuten kirjoitimme: Pinnistelyn jälkeen seuraa usein todellinen palkinto.

Rutiinien luominen pienin askelin

On tärkeä muistaa, että ei kannata vaatia itseltään liikaa rutiineja asettaessa, vaan tavoitella muovaamaan rutiinit osaksi jo olemassa olevaa arkea ja aloittaa pienestä. Tyypillisesti päätämme vain asioita, kuten ’’Aion jatkossa kehua tiimiläisiäni enemmän.’’. Tämä on kuitenkin turhan suurpiirteinen, jonka takia se unohtuu helposti ja jää vain kivaksi ajatukseksi tilanteen tullessa vastaan. Olemme Roimassa puhuneet monesti ääneen siitä, että aiomme jatkossa antaa palautetta enemmän, niin kehuvaa kuin rakentavaa. Emme koe palautteen annon kuitenkaan vieläkään olevan sillä tasolla, mitä toivottaisiin. Palautteen antaminen saatetaan kokea epämiellyttäväksi, sillä antaessamme palautetta asetamme itsemme alttiiksi konfliktille, jos toinen osapuoli ei ole vastaanottavainen. Palautetilanteessa emme uskalla sanoa ääneen todellisia tarkoitusperiämme, sillä pysymme mukavuusalueella ja välttelemme ikävää tunnetta. Tällä tavalla estämme kuitenkin tiimin ja sen jäsenten kehittymisen. Aina asiasta keskustellessa esiin on noussut ongelma siitä, että palautetta halutaan kyllä antaa enemmän, mutta se on vaan vaikeaa ja sanotaan sen tulevan kyllä ajan kanssa. Varmasti ajallakin on jokin merkitys tässä suhteessa, mutta niin kauan kuin ajattelemme sen tulevan ajan kanssa ja pysymme mukavuusalueella, se tuskin tapahtuu. Sen sijaan voisimme luoda Roimalle yhteisiä rutiineja, jotka helpottavat palautteen antoa ja auttavat meitä poistumaan turvalliselta alueelta kohti tiimin yhteistä kehitystä.

Pura rutiinit atomeiksi – siitähän tässä on kyse. Rutiinit on hyvä purkaa vaiheisiin, sen sijaan, että ottaisi liian ison harppauksen kerrallaan. Seuraava esimerkki hyödyntää Roiman toivetta antaa enemmän palautetta:

Rutiini: Anna palautetta tiimiläisille viikoittain.

Vaihe 1: Laita kalenteriin muistutus jonkin palaverin kohdalle antaa palautetta tiimille/tiimiläiselle

Vaihe 2: Älkää poistuko palaverista, ennen kuin olette antaneet palautetta

Vaihe 3: Varatkaa palaverin lopusta aina 5 minuuttia tyhjää aikaa, joka on varattu palautteen antoa varten

Vaihe 4: Kirjoittakaa aina ylös niin kehuva kuin rakentavakin palaute.

Tämä rutiini hyödyntää Clearin käyttäytymismuutoksen neljää lakia, joka tekee palautteen annosta näkyvämpää, houkuttelevampaa, helpompaa ja tyydyttävämpää. (Clear, 2020) Katsoessaan kalenteria palaverin kohdalla, muistutus palautteen annosta pitää huolen siitä, että asia on tiedossa jo palaveriin mentäessä. 5 minuuttia tyhjää aikaa palaverin lopussa ei vaadi ylimääräisiä resursseja ja on myös helppo ympäristö toteuttaa palautteen anto, kun on jotain mihin voi heti tarttua. Palautteesta on enemmän hyötyä ja siihen voi palata myöhemmin uudestaan, kun se kirjoitetaan ylös. Tämä voi niin lisätä hyvän olon tunnetta omasta tekemisestään ja kasvattaa itsevarmuutta, kuin myös edesauttaa kehittymään ihmisenä ja tiimiyrittäjänä.

Pohdinta:

Rutiinien muodostuminen on monimutkainen prosessi, joka sivuaa sekä identiteettiä, yksilön ympäristöä sekä yksilöllisiä ominaisuuksia. On kuitenkin sanomattakin selvää, että jokainen voi omilla päivittäisillä toimillaan vaikuttaa hyvien rutiinien muodostumiseen. Muutoksen tekeminen voi tuntua hyvin kaukaiselta sekä vaikeasti saavutettavalta, mutta jo pienilläkin teoilla saa tuloksia aikaan. Kenties tämän esseen myötä suuntaamme tiiminä kohti tehokkaampia rutiineja, jotka tukevat yrityksemme sekä tiimimme kehitystä kohti huipputiimiä – Visiotamme vuodelle 2024.

Lähteet:

Clear, J. 2020. Pura rutiinit atomeiksi. Jyväskylä. Tuuma.

Tiimiyritys Roima Team Osk. 2022. ‘’ Kuinka Roima haluaa toimia yrityksenä’’. Yrityksen yhteinen dialogi.

28.10.2022. Viitattu 3.11.2022.