Akateemisen esseen kirjoittajat: Rasmus Janakka ja Sini-Maaria Aho 

Johdanto 

Teemme päivittäin projekteja ja suuri osa opinnoistamme koostuukin projektien tekemisestä. Olemme molemmat olleet eri projekteissa projektipäällikön asemassa ja nähneet ja toteuttaneet projekteja kokonaisuudessaan. Projektien tekemisestä ja johtamisesta on tullut paljon oppeja ja siksi haluamme pysähtyä hetkeksi miettimään projektia käsitteenä enemmän sekä pohtia sitä, miten projektin suunnittelulla voi saada projektista enemmän irti ja saavuttaa tehokkaammin parempia hyötyjä.   

Suunnittelimme ja toteutimme tiimimme 12 h innovointiprojektin, josta saimme paljon oppeja siihen, miten projektikäyttäytymistämme voisi vielä parantaa. Tämän esseen tavoitteena on syventyä sanaan ”projekti” käsitteenä sekä lisätä mahdollisuuksia oppia ja kehittyä projektityöskentelyssä. 

Mikä on projekti? 

Projekti on muusta toiminnasta irrallinen toiminto, joka on kestoltaan rajallinen. Projektille on olennaista resursseja säätelemällä saavuttaa tietty haluttu päämäärä. Kuitenkaan määritelmä ei ole täysin yksiselitteinen, koska monesti projektilla on yhteisiä rajapintoja muun toiminnan kanssa. Yhteisiä rajapintoja voivat olla mm. samat henkilöt, samat materiaalit tai sama rahoituksen lähde. Yritykset ottavat projektien resurssit sekä voimavarat lähes aina yhtiön muusta toiminnasta. Projektiin kuitenkin voidaan ja kannattaakin hyödyntää myös yrityksen ulkopuolista osaamista mahdollisuuksien mukaan parhaan mahdollisen lopputuloksen takaamiseksi. (Karlsson & Marttala 2002, s. 11–12.) 

Sana projekti on alun perin lainattu latinan kielestä sanasta projectum, joka tosin on suoraan käännettynä “esiin heitetty” mikä taas ei ole suora käännös. Sana projekti on kuitenkin kokenut viimevuosina inflaatiota, sillä sanaa käytetään tänä päivänä usein myös aivan normaaleista toiminnoista, joilla ei mitään tekemistä oikean projektityöskentelyn kanssa. Projektista on tullut ikään kuin ongelmien ratkaisun trendisana, koska se koetaan monesti positiivisena asiana. Projektin jäsenet tuntevatkin poikkeuksetta tyydytystä ollessaan mukana luomassa jotain uutta onnistuneesti. Ihan vain monet rakennusfirmatkin käyttävät kohteistaan sanaa projekti, vaikka he rakentaisivat ihan tavallisia pakettitaloja liukuhihna periaatteella ympärivuoden. Vaikka käsitettä projekti käytetäänkin “väärin” oikean projektin tunnistaa siitä, että sillä on yksi hallitseva päätavoite. Projekti on tämän lisäksi aina väliaikainen organisaatio, joka on tarkoitus purkaa, kunhan asetettu tavoite on ensin saavutettu.  (Karlsson & Marttala 2002, s. 11–12.) 

Projektin vaiheet 

Jotta projekti saadaan vietyä tehokkaasti läpi alusta loppuun, se tulee toteuttaa useiden vaiheiden kautta sekä käyttää monenlaisia eri toimintoja (Heeros, 2016).  Projekti kannattaa jakaa eri vaiheisiin, jotta sen tarkastelu ja suunnittelu on helpompaa ja projektin etenemistä on helpompi seurata. Projektityöskentelyssä eri vaiheiden huomioiminen ja erilaiset toimintatavat eri vaiheissa auttavat pääsemään projektin tavoitteisiin. 

