Johtoryhmän työskentely etänä

28.4.2021

Näyttökertoja 533

1 Comment

Kirjoittanut: Jarkko Suojanen - tiimistä Revena.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET

KIRJA	KIRJAILIJA
Uusi neuvotteluvalta	Juhana Torkki Sami Miettinen

Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

Johtoryhmän työskentely etänä.

Soluessee Kukka-Maaria Halme, Axel Wiklund ja Jarkko Suojanen

Johtaminen etämaailmassa

Tutustuimme etäjohtamiseen erilaisten artikkelien kautta. Pyrimme löytämään näistä yhtymäkohtia Revenan johtoryhmän toimintaan sekä reflektoimaan omaa kauttamme johtajina. Elisa Oyj:n Uudet palvelu -yksikön sekä kansainvälisen myyntitiimin johtaja Pasi Mäenpää kertoo kauppalehden julkaisussa, että ensimmäinen askel etäjohtamisen onnistumisessa on luottamuksen luominen. Tässä Proakatemia ja Revenalaisina olemme etuasemassa, sillä luottamusta omaan tiimin on ehditty luoda jo reilun vuoden ajan. Tiimin on luotettava johtajan kykyyn johtaa sekä johtajan luotettava tiimiläisiin, että työt tulee tehdyksi ilman valvovaa silmää. Näitä ongelmia on Revenassa taklattu jo viime syksynä, joten kevät kauden aikana ei meillä ole ollut luottamusongelmaa tiimiä kohtaan. Myös johtoryhmälle on annettu tila ja mahdollisuus tehdä päätöksiä ja johtaa omalla tyylillä. Mäenpää on maininnut uusien toimintatapojen löytämisen tärkeyden. Vaikka perinteisesti olemme pajoja pitäneet zoomin välityksellä, niin olemme käyneet palautekeskusteluja siitä, miten voisimme kehittää yhteistä oppimista. Uusina työkaluina olemme käyttäneet mm. Miro Boardia, joka mahdollistaa sticky notesien ja mind mappien tekemisen virtuaalisesti sekä akvaariomallin keskustelua. Johtoryhmänä olemme myös aina mahdollisuuksien mukaan suunnitelleet ja järjestäneet live-tapaamisia Revenalle.

Esimerkillä johtaminen on myös nostettu esiin artikkelissa. Proakatemialla tiimin johtaminen eroaa varmasti lähtökohtaisesti Elisan myyntitiiminjohtamisesta siten, että me kaikki olemme käytännössä samalla viivalla eli kyse on vertaisjohtamisesta. Uskommekin, että nimenomaan esimerkillä johtamisen kautta olemme ansainneet tiimin arvostuksen. Jarkolla on vahva tietotaito talousasioista ja kokemusta sekä esseitä vertaisjohtamisesta ja on näiden aikaisempien esimerkkien kautta ansainnut tiimin luottamuksen. Kukka on taas hr-kautensa aikana toiminut esimerkillisenä tiimin sekä yhteisön jäsenenä, ja tätä kautta kasvattanut luottamusta tiimiä kohtaan. Näistä kuulette vielä lisää osioissa, joissa käsittelemme omia kokemuksiamme kyseisissä rooleissa.

