Pop-up projekti 

Tämän esseen on kirjoittanut Saura Pohjonen, Julius Honkanen ja Rosa Salminen. Saura ja Rosa toimivat Jääkahvilan projektipäällikköinä ja Julius toimi erittäin omistautuvana työntekijänä. Esseessä käydään läpi Pop-up toiminnan käytänteet, projektin toteutuminen ja lopuksi reflektoimme oppimaamme. Kaikkihan alkoi siitä; meneekö toimintamme Pop-up konseptin alle;  

Pop-up toiminta: 

Elintarvikelain mukaan yksityisen henkilön vähäriskinen pop-up -ravintolatoiminta on tietyin ehdoin mahdollista eikä toiminnasta tarvitse ilmoittaa kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle. Pop-up toiminta on mahdollista myös yksityisenä elinkeinonharjoittajana (toiminimiyrittäjänä), kunhan muut pop-up toiminnan ehdot täyttyvät. Pop-up toimintaan sovelletaan 15 000 euron liikevaihtorajaa.  (Pop-up-ravintolatoiminta, 2021.) 

Pop-up -ravintolatoiminnalla on merkittävä asema virkeän ruokakulttuurin ylläpitäjänä. Sen vuoksi Ruokavirasto on tehnyt linjauksen siitä, millainen pop-up -ravintolatoiminta katsotaan sellaiseksi elintarvikealan toiminnaksi, josta toimijan ei tarvitse tehdä ilmoitusta kunnan valvontaviranomaiselle (Elintarvikelaki 297/2021, 10 § 2 mom. kohta 2.) 

Pop up -ravintolatoiminnan on oltava niin vähäriskistä, kuin mahdollista. Vähäriskisenä tai kohtuullisen vähäriskisenä elintarvikkeiden valmistuksena voidaan pitää esimerkiksi: 

• leipomista 
• kinkku- tai juustovoileipien koostamista 
• keitto-, pata- ja laatikkoruokien valmistamista ja niiden välitöntä tarjoilua. 

 Laajamittaista ruoan valmistusta ei voi pitää vähäriskisenä tai edes kohtuullisen vähäriskisenä toimintana. 

Vähäriskistä ei myöskään ole esimerkiksi seuraavien elintarvikkeiden valmistus tai tarjoilu: 

• tartarpihvit 
• medium jauhelihapihvit 
• graavikala 

• mäti tai sushiannokset 

Näiden elintarvikkeiden käsittelyyn ja valmistukseen liittyy erityisiä riskejä. Tällaisesta pop-up -ravintolasta on aina tehtävä ilmoitus sen kunnan elintarvikevalvontaan, jossa pop-up -ravintola toimii, neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista. (Pop-up-ravintolatoiminta, 2021.) 

Pop-up ei voi olla elinkeinon harjoittamista, toimijan on oltava yksityinen henkilö. Pop-up -ravintolan pitäjää koskevat elintarvikelain yleiset vaatimukset. Hänellä on aina vastuu valmistamiensa ja tarjoilemiensa elintarvikkeiden turvallisuudesta, vaikka toiminnasta ei ilmoitetakaan kunnan valvontaviranomaiselle. Pop-up -ravintolanpitäjän on asiakkaan pyynnöstä kerrottava elintarvikkeen alkuperämaa sekä sisältävätkö hänen tarjoamansa elintarvikkeet allergiaa tai yliherkkyyttä (intoleranssia) aiheuttavia aineita. (Pop-up-ravintolatoiminta, 2021.) 

Pop up -ravintolan pitäjältä ei edellytetä hygieniapassia, mutta sen suorittaminen on suositeltavaa. Ruokaviraston näkemyksen mukaan pop up -ravintolaa voi pitää 12 päivänä kalenterivuoden aikana ennen kuin toiminnasta tarvitsee tehdä elintarvikehuoneistoilmoitus. Ruokavirasto suosittelee, että pop up -ravintolaa pidettäisiin lyhytaikaisesti, mielellään yksittäisinä päivinä, jolloin elintarviketurvallisuutta on helpompi hallita. (Pop-up-ravintolatoiminta, 2021.) 