Tarpeen tunnistaminen 

Uusi projekti syntyy, kun tämänhetkinen tilanne ei vastaa toivottua tilannetta. Useimmat projektit alkavat jostakin ideasta, joka syntyy olemassa olevan tarpeen ratkaisemiseksi. Joskus joku saattaa ilmaista ongelmatilanteen ja sanoa että, haluaa siihen ratkaisun. Tästä joku toinen saattaa ottaa kopin ja saada idean ongelman ratkaisemiseksi. Kun yksi tai useampi henkilö tiedostaa tarpeen ongelmalle ja keksii ratkaisuidean sekä saa innostettua idean muille, voidaan puhua projektin alkamisesta.  Projektin alussa tehdään usein jonkinlainen projektin suunnitelma. (Karlsson & Marttala 2002, s. 14–15.) 

Suunnitelma 

Projektin alussa on tehtävä päätös siitä mitä halutaan lähetä tekemään. Projektin suunnitelma antaa vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Miksi projekti aloitetaan? Mikä on ongelma, johon projektilla pyritään vastaamaan? Millaista tulevaisuuden tilannetta projektin avulla toivotaan? (Karlsson & Marttala 2002, s. 16.) Sen lisäksi että mietitään mitä halutaan saavuttaa, on myös hyvä miettiä ja rajata millaisia asioita projektilla ei haluta saavuttaa, sillä kaikille kaikkea ei yleensä juuri anna lopulta kenellekään mitään.  

Suunnitelman on hyvä sisältää jonkinlainen ainakin alustava aikataulu sekä se millaiset voimavarat ovat käytettävissä tähän kyseiseen projektiin. Projektin suunnitelman ei kuitenkaan kannata lukkiutua vain yhteen ratkaisuehdotukseen, sillä jos jo projektin alkuvaiheessa päädytään tiettyyn liian rajattuun ratkaisuun, ei syvemmälle analyysille ja ideoinnille anneta tilaa ja vaihtoehtoisten ratkaisujen mahdollisuus jää hyvin pieneksi. (Karlsson & Marttala 2002, s. 17.) 

Toteuttaminen 

Kun päästään itse projektin toteuttamiseen lähdetään konkreettisesti toteuttamaan se, mitä suunnitelmassa sovittiin. Tämä vaihe, on projektiprosessin pisin vaihe. Tässä vaiheessa ongelma ratkaistaan ja luodaan siis valmis ratkaisu.  Toteuttamisen onnistumisen tärkeimmät avainsanat ovat voimavarojen ja henkilöiden mitoittaminen oikein ja menetelmien oikeat valinnat ja niiden systemaattinen työstäminen ratkaisun eteen.  Silloin kun ongelman ratkaisutavasta ei ole epäselvyyttä voidaan täysin keskittyä ratkaisun toteuttamiseen. (Karlsson & Marttala 2002, s. 18) 

Miten sitten lähteä johtamaan projektin toteutumista?  Olemalla järjestelmällinen ja noudattamalla jotain tiettyä menetelmää luodaan runko, jonka avulla on helpompi päästä haluttuun lopputulokseen. Menetelmä on jokin tapa ohjata ajatuksia, ja oikeanlaisella menetelmällä ohjataan ajatuksia oikeaan suuntaan. Hyvä ongelmanratkaisumenetelmä on sellainen, joka auttaa ongelman sanoittamisessa ja sekä sen tarkoituksen selvittämisessä sekä auttaa tunnistamaan ratkaisuun pääsemisen mahdollisia esteitä. Jotta osataan valita oikeat menetelmät ja lähteä toteuttamaan ongelmanratkaisua on hyvä ensin tehdä ongelma-analyysi. Ongelma-analyysin tarkoitus on herättää kysymyksiä, joiden avulla sitten lähdetään tutkimaan ongelmaa ja luomaan ratkaisuja. Kun ongelma-analyysiä on pohdittu, on hyvä tehdä siitä yhteenveto eli kaikki käytettävissä oleva aineisto käydään läpi ja etsitään siitä tavoitteisiin pääsyn kannalta kaikkein olennaisimmat tiedot. Yhteenvedon tekemiseen voi käyttää avuksi avainsanoja, joita siitä olisi hyvä löytyä: tausta, asiakas ja loppukäyttäjä, tarkoitus, projektitiimi, ongelman kuvaus sekä tarvittava teoria ja tieto. (Karlsson & Marttala 2002, s. 22–23.) 

