Aloitimme viime keväänä kahden revenalaisen kanssa projektin, jonka tarkoituksen oli fasilitoida innovointi asiakkaalle. Projektin oli tarkoitus kestää muutama kuukausi, mutta se venyikin lähes vuoden mittaiseksi. Venyimme ja vanuimme omien resurssiemme äärirajoilla, kun halusimme tuottaa mahdollisimman laadukasta jälkeä ja pitää asiakkaan tyytyväisenä.  Asiakas ei kuitenkaan ollut tyytyväinen tehtyyn työhön ja sen sijaan, että olisimme vedonneet tehtyyn sopimukseen, päädyimme kerta toisensa jälkeen joustamaan ja ns. ylipalvelemaan asiakasta. Projektin sovitun lopputyön päälle päädyimme tekemään peräti kaksi eri korvaavaa työtä, jo tehtyjen töiden ja suunnitteluun käytettyjen tuntien lisäksi. Tämä johti siihen, että projektiin arvioitu tuntimäärä lähes kolminkertaistui kaiken ylimääräisen työn takia.

En tiedä käytettiinkö sinisilmäisyyttämme ja kokemattomuuttamme tässä kohtaa hyväksi vai oliko kyse vain riittävän kommunikaation puutteesta itse toimeksiantajan kanssa. Kun reflektoin tiimimme toimintaa näin jälkikäteen, ymmärrän että meidän olisi pitänyt olla jämäkämpiä ja pitää reilusti puolemme. Toisaalta olen kuitenkin sitä mieltä, että teimme parhaamme niillä korteilla, jotka meille oli jaettu. Yhteydenpito toimeksiantajan puolelta oli koko projektin ajan melko heikkoa ja yhteyshenkilökin vaihtui ainakin kolmeen otteeseen. Jouduimme siis odottamaan vastauksia useita viikkoja, ja silloinkin vastaukset olivat ympäripyöreitä. Loppukaneettina haluan sanoa, että olen hurjan ylpeä tiimistämme, joka toimi kuin timantti koko projektin ajan! Saumaton yhteistyö ja tsemppi toisiamme kohtaan aina silloin kun usko alkoi loppua, oli korvaamaton. Puhumattakaan projaristamme, joka hoisi tehtävänsä loistavasti, vaikka paikat olivatkin tukalat ja me muut hiillostimme häntä tykittämällä ”joko ne vastas?!” viesteillä viikoittain. Projekti oli meille kaikille suuri opin paikka, ja tämän jälkeen olemme paljon viisaampia jos (toivottavasti ei) samanlainen tilanne sattuisi uudelleen eteemme! Suuri kiitos kuuluu myös Revenalle joka tsemppasi ja auttoi meitä saattamaan projektin loppuun! Tämä oli yksi niitä hetkiä, jolloin sitä tuli taas huomattua, kuinka timanttinen tiimi meillä onkaan. <3

Mitä me opimme? Listasin alle asioita, joita kävimme yhdessä projektitiimin kanssa läpi, kun mietimme mitä olisimme tehneet toisin.

• Laadi sopimukset tarkkaan. Mieti sisältääkö laatimasi sopimus kannaltasi sellaisia porsaanreikiä, joita et voi ohittaa.
• Luetuta sopimus aina asiantuntijalla tai jollain kokeneemmalla kollegalla ennen allekirjoittamista! Joku toinen saattaa huomata asioita, joita et ole itse tullut edes ajatelleeksi!
• Asiakkaalla on aina oikeus osoittaa tyytymättömyytensä tehtyyn työhön ja pyytää korvausta tai työn uusimista.
• Jokaisesta sovittavasta asiasta on hyvä olla mustaa valkoisella, näin vältyt turhalta stressiltä ja vääntämiseltä.
• Ymmärrä mihin sitoudut ja käy se läpi yhdessä asiakkaan kanssa. Näin varmistetaan myös projektin sujuvuus, ja se että turhilta väärinymmärryksiltä vältytään.
• Määrittele ennakkoon, miten toimitaan, mikäli jompikumpi osapuolista ei noudata sopimusta.
• Määritä sopimuksen sekä toimeksiannon tarkka alku- ja loppupäivämäärä. Tällöin sopimusta/projektia ei roikoteta kohtuuttoman pitkään.
• Etenkin isompien yritysten kanssa toimiessa, nimeä sopimukseen sopijaosapuoli. Näin vältyt turhalta pallottelulta henkilöltä toiselle ja kommunikointi pysyy sujuvana.

https://www.yrittajat.fi/uutiset/563567-osaatko-laatia-hyvan-sopimuksen-viisi-vinkkia-yrittajalle#259ca697

Laadi hyvä sopimus