Ruokavirasto suosittelee: 

• Pop-up -ravintolassa ilmoitetaan selkeällä tavalla kuluttajille, että kyse on pop-up –ravintolasta. 
• Toiminnasta vastuussa olevan henkilön nimi on kuluttajille näkyvillä. 
• Kunnan elintarvikevalvojat voivat tarvittaessa tarkastaa myös pop-up -ravintoloita hygieenisten toimintatapojen ja ruoan turvallisuuden varmistamiseksi ja ruokamyrkytysten ehkäisemiseksi. 

Pop-up -ravintolan pitäjä saattaa tarvita neuvoja myös muista ilmoituksista ja luvista koskien. Esimerkiksi ravintolan sijaintia, muiden tuotteiden kuin elintarvikkeiden myyntiä, elinkeinon harjoittamista tai verotusta. Näissä asioissa tulee kääntyä asianomaisen viranomaisen, esimerkiksi kunnan tai verottajan puoleen. (Pop-up-ravintolatoiminta, 2021.)  

Pidimme Jääkahvilaa 12 päivää auki ja todellisuudessa teimme ainoastaan 9 päivän aikana myyntiä, sillä ensimmäisellä viikolla Jääkahvilaa ei pystynyt pitämään joka päivä auki huonojen sääolosuhteiden vuoksi. Kahvilan auki pitäminen oli täysin sään armoilla. Tuulen yltyessä liian kovaksi oli täysi mahdottomuus pystyttää kahvilan telttaa.  

Tuotteemme olivat myös vähäriskisiä ja teimme alvitonta liikevaihtoa juuri alle 15 tuhatta euroa, joten kaikki määreet Pop-upista täyttyivät. Pidimme myös tarkkaa huolta elintarvikkeiden oikeanlaisesta säilyttämisestä, valmistamisesta ja hygieniasta. 

Mistä kaikki lähti? 

Rauhaniemessä 52 Oy piti Jääsaunaa helmi-maaliskuun ajan. Tuottojen lisääminen oli perinpohjainen tarkoitus jääkahvilalle, koska kahvila tuo lisää asiakkaita ja tulo virtaa. Rauhaniemessä ei vielä kyseistä latukahvilan tyyppistä kahvilaa ole aikaisemmin ollut. 52 Oy:n pojat tulivat varovaisesti kysymään kiinnostaisiko tämänkaltainen konsepti, ja siitä se ajatus sitten lähti. Lähdimme yhdessä projektipäälliköinä tekemään projektisuunnitelmaa projektille, jotta meillä olisi jotain tarjottavaa asiakkaillemme Jääkahvilan auetessa. Tämä auttoi meitä myös hahmottamaan projektin laajuuden, siihen tarvittavan työllisen ja taloudellisen panostuksen. 

Suunnitelmaan laadittiin kaikki aloituksesta lopetukseen. Esittelimme projektisuunnitelmamme Saawa osk:lle tiimipalaverissa ja saimme myöntävän vastauksen tiimiltämme. Jääkahvila tultaisiin tekemään kirjanpidollisesti ja taloudellisesti Saawa osk:n kautta. Kovin suuri riskinen projekti ei ollut kyseessä, joten tiimissä emme käyneet pitkää keskustelua projektista. Esitimme myös samalla budjetin liikevaihdosta, kustannuksista ja palkoista. 

Ensimmäiseksi haimme Tampereen kaupungilta luvan pop-uo-toimintaan, joka Jääkahvilan tapauksessa peri ainoastaan maavuokran. Pop-up toiminnasta on aina kysyttävä lupa kaupungilta ja jos Pop-up määreet eivät täyty, niin on tehtävä erillinen ilmoitus kunnan valvontaviranomaiselle.  