Projektin lopettaminen 

Aina ei välttämättä ole etukäteen suunniteltu, miten projektin lopputulos luovutetaan toimeksiantajalle tai asiakkaalle. Projektin tulosta tulee kuitenkin aina jollakin tapaa käyttää sillä, jos näin ei tapahdu on projekti ollut merkityksetön. Voidaan sanoa, että projekti on päättynyt, kun kokonaisuudessaan kaikki työn tulokset on luovutettu ja ne on hyväksytty niiden kriteerien mukaan, jotka on projektin alussa sovittu. Luovuttamisen on tapahduttava yhdessä tai useammassa kokouksessa. Toimeksiantajan tulee tässä kohtaa arvioida projektin tuotos. Sitä ei pidä vain hyväksyä kriteerien mukaisena ongelman ratkaisuna. Hyvän ratkaisun piirteitä ovat se, että ratkaisu voidaan luovuttaa, ja sitä voidaan soveltaa. Kaikkein tärkein arviointikriteeri on siis se, että toimeksiantaja tai asiakas voi käyttää sitä. (Karlsson & Marttala 2002, s. 97–98.) 

Projektipäällikön rooli projektissa 

Projektipäällikön tehtävänä on toimi projektitiimin vetäjänä. Sen jälkeen, kun projektin suunnitelma on valmis, tulee projektipäällikön varmistaa sen toteuttaminen. Projektipäällikön tehtävänä on siis varmistaa että, suunnittelu ja organisointi ovat hyvin tehty. Hän seuraa projektin etenemistä ja sen raportointia ja varmistaa toimivan viestinnän. Projektin edetessä tulevat ongelmat, projektisuunnitelmaan tulevien muutosten kontrollointi ja projektiin liittyvä riskienhallinta ovat projektipäällikön tehtäviä. Projektipäällikön tehtävänä on siis vetää projektia tulostavoitteisesti, ja saada muut sitoutumaan tavoitteiden saavuttamiseen. (Mäntyneva, 2020.) Projektipäällikön painopisteen on aina oltava asiakkaassa ja loppukäyttäjässä sekä siinä mitä mahdollinen toimeksiantaja haluaa. Jos näin ei ole saattaa käydä niin että, projektin tuloksena saatu ratkaisu ei olekaan käyttökelpoinen tai ratkaisu on muuten loppukäyttäjän kannalta. (Karlsson & Marttala 2002, s. 115.) 

Projektipäällikön yhtenä todella tärkeänä tehtävänä on edistää projektissa työskentelevien henkilöiden hyvää tiimihenkeä. Avoin viestintä ja tiedonkulku projektin aikana ovat tärkeitä asioita ja ne ovat riippuvaisia hyvästä tiimihengestä. Projektipäällikön on tärkeä antaa projektin edetessä palautetta projektitiimin jäsenille. (Mäntyneva, 2020.) 

Projektin johtaminen vaatii projektipäälliköltä monenlaisia taitoja ja ennen kaikkea kokonaisuuksien hallintaa.  Hyvä projektipäällikkö ymmärtää muun tiimin vahvuudet ja heikkoudet sekä motivaation tai sen puutteen. Projektipäällikön tärkein ominaisuus on sosiaalinen kyvykkyys, sillä jokainen projekti on prosessi, johon jokainen tiimiläinen antaa oman osaamisensa ja panoksensa. (Karlsson & Marttala 2002, s.84.) 

