Nykymaailmassa kukaan ei tiedä mitä huominen tuo tullessaan ja ihan kaikki voidaan menettää hetkessä. Ehkäpä tietokoneesi rikkoutuu äkillisesti, tärkeä liikekumppani menee konkurssiin, tai ehkäpä kilpailijasi keksii yllättäen tehokkaamman koneen, joka aiheuttaa ongelmia yrityksesi kaikilla osastoilla – mitään edellä mainituista et voi koskaan tietää. Miten suhtautua, tai oikeastaan varautua tällaisiin tilanteisiin?  Aloitetaan siitä, että sinulla on oikeat ihmiset oikeassa paikassa ja vielä oikeaan aikaan. Yksin täällä ei kukaan enää selviä. Pyrkimykseni on ollut koota tähän tiivistelmän omaisesti kirjan kirjoittajien tärkeimpiä neuvoja, sekä oppeja ja koppeja aiheesta ja sen ympäriltä.

Keskeinen ajatus nro 1. Monimutkaisessa maailmassa tehokkuuden ei pitäisi olla ainoa tavoite.

Riippumatta työstäsi ei tehokkuuden käsite ei ole sinulle uusi.  Tehokkuus on laajalti tunnustettu tavoittelemisen arvoiseksi ja useimmat tämän päivän organisaatiot ovat asettaneet tehokkuuden ensimmäiseksi tavoitteekseen. Myös liike-elämän ulkopuolella yhteiskuntamme on pakkomielteinen tehokkuudesta. Vapaa-ajan ja työelämän kuilun kaventuminen ja ylipäätään maailma, jossa jokainen yksilö yrittää saavuttaa parhaat tulokset vähimmällä vaivalla, toisin sanoen kaikki haluavat olla mahdollisimman tehokkaita.

Tuntuu kuitenkin, että keskustelusta monesti unohtuu se tosiasia, että monimutkaisessa maailmassa tehokkuus ei ole sama asia kuin menestys. Tietotekniikan nopea kehitys on muuttanut maailmaa, jossa elämme. Se ei ole vain tullut paljon nopeammaksi ja tehnyt asioista paljon helpompia, vaan myös kaikkea sen ympärillä enemmän riippuvaiseksi toisistaan.

Keskeinen ajatus nro 2. Menestys saavutetaan joustavuuden ja sopeutumiskyvyn avulla.

Jos nykymaailma on monimutkainen, niin ovat myös sen sisällä piilevät uhat. Nämä uhat voivat tulla tyhjästä, kaikkialta ja missä tahansa muodossa. Suojatoimien suunnittelu edellyttää kuitenkin, että ymmärrät kunkin uhan luonteen. Monimutkaisessa maailmassa, jossa et periaatteessa tiedä mistä vastoinkäymiset tulevat, tai miltä ne näyttävät, et voi luottaa pelkästään näihin mekanismeihin. Joten kuinka voimme toivoa suojaavamme itseämme näiltä arvaamattomilta uhilta? Vastaus löytyy sopeutumiskyvystä. Nykyaikaisten organisaatioiden tulee olla mukautumiskykyisiä ja niiden pitää pystyä reagoimaan nopeasti odottamattomiin vaaroihin tai muuten he riskeeraavat oman yrityksensä ja täten käytännössä kaiken mitä heillä on.  Esimerkiksi voidaan ottaa kirjoittajan aika Yhdysvaltain armeijan komentajana Afganistanissa vuonna 2003. Vaikka tällä eliittisotilasyksiköllä oli pääsy parempiin resursseihin kuin Irakin al-Qaidalla ja Yhdysvaltain joukot pystyivät voittamaan taisteluita, he silti hävisivät sodan. He eivät yksinkertaisesti kyenneet sopeutumaan sotaan vihollista vastaan, jolla ei ollut selkeää hierarkkista rakennetta ja joka reagoi jokaiseen hyökkäykseen salamannopeilla reflekseillä. Lisää tulivoimaa ei yksinkertaisesti kyetty tarjoamaan niin nopeasti, kun olisi ollut tarpeen. Vihollinen oli omalla maaperällään ja omalla kalustollaan paljon heitä nopeampi.

Keskeinen ajatus nro 3. Tiimit ovat täydellisiä yksiköitä ratkaisujen tuottamiseen monimutkaisessa maailmassa.

Kun sinä menit kouluun, sinun opettajasi luultavasti jakoivat luokkasi ryhmiin aina tiettyjä tehtäviä varten. Miksi hän toimi niin? Koska tiimit voivat ratkaista ongelmia, joita ihminen ei yksin pysty. Yritysmaailmassa tässä asiassa ei ole mitään eroa. Tiimityöskentely varmistaa, että yritykset voivat sopeutua modernin maailman moniin uhkiin ja haasteisiin. Verrataan tätä tehokkuuteen suuntautuneeseen organisaatioon, jossa yritykset rakentuvat vahvan esihenkilön ympärille. Näin ollen henkilö, jolla on ainoana pääsy kaikkiin tietoihin, on pomo itse. Kaikki muut vain noudattavat hänen käskyjään. Tämän tyyppisten organisaatioiden ongelmana on, että yksittäinen ihminen ei yksinkertaisesti voi ymmärtää nykyaikaisten ongelmien monimutkaisuutta. Yhden ihmisen eräänlainen kapeakatseisuus aiheuttaa pitkässä juoksussa ongelmia, jos työyhteisössä päätöksenteko perustetaan vain yhden ihmisin mielipiteeseen ja näkemykseen. Näin tapahtui vuonna 1978 Portlandin kansainvälisellä lentokentällä tapahtuneessa lento-onnettomuudessa, joka johti kymmenen ihmisen kuolemaan. Pienen virheen jälkeen kapteeni jatkoi turvallisuusvalmisteluja, kunnes polttoainetta ei enää ollut, eikä huomioinut miehistön jäsenten neuvoja, jotka kertoivat hänelle, että polttoaine oli loppumassa. (https://en.wikipedia.org/wiki/United_Airlines_Flight_173)