Aloitimme suunnitelman tekemisen kilpailija kartoituksesta ja tuotteista. Kartoitimme lähialueen kilpailijat ja heidän konseptinsa. Tuotteistus oli yksinkertaista, selvitimme muiden samankaltaisten toimijoiden tuotteita ja poimimme sieltä meille sopivimmat. Halusimme lähteä liikkeelle hyvin yksinkertaisella valikoimalla. Päätuotteenamme oli lettu (joita kehuttiin Tampereen ja jopa maailman herkullisimmiksi). Lettujen lisäksi valikoimastamme löytyi kahta erilaista makkaraa, kuumia juotavia, vaihteleva makeita leivonnainen sekä kylmiä juotavia. Testailimme eri lettureseptejä, joista löytyi meille yksinkertaisin toteuttaa, mutta mausta ei tarvinnut tinkiä. Vatkasimme kermavaahdon itse, sillä se loi myös lisä arvoa asiakkaillemme ja todella monet kehuivatkin tätä valintaa. Tässä opimme, että aina helpoimman kautta ei ole aina parhain mahdollinen ratkaisu. Itse kermavaahdon vatkaaminen oli myös taloudellisesti järkevämpi valinta. Todella monta euroa tuli säästettyä, kun jaksoi itse vatkata vaahdon, kun että olisi ostanut valmiiksi vatkatun version kaupasta. Tuotteet ollessa valmiina siirryimme seuraavaksi hiomaan markkinointia.  

Markkinointistrategiaa emme tehneet, mikä toi meille projektitiiminä haasteita. Markkinoinnista vastaavana ollut Petra koki vaikeuksia markkinoinnin suunnitelmien puutteellisuudesta vuoksi sekä projektitiimin katkonaisen viestinnän takia. Tämä on ehdottomasti seuraavaan projektiin kehityksen kohta. Kuitenkin sen verran ennakoivasti suunnittelimme markkinointia, että tulisimme käyttämään maksettua markkinointia. Käytimme maksettuun markkinointiin 100 € nämä kohdistuivat Facebookiin ja Instagramin. Facebookissa markkinoimme myös eri ryhmiin ja tiimiläisemme auttoivat jakamaan ilmoituksia eteenpäin.  

Markkinointidata Jääkahvilan maksetusta markkinoinnista: 

Facebook -mainos 

Kesto: 4 päivää 1.3-5.3.22 

Kokonaiskulutus: 47,98 e 

Tavoitettu 1456 henkilöä 

Sijainniksi laitettu Tampere, kohderyhmäksi 25–65-vuotiaat. Kohderyhmäksi valittiin mahdollisimman laaja ikäryhmä, jotta mainos tavoittaisi mahdollisimman paljon ihmisiä. Tarkennettu ikäryhmä olisi rajannut kohderyhmän huomattavasti pienemmäksi.  

Instagram -mainos 

Kesto: 6 päivää 

Kokonaiskulutus: 54,00 e 

Tavoitettu: 10 057  

Näyttökertoja: 17 272  

Mainoksen napautukset: 405 ja vierailuja profiilissa: 299  

Ikäryhmä: 25–34 v 95,1 %, 35–44 v 4,8 %, joista 92.7 % olivat naisia ja 6.5 % olivat miehiä. 

Työskennellessämme Jääkahvilalle saimme yllättävän monia kommentteja asiakkailtamme, että näin teidän mainoksenne Instagramissa. Instagram tavoitti siis enemmän ihmisiä ja sitä kautta saimme enemmän asiakkaita. Facebook tavoitti vähemmän ja sen kautta ei kukaan sanonut löytäneensä meitä. Mainonnassa käytimme myös kylttejä mitkä olivat tehty vanerista ja veimme kylttejä kolmeen eri paikkaan, jota kautta ihmiset löysivät meidät parhaiten. Kylttejä olisi tarvinnut olla vielä enemmän ja laajemmalla alueella, kuten esimerkiksi Kaupin ojalla. Aloitimme jääkahvilan markkinoinnin 7 päivää ennen kuin kahvila aukesi. Sen olisi voinut aloittaa jopa jo aikaisemmin. Mitä aiemmin aloittaa, sen paremmin tavoittaa.  