Hyvin normaali tilanne, johon projektipäällikkö joutuu, on sellainen, jossa projektitiimin eri jäsenten sitoutuminen projektiin vaihtelee. Tällaisessa ongelmatilanteissa projektipäällikön pitää pystyä ratkaisemaan tiimin työskentelyyn liittyvät ongelmat. Projektipäällikön on hyvä varautua siihen, että hän joutuu puuttumaan erilaisiin ongelmatilanteisiin kuten; ongelmat aikataulutavoitteissa, poissaolot tai väärinymmärrykset, projektitiimin sisäiset ristiriidat tai projektitiimin ja toimeksiantajan väliset ristiriidat. (Mäntyneva, 2020.) 

Mikä on 12 h innovointihaaste? 

12 h innovointi haaste on hyvin perinteinen TAMKin Proakatemialla jo vuosia kulkenut innovointiprojekti, joita kaikki tiimit voivat ja saavat halutessaan vapaasti toteuttaa oman tiimiyrityksensä kesken. 12 h innovointi täyttääkin projekti sanan määritelmät täysin sen ainutlaatuisuuden, selkeiden tavoitteiden ja ennalta määrätyn keston puolesta. Projektilla on hyvin paljon myös yhteisiä rajapintoja tiimiyrityksen tavallisen liiketoiminnan kanssa, koska lähtökohtaisesti 12 h innovointihaasteprojekti toteutetaankin kokonaisen- tai puolikkaantiimin voimin. 

12 h innovointihaasteen tarkoituksena on tarjota toimeksiantajalle yksi syvällisempi luova ratkaisu tai mahdollisesti useampiakin ratkaisuja tiettyyn määrättyyn toimeksiantoon 12 tunnin aikana. Tämän on tarkoitus luoda asiakkaalle merkittävää arvoa ratkaisemalla sellainen ongelma, jota asiakas ei olisi lähtökohtaisesti itse keksinyt, hänen resurssinsa eivät olisi riittäneet siihen tai asiakas ei olisi osannut muuten ratkaista sitä. Asiakkaalle esitetään ratkaisu pitchaten se vakuuttavasti ja tämän tueksi asiakkaalle annetaan kattava kirjallinen raportti, josta löytyy kaikki toimeksiantoon ja ratkaisuun liittyvä tarpeellinen materiaali. Raportti on muotoiltu siten, että ratkaisu on mahdollisimman helppo viedä suoraan käytäntöön asti, jotta ratkaisu ei jäisi mihinkään pöytälaatikkoon pölyttymään.  

Pitchauksen jälkeen asiakas antaa toteutuksesta arvosanan 1–5 väliltä perustuen kirjalliseen arviointi asteikkoon. Monesti 12 h innovointihaasteen palkkion suuruus on myöskin sidottu asiakkaan antamaan arvosanaan. Jokainen tiimiyritys kuitenkin itse päättää millä hinnalla he haluavat myydä ja toteuttaa heidän oman 12 h innovointi toimeksiantonsa. Tiimit toteuttavat pääasiassa näitä 12 h innovointihaasteprojekteja, koska tiimit haluavat harjoitella tiimityöskentelytaitojaan opintojen viimeisenä syksynä toteutettavaa isompaa 24 h innovointihaastetta varten. 12 h innovointiprojektit ovat myös nopea, hauska ja tehokas tapa ansaita rahaa tiimiyritykselle kuluja tai uusia projekteja varten. 

Mitä on innovointi? 

Innovointi ei ole pelkkä uusi tuote tai konsepti, vaikka niin ehkä helposti ajatellaan. Innovointi tarkoittaa kaikkia niitä toimia, joita tarvitaan uuden tuotteen tai konseptin käyttöönottoon. Se voi olla esimerkiksi uusi toimintamalli, joka vaikuttaa yrittäjän tai yksilöiden toimintaan tai yrityksen kannattavuuteen. (Kylliäinen, 2019.) Innovointi tarkoittaa sitä, että keksitään hyvä ratkaisu johonkin työssä ilmenneeseen ongelmaan. Innovointi siis alkaa siitä, että havaitaan ongelma, joka pitää tai kannattaa ratkaista. (Pajuoja, 2022.) 

