Johdanto

Tiimityöskentelytapoja on useita, ja malleja on vielä useampia. Edustitpa sitten minkälaista tiimiä tahansa, jokaisella tiimillä on varaa kehittyä, eikä täydellisyyttä voi koskaan saavuttaa. Siksi tiimin kehittäminen ja nykyisen tilanteen tarkastelu ovat tärkeitä. Olemmeko kenties kulkeneet pitkän matkan väärään suuntaan väärillä malleilla, vai voimmeko lennosta kehittyä täysin eri suuntaan?

Tässä esseessä käsittelemme, miten tiimi voi siirtyä kohti itseohjautuvaa tiimiä, ja sen ajankäyttöä, ja miten tiimi voi kehittyä niin, että se voi suuntautua tähän malliin, vaikka olisimmekin kulkeneet liian pitkään väärällä polulla.

Mikä on yhdessä ohjautuva tiimi?

Yhdessäohjautuvassa tiimissä ei ole yhtä vastuuhenkilöä, vaan tiimi itsessään on vastuussa. Tällaisessa tiimissä jokainen saa tarttua toimeen, kun kokee jonkin asian tarvitsevan kehittämistä. Tiimin sisäiset käytännöt luodaan yhdessä, eikä asioita päättämään tarvita esihenkilöä. (Spiik 2022)

Yhdessäohjautuva tiimi on parhaimmillaan ketterä ja tehokas sekä ihmiset voivat hyvin. Tiimin rakentamisessa täytyy huomioida monta seikkaa, joita valotan verkkokurssilla. Kurssi ei ota kantaa tiimin toiminnan alaan, vaan käy läpi yleiset tasot, tiimin rakenteen ja auttaa ymmärtämään miten toimia yhdessäohjautuvasti ilman esihenkilöä. (Spiik 2022)

Perusasiat kuntoon tehokasta keskustelua ja asioiden läpikäymistä varten

Jokaisella tiimissä tulee ymmärtää läsnäolon, kommunikaation, ja yhteistyön merkitys. Näitä perusasioista on tärkeää nostaa esiin, ja on tarpeen puhua yhdessä, mikäli niiden kanssa on ongelmia. näiden asioiden käyminen läpi ennen tiimin perustamista on oleellista, jotta odotukset vastaavat käytäntöä. (Spiik 2022, 10)

Seuraavassa teksteissä käsitellään mallia minkä Karl-Johan Spiik on kehittänyt, tiimeille ketkä suuntaavat yhdessä ohjautuvaisuuteen. Malli on todellisuudessa laajempi, ja tässä kätellään mallin ensinmmäistä askelta.

Aikaa keskustelulle ja enemmän aikaa kehityksen tarkastelulle

Päämäärä on saada kaikki tiimin jäsenet olemaan tavoitettavissa tiimin yhteisissä kokoontumisissa. Tiimi toimii tiiminä, koska se tekee yhdessä asioita ja kommunikoi keskenään. kaikki työtehtävät eivät koske aina kaikkia tiimin jäseniä, mutta tiimipalaverit ovat tiimiä yhdistävä tekijä. Tiimin jäsenten tulee ymmärtää oma merkityksensä tiimissä osoittaa se muille olemalla läsnä ja tavoitettavissa tiimipalavereissa. (Spiik 2022, 11)

+ Oman työn johtaminen

Jokaisen tulee osata johtaa omaa työtään ja kuormaansa. Muuten hänellä ei ole aikaa eikä kiinnostusta osallistua yhteisiin palavereihin. Elämä haastaa, kun on paljon tehtävää samaan aikaan. Tällöin tarvitaan itsensä johtamisen taitoja sekä kalenterin käyttöä. Tiimin jäsenen pitää pystyä aikatauluttamaan tekemisensä siten, että hän pääsee paikalle tiimipalavereihin voi keskittyä niihin. Joskus voi olla kiire ja muut ajatukset pyöriä mielessä, mutta jos tämä jatkuu, on vikaa oman työn johtamisessa. ( Spiik 2022, 11)

+ Palaverit eivät veny

Sovituista asioista pidetään kiinni ilman poikkeuksia. Tämä on oletus ja lähtötaso. Kun on sovittu ja allokoitu palaveri, pidetään kiinni siitä eikä venytetä turhaan palaveria. Jos aika ei riitä kaiken läpikäyntiin, kysytään osallistujilta, jatketaanko palaveria vai varataan uusi palaveri.

