1     Johdanto

Aina ja kaikkialla puhutaan aina viestinnästä ja sen tärkeydestä. Etenkin Proakatemialla viestinnän tärkeys korostuu joka päiväisessä tekemisessä. Proakatemialle viestitään TAMKin puolelta, Proakatemian valmentajat viestivät opiskelijoille, kaikki opiskelijat viestivät keskenään ja tämän lisäksi jokaisen tiimiyritys viestii keskenään. Päivittäisessä arjessa me emme siis voi välttyä viestinnältä. Mitä se viestintä sitten oikeastaan on ja kuinka sitä tehdään?

2     Mitä viestintä on?

Viestintään tarvitaan lähettäjä, sanoma ja vastaanottaja. Useimmiten viestinnällä tarkoitetaan sanomien sekä viestin vaihtamista. Viestintään tarvitaan myöskin aina kanava, jossa viesti saavuttaa vastaanottajan. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004) Proakatemialla me kaikki olemme osa yhteisön viestintää ja pääasiallisesti meillä viestintä hoidetaan Teamsissa. Tämän takia meillä kaikilla puhelimet pursuavat uusista Teams -ilmoituksista. Sen lisäksi, että me kaikki saamme yhteisöä koskettavat viestit, on jokaisella tiimillä vielä oma viestintäkanava. Voimme varmasti kaikki siis samaistua siihen tunteeseen, että toisinaan meille kohdistuvaa viestintää tulee liikaa. Näin ollen eri viestit alkavat kilpailla keskenään. Mitkä viestit tavoittavat vastaanottajat ja mitkä viestit saavat huomiota.

Viestintää voi olla sanatonta tai sanallista. Viestintää voidaan toteuttaa monin eri tavoin kuten esimerkiksi kuvilla ja teksteillä. Toisinaan viestintä saattaa epäonnistua ja vastaanottajat eivät ymmärrä, mikä viestijän sanoma on. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004)

Proakatemia on yhteisönä jo aika suuri ja tästä syystä viestintä saattaa toisinaan epäonnistua. Viestinnässä kun on kyse erilaisten ihmisten toiminnasta, on viestit tulkinnanvaraisia. Yhteisössämme on noin 150 henkilöä ja näin ollen meillä on 150 erilaista tapaa ymmärtää yksi viesti. Tulkintaamme vaikuttaa kokemuksemme, ikämme, asenteemme, kulttuurimme sekä tietomme viestitystä asiasta. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004) Ei siis mikään ihme, että toisinaan vastaanotto viestinnällemme ei aina ole kuten toivoimme. Toisinaan saattaa joutua selittämään omaa viestiään useampaan otteeseen ja toisinaan viestiisi ei reagoida laisinkaan. Reagoimatta jättäminen on tietysti vaarallista, sillä silloin viestin lähettäjä ei tiedä, onko viestiä edes huomattu. Myöskään lähettäjä ei silloin tiedä, onko hänen viestinnässään jotakin vikaa tai onko joku ymmärtänyt viestin väärin. Muistetaanhan siis huomioida, vastata ja kysyä!

3     Suullinen viestintä

Suullinen viestintä tarkoittaa keskustelua sekä ajatustenvaihtoa. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004) Proakatemialla viestitään suullisesti päivittäin, sillä olemme samassa tilassa ja niin tiiviisti koko ajan. Etenkin tiimien sisällä suullista viestintää tapahtuu jatkuvasti. Päivän aikana on monia erilaisia tilanteita ja näin ollen ihmisten roolit viestijänä muuttuvat. On täysin normaalia, että roolisi muuttuu eri tilanteissa, sillä viestinnässä on tärkeää mukautua tilanteeseen sopivaksi. Kukaan ei tietenkään puhu esimerkiksi asiakastapaamisessa samalla tavalla kuin hyvän ystävänsä kanssa.

Voidaan puhua hyvästä suullisesta viestinnästä, kun puhujan ja kuulijan välille syntyy yhteys sekä viesti kulkee molempiin suuntiin. Ihmisten tulee kuunnella toisiaan sekä kaikkien tulee ilmaista ajatuksensa selkeästi. Kohteliaisuus, tilannetaju, positiivinen asenne sekä empatia auttavat meitä viestijöinä. Rehellisyys ja suoruus vakuuttavat kuulijan. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004) Olemme monesti Promisiassakin puhuneet siitä, kuinka tärkeää on tuoda omat ajatuksensa rehellisesti keskusteluun, sillä näin ollen keskustelusta saadaan hedelmällistä. On kuitenkin muistettava, että suoruus ja rehellisyys ei kuitenkaan tarkoita ilkeyttä. On muistettava, kuinka muotoilla omat ajatuksensa mahdollisimman selkeiksi ja totuudenmukaisiksi, kuitenkaan satuttamatta toisten tunteita.

Me Promisialaiset olemme tunteneet jo hetken aikaa ja siksi tiedämme, kuka meistä viestii milläkin tyylillä. Olemme siis luoneet mieliimme jokaisesta tietynlaisen viestijäkuvan. Mielestäni se helpottaa ymmärtämään toisiamme paremmin. Tiedämme millaista viestintää, kukin tarvitsee ymmärtääkseen sanoman. Tietenkään viestintä ei meilläkään aina suju ongelmitta. Monet kerrat huomaamme silti viestivämme epäselvästi, eikä loukkauksiltakaan aina vältytä. Näissä tapauksissa välillämme oleva luottamus korostuu. Uskallamme kysyä, jos emme ymmärrä ja uskallamme sanoa, jos tunteitamme loukattiin. Me kaikki kehitymme koko ajan viestijöinä ja meidän tulee ymmärtää, että meistä kukaan ei ole täydellinen viestijä.

4     Viestintä tiimissä

Tiimiin on hyvä valita erilaisia jäseniä, jolloin työskentely ja asioiden käsittely on monipuolista. Erilaiset jäsenet tuovat jokainen tiimille oman osaamisensa sekä kokemuksensa. Tämä mahdollistaa myös jokaisen jäsenen henkilökohtaisen kehittymisen. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004)

Toimivassa tiimissä jokainen jäsen hyväksyy tiimin tavoitteet sekä tehtävät. Tiimi sopii yhteisesti tietyt pelisäännöt, joiden mukaan edetään. Ihanteellisessa tiimissä kaikki tulevat kuulluksi ja jokaisella on rohkeus tuoda omat mielipiteensä esille sekä osallistua keskusteluun. Tiimissä on kannattavaa hyödyntää jokaisen jäsenen erityistaitoja. Jäsenten saadessa tehdä itselleen mieluista ja kiinnostavaa työtä, ovat he motivoituneempia. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004)

Ilman vuorovaikutusta tiimissä ei olisi tiedonkulkua eikä tiimissä kehitettäisi uusia ideoita. Päätöksenteko ja erilaisten sääntöjen luominen muodostuvat myöskin vuorovaikutuksen kautta. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004)

Tiimiin mahtuu niin monta mielipidettä kuin on jäseniäkin ja tämän takia toisinaan syntyy ristiriitatilanteita. Mielestäni se on hyvä asia, eikä sitä tule pelätä. On kuitenkin todella tärkeää, kuinka ristiriitatilanteessa toimitaan ja viestitään. Ollessasi eri mieltä muista kysyä toiselta tarkentavia kysymyksiä sekä varmista, että olet ymmärtänyt kuulemasi oikein, ennen kuin alat esittämään vastaväitteitä. Ristiriitatilanteessa on aina kyse käsiteltävästä asiasta eikä ihmisistä. Tämän takia muista kommentoida asiaa, äläkä asian esittäjää. Esittäessäsi vastaväitettä, muista perustella vastauksesi. Usein sanomme hätäisesti vastaväitteitä ilman, että osaamme kertoa miksi olemme sitä mieltä. Tällöin muiden on vaikea ymmärtää sinua. On myös tärkeää, että puolin ja toisin pyydetään lisäperusteluja. Jokaisella tiimin jäsenellä täytyy olla mahdollisuus avata ja kertoa omia mielipiteitään. Ristiriitatilannetta selvittäessä opitaan monesti ymmärtämään toisia osapuolia sekä käsiteltävää asiaa paremmin. Näistä tilanteista selvitessään tiimistä useimmiten muodostuu entistä vahvempi. (Kaloinen, Suntinen, Vallisaari 2004)

Muistetaan siis kehittyä viestijöinä ja annetaan myös muille mahdollisuus kehittyä. Monetkaan meistä eivät varmasti ole viestinnän ammattilaisia ja se sallittakoon.

Lähteet:

Kaloinen M-L., Suntinen S., Vallisaari M., Viesti ja vaikuta. WSOY 2004.