Innovoinnin resurssit 

Kun ruvetaan suunnittelemaan innovointia, on hyvä pilkkoa kokonaisuus eri vaiheisiin. Ensimmäisenä lähdetään miettimään mitkä ovat yrityksen voimavarat ja resurssit. Kaikki yrityksen käytettävissä olevat resurssit ovat yrityksen voimavaroja, joita sitten voidaan hyödyntää innovoinnissa. Nämä voimavarat tarkoittavat sekä yksilöiden että tiimin kykyjä, ideoita, osaamista sekä taitoja. Lisäksi on hyvä muistaa, että voimavaroihin kuuluu myös käytettävissä oleva pääoma, jota aina jollain tasolla tarvitaan uusien ideoiden toteuttamiseen ja siksi se vaikuttaa käytettävissä oleviin resursseihin. (Kylliäinen, 2019.) Monesti innovoinnin tuloksena halutuille ratkaisuille on joitakin ehtoja: esimerkiksi kuinka paljon ratkaisu saa maksaa tai minkä laajuinen se voi olla. Näiden ehtojen puitteissa toimiminen on tärkeä osa innovaatioprosessia. (Pajuoja, 2022.) 

Kuinka näitä voimavaroja sitten lähdetään hyödyntämään?  Hyvin suunniteltu prosessi mahdollistaa voimavarojen tehokkaan hyödyntämisen. Hyvin toimivat viestintäkanavat sekä päätöksentekoprosessit mahdollistavat tehokkaan innovoinnin.  Oikeanlainen rakenne auttaa sekä yksilöitä että tiimiä innovoimaan ja työskentelemään tehokkaammin. Tästä syystä innovaatioiden parissa työskentelevien tiimien tulee pystyä sopeutumaa ympäristöönsä ja tilanteisiin, toimimaan nopeasti, sekä tekemään päätöksiä jopa myös riippumatta tiimin perinteisistä toimintatavoista. (Kylliäinen, 2019.)  Ei ole hyvä pakottaa samoja sääntöjä ja toimintatapoja kaikkiin tilanteisiin vaan mukautua sen mukaan millainen projekti on kyseessä. 

 Kulttuuri 

Oikeanlainen innovointikulttuuri auttaa koko innovointiprosessin ajan tiimiä toimimaan yhdessä. Se auttaa löytämään oikeantyyppiset ihmiset tekemään tiettyjä asioita, se mahdollistaa yksilöiden osaamisen hyödyntämisen sekä kannustaa oikeanlaisiin toimintatapoihin. Muiden ihmisten toiminta vaikuttaa helposti toisiin. Sekä positiiviset että negatiiviset vaikutukset siirtyvät ihmisten välillä nopeasti. Siksi innovatiivisen kulttuurin luomiseen tulee panostaa ja pitää huoli siitä, että ilmapiiri pysyy hyvänä. Innovatiiviselle kulttuurin hyviä piirteitä ovat mm: nopea oppiminen, halu kehittää toimintatapoja, vapauden ja vastuun sopiva balanssi sekä yksilöiden lupa epäonnistua, sillä sen on tärkeä osa uuden luomista ja oppimista. (Kylliäinen, 2019.)   

Strategia 

Strategialla on tärkeä rooli innovointiprosessissa. Se on suunnitelma, jolla pyritään saavuttamaan innovoinnille asetetut tavoitteet. Usein innovaation tavoitteena on kilpailuedun kasvattaminen, se voi tarkoittaa taloudellisen kannattavuuden lisäämistä, tunnettavuuden lisäämistä, yrityksen toimintatapojen kehittämistä, markkinoinnin kehittämistä tai lähes mitä tahansa. Lähes aina tavoitteet kuitenkin johtavat yrityksen kilpailuedun kasvattamiseen tavalla tai toisella. Jotta tavoitteet on mahdollista saavuttaa, tulee innovaatiotoiminnan olla linjassa strategian kanssa. Innovointia johtaessa onkin tärkeää ohjata innovaatioita niille osa-alueille, joista on eniten hyötyä koko yritykselle. (Kylliäinen, 2019.)   