Jos toistuvasti aika ei riitä, vika on palaverin valmisteluissa (Liian lyhyt aika tai aiheet huonosti valmisteltu)

Jos käsiteltävät asiat ovat loppu, lopetetaan palaveri ja palataan takaisin omien tekemisien ääreen. Ei roikoteta koko tiimiä kuuntelemassa muutamien ihmisten keskinäistä vuoropuhelua (Spiik 2022, 11)

+  Kaikki priorisoivat palavereja

Kaikki tulevat paikalle, kun kokoukset alkavat. Jokaisella on tiimin palaverit kalenterissa, ja niitä priorisoidaan, ei niiden päälle ei varat muita töitä. Jos on pakko varata tiimipalaverin päälle esimerkiksi toinen palaveri, kysytään tiimiltä mahdollisuutta allokoida uusi aika. Nykyisillä jaetuilla kalentereilla kuka tahansa voi suoraan siirtää tiimipalaveria kaikille vapaaseen ajankohtaan. (Spiik 2022, 12)

+Yhteisille asioille on varattu aikaa

Kun jokin tiimin asia vaatii käsittelyä usean ihmisen kesken, varataan siitä palaveri. Pienet asiat voidaan hoitaa toisella tavoin, kuten chatilla tai sähköpostilla, mutta perusolettamuksena on puhua monimutkaiset asiat läpi kokouksessa tai jaetussa puhelussa. On tärkeää saada ihmiset yhteen, keskustella asiasta ja tehdä selvästi yhteinen päätös kuin pyöritellä asiaa tunteja tai päiviä viestikeskusteluissa. Tiimipalaverissa voidaan käydä sekalaisia asioita läpi, mutta isoille kokonaisuuksille tulee varata oma ajankohtansa. Isoja, oman palaverin vaativia kokonaisuuksia ovat esimerkiksi resursointi, myynnin suunnittelu, reflektiivinen palaveri. (Spiik 2022, 12)

Plus merkillä merkattuja kohtia noudattaa, on tuloksena varsin toimiva ja tehokkaasti palavereissa toimiva tiimi. Mutta kun tiimi toimii täydellisesti näissä asioissa on sillä myös varjopuolensa. Mitä jos kaikki eivät toimikkaan tällä yhteisellä tavalla? Syntyy silloin vaaroja tiimille, ja käydään ne seuraavaksi lävitse.

-Yksi jäsen hoitaa tiimin puolesta kaiken

Mikäli asioita ei käsitellä yhdessä tai niitä pyöritellään liian kauan tehottomasti, eivät kaikki enää osallistu yhteiseen päätöksentekoon. En tarkoita tilannetta, jossa joku haluaa jäävätä itsensä päätöksen teosta, vaan tiimin keskinäisen kommunikaation heikkoa tasoa. Yksi henkilö ottaa tiimin asiat vastuulleen ja alkaa hoitaa niitä. Pikkuhiljaa kaikki tottuvat tähän, eivät enää osallistu, ja luisutaan kohti perinteistä esihenkilövetoista mallia. Spiik 2022, 13)

Esihenkilövetoisessa mallissa ei ole mitään vikaa, jos se on valittu malli. Tällöin täytyy ymmärtää, etteivät tiimin jäsenet sitoudu samalla tavalla päätöksiin, ja koe päätöksiä omikseen. Spiik 2022, 13)

 Tiiminvetäjät usein murehtivat jäsenten sitoutumattomuutta. Sitoutumattomuus johtuu suoraan siitä, etteivät jäsenet kuuntele muiden mielipiteitä ja toimii tiimin eduksi vaan itsensä hyväksi. Kun jokainen saa päättää ja jokainen joutuu tekemään, pysyy motivaatio korkealla ja jokainen kunnioittaa kollegaansa, sillä tämä hoitaa jotain hänen puolestaan. (Spiik 2022, 13)

-Tiimi on vain organisatorinen yksikkö

Mikäli tiimin jäsenet eivät kokoonnu yhteen, ei heistä ikinä hitsaudu tiimiä. On paljon organisaatioita, joissa tiimi on vain näennäinen keino jakaa organisaatio isommat osat pienempiin osiin. Tiimiläiset raportoivat toisilleen tai tiimin esihenkilölle, mutta eivät oikeasti tee työtä yhdessä. Ensimmäinen asia tiimin kehityksen kaaressa on se, että tiimin jäsenet kokoontuvat yhteen palavereihin ja alkavat kommunikoida keskenään. Mikäli tiimin jäsenet, eivät toistuvasti ole tavoitettavissa tiimin yhteisiin kokouksiin, ei ryhmä voi toimia tiiminä. (Spiik 2022,13)

-Motivaatio priorisoida tiimin palavereita häviää

Mikäli tiimin jäsenistä yksi tai useampi ottaa oikeuden omiin käsiinsä ja toistuvasti tai eden usein jättää saapumatta tiimin kokouksiin, vaikuttaa tämä muiden motivaatioon. Tiimissä ei pidä sallia sitä, että yksi tai useampi sooloilee. Mikään selitys ei voi olla niin tärkeä, ettei voisia osallistua tiimin palavereihin. Mikäli tiimi ei saa jäsentään kuriin, heidän täytyy antaa hänelle ”jäähyt” tai irrottaa tiimistä kokonaan. (Spiik 2022,13)

Kenelläkään ei tule olla erityisasemaa tiimissä. Joskus joku osaa jotain muita paremmin, auttaa muita ja erikoistaidoillaan hankkii itselleen erityisoikeuksia. Tiimi voi aina neuvotella yhdessä sääntönsä, mutta läsnäolosta tiimipalavereissa ei voi neuvotella. Tiimi ei ole tiimi, elleivät kaikki ole paikalla yhteisissä kokouksissa. (Spiik 2022,13)

Vielä viikko sitten tiimissä huomasi tämän jälkimmäisen toistuvan huomattavan useasti. Palavereihin ei valmistauduta ollenkaan, ja niissä käsitellään toistuvasti ihmisten kahdenkeskisiä asioita, jotka voitaisiin yhtä hyvin käsitellä pienemmällä porukalla. Ihmiset turhautuvat tällaisessa tilanteessa huomattavan nopeasti, ja näin ollen palaverien asiasisältö hukkuu jatkuvaan väittelyyn ja epäkorrektien asioiden käsittelyyn. Jos tiimi syventyisi näiden normaalien käytänteiden vahvistamiseen ja niissä kiinni pitämiseen, tiimissä olisi huomattavasti tehokkaampaa pitää kokouksia. Näin ollen tehokkuus korreloi suoraan tiimin tulokseen ja edistymiseen.

Mitä jos tiimin kommunikaatio ei ole kunnossa, ja syntyy vain turhia konflikteja

On harvinaisen yleistä, kun tiimissä syntyy konflikteja on ne peräisin tietyistä ihmisistä, ja väärin ymmärryksistä. Antamalla kaikille mahdollisuuden tulla kuuluksi onkin tärkeää tiimin sisäisen ilmapiirin ylläpitämisenä. Jotta jokainen saa äänensä kuuluviin, ja tiimi varmistaa omalla toiminnallaan, sen että ne hiljaiset dialogin seuraajat saavat antaa mielipiteensä rauhassa ulos, näin lisätään selkeästi tiimin oikeanlaista kommunikaatiota ja ehkäistään riitatilanteita.

Konfliktit ovat pitkälti vuorovaikutukseen liittyviä ilmiöitä, kahdessakin mielessä. Ne ilmenevät työyhteisön arjessa kanssakäymisen ongelmina, huutamisesta ja tiuskimisesta aina selän kääntämiseen tai tervehtimättä jättämiseen. Ja toisaalta konfliktit tyypillisesti lähtevät kehittymään puutteellisesta vuorovaikutuksesta, joko niin että väärinkäsitykset jäävät oikaisematta tai niin, että tiedon puute korvautuu oletuksilla ja huhupuheilla. (Jalonen 2022)

Valtaosa työpaikan konflikteista perustuu virheellisiin tulkintoihin, joista ajan myötä kasvaa ja kehittyy vääristyneitä narratiiveja esimerkiksi työkaverin motiiveista. Konfliktoituneessa tilanteessa alamme helposti tulkita toisen tekoja, sanoja, ilmeitä ja äänensävyjä konfliktin vääristämän linssin läpi. Pahimmillaan alamme nähdä sekä oman roolimme että tiimin muut jäsenet ensisijaisesti suhteessa konfliktiin – olet joko minun puolellani tai vastapuolella. (Jalonen 2022)

Konflikti on tiimille hyvä asia

Konfliktien kautta tiimin ja sen jäsenten välisten suhteiden on mahdollista vahvistua. Organisaatio kun on juuri niin vahva kuin sen toisistaan riippuvaisten jäsenten suhde toisiinsa on. Konfliktin läpi eläminen ja siitä selviäminen luo kyvykkyyttä selvitä siitä myös seuraavalla kerralla. Voiko siis tiimi, joka ei ole kokenut kriisiä, ollakaan vielä huipputiimi? Tarvitsemme jännitettä oppimiseen – jännite nykytilan ja tavoitteen välillä edistää oppimista, mutta jännite ihmisten välillä tuottaa kitkaa. (Järvilehto 2019)

Tiimin riitatilanteiden kautta tiimi tulee kehittymään aina positiiviseen suuntaan, kunhan siitä pidetään huoli. Terveessä tiimissä konflikteille on aina tilaa, ja niille on myös aika ja paikkansa. Ilman konflikteja meidän on mahdoton kehittyä eksponentiaalisesti eteenpäin, koska konfliktit kehittävät aina yksilön sekä tiimin resilienssiä.

Miten parantaa tiimin yhteistyötä?

Jotta tiimi etenee, ja pääsee kohti sen keskeisiä tavoitteita on hyvä myös miettiä millä tavoilla voidaan parantaa tiimin yhteistyötä. On ehdottoman tärkeää luoda jatkuvasti erilaisia malleja ja kokeilla erilaisia työkaluja tiimin yhteistyön parantamiseksi. Ei tarvitse olla kaavoihin kangistunut jotta tiimistä saa sen kaiken potentiaalin ulos mitä se pitää sisällään.

1. Osoita hyvää johtajuutta. Hyvä johtajuus on ehdoton edellytys monitoimitiimin kyvylle saavuttaa tavoitteita. Siksi tiimin johtajien on varmistettava, että he ovat näkyvissä ja tavoitettavissa tiimille. Vaikka he eivät ehkä voi osallistua jokaiseen kokoukseen, tiimin johtajien on oltava joustavia ja helposti tavoitettavissa mahdollisuuksien mukaan saadakseen johtoon osallistumisen ja tuen.
2. Edistä monimuotoisuutta. Tiimien välinen yhteistyö tarkoittaa kirjaimellisesti ryhmän luomista ihmisistä, joilla on erilaisia ​​taitoja ja uusia näkökulmia tullakseen yhteen ja työskentelemään projektin parissa. Jokaisen tiimin jäsenen ryhmään tuomaa monimuotoisuutta taitojen, kokemusten, sijainnin, kulttuurin, vanhuuden jne. suhteen tulee juhlia. Se edistää uutta tapaa lähestyä tehtäviä ja mahdollisuuden oppia uusia taitoja.
3. Kommunikoi selkeästi. Kuten mainittiin, hyvä viestintä on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa tiimin menestykselle, joten tiimin jäsenten tulisi olla helppoa viestiä selkeästi ja tehokkaasti. Ja vaikka kokoukset ovat tärkeitä, parhaat tiimit ymmärtävät, kuinka niitä voidaan rajoittaa, jotta kontaktipisteet pysyvät erittäin tuottavina. Tämä ei vain auta varmistamaan, että kaikki pysyvät keskittyneinä päämääriin ja päämääriin, vaan se antaa kaikille mahdollisuuden pysyä ajan tasalla siitä, mitä muut tiimin jäsenet tekevät ja miten projekti etenee. (Ashenden 2019)

Yhteenveto

Huomaamme, että jos jokainen plussalla merkitty ja mainittu asia esseen alussa toteutuu, tiimi on itseohjautuvuuden polulla ja matkalla kohti vahvasti itseohjautuvaa tiimiä. Perinteisessä tiimimallissa, jossa on selkeät johtajat, emme kuitenkaan ole itseohjautuva tiimi, kuten useat kirjat kertovat. Hurmoksessa syksyllä 2023 koimme pelkkää myrskyä ja kompastuimme useaan kertaan, koska emme toteuttaneet ensimmäisiä plusmerkintöjä, vaan ainoastaan miinuksia. Konfliktien kautta olemme kuitenkin lähteneet kehittämään tiimiämme, ja olemme mielestäni taitavasti edenneet itseohjautuvan tiimin suuntaan. Mielestäni voimme toteuttaa itseohjautuvan tiimin vaatimukset lahjakkaasti, vaikka meillä onkin business leaderin ja team leaderin tuki arjessamme. Olemme oikealla tiellä, ja uskon vahvasti, että tulemme olemaan Suomen menestynein osuuskunta omalla tyylillämme.

lähdeluettelo:

Spiik karl-johan. 1.3.2022. Yhdessäohjautuva tiimi. Karlex. Viitattu 13.11.2023. https://yhteisoohjautuvuus.fi/yhdessaohjautuvatiimi/.

Spiik K-J. 2022. Yhdessäohjautuva tiimi. Uud. painos. Karlex. Viitattu 13.11.2023. Vaatii käyttöoikeuden. https://www.bookbeat.fi/kirja/yhteisoohjautuvuus-:-yhdessaohjautuva-tiimi-664086.

Ashenden,  P. 2019.  7  vinkkiä tiimien välisen yhteistyön ja viestinnän tehostamiseen. Lifesize An Enghouse Company. Viitattu 13.11.2023 https://www.lifesize.com/fi/blog/cross-team-collaboration/.

Jalonen, V. 2022. Konflikteista kohti yhdessäohjautuvaa tiimiä. BoMentis Coaching House. 11.07.2022. Viitattu 15.11.2023. https://www.bomentis.fi/blogit/konflikteista-kohti-yhdessaohjautuvaa-tiimia/.

Järvilehto, M. 2019. Sallitko konfliktien vahvistaa työyhteisöäsi ja vauhdittaa tiimisi oppimista? Filosofianakatemia.fi. 1.10.2019. Viitattu 15.11.2023. https://filosofianakatemia.fi/blogi/sallitko-konfliktien-vahvistaa-tyoyhteisoasi-ja-vauhdittaa-tiimisi-oppimista/.