Seuraavana tehtävänä oli meidän myyntipaikkaamme kunnostaminen ja kartoittaminen. Jouduimme moneen otteeseen auraamaan myyntipaikkamme jään lumesta, jotta sinne voisi luistella. Auraamisen määrä oli hämmästyttävä ja työtunteja tähän kului todella paljon. Ulkona oli kuitenkin kiva touhuta porukalla. Pidimme Saawa osk:lle lettukestipäivän, jossa pääsimme testaamaan konseptimme toimivuutta.  

Ensimmäisenä aukiolo päivänä menimme hyvissä ajoin pystyttämään paikkoja ja ensimmäinen asiakas tulikin jo klo 9:00. Koko Saawa osk. tuli myös auttamaan ja pöhisemään paikalle, jotta saatiin ensimmäinen päivä käyntiin. Työpäivät kuluivat todella hurjaa tahtia. Pystyimme pakkasessa rakentamaan meille inhimilliset työskentely olosuhteet ja kukaan ei onneksi paleltunut.  

Budjetoidut menot: 

Kannattaa olla tavoitteellinen laatiessaan budjettia, sillä silloin tekee töitäkin enemmän, jos on tavoitteet tarpeeksi korkealla. Se luo myös painetta ja paine laittaa myös tekemään töitä kovemmin. Tiimillämme oli suurin pelko, että meille ei tule yhden yhtä asiakasta ja menetämme vähäisetkin rahamme. Kuitenkin tavoite takaraivossa auttoi meitä jokaisena päivänä tekemään muutoksia, jotta pääsemme tavoitteeseemme.  

Budjetoimme pelkästään alkukustannuksiin. Kaikki kyseisen taulukon kustannukset todellisuudessa muuttuivat. Palkkoihin esimerkiksi kului toteutuneessa budjetissa paljon enemmän. Sillä emme pärjänneet kahdella tekijällä per päivä, myynnin ylittäessä yli 1200 €/päivä. Alle 1200 € päivinä olisimme voineet päästää ylimääräisen työntekijän kotiin, mutta uusina toimijoina halusimme taata, että työtaakasta ei kasva liian suurta. Keittiön sijainti aiheutti myös sen, että ruuhka aikaan, yhden työntekijän piti juosta todella usein keittiöstä, joka oli mantereella myyntipaikallemme, joka sijaitsi jäällä. Halusimme työn olevan mielekästä ja halusimme hoitaa työmme kunnialla loppuun.  

Emme tehneet kunnollista työvuorosuunnittelua, muuta kuin, että projektipäälliköt ovat joka päivä töissä ja tarvittaessa pyydämme tiimistämme apua. Emme pystyneet ennustamaan säätä, emmekä asiakasmääriä, joten työvuorojen suunnittelu jätettiin tämän takia. Olimme aivan ihan satavarmoja, että selviäisimme työmäärästä kahdestaan. Ensi vuotta ajatellen, niin osaamme arvioida asiakasmääriä jo paljon paremmin, koska meillä on edellis- vuoteen vertailu pohjaa, sekä teemme ihan kunnollisen työvuorolistan. Parhaimpina päivinä meitä oli töissä 5–6 henkilöä. Jokaiselle oli siltikin oma osa-alue mitä hoitaa ja asiakkaita riitti.  

Budjetoimme tavoitteeksi 20 tonnin alvillisen liikevaihdon ja päiväkohtaisesti se oli jaettuna 1400/päivä ja tuntikohtaisesti 240 €/tunti. Jäimme vajaaksi budjetoidusta liikevaihdosta -2 992,59 €. Tämä summa jäi vajaaksi sen takia, että säät olivat todella surkeat ensimmäisellä aukiolo viikollamme. Pidimme kahvilan kolmena päivänä täysin kiinni. Olisimme muuten päässeet tavoitteeseemme. Säiden armoilla tehty liiketoiminta Suomessa on todella arpapeliä ja muutenkin haastavaa. Toisaalta saimme harjoitella ensimmäisen viikon konseptimme pyörittämistä ja kehittää sitä sen mukaisesti.  

Työvuoroista pystyimme maksamaan 13 € per tunti, paitsi projektipäälliköinä maksoimme itsellemme 12,14 € per tunti, jotta saimme katettua muiden palkat. Maksoimme ainoastaan suorittavista työtunneista, sillä hallinnollisista tunneista emme pystyneet maksamaan juuri ollenkaan. Markkinoinnista vastaavalle Petralle maksoimme korvauksen hänen tekemästään työstä sekä muutaman hallinnollisen tunnin ja tukkukäynnin projektipäälliköille. Annoimme Rauhaniemille osuuden, joka oli osittain vuokraa käyttämistämme tiloista ja heidän kanssansa tehdystä yhteistyöstä.  

Saawa osk:ssa kaikkien projektien liikevoitoista jää osuus tiimillemme, joka on tuo 420 €. Liikevoitto-% on siis 2,82 %. Mikä on näin ensikertalaiseksi riittävä. Seuraavana vuonna pystymme tuottamaan tulosta jo huomattavasti enemmän, kun tiedämme, miten Jääkahvilan liiketoiminta pyörii ja tavoitteena on kehittää toiminta jo ihan uudelle tasolle, kunhan investoinnit pysyvät maltillisena.  

Kannattavuuslaskelmat: 

Meidän myyntikatteemme oli  oli 69 %. Mikä on ravintola-alalle todella hyvä. Meillä ei valitettavasti ole muiden samankaltaisten toimijoiden myyntikate lukuja tiedossa, joten emme pysty vertaamaan näitä keskenään, mutta esimerkiksi aikaisempien kokemuksien kautta tuo luku on se mihin pyrimmekin tähtäämään. Muistutuksena vielä miten myyntikate ja liikevoitto lasketaan; 

Myyntikate€ = veroton myynti – raaka-ainekustannukset (eli ostot) – ulkopuoliset kulut 

Myyntikate% = 100*myyntikate/liikevaihto 

Jääkahvilan myyntikate € = 14 869,89 € – 4 554,55 € = 10 315,34 € 

Myyntikate%= 100*10315,34 €/14 869,89 € = 69,37 % ja pyöristettynä 69 % 

Liikevoitto%= 100*liiketulos/liikevaihto eli  

Liikevoitto%= 100*420/14869,89 € = 2,82 

Yhteistyö: 

Teimme yhteistyötä Rauhaniemen kansankylpylän kanssa. Saimme käyttää heidän kesäkahvilansa tiloja, joka oli elintarvikehuoneisto jo valmiiksi. Rauhaniemen kanssa yhteistyö sujui mutkitta ja Jääkahvila toi alueelle hyvää näkyvyyttä ja meininkiä. Saimme myös Rauhaniemen kautta näkyvyyttä, koska he jakoivat postauksiamme omassa sosiaalisessa mediassaan. 

Teimme myös yhteistyötä 52 Oy:n kanssa ja tämäkin yhteistyö sujui mutkitta. Aluksi meillä oli ajatus, että 52 Oy vastaa infrasta, mutta asia hieman jäi kiireen takia. 52 Oy:n yrittäjillä oli kädet täynnä ja kova kiire Jääsaunan kanssa, joten he auttoivat pienemmällä panostuksella, mitä olimme aluksi sopineet. Korvasimme heille Jääkahvilasta aiheutuneet kustannukset sekä kokoonnuimme yhdessä katsomaan toteutuneita talouslukuja läpi.  

Yhteistyö yritykset ovat tärkeä elin liiketoiminnan kannalta. Varsinkin, kun on aloittava yritys (tässä tapauksessa Pop-up) niin yhteistyöt auttavat näkyvyydessä, sekä ylipäätänsä sparrailussa. Ilman meidän Jääkahvilamme yhteistyö yrityksiä ei olisi ollut koko Jääkahvilaa, joten iso kiitos kuuluu meidän yhteistyökumppaneillemme.  