12 h innovointihaasteen toteutus  

Tiimissämme 12 h innovaatiohaasteen toteutus lähti liikkeelle päätöksestä toteuttaa sellainen tiimimme kesken. Halusimme päästä harjoittelemaan tiimillämme yhteistyö- sekä tiimityöskentelytaitoja tulevaa opintoihin kuuluvaa 24 h innovointihaastetta ajatellen. Tämän lisäksi tiedostimme tarvitsevamme pääomaa uusia projekteja sekä kuukausittaisia juoksevia kulujamme varten. Lähdimme alkuun kartoittamaan tiimimme kanssa, milloin meillä olisi mahdollisuus toteuttaa 12 h innovointihaaste parhaiten, jotta mahdollisimman moni meistä pystyisi osallistumaan itse tapahtumaan. Ajankohdaksi valikoitui marraskuun loppu, joka oli erittäin sopiva. Olimme juuri päässeet näkemään valmistuvien tiimien 24 h innovointi haasteet ja toteutukset, joista pystyimme ottamaan mallia ja ideoita omaan suoritukseemme. Tämän jälkeen jäljellä olikin enää valinta siitä kuka ottaa vastuun projektin toteutuksesta aikataulun mukaisesti. Projektin vetäjän ympärille muodostui lopulta neljän hengen ryhmä, jonka kanssa lähdimme suunnittelemaan projektin toteutusta. 

Suunnittelimme alkuun kaikille sopivan ajankohdan, joka mahdollisti kaikkien osallistumisen suunnitteluvaiheeseen. Lähdimme alkuun pohtimaan ja keskustelemaan mikä olisi mahdollisesti tiimillemme sopiva korvaus ensimmäisestä 12 h innovoinnista. Ajatuksissamme oli suurtakin vaihtelua. Alkuun pyöriteltiin monia vaihtoehtoja ihan ilmaisesta muutaman sadan ja jopa pariin tuhanteen euroon saakka, joka olisi ollut noin puolet tyypillisestä korvauksesta, jonka valmistuvat tiimit saavat 24 h innovointihaasteen toteutuksesta parhaan mahdollisen arvosanan mukaan.  Yhtenä esiin tulleena vaihtoehtona oli myös saada korvauksena toimeksiantaja luennoimaan meille muutamaksi tunniksi.  

Lopulta teimme päätöksen tehdä diat valmiiksi, jotka pystyimme lähettämään sähköpostilla kiinnostuneille tahoille. Emme määritelleet tarkkaa hintaa, jotta se ei myöskään pelästyttäisi potentiaalisia toimeksiantajia pois vaan päätimmekin hinnoitella itsemme osittain toimeksiantajan maksukyvyn mukaan joustavasti. Tämä osoittautuikin lopulta hyväksi vaihtoehdoksi ensimmäistä 12 h innovointihaastettamme ajatellen ja johtuen myös osittain sen kiireellisestä ja tiukasta aikataulusta.  

Aloimme kontaktoimaan useita eri kokoisia eri alan yrityksiä monenlaisilla keinoilla. Päätavoitteenamme oli vain saada onnistuneesti toteutettua 12 h innovointihaaste aikataulun mukaisesti mahdollisimman hyvän arvosanan saattelemana tietenkin. Emme lähteneet sen tarkemmin rajaamaan kohderyhmäämme, koska tiimistämme löytyy hyvin monipuolisesti osaamista ja ymmärrystä lukuisista eri aloista ja monesti tietyn haasteen voi ratkaista jopa ymmärtämättä kyseisestä alasta sen enempää. Ainoat rajoittavat tekijät olivatkin enää meidän tiimimme aikataulu sekä lähtökohtaisesti kontaktoimme Pirkanmaalaisia yrityksiä, jotta käytännön asiat sujuisivat mahdollisimman sujuvasti. Teimme kontaktointia pääsääntöisesti kylmäsoitoin tai LinkedIn in viestien kautta, jonka jälkeen lähetimme info paketin sähköpostitse kiinnostuneille. Lopulta löysimme kiinnostuneen toimeksiantajan koulumme projektit Teams-kanavan kautta. 

