Johdanto

En muista, olenko ennen Proakatemialle tuloa edes kuullut sanaa fasilitointi. Ehkä olin, mutta en todellakaan tiennyt sen merkitystä. Nyt olen saanut pintaraapaisun, mitä fasilitointi on, kun vedimme Sofian kanssa tiimille pajan. Pidimme pajan aiheesta Vahvuudet ja heikkoudet. Tämä oli ensimmäinen paja, jota olin vetämässä. Aihe oltiin sovittu tiimin kanssa yhteisesti ja ajattelin, että nyt voisin olla toisena vetäjänä. Ajattelin tehtävään suostuessani, että helppo homma! Noh, ei ehkä sittenkään. Osallistujana pajan vetäminen näyttää niin helpolta. Tässä esseessä kerron, mitä tarkoittaa fasilitointi sekä mikä on ensimmäisen kerran jälkeen oma kokemukseni fasilitoinnista.

Vuoden 2019 inhokkisana

Fasilitointi valittiin vuoden 2019 inhokkisanaksi, mutta mitä se oikeasti tarkoittaa? Fasilitointi on ryhmän työskentelyn ohjaamista erilaisissa tilanteissa, kuten työpajoissa. Fasilitaattorin eli vetäjän tehtävä on ohjata ryhmän työskentelyä ennalta määritellyn tavoitteen mukaisesti. Tarkoituksena on, että työpajan jäsenet osallistuvat aktiivisesti ja tasapuolisesti ryhmän työskentelyyn. Tämä onnistuu silloin, kun ilmapiiri on turvallinen, avoin ja luottamuksellinen. Fasilitaattori suunnittelee työpajan huolellisesti sekä käyttää erilaisia menetelmiä, joilla edesautetaan tavoitteeseen pääsyä. Pelkistetysti fasilