Sain kunnian toimia tämän vuotisessa Sport & Business Seminarissa staff porukan vastaavana. Vastuualueeseeni kuului henkilökunnan ohjeistaminen ennen tapahtumaa ja sen aikana, työvuorojen ja työtehtävien suunnittelu sekä läpikäynti ennen tapahtumaa sekä yhdessä projektitiimin kanssa tapahtuman vetäminen pääpäivänä.

Ennen tapahtumaa

Projektitiimi oli hoitanut rekrytointia jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaan, joten en ollut siinä mukana juurikaan. Minua pyydettiin vastuurooliin kuukautta ennen tapahtuma päivää ja sen jälkeen aloitin työvuorojen ja työtehtävien suunnittelun yhdessä Sandran kanssa. Projektitiimillä oli joitakin selkeitä mielipiteitä siitä, minkälaisia tyyppejä tarvittaisiin erilaisiin rooleihin ja tehtäviin, ja niiden pohjalta suunnittelimme yhdessä kaikille sopivat työtehtävät. Halusimme että rooleissa pystytään hyödyntämään kunkin luontaisia vahvuuksia ja osaamisia.

Pidin tapahtuma viikolla maanantaina info tilaisuuden kaikille, jotka vain pääsivät paikalle, ja kävimme siinä läpi tapahtuman yleisiä asioita, työtehtäviä, aikatauluja ym. asioita. Tapahtumapaikan osalta jouduttiin odottelemaan viime hetken aikataulu muutoksia, emme tienneet pääsisimmekö rakentamaan edellisenä iltana eli keskiviikkona, vai joutuisimmeko rakentamaan kaiken vasta torstaina eli tapahtumapäivänä. Tämä toi haasteita työvuorojen suunnitteluun, varsinkin kun aikataulun varmistus meni niin viime hetkille.

Kävimme projektitiimin kanssa läpi selkeät linjaukset siitä, kuinka kommunikointi ja kaikki käytännön asiat tulisi henkilöstön osalta hoitaa tapahtumapäivänä. Sovimme, että työntekijät ovat kokonaan vastuullani ja kaikki kysymykset tulevat ensisijaisesti minulle, jotta projektitiimi saa keskittyä muihin asioihin jännittävänä päivänä. Teimme kaksi erillistä Whatsapp -ryhmää, toisessa oli työntekijät ja minä, ja toisessa projektitiimi ja minä. Tämä oli mielestäni hyvä ratkaisu, koska tällä tavoin selkeytimme viestintää ja vähensimme ristikkäisiä ohjeistuksia, väärinymmärryksiä ja selkeytimme kommunikaatiota kaikkien osalta. Uskon että työntekijöille oli myös helpompaa, kun ohjeet tulivat suurimmaksi osaksi vain yhdeltä henkilöltä. Sovimme myös, että vastuullani on huolehtia siitä, että projektitiimiläiset eli Sandra, Markus ja Petra ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan, ja muistavat olla näkyvillä asiakkaiden keskuudessa, jotta tapahtuman järjestäjistä jää hyvä kuva osallistujille.

Tapahtumaa edeltävänä iltana olimme rakentamassa paikkoja kuntoon. Meillä oli hyvä suunnitelma siitä mitkä hommat tulisi hoitaa valmiiksi, ja kuka tekisi mitäkin. Pääosin pysyttiin hyvin suunnitelmassa, mutta myös lennokkaita vaihdoksia tehtiin. Useampi henkilö tuli valitettavasti sairaaksi, joten sekä rakennuspäivä että tapahtumapäivä mentiin vajaammalla henkilömäärällä kuin mitä oli alun perin suunniteltu.

Henkilöstön johtaminen tapahtumassa

Henkilöstö ei ole tapahtumassa vain vaadittava resurssi, vaan avaintekijä onnistuneen tapahtuman luomisessa. Henkilöstön johtaminen tapahtumassa on tapahtuman suunnitteluun ja strategiaan liittyvä prosessi. Hyvä suunnittelu sitouttaa henkilöstöä ja auttaa onnistumaan paremmin. Henkilöstöjohtamisen tulee olla tapahtumassa joustavaa, ja siinä tulee olla hyvin huomioituna kaikki samanaikaisesti tapahtuvat asiat ja aikataulut. Laadukkaassa tapahtumassa henkilöstö on koulutettu ja perehdytetty hyvin etukäteen. (Hytönen, 2018.)

Minulla ei ollut vastaavanlaisesta työtehtävästä kokemusta aikaisemmin, mutta lähdin vastuurooliin avoimin mielin ja sillä asenteella, että kaikesta selvitään, kun muistaa pysyä rauhallisena ja tarkkaavaisena. Tykkään siitä, että asiat hoidetaan järjestelmällisesti ja tilanteesta riippuen aina mahdollisimman hyvin, joten halusin tehdä kaiken etukäteen mitä oli tehtävissä. Tein työntekijöille kirjalliset ohjeistukset yleisistä asioista, kuten kommunikoinnista, työvaatteista, ruokailuista ja tauoista, aikatauluista ym. Suunnittelin lounastaukojen aikataulutusta valmiiksi, mutta jätin pelivaraa siihen, että tilanteet elää aina. Meidän tiimimme järjesti tapahtumaa ensimmäistä kertaa, joten tietyllä tavalla kaikilla oli sama fiilis siitä, ettei voinut etukäteen tietää aivan kaikkea mitä tulee tapahtumaan, mutta mielestäni osasimme kuitenkin varautua hyvin moniin eri tilanteisiin.

Tapahtumapäivänä

Tapahtumapäivän aamuna suurimmalla osalla oli selkeänä mitä työtehtäviä tulee olemaan, mutta osan kanssa projektitiimi kävi vielä perehdytystä, jotta kaikki menisi nappiin. Yhteensä meillä piti olla aluksi töissä 22 henkeä, mutta loppujen lopuksi sairastelujen vuoksi meitä oli 18 sekä projektitiimi. Aamulla vähän jännitti, kuinka tulisimme selviämään pienemmällä porukalla, mutta kaikki meni kuitenkin hyvin. Tapahtumaan tulikin lopulta osallistujia odotettua vähemmän, joten pärjäsimme hyvin pienemmälläkin porukalla. Omalta osaltani päivä meni hujauksessa, en oikeastaan huomannut ajan kulkua, kun jatkuvasti piti olla tarkkaavaisena, että kaikki sujuu hyvin ja että kaikilla on hyvä meininki. Olen omaan suoritukseeni ihan tyytyväinen, kaikki palautteet, joita olen tähän mennessä saanut ovat olleet kuitenkin positiivisia. Useampi kuitenkin kysyi minulta päivän aikana, että olenko stressaantunut ja se jäi hieman harmittamaan, että sellainen kuva välittyi. Vaikkakin itsestäni tuntui, että kaikki meni oikeastaan tosi hyvin. Halusin tehdä mahdollisimman hyvän suorituksen ja hoitaa minulle annetut tehtävät parhaani mukaan, mutta pieni paine ja jännitys onnistumisesta kuitenkin sitten oli läsnä. Varmasti seuraavan kerran vastaavanlaisessa roolissa työskentely on jo paljon helpompaa, ja tästä kokemuksesta saadut opit tulevat käyttöön.

Lähde:

2018. Hytönen. 2018. Tapahtuman laadun muodostuminen tapahtumajärjestäjän näkökulmasta. Opinnäyteyö, Jyväskylän ammattikorkeakoulu.

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/158784/Hytonen_Susanna.pdf?sequence=1