Olemme järjestämässä Finlaysonin 200-vuotis juhlavuoden kunniaksi ruokatapahtumaa Finlaysonin tiloissa. Tapahtuman ajankohtana toimii syyskuun viimeinen viikonloppu. Tapahtuma on kaksi päivää kestävä, johon sisältyy tamperelaisten ravintoloiden ruokakojuja, taide- ja käsityö workshoppeja ja lähitilan tuottajien tuotteita. Tapahtuman arvona toimii yhteisöllisyys, sadonkerjuu teemalla. Tämän hetkinen maailman tilanne on saanut meidät hieman muuttamaan tapahtuman luonnetta. Tällä hetkellä ajatus on, että luomme tapahtumasta enemmänkin pienyrittäjiä tukevan tapahtuman. Vuokria ei siis perittäisi ja jonkinlaista hyväntekeväsyys kulmaa olemme suunnitellut. 

   Tämän esseen tarkoituksena on käydä läpi tapahtuman markkinointia. Miten se toimii ja mitä erityisesti tulee ottaa huomioon ja mitä erityisesti välttää. Peilaamme tätä tulevaan tapahtumaamme ja poimimme vinkkejä. Finlaysonin markkinointisuunnitelmaa ei ole siis vielä tehty vaan tästä esseessä on tarkoitus nimenomaan ottaa opit ja vinkit käytäntöön ja herätellä aiheeseen. 

Tavoitteet

Niin kuin kaikissa projekteissa, myös tapahtumanmarkkinoinnissa kaiken a ja o on suunnitelma ja tavoitteet. Ennen kuin voimme alkaa laatimaan markkinointisuunnitelmaa, pitää meillä olla selkeänä tapahtuman tarkoitus. Mitä arvoa tapahtumallamme tuomme asiakkaalle ja mikä on meille arvo tapahtumasta. Finlayson ruokatapahtumassa tavoitteet ja arvo on vielä hieman auki vallitsevan tilanteen takia. Olemme pohtineet uutta tulokulmaa; haluamme tukea pienyrittäjiä ja lähitilan tuottajia. Arvoa kuluttajalle pitää meidän vielä kirkastaa. Myös sitä, mitä me tällä tapahtumalla haluamme Apajalle. Onko tapahtumalla tarkoitus saada näkyvyyttä yrityksenä ja mahdollisia uusia projekteja/yhteistyökumppaneita Apajalle. Tapahtuman arvon ollessa selkeä pystymme tunnistamaan kohderyhmät paremmin. Myös suunnitelmallisuus ja tapahtuman sisältö on helpompi määritellä arvon ollessa selkeä. 

Kun tapahtuman tarkoitus niin asiakkaalle ja meille yrityksenä on selkeä voimme lähteä asettamaan tavoitteita. Tavoitteiden tulee olla selkeitä, jotka ohjaavat tekemistämme.

Tapahtuman tavoitteiden lisäksi on hyvä kehittää selkeitä mittareita, joista näemme, kuinka hyvin onnistuimme tapahtumassamme ja saimmeko sieltä juuri sitä, minkä takia tapahtuma on luotu. Finlaysonin tapauksessa, jos tavoitteenamme on nimenomaan Apajan näkyvyys ja uudet kontaktit ja projektit, mittareista pitäisi selkeästi nähdä kuinka monta kannattavaa kontaktia saimme tapahtuman avulla ja monta projektia tapahtuma sai aikaan. Powermarkkinointisivulle oli laadittu hyvät ja selkeät stepit tavoitteiden asettamiseen ja millaisia niiden tulisi olla;

SPESIFIC

Tavoitteiden tulisi olla tarkoin määriteltyjä ja yksityiskohtaisia, näin pystymme seuraamaan tavoitteiden kulkua. Liian ympäripyöreitä tavoitteita on mahdoton seurata, emmekö saa tietoa siitä saavutammeko niitä.

MEASURABLE

Markkinointiin tulisi liittää selkeät mittarit. Näin pystymme seuraamaan markkinoinnin kannattavuutta ja pystymme reagoimaan, mikäli jokin ei toimi. Ilman mittaristoa on todella haastava tietää, kuinka tehokasta markkinointi on ja onko se edes kannattavaa. Niin kuin liiketoiminnassa yleensä myös markkinoinnin tulisi olla tulosvastuullista. 