Revenan jory keväällä 2021

Revenan johtoryhmä valitaan puolivuosittain tiimin tarpeiden mukaan. Vuoden 2020 lopussa valitsimme yhteisen keskustelun pohjalta Business Leaderiksemme Jarkon. Päätimme testata mallia, jossa Jarkko kerää ympärilleen johtoryhmän niistä henkilöistä, jotka kokevat sopiviksi työpareiksi itselleen sekä parhaiten palvelemaan tiimin toimintaa ja tavoitteita. Johtoryhmä muodostui Uusi neuvotteluvalta, (2019) perusteella. Talouspäälliköksi valikoitu Axel, ja Hr/oppimistiimin vetäjäksi Kukka. Aikaisemmin Revenassa oli toiminut myös erillinen business-tiimi, mutta yhteisellä päätöksellä jätimme tämän tiimin pois ja aloitimme joryn toiminnan kolme hengen voimin. Kautemme jorynä on ollut poikkeuksellinen, sillä koko kevät 2021 on opiskeltu etänä. Haastetta ei siis tehtävästä ainakaan puuttunut. Toisaalta etäopiskelua oli jo jonkin verran takana, joten meidän oli helppoa lähteä kehittämään toimiviksi todettuja malleja sekä karsimaan niitä huonompia pois. Kevät kausi on tuntunut todella lyhyeltä eikä Revenassa ole ollut suurille tiimiä mullistaville muutoksille tarvetta, joten mitään järisyttävää ei ole meidän kaudellamme tapahtunut.

Mäenpää mainitsee tekstissään positiivisuuden ylläpitämisen yhtenä tärkeänä osana etäjohtamisen onnistumista. Koemmekin Revenan joryn pysyneen juuri sopivan positiivisena, kuitenkin välttäen haitallista yltiöpositiivisuutta. Etäopiskelu on tiimioppimismallille todella haastavaa ja ärräpäitä on Revenassakin lennellyt asian tiimoilta. Kuitenkin nämä yleiset ’’tämä helkkarin koronapaska’’ -heitot on joryn kanssa jätetty oman pään sisään ja pyritty olemaan lietsomatta koronavihaa. Yleistikin meidän keskuudessamme on vallinnut toivon ilmapiiri ja uskomme, että se on välittynyt muulle tiimille.

Jamkin lehtori Jari Karttunen muistuttaa positiivisen psykologian blogitekstissään, että positiivinen psykologia tarkoittaa oman asenteen, ajattelun ja toiminnan tarkastelua sekä tietoista huomion kiinnittämistä hyviin asioihin. Positiiviseen psykologiaan ei kuulu pakonomainen positiivinen ajattelu, hyvän fiiliksen jatkuva metsästys tai ongelmien piilottaminen. Revenassa kevään aikana onkin pyritty keskustelemaan avoimesti kaikista tunteista sekä hyväksymään ja kohtaamaan vastoinkäymisiä sekä haasteita yhdessä. Joryn palavereissa olemme usein keskustelleen erilaisista mielipiteistä ja tunteista, jota meissä itsessämme herää tai joita tiimiläisissä voi herätä tiettyjen aiheiden tiimoilta. Tämä valmistautuminen ennen asioiden läpikäyntiä koko tiimin kanssa on helppotanut meidän kykyämme olla rauhallinen ja varma haastavissakin tilanteissa. Päätöksenteossa olemme huomioineet yksilöt ja joryn jäsenten välinen erilaisuus ja erilaiset toimintatavat ovatkin varmasti olleet yksi syy siihen, miksi asiat on mietitty loppuun asti ja päätökset tehty nimenomaan palvelemaan tiimiä ja tätä kautta yksilöitä.

Business leaderin ajatuksia kaudesta

Kuten jo aikaisemmin mainittiin, sain muodostaa oman johtoryhmäni itse. Olen aikaisemmin omassa esseessäni uusi neuvotteluvalta revenassa, (2021) kertonut, että lähdin rakentamaan omaa “neuvottelutiimiäni” siten, että paikkaan omat puutteeni. Täten valitsin kumppaneikseni Axelin ja Kukan eli analyyttisen ja sosiaalisen ihmisen.

Koen, että olen business leaderina saanut olla vahva johtaja eli saanut päättää asioista, yksin tai yhdessä joryn kanssa. Vastuu on usein jopa sysättykin johtoryhmälle, koska emme ole tiiminä saaneet asioista päätettyä. Tämä onkin ollut kevään ongelmakohta tiimin toiminnassa, mutta taas palvellut omaa johtokauttani. Mielestäni merkittävin onnistuminen toiminnassamme on ollut se, että päätöksiä on tehty, riippumatta siitä ovatko ne olleet hyviä tai huonoja. Vastuu näistä päätöksistä on kannettu loppuun asti, eikä jätetty ilmaan roikkumaan, jota voisi tapahtua. Päätöksen teon puuttuminen olisi mielestäni paljon haitallisempaa arjellemme kuin väärien päätösten tekeminen. Huonoista päätöksistä voi oppia, mutta päätöksistä, joita ei ole tehty ei voi oppia.

Ehkä toimintamme olisi voinut olla aktiivisempaa keskenämme, mutta en itse kokenut, että palavereja olisi tarvinnut koko ajan, vain tarvittaessa. Valmistelimme mielestäni hyvin koko Revenan kesää varten ja lisäksi asettamaamme tavoitettamme kohti – bisnesälyn kehittymistä. Olemme Revenana käyneet kevään aikana kymmeniä, ellei satoja tunteja keskustelua yritystoiminnoistamme ja siitä mitä niissä tapahtuu. Koen siis henkilökohtaisesti, että määrä ja niiden laatu ovat olleet riittäviä, jotta jokainen yksilö olisi saanut omaa bisnesälykkyyttä kehitettyä ja näin ollen Revenan “yhteinen” älykkyys olisi myös kasvanut.

Henkilökohtaisesti koen, että onnistuin Revenan kolmantena business leaderina, sekä koen että onnistuimme myös jorynä. Todellisuus selviää kautemme lopussa 11.5 pidettävässä palautekeskustelussa. Kehut ja kehitysehdotukset otetaan vastaan ja niiden pohjalta omaa toimintaa lähetään kehittämään parempaan suuntaan. Tavoitteena niin minulla kuin johtoryhmäni jäsenillä on varmasti johtajuuden kehittyminen. Kukapa ei haluaisi olla karismaattinen ja pidetty johtaja.

Axel talouspäällikkönä

Kuinka päädyin talouspäälliköksi

Kun osuuskunnat jaettiin 2019–2020 vuoden vaihteessa, otin tietoisesti hieman etäisyyttä vastuutehtäviin Revenassa. Vastuuroolit osuuskunnan kontekstissa tuntuivat vain mahdottomilta ja hämmentäviltä nakkikoneilta, ja en olisi vastuuroolia ottanut, vaikka siitä olisi maksettukin. Tämä vaikutti pakostikin omaan suhtautumiseeni ja asenteeseeni osuuskunnan toiminnan suhteen ja tiimin tärkeys itselle oli hyvin matalalla projektien tärkeyteen nähden. Loppuvuodesta 2020 alkoi tuntua siltä, että kaikki osuuskunta jutut ja pajat tuntuivat itselleni turhilta, enkä tuntenut lainkaan omistajuutta osuuskunnan juttuihin. Ajattelin, että tämä ei voi jatkua näin, ja omassa toiminnassa on jotain pakko muuttaa. Kuntokadulle siirtyminen oli jo tässä vaiheessa tullut vahvasti ajatuksiini. Päätin kokeilla erilaista lähestymiskulmaa, ja ajattelin hakeutua johonkin vastuurooliin, jotta voisin tuntea osuuskunnan toiminnassa enemmän merkityksellisyyttä ja sitä jo mainittua omistajuutta.

Kun uusista vastuurooleista keskusteltiin vuoden 2020 lopussa ja ilmoitin orastavasta halukkuudestani, jotkut heittelivät ajatusta, että josko ottaisin jopa BL:n roolin heti kättelyssä. Tämä tuntui kuitenkin liian ahdistavalta ajatukselta, tietäen sen, kuinka paljon BL rooli vaatii sitoutumista. Samaan aikaan kuitenkin oma projektini oli juuri ottamassa tuulta alleen. En voi sanoa, että olisin aidosti ollut innoissani saamastani vastuuroolista talouspäällikkönäkään, mutta halusin kuitenkin katsoa, josko asenteeni osuuskuntaa kohtaan muuttuisi vastuuroolin myötä.

Taloustiimin toiminta

Kun taloustiimiä lähdettiin kasaamaan, olin mielissäni siitä, kun vapaaehtoisiksi ilmoittautui aivan huikeita tyyppejä: Sanni, Kaisa, Sahar ja Miisa. Näiden mimmien kanssa on yhdessä pohdittu Ressu uudistusta, Ressun hallinta- ja seurantapolitiikkaa, rahojen lainaamista projekteille Revenan kassasta yms. Lukuisia tunteja. On ollut tunteiden vuoristorataa mutta kaikesta on selvitty kunnialla ja kaiken kukkuraksi ollut vielä ihan hauskaakin.

En ole koskaan juuri ollut missään suuremmassa vastuuroolissa, tai johtanut muita ihmisiä. Ainoa kokemus muiden johtamisesta minulla on vanhasta työpaikastani, kun johdin Pori Jazzien aikaan Porin keskustassa myyntitiimin toimintaa 1,5 viikkoa. Sieltä tarttui mielenkiintoisia ja aika dramaattisia oppeja mukaan johtamisesta, mutta niistä lisää jossain muussa esseessä.

Joka tapauksessa taloustiimin päällikkönä oleminen on opettanut todella paljon itsestäni ihmisenä sekä johtajana. Suurimpana juttuna olen huomannut kommunikaation tärkeyden. Jos asioista ei viesti ajoissa, selkeästi ja avoimesti, jää tärkeät asiat herkästi roikkumaan. Hyvällä ja selkeällä kommunikaatiolla säästyy monelta harmilta, ja usein homma ratkeaa kuin itsestään kun asiaa saadaan pähkäilemään useampi pari aivoja.

Koin erittäin tärkeäksi sen, että pidin palaveria aikaisemman talouspäällikön, Jonin, kanssa ennen vastuuroolin alkamista. Joni nosti esille sen, että aikaisempi taloustiimi ei ollut hirveän vastaanottavainen tehtävien delegoimiseen perustuvalle johtamiselle, vaan asioita haluttiin pähkäillä ja tehdä mieluummin yhdessä. Mikä on toki ymmärrettävää, kun kuitenkin koulussa ollaan ja asioiden ymmärtämistä ja hoitamista ollaan vasta opiskelemassa. Näin sitten päätimme ensimmäisessä taloustiimin palaverissa, että teemme asioita niin kauan yhdessä kuin koetaan tarpeelliseksi. Yhdessä juoksevien asioiden hoitaminen ja päätöksenteko on mielestäni toiminut taloustiimissä todella hyvin.

Talouspäällikkönä joryssa

Mielestäni Revenan joryn toiminta on ollut suhteellisen mutkatonta ja tehokasta kokonaisuudessaan. Tämä juontaa varmasti juurensa siihen, että Jarkko ja Kukka ovat olleet johtoryhmän jäseninä hyvin motivoituneita ja halukkaita viemään asioita eteenpäin.

Haasteeksi joryssa nousi kuitenkin kommunikaatio, silloin kun päätettävästä asiasta ollaan eri mieltä. Asiaa ei ehkä osattu käsitellä yhdessä objektiivisesti ja rakentavasti, vaan erimielisyydet otettiin osittain henkilökohtaisesti. Tätä samaa ongelmaa esiintyy ajoittain havaintojeni mukaan myös koko osuuskunnan kesken käytävissä keskusteluissa.

Kun tehdään koko osuuskuntaa koskevia päätöksiä, on päätökset pystyttävä mielestäni perustelemaan johdonmukaisesti. Jotta päätökset pystytään perustelemaan, täytyy päättävän elimen käydä yhdessä keskustelu siitä, miksi juuri tämä käsillä oleva päätös tai ratkaisu tähän ongelmaan on osuuskunnalle paras, kun otetaan huomioon päätöksestä aiheutuvat syy-seuraussuhteet. Jos päätämme näin, mihin se johtaa? Päästäänkö täällä päätöksellä tehokkaimmin toivottuun lopputulokseen? Miksi? Tämän takia, jos asioista ollaan päättävässä elimessä eri mieltä, olisi päättäjien hyvä pystyä perustelemaan edustamansa kanta mahdollisimman ymmärrettävästi ja selkeästi. Tämä siksi, jotta päättäjät voivat ymmärtää toisiaan paremmin, ja tehdä tarvittaessa tarvittavia kompromisseja asian suhteen. Olisi mielestäni katastrofi, jos muita ihmisiä koskevia päätöksiä tehtäisiin pienellä porukalla tunne edellä, järjen käytön sijaan.