Mitä opimme: 

Jääkahvila projektina oli todella opettavainen ja meille jäi todella onnistunut tunne. Pääsimme todella lähelle meidän tavoitteitamme taloudellisesti. Olimme muuntautuvaisia, teimme muutostyötä jatkuvasti, vaikka olimme suorittavassa työssä 14 tuntia per päivä. Näiden päivien jälkeen riitti edelleen intoa kehittää huomisen päivän toimintaa. Pidimme aina päivän päätteeksi tilityksen yhteydessä palaverin, missä kävimme läpi seuraavan päivän toimintasuunnitelma ja kuka hoitaa minkäkin osa-alueen. Halusimme myös yhdessä miettiä, miten voisimme parantaa kahvilaamme entistä paremmaksi seuraavaa päivää varten.  

Asiakkailta tuli ainoastaan positiivista palautetta, tutustuimme paljon uusiin ihmisiin päiviemme aikana ja saimme paljon hyviä vinkkejä asiakkailtamme. Ymmärrämme taas paremmin kokonaisuudessaan liiketoiminnan ja sen tärkeimmät näkökulmat. Projektitiimi toimi mainiosti yhteen ja yhteishengestä pidettiin kiinni, jokainen sai olla oma itsensä. Päivät olivat erittäin pitkiä ja työskentelimme hyvin intensiivisesti projektitiiminä. Jokainen päivä päättyi nauruun ja jokainen aamu tulimme yhdessä innostuneina Jääkahvilalle, vaikka väsymys painoikin jo viimeisinä päivinä. On hämmästyttävää, kuinka hyvin koko projekti onnistui näin jälkeenpäin reflektoiden. Ulkona työskentely pakkasessa, erittäin fyysistä työtä päivittäin tehden mm. joka päivä teltan kasaaminen, myyntipaikalle tavaroiden vieminen, keittiössä tuotteiden valmistaminen, kokopäivän jaloillaan oleminen ja näistä olosuhteista huolimatta saimme tuotettua silti näin loistavan kokonaisuuden. 

Palautettakin uskallettiin hieman antaa, eli ilmapiiri oli avoin ja idearikas. Pienillä efekteillä teimme Jääkahvilasta viihtyisän, kuten rakensimme lumiliukumäen, lumiukkoja, napakelkan, nuotiopaikan ja jäälyhtyjä. Pienillä investoinneilla ajallisesti ja rahallisesti syntyi eriomainen kokonaisuus, mitä asiakkaat hehkuttivat. Opimme siis, että pelkkä kahvila itsessään ei ole elämys, vaan sen ympärille kannattaa rakentaa tekemistä, jotta ihmiset viihtyvät. Tästä saimmekin kuulla monesti positiivista palautetta, että Jääkahvila oli hienosti toteutettu elämys, missä oli otettu huomioon perheen kaiken ikäiset. Loppujen lopuksi jääkahvila oli elämys.  

Tästä oppineena voimme suositella aloittamaan kahvilatoiminnan matalalla kynnyksellä pop-upilla, jos kahvilatoiminta kiinnostaa. Mitä matalammalla riskillä teet, sen helpompi on aloittaa. Pop-up oli myös todella helppo järjestää byrokraattisesta näkökulmasta. Lupa kaupungin kanssa ja sopivat tilat Rauhanimeltä kahvilatoiminnan harjoittamiselle oli todella vaivaton ratkaisu läpi projektin. 

Ensi talvena tavoitteenamme on tehdä oikeaa kahvilatoimintaa pop-upin sijaan. Tavoitteenamme on parantaa konseptiamme kokonaisvaltaisesti ja kehittää sitä eteenpäin.  

Lähteet 

Pop-up – ravintolatoiminta. 2021. Ruokavirasto. Viitattu 1.4.2022. https://www.ruokavirasto.fi/henkiloasiakkaat/tietoa-elintarvikkeista/elintarvikealan-toiminta-yksityishenkilona/pop-up–ravintolatoiminta/