On selvää, että heidän olisi pitänyt työskennellä joukkueena. Mutta mikä sitten tiimeistä tekee niistä niin taitavia selviämään monimutkaisista tilanteista? Avainasemassa on luottamus, että kukaan ei koita ponnistaa kenenkään toisen silmäkuopasta ja halutaan toisille pelkkää hyvää, tai ainakin heidän parastaan. Toisena tulee yhteiset tavoitteet ja viimeisenä se tosiasia, että monen ihmisen kanssa työskenneltäessä ongelmiin osataan hakea ratkaisua laajemmalla skaalalla.  Tiimin jäsenillä, toisin kuin esimiehillä ja alaisilla, on yhteinen päämäärä ja heidän yhteiset kokemuksensa herättävät luottamusta toisiinsa.

Tämä antaa heille myös täysin erilaiset mahdollisuuden reagoida nopeastikin kriittisissä tilanteissa ja ymmärtää, mikä tulos on toivottava ja mihin toimiin kunkin jäsenen on ryhdyttävä saavuttaakseen parhaan mahdollisen tuloksen.

Keskeinen ajatus nro 4. Kun yhdessä tiimissä on liian monta ihmistä, muodostetaan useampia pienempiä tiimejä yhden ison tiimin sijaan.

Tässä vaiheessa alkaa jo olla selvää, että tiimit ovat edullisia kaikissa erityisosaamista vaativissa ympäristöissä. Mutta miten luodaan tiimit kaikista yrityksesi työntekijöistä? Yksinkertainen. Rakennat joukkueita! Koska yksittäinen tiimi ei voi sisältää ääretöntä määrää jäseniä ja silti olla samaan aikaan tehokas. Tällaisten lähinnä suurempia yrityksiä varten on sen sijaan rakennettava useita tiimejä. Tiimin jäsenet työskentelevät tiiviisti yhdessä ja luottavat toisiinsa paljon. Voidakseen työskennellä tiiviisti näiden ryhmien on oltava pieniä. Et yksinkertaisesti voi tuntea ja luottaa millään äärettömään määrään ihmisiä. Tästä syystä yli 150 hengen yritysten on rakennettava useita tiimejä pysyäkseen tehokkaina. Kun olet rakentanut pienemmät tiimisi, toimivat ne yhdessä suurempana tiiminä, aivan kuten yksittäiset tiimin jäsenet työskentelevät pienemmissä tiimeissään. Mikäli yrityksessäsi, tai yhteisössäsi työskentelee useita tiimejä, on kaikkien jaettava käsitys muiden tiimien yleisestä tarkoituksesta ja työprosesseista. Muuten sinulla on vain kasa puolivalmiita ratkaisuja, joita kukaan ei valvo, eikä ne johda mihinkään.

Keskeinen ajatus nro 5. Tiimien on nähtävä koko järjestelmä ja miten ja missä se toimii.

Ihmiset usein sanovat, että tieto on valtaa ja se on täysin totta. Oikea tieto voi olla arvokas hyödyke ja jos tieto ei kulje on luvassa paljon ongelmia. Perinteisestihän yritykset pitävät tiedot salassa, jopa oman organisaation sisällä, ellei sen jakaminen ole täysin välttämätöntä.

Tiedon jakaminen ja siten ymmärryksen jakaminen koko yrityksestä ja yhteisöstä, jossa tiimi toimii, on edellytys hyvälle päätöksenteolle monimutkaisissakin olosuhteissa. Jos tiimillä ei ole yhteistä ymmärrystä toimintansa kokonaisvaltaisista vaikutuksista, he tekevät päätöksiä, jotka ovat hyviä tiimille, mutta eivät välttämättä hyödyllisiä kokonaiskuvaa katsottaessa.

Keskeinen ajatus nro 6.  Tiimien tiimillä on oltava valta tehdä päätöksiä.

Kuvittele, että olet osa joukkuetta. Kaikki kommunikoivat ja toimivat hyvin yhdessä, mutta sitten syntyy haasteita, joihin tiimit haluavat kohdata yhtenä kokonaisuutena. Kun aloitatte suunnittelun, pomosi pysäyttää sinut ja ilmoittaa äänekkäästi, että hän yksin tekee päätökset. Kummallista kyllä, mutta päätökset tehdään usein näin. Mutta onko se oikein? Toimiiko edellä kuvattu malli enää tänä päivänä? Lyhyesti sanottuna ei. Kuten tiedämme, asiat muuttuvat uskomatonta vauhtia. Vastatakseen tähän vauhtiin yritysten ja yhteisöiden on annettava joukkueilleen mahdollisuus tehdä päätöksiä itse. Nykypäivän monimutkaiset ongelmat ovat seurausta nopeatempoisesta, toisiinsa yhteydessä olevasta maailmasta. Onneksi tiimit, joilla on yhteinen päämäärä, heijastaa tätä keskinäistä yhteyttä. Mutta se ei yksin ratkaise vielä kaikkea. Tiimiltä täytyy löytyä tervettä itsenäisyyttä.

Kaikkinensa teos on oiva kuvaus siitä muutoksesta, jonka kynsissä työelämä on viimeiset vuodet ollut. Vain aika voi meille näyttää, että otetaanko jossain kohtaa takapakkia, vai löytyykö aina edestäpäin uusi ja uljas tapa toimia. Mitä itse olet mieltä?