Kaiken kaikkiaan yksittäistapauksia lukuunottamatta, joryna pystyimme punnitsemaan asioita eri näkökannoista ja tekemään vaadittavat päätökset tehokkaasti. Toki on hyvä muistaa, samaa mieltä asioista oleminen on hyvin paljon helpompaa ja kivuttomampaa, kuin eri mieltä oleminen niin, että päästään kuitenkin järjelliseen kompromissiin/ratkaisuun. Koen kuitenkin, että oppimiskokemuksena joryn jäsenenä toimiminen oli todella hyvä tulevaisuutta ajatellen, ja kotiin viemisiksi jäi muutakin kuin lämmin käsi.

Kukka ja Oppimistiimi

Olen todella kiitollinen, että Jarkko alun perin valitsi minut johtoryhmään vuoden alussa. Olin jo valmistautunut ottamaan isompaa roolia tiimissä ja haastamaan itseäni. Esimerkiksi päätöksen teko on ollut yksi heikkouksistani, ja niin kuin Jarkko aikaisemmin mainitsikin, jorylle on kevään aikana sysätty useampiakin päätöksiä tehtäväksi. Toisena vahvana kehittymiskohteena olen huomannut omat keskustelutaitoni. Valehtelisin jos väittäisin, että kahden analyyttisen ja vahvoja mielipiteitä omaavan miehen kanssa olisi aina helppo tehdä töitä. Muutamia kertoja olen joutunut itku kurkussa vääntämään miksi jokin asia olisi järkevintä tehdä tietyllä tavalla. Tässäkin on kuitenkin ollut peiliin katsomisen paikka. Miten voisin viestiä niin että minua ymmärretään? Miksi tietyt tilanteet herättävät minussa vahvoja tunteita? Lähtökohtaisesti joryssa edustin aina oppimistiimiä sekä Revenaa, eli sitä mielipidettä, jonka näin tiimille parhaaksi, en itselleni. Aluksi koin vahvaa ymmärryksen puutetta, jos jouduin paljon perustelemaan mielipidettä, joka oli mielestäni paras tiimille. Harmistusta aiheutti se, että en edustanut itseäni, mutta silti tuntui, että minua vastustettiin. Koen kuitenkin, että useiden keskustelujen kautta opimme viestimään toisille tavalla, jota ymmärsimme ja opin myös itse perustelemaan näkökantojani ilman tunnekuohuja. Uskon myös, että näiden keskustelujen myötä Jarkon ja Axelinkin ajattelu on kääntynyt vahvasti minä -ajattelusta tiimi -ajattelun suuntaan. On tärkeä tunnistaa ja pystyä analysoimaan miksi tietyt keskustelut tai reaktiot herättävät itsessä vahvoja tunteita. Tunteet ovat loppujen lopuksi tuleen lailla ohimeneviä ja kun niitä ymmärtää niin ne on helpompi päästää myös menemään, eikä jäädä jumiin niiden kanssa. Näiden keskustelujen ansioista olen mielestäni löytänyt omaa ääntäni myös koko Revenan tasolla ja rohkaistunut puhumaan suoremmin.

Hr toimimisen kautta olen löytänyt uudenlaisen yhteyden tiimiin. Olenkin miettinyt paljon, millaisessa roolissa haluan jatkaa syksyllä, jotta saisin pidettyä yhtä vahvaa tiimitunnetta ja merkityksellisyyden kokemusta yllä, mutta silti antaa muiden henkilöiden ottaa suurempaa roolia. Koen, että en ehkä enää ‘’tarvitse’’ nimellistä johtajan roolia Revenassa, vaan osaan ottaa oma tilani ja paikkani muutenkin. Se miten tämä käytännössä tapahtuu, jää nähtäväksi.

Hr/oppimistiimi on tänäkin vuonna toiminut tiimin tarpeiden pohjalta. Olemme pyrkineet järjestämään erilaisia tempauksia ja haasteita, jotka piristäisivät etäarkea. Myös Revenan etämökkipaja oli oppimistiimin suunnittelema sekä toteuttama. Tavoitteenamme oli oppia tiimitoiminnasta sekä hr -työstä. Usein palaverimme ovatkin olleet pajatyylisiä keskusteluja, joissa on analysoitu tiimiä sekä jaettu oppia kirjoista. Olen todella onnellinen, että oppimistiimin työskentely on koko kevään ollut avointa ja rauhallista. Niin jorystä kuin pikkutiimeistäkin on mielestäni jäänyt kaikki turha hätiköinti ja äkilliset suunnanmuutokset pois. Onnistuneimpia toimia ovat mielestäni olleet pienpajat, joita pidimme Revenalaisille, sekä viikkohaasteet. Näistä molemmista olen kertonut jo blogiesseessäni ‘’vuorovaikutuksen lisääminen tiimissä etäaikana’’.

Uskon, että olisin voinut olla loppukeväästä hiukan aktiivisempi, sillä monet palaverit ovat jääneet pitämättä muiden kiireiden takia. En kuitenkaan usko siihen, että palavereita on pakko pitää, jos asiaa ei ole. En halua kuorimittaa ketään turhanpäiväisellä zoomissa istumisella. Oppimistiimin viimeinen tehtävä on miettiä haluammeko vielä saattaa kauden päätökseen jollakin yhteisellä tempauksella ja sen jälkeen luovuttaa paikka seuraaville.

Johtoryhmän ja oppimistiimin yhteistyö on ollut sulavaa. Olen tuonut joryyn palavereissa mietityttäneitä asioita ja vastavuoroisesti tuonut joryssä syntyneitä ideoita käytäntöön pantaviksi oppimistiimille. Monet asiat ovatkin olleen jopa oppimistiimin ja joryn yhteisiä päätöksiä, kuten live tapaamiset ja palautepajat. Jarkko on myös vieraillut muutamissa oppimistiimin palavereissa, joka on entisestään helpottanut yhteistyötä ja päätöksentekoa.

Olen jäänyt pohtimaan, minkälaisia haasteita ja uusia kokemuksia kohtaan hr työssä tulevaisuudessa. Mietin, kuinka paljon työ eroaa etänä ja paikan päällä työskennellessä. Ainakin vastaantulevat ongelmatilanteet ovat varmasti erilaisia. Toivon kuitenkin pääseväni oppimaan näitä asioita esim. Tiimimestareissa.

Mitäs nyt sitten?

Syksyllä olemme jokainen haasteen edessä. Kulunut kevät on mennyt nopeasti ja johtoryhmä on vasta muotoutunut toimivaksi. Uskomme, että meillä olisi ollut vielä annettavaa tiimille ja halumme jokainen löytää oman paikkamme vahvoina revenalaisina ilman johtoroolia.

Tulevaisuudessa johtoryhmäkokemuksesta on varmasti jokaiselle meistä hyötyä. Kokemus siitä, että joutuu olemaan vastuussa asioista ja päättämään muiden ihmisten toiminnasta, on työmarkkinoilla arvostettu osaamisalue. Lisäksi ihmisten kanssa toimiminen ja heidän esimiehenään toimiminen ovat myös hyödyllisiä taitoja. Toivomme, että saamme palautetta toiminnastamme ja täten kehitymme vielä paremmiksi tiimiläisiksi ja ennen kaikkea johtajiksi.