Ensimmäisenä kun olimme saaneet sovittua mahdollisen toimeksiantajamme kanssa ajankohdan tapaamiselle, lähdettiin kartoittamaan tulevan toimeksiantajan tarpeita, missä ja miten pystyisimme auttamaan. Lopulta löysimmekin nopeasti yhdessä ratkaisun, minkälaiseen ongelmaan hän tarvitsee ratkaisuja. Tuleva toimeksiantajamme edusti Pirkanmaalaista yritystä, joka valmistaa pihapelejä. Toimeksiantajan isoin haaste oli alhainen myynti, joka oli seurausta olemattomasta markkinoinnista. Markkinointia ei ollut tehty mielteinpä ollenkaan. Asiakkaalta löytyi käytännössä pelkästään nettisivut sekä verkkokauppa, jotka eivät myöskään olleet loppuun asti hiotut eikä niitä ollut päivitetty pitkään aikaan. Lopulta toimeksiannon kiteytyksenä olikin luoda asiakkaalle markkinointistrategia, joka kasvattaa myyntiä erityisesti verkkokauppaa huomioiden.  

Allekirjoitimme toimeksiantosopimukset asiakkaan kanssa ja pääsimme yhteisymmärrykseen toimeksiannon korvauksesta. Arvosana 5 vastasi tuhannen euron (1000 €) korvausta ja hinnasta tippuisi aina vähän pois, mikäli arvosana olisi alhaisempi.  

12 h innovointihaasteen toteutus alkoi sovittuna päivänä, sovittuun aikaan, sovitussa paikassa toimeksiantajan esitellessä haasteen koko tiimillemme. Tämän jälkeen pääsimme kyselemään toimeksiantajalta tarkempia kysymyksiä hänen toiveistaan toteutuksen suhteen. Toteutuksesta teki erityisen haastavan kunnollisen strategian, arvojen, mission sekä vision puuttuminen ja jouduimme käyttämään ison osan ajasta näiden asioiden miettimiseen, koska ilman vakaata perustaa ei voi myöskään luoda uutta, toimivaa sekä yritystä kuvastavaa markkinointistrategiaa. 

Jaoimme alkuun tiimin kesken työ- sekä vastuutehtävät. Osan vastuulla oli luoda raportti, osan vastuulla oli diaesityksen luominen, osa otti vastuun toimeksiannon esityksestä asiakkaalle. Sen jälkeen lähdimmekin pureutumaan haasteeseen. Työhön kuului alkuun syventymistä kyseiseen alaan sekä lähtötilanteeseen. Tämän jälkeen todella tiesimme mitä tulisi muuttaa, jotta tuote lähtisi nousuun. Innovoimme ja suunnittelimme erilaisia tapoja hyödyntää sosiaalisen median markkinointia ensisijaistesti TikTok-alustaa hyödyntäen, koska yksi vaatimus oli saada mahdollisimman kustannustehokasta markkinointia markkinointibudjetin puuttumisen vuoksi.  

Kävimme myös läpi asiakaspolun sekä verkkokaupan ostopolun ja mietimme asiakaslähtöisesti parhaan mahdollisen kokemuksen asiakkaalle palvelumuotoilun keinoin. Saimmekin ylös useampia asioita, joita olisi hyvä hioa nettisivuilla loppuun asti. Teimme nettisivuista visuaaliset esimerkkisivut, joista näkee fyysisesti millaisia muutoksia mielestämme olisi hyvä tehdä. Teimme myös selkeät asiakasprofiilit, koska lähtökohtana oli kaikille kaikkea, joka onkin markkinoinnin näkökulmasta iso ongelma erityisesti ilman markkinointibudjettia. Lopulta teimme myös listauksen eri vaihtoehdoista, kuinka meidän suunnitelmamme voisi viedä käytäntöön käytettävissä olevilla resursseilla. Teimme jopa riskianalyysin SWOT-pohjalle eri vaihtoehdoista.  

Lopulta kun pääsimme esittämään ratkaisumme asiakkaalle, hän oli aivan myyty. Hän ei kuulemma osannut odottaa näin paljoa niin lyhyessä ajassa ja samalla näin hyvää ratkaisua. Koko tiimimme pääsi todistamaan kuinka hän herkistyi ja vuodatti muutaman kyyneleen onnellisena sekä liikuttuneena. Silloin tiesimme, että olimme todella onnistuneet tiiminä. Emme tuskin ikinä tule unohtamaan sitä hetkeä. Voittekin jo varmasti arvata, että saimme arvosanaksi täydet 5. Molemmat osapuolet olivat varmasti voittaneet paljon. Hienointa tässä innovaatiossa oli kuitenkin se, että tämä avasi meille ovet lähteä suunnittelemaan yhteistyötä jatkossakin asiakkaan kanssa. Sen lisäksi uskon, että onnistumisen kokemus tiiminätyöskentelystä tulee kantamaan meidän tiimimme pitkälle, vaikka olisikin välillä haastavaa. 

Pohdinta 

Karlssonin ja Marttalan kirjoittama Projektikirja muistutti siitä, että sana projekti itsessään jo sitouttaa tietyllä ajanjaksolla tapahtuvaan työsuoritukseen. Saattaa hyvin olla, että työstämämme projektit itseasiassa ovat kätkeneet sisäänsä eri projekteja eli esimerkiksi jos projekti tekee asiakasyritykselle jonkin työsuorituksen, jolle on sovittu aikataulu ja tavoitteet, on tämä yksittäinen työsuoritus oma projektinsa. Jokaiselle tällaiselle projekteille on hyvä tehdä suunnitelma, aikataulu ja tavoitteet sekä sopia kuka lähtee johtamaan projektia, jotta se pysyy aikataulussa ja menee tavoitteita kohti. Myös silloin mahdollisissa ongelmatilanteissa tai ristiriidoissa on selkeää, kuka asioita lähtee ratkomaan.  

Tämä essee antoi hyvää muistutusta siitä kuinka tärkeää projektien suunnittelu ja tavoitteiden miettiminen yhdessä on.  Seuraavan kerran kun esimerkkisi suunnittelemme toteuttavamme 12 h innovointihaasteen osaamme paljon paremmin lähteä suunnittelemaan projektia alusta asti niin että se vastaa haluamiamme tavoitteita jo alkuvaiheesta ja toimeksiantajan kartoittamisesta lähtien. 

Lähteet: 

Heeros, 2016. Kuinka menestyä kaikissa projektinhallinnan vaiheissa. Viitattu 2.12.2022.  https://taimer.com/fi/blogi/projektinhallinta/projektinhallinta-projektin-vaiheet 

Karlsson, Å & Marttala, A. 2002. Projektikirja – Onnistuneen projektin toteuttaminen. Helsinki: Kauppakaari. 

Kylliäinen, J. 2019. Innovaatio ja sen johtaminen – Mitä se on ja kuinka onnistua? Viitattu 2.12.2022. https://www.viima.com/fi/blogi/innovaatiohttps://www.google.com/amp/s/www.viima.com/fi/blogi/innovaatio%3fhs_amp=true 

Mäntyneva, M. 2020. Projektipäällikkö – vastuut, tehtävät ja osaamistarpeet. Viitattu 2.12.2022. https://mcs.fi/projektipaallikko-vastuut-tehtavat-ja-osaamistarpeet/ 

Pajuoja, M. 2022. Käsitys työntekijöiden innovoinnista on vanhentunut.  Viitattu 2.12.2022. https://www.uwasa.fi/fi/uutishuone/uutiset/vaitos-kasitys-tyontekijoiden-innovoinnista-vanhentunut