Hääsuunnittelussa on tärkeää kokonaisuuden hahmottaminen ja sen hallitseminen. Erilaisien osa-alueiden ymmärtäminen edesauttaa tehokasta työskentelyä. Olennaista on tietää, missä järjestyksessä suunnitteluprosessissa edetään. Vaiheet suunnitteluprosessissa saavat erilaisia painoarvoja johtuen hääsuunnittelijan tavasta sekä hääparin toiveista. Tässä esseessä käsitellään hääsuunnittelun prosessin vaiheita, joita voi hyödyntää myös muiden tapahtumien suunnittelussa.

Hääsuunnittelu alkaa hääsuunnittelijan ja hääparin ensimmäisestä tapaamisesta. Ennen ensimmäistä tapaamista hääsuunnittelija voi neuvoa hääparia miettimään omaa budjettia. Lisäksi hääpari voi miettiä minkälaisia asioita haluaa sisällyttää budjettiin ja mitä muita toiveita herää häitä ajatellen. Ensimmäisellä tapaamisella selvitetään hääparin budjetti ja hääparin mielipiteet häiden visuaalisesta puolesta. Lisäksi on tärkeää, että hääsuunnittelija selvittää, mikä hääparille on tärkeintä heidän hääpäivässä, koska se mihin suunnittelussa omistaudutaan eniten ajan ja budjetin puolesta ohjaa hääsuunnittelijan työtä huomattavasti.

Seuraavaksi suunnittelussa voidaan valita kahdesta eri lähestymistavasta toinen. Voidaan ajatella, että on tietty budjetti, jonka sisälle sovitetaan häävieraita sen verran kuin budjetti antaa periksi, kun muut hääparin toiveet otetaan huomioon. Toinen lähestymistapa on, että selvitetään ensiksi häävieraiden määrä ja mietitään sitten, kuinka suunnitellaan häät kyseiselle vierasmäärälle annetulla budjetilla. Kuinka lähdetään suunnittelussa eteenpäin, johtuu hääparin toiveista, budjetista ja häävieraiden määrästä.

Kun häävieraiden määrä on selvitetty ja budjetti tiedossa, on hääsuunnittelussa huomattavasti helpompaa edetä, koska on tiedossa asiat mitkä rajoittavat, mahdollistavat ja ohjaavat suunnittelua. Häävieraiden määrä on tärkeää selvittää aivan aluksi, koska ruoka ja juoma vievät yleensä suurimman osan budjetista. Vieraslistan tekemisen jälkeen, voidaan alkaa rakentaa kokonaisuutta eri palvelun tarjoajista, jotka vastaavat hääparin toiveita.

Häiden suunnittelu jaetaan yleensä ensisijaisiin- ja toissijaisiin palveluntarjoajiin. Ensisijaisia palvelun tarjoajia ovat sellaiset, jotka kykenevät palvelemaan ainoastaan yhtä hääparia kerrallaan tai jotka ovat hääparille tärkeimpiä osa-alueita häissä. Tällaiset palvelut myös varataan yleensä ensimmäisinä ja jopa Suomessa niihin voi olla pitkät jonot. Ensisijaisiksi palveluntarjoajiksi yleensä luokitellaan esimerkiksi juhlapaikka, vihkimispaikka ja valokuvaaja. Etenkin Suomessa kesäaika on ehdottomasti suosituinta aikaa häiden järjestämiselle. Pääkaupunkiseudulla esimerkiksi kirkot ja juhlapaikat voidaan varata vuosia etukäteen.

Toissijaisia palvelun tarjoajia ovat yleensä kampaajat, floristit, meikkaajat, DJ:iit, bändit, leipomot, pitopalvelut, tavaroiden vuokraamot, painatukset jne. Kuitenkin näiden palveluiden tärkeysjärjestys vaihtelee hääpareittain. Esimerkiksi onko kyseessä yksin yrittäjä vai suurempi yritys vaikuttaa yrityksen tuotantoon. Kuitenkin, jos hääpari haluaa tietyn laulajan tai kampaajan hääpäiväksi, voi kyseinen palvelu silloin olla ensisijainen ja varaus pitää tehdä ajoissa. Tästä huolimatta, yleensä muita palveluja ei kannata varata ennen kuin esimerkiksi hääpaikka on varattu, koska palveluntarjoajat, kuten floristit, bändit tai vuokraamot kysyvät hääpäivänä käytettävistä tiloista, joiden pohjalta palvelu toteutetaan.

Yllä mainittujen palveluntarjoajien lisäksi muita suunniteltavia asioita ovat mm. printattavat materiaalit kuten save the datet, kutsut ja hääparin nettisivut sekä mahdolliset kuljetukset.

Hääsuunnittelussa kokonaisuuden hallitseminen on ratkaisevaa ja muutoksiin on varauduttava. Monien eri osa-alueiden hoitaminen samanaikaisesti voi olla haastavaa. Hyvä organisointi kyky ja järjestelmällisyys ovat olennaisia. Olennaista on myös ymmärtää, mitkä osa-alueet liittyvät toisiinsa ja minkälaisia asioita pitää selvittää tai suunnitella ennen seuraavaan asiaan etenemistä hääpäivää suunniteltaessa.