ATTAINABLE

Epärealistiset tavoitteet tulisi karsia. Realistiset tavoitteet taas motivoivat tekemään sillä ne ovat saavutettavissa. 

RELEVANT

Tavoitteiden tulisi olla relevantteja juuri meidän liiketoimintamme kannalta. Tavoitteiden saavuttaminen tulisi siis edistää liiketoimintaamme. Mikäli tavoitteeseen pääsy edistää esimerkiksi myyntiä, ollaan oikeilla jäljillä.

TIME-BOUND

Tavoitteille selkeä aikataulu, milloin mikäkin tavoite tullaan saavuttamaan. Ilman aikataulutusta tavoitteet helpommin jäävät varjoon, eikä hommat etene.

Kohderymä

Niin kuin aiemmassa kappaleessa totesimme, arvon luominen ja tapahtuman tavoite on kaiken pohja. On meidän pureuduttava syvemmin kohderyhmäämme. Helposti kohderyhmä unohtuu ja mietitään ainoastaan yrityksen hyötyä, vaikka tilanteen pistäisi olla täysin sama asiakkaalle. Mikä on hänen arvonsa tässä yhtälössä. Tapahtuma tulisi luoda nimenomaan kohderyhmän asiakkaallemme. Mitä hän saa meidän tapahtumasta, mitkä ovat asiakkaan tarpeet? Mikä on asiakkaan ongelma ja miten voimme sen ratkaista. Kun näihin edellisiin kehitetään ratkaisu, asiakas on tyytyväinen. Mikä antaa meille yrityksenä paljon enemmän, kuin se että olisimme saaneet luoda vain ja ainoastaan yrityksen näköisen tapahtuman. Asiakas on kuitenkin loppupeleissä juuri se joka meidänkin palkkamme maksaa. 

   Peilataksemme tätä Finlaysonin tapahtumaan on hyvä, että kirjoitamme tätä esseetä nyt. Meidän pitää selkeyttää tapahtuman tarve ja sitä kautta panostaa kohderyhmäämme. Nämä asiat helposti unohtuvat, vaikka ne osittain tiedostavat. Olemme tehneet validointia tapahtumallemme, mutta sitä tulisi tehdä enemmän ja nimenomaan kohdistaa se kohderyhmällemme. Näin saamme varmasti onnistuneen tapahtuman, kunhan vain kohderyhmä ja sen tarpeet kirkastuu.

Tavoitettavuus

Finlayson tapahtumassa olemme pohtineet paljon markkinointikanavia. Missä kanavissa tavoitamme kohderyhmämme tehokkaimmin. Tänä päivänä sosiaalinen media antaa paljon mahdollisuuksia tapahtuman markkinointiin ja onkin hyvin tärkeä osa tapahtuman onnistumista. Se on toimiva ja kustannustehokas markkinointiväylä, joka ehdottomasti kannattaa hyödyntää. Kun sosiaalista mediaa osaa käyttää oikein, se parhaimmillaan moninkertaistaa asiakasmäärän ja levittää sanomaa ja viestiäsi tapahtumasta. Sosiaalisen median tarkoituksena tuottaa lisää liidejä, tehostaa näkyvyyttä ja nostaa brändin imagoa. Myös, kun yhteistyökumppaneita suunnitellaan tapahtumaan, on tärkeää kertoa siitä, miten tapahtuman on suunniteltu näkyvän sosiaalisessa mediassa, sillä se on hyvä myyntivaltti heillekin. On myös tärkeää kannustaa yhteistyökumppaneita jakamaan viestiä tapahtumasta omassa kanavassaan sillä näin voi taas saavuttaa isomman yleisön. Tässä on oikea win win -tilanne! Messukeskuksen blogikirjoituksessa pohdittiin sosiaalista mediaa tapahtuman markkinointikanavana ja annettiin selkeät stepit some markkinoinnissa edistymiseen.

Valitse kanavat

Kun tietää mitä tavoittelee, voi kirkastaa oman sanoman ja viestin ja valita parhaat ja optimaalisimmat kanavat tapahtumalle. Kannattaa pohtia tarkasti, mitkä sosiaalisenmedian kanavat palvelevat parhaiten juuri sinun tapahtumaasi. On parempi hoitaa muutama kanava todella hyvin ja aktiivisesti, kuin niin että yrittää näkyä vähän jokaisella kanavalla tekemättä sitä kunnolla missään. Kaikista tärkeintä on keskittyä siihen, missä meidän kohderyhmämme on ja miten tavoitamme heidät parhaiten. Tapahtumaa on ajateltu markkinoida ainakin Facebookissa. Se on turvallinen valinta, ja kun ihminen painaa ’’osallistun’’ tai ’’kiinnostunut’’ painiketta, viesti tapahtumasta leviää Facebook-syötteellä itsestään. Facebookissa voi myös kohdentaa tehokkaasti. On tarkoitus, että tapahtumaan tulee myös lähitilojen tuottajia sekä ravintoloita ja workshoppien pitäjiä, joten sana leviää tehokkaasti myös, kun pienyrittäjät jakavat omalla Facebook sivullaan tapahtumasta.

Messukeskuksen blogikirjoituksen mukaan Instagram on erittäin hyvä kanava visuaalisen materiaalin jakoon. Storiesominaisuudessa pääsee myös hyvin jakamaan materiaalia läheltä ja näyttämään ns ’’kulissien takaa’’ materiaalia. Pohdimme, että meidän tapahtumassamme voisi toimia Instagram markkinointialustana niin, että mainostamme tapahtumaamme omilla kanavillamme, sekä yhteistyökumppanit mainostaisivat omalla Instagram kanavillaan. Voi olla, että omalle pienelle tapahtumalle voi olla muuten vaikea kerätä seuraajia niin nopeasti, että sillä olisi hyötyä. Artikkelia lukiessani aloin kuitenkin pohtia, olisiko se hyvä, että kuluttaja näkee jonkin postauksen tapahtumasta, hänellä olisi mahdollisuus klikata itsensä tapahtuman Instagram sivulle ja saada sieltä lisätietoa. Tätä meidän täytyy pohtia vielä lisää. Tärkeintä kuitenkin on, että kanavilla on visuaalisesti näyttävää materiaalia ja ilme on yhtenäinen. Se antaa heti paremman ja asiallisemman kuvan tapahtumasta ja organisaatiosta.

Ajankohta

Milloin on hyvä aloittaa tapahtuman markkinointi? Ympäripyöreän epäselvästi; mielummin liian aikaisin, kuin liian myöhään. Sanotaan, että viimeistää kolme kuukautta ennen itse tapahtumaa. Mikäli tapahtuman sisältö on vielä hieman auki, voidaanalkuun käyttää vain lyhyitä ja ytimekkäitä lauseita ja ilmoittaa päivämäärä. Näin asiakas saa edes jonkinlaisen infon, siitä mitä on tulossa ja koska tapahtuma on. Tämän jälkeen aletaan pikkuhiljaa lisäämään markkinointiin sisältöä tulevasta tapahtumasta. Markkinointi myös tapahtuman aikana on tärkeää. Asiakkaat, jotka eivät päässeet paikalle saavat nähdä mistä tarkalleen ottaen on kyse. Myös seuraavaa tapahtumaa ajatellen he saavat kuvaa tulevasta. Viimeisenä ja hyvin tärkeänä, tapahtuman jälkimarkkinointi. Usein saatamme panostaa markkinointiin ennen tapahtumaa ja vielä tapahtuman aikanakin, mutta jälkimarkkinointi uupuu. Se on hyvin tärkeä osa markkinointia. Pystymme sen avulla saamaan vielä palautetta ja vuorovaikuttamaan kävijöiden kanssa siitä, mitä toiveita tulevaisuuden tapahtumaa ajatellen heillä on. Annamme myös kuva asiakkaalle, että olemme kiinnostuneet hänestä tapahtuman jälkeenkin. Finlaysonin tavoitteena on saada tästä ruokatapahtumasta jatkuva, eli jälkimarkkinoinnin arvo on suuri. Jälkimarkkinoinnissa on tärkeää herätellä jo seuraavan tapahtuman markkinointia. 

Itse voin myöntää, että useissa projekteissa markkinointi on jäänyt viime tippaan, eikä sitä ole tehty tarpeeksi. Usein tiedostamme sen vasta silloin kun on liian myöhäistä, eikä markkinoinnilla ole sellaista arvoa kuin silloin, kun se olisi aloitettu hyvissä ajoin. On siis tästäkin otettava koppia Finlaysonin ruokatapahtumaan ja aloittaa markkinointi hyvissä ajoin. Suurin ongelma vaan on, kun emme tiedä millainen on maailman tilanne syyskuussa. Voimmeko järjestää tapahtumaa? Tämä aiheuttaa hieman päänvaivaa, mutta päivä kerrallaan pitää edetä ja suunnitella sen minkä voi. Ja mikään työhän ei ole turhaa, vaikka tämä tapahtuma peruuntuisikin on meillä suunnitelmat valmiina, vaikka ensi kevääksi.

Millaista sisältöä sosiaaliseen mediaan kannattaa laittaa?

Aikaisemmin mainitsimmekin jo, että mikäli tapahtuma on jo järjestetty aikaisemmin, voi uuden tapahtuman markkinoinnissa käyttää vanhan tapahtuman materiaalia. Mutta sen varjoon ei kannata myöskään jäädä. Se kertoo tehokkaasti asiakkaalle, millaista tapahtumassa on ollut viimevuonna, mutta on silti tärkeää tuoda myös uutta ja freesiänäkökulmaa markkinointiin ja tuoda ajatuksia siitä miksi tapahtuma on parempi tänävuonna ja miksi juuri sinun ei kannata jättää tulematta. Markkinoinnissa voi myös kysyä asiakkailta, pyytää ideoita ja palautetta sekä kommentoida, palkita ja osallistaa asiakasta. On tärkeää pohtia sisältöä sen kannalta mitä asiakas siitä saa ja mitä lisäarvoa se hänelle tuottaa. Tapahtuman luonteesta riippuen myös hakukoneoptimointi voi olla hyvä idea, sillä se nostaa mahdollisia blogikirjoituksia nähtäville ja siten voi lisätä osallistujia ja asiakasmäärää.

Videot toimivat

Elämme nyt sellaista aikaa, että videot purevat ihmisiin. Ne ovat mahtava tapa välttää tunne ruudun toiselle puolelle ja viestiä tapahtumasta. Videolla on hyvä jakaa syyt, miksi osallistua tapahtumaan. Koen myös, että videoiden avulla asiakas voi päästä myös tapahtumanjärjestäjiä lähemmäs ja kokea tapahtuman helposti lähestyttävämmäksi. Jos he osaavat brändätä tapahtumaa videoilla oikein niin se saattaa luoda tunteen asiakkaalle, että minäkin haluan mukaan tuollaiseen. Videoita voi jakaa suoraan esim. Instagramissa tai Facebookissa. Voi olla myös hyvä tapa tehdä tapahtumasta video ja lukaista tapahtumasta aftermovie, jossa tiivistyy tapahtuman pääpiirteet ja siellä vallitseva tunne. Voisin itse kuvitella, että Finlaysonin projektissa voisimme ottaa paljon videomateriaalia, jota julkaista myös ennen tapahtumaa esim. tapahtuman valmistelusta.

Hyviä sisältöehdotuksia sosiaaliseen mediaan voi olla muun muassa 

• ’’kulissien takaa’’ materiaalia
• live päivityksiä
• markkinointia tapahtuman lipuista (earlybird tarjous kannattaa hyödyntää)
• kilpailut

• arvonnat
• yleisön osallistaminen (kyselyt)
• puhujista tai esiintyjistä tiedon jakaminen (heidät on myös tärkeää merkata julkaisuihin, jotta he voivat jakaa postaustaomalla kanavallaan)
• tapahtumapaikan historia ja ympäröivä alue (esim. Finlaysonin alueessa hienon ja kiinnostavan asian tekee Finlaysonin historia sekä 200-vuotis juhlavuosi).
• reittiohjeet

• tieto yhteistyöyrityksistä

Aktiivisuus

Aktiivisuus sosiaalisen median kanavissa, jossa markkinointi tapahtuu, on todella tärkeää. Säännöllisyys herättää asiakkaassa luottamusta ja kiinnostusta, sekä algoritmi arvottaa tilisi paremmin, kun sisällöntuotanto on luotettavaa, säännöllistä ja monipuolista. On myös hyvä käyttää tiettyä hashtagia kaikissa julkaisuissa. Sosiaalinen media luo hyvän mahdollisuuden myös seurata omaa kohdeyleisöä ja muokata myös omaa markkinointia heidän tarpeensa mukaan. Postausten säännöllisyyttä auttaa myös suunnitelmallisuus ja postausten ajoittaminen valmiiksi. 

Tapahtuman markkinointi sosiaalisessa mediassa on hyvin pitkäjänteistä työtä. Sen takia pohdimme aluksi sitä, onko esim. Instagram sivua järkevää laittaa pystyyn ja miten sen seuraajakuntaa saisi kasvatettua niin, että siitä oikeasti olisi hyötyä ja johtaisi myyntiin. Kuitenkin pitkäjänteisyys palkitaan ja kun Finlaysonin ruokatapahtuman tavoitteena on olla jokavuotinen, niin aina edellisenä vuonna hyvin tehty työ auttaa seuraavan vuoden markkinointia, eikä tarvitse aloittaa puhtaalta pöydältä. 

Muut markkinointikanavat:

Koemme, että Aamulehti olisi erittäin hyvä markkinointikanava tapahtumaamme, sillä se tavoittaa tamperelaiset hyvin. Pohdimme myös olisiko heidän kanssaan mahdollista tehdä yhteistyötä heidän ollessa yksin Finlaysonin alueella toimivista yrityksistä. Olemme myös suunnitelleet, että tapahtumaa olisi hyvä markkinoida myös muissa Finalysonin kanavissa, jotta sillä alueella toimivat yritykset ja työntekijät tavoitettaisiin. Toiveena olisi myös luoda tapahtumalla paljon hyvää kaikille, sekä saattaa kuluttajia ja pienyrittäjiä yhteen ja vauhdittaa heidän toimintaansa. Sen takia ajattelemme, että yhteistyö yrityksiltä toivotaan myös mainostusta omissa kanavissaan, jotta tapahtumaan osallistujat saadaan maksimoitua. Meidän tulee tehdä hyvä markkinointisuunnitelma tapahtumaa ajatellen, määrittää selkeät tavoitteet ja aloittaa markkinointi tarpeeksi ajoissa. 

Yhteistyökumppanit:

Yhteistyökumppaneita ja tapahtumaan osallistuvia yrityksiä on erittäin tärkeää pohtia. Sitä tulee miettiä sen kannalta, mitkä yritykset sopivat teemaamme ja ketkä haluavat tavoittaa kohdeyleisömme. On myös tärkeää miettiä, miten me hyödymme juuri kyseisestä yrityksestä ja mitä lisäarvoa me voimme heille tuottaa, jotta yhteistyö on mahdollisimman hedelmällinen. Koen, että pienien yritysten on hyvin tärkeää tehdä yhteistyötä ja tukea toisiamme.

Tällaisina aikoina, kun monien yritysten toimeentulo on vaakalaudalla, on mielestäni erityisen tärkeää puhaltaa yhteen hiileen ja nostattaa toinen toistemme yrityksiä. Kun tilanne on kärjistynyt ja muuttunut radikaalisti, aloimme pohtia, kuinka voisimme parhaalla mahdollisella tavalla luoda yhteisöllisyyttä ja tukea pienyrittäjiä. Siitä Finlaysonin ruokatapahtuman idea ja merkitys lähti muokkautumaan ja toivomme, että syksyllä voimme kokoontua rennoissa merkeissä nauttimaan ensimmäisestä tapahtumastamme. Autetaan toisiamme nyt jos koskaan!

Powermarkkinointi. 2017. 4 vinkkiä tapahtumamarkkinointiin. Luettu: 21.3.2020 

https://www.powermarkkinointi.com/blogi/tapahtumamarkkinoinnin-periaatteet-4-vinkki%C3%A4-onnistuneeseen-tapahtumamarkkinointiin

Hämeenraitti. 2018. Tapahtumien markkinointiopas. Luettu: 21.3.2020

https://suomenkylat.fi/wp-content/uploads/2019/06/Tapahtumien-markkinointiopas-Hämeenraitti.pdf

Messukeskus. 2017. Tapahtuman markkinointi sosiaalisessa mediassa. Luettu 24.3.2020

https://messukeskus.com/blogs/tapahtuman-markkinointi-sosiaalisessa-mediassa/

Billetto. 2019. Hyväntekeväisyystapahtuman suunnitteleminen – 10 tärkeintä vaihetta. Luettu 24.3.2020

https://billetto.fi/blog/hyvantekevaisyystapahtuman-suunnitteleminen-10-tarkeinta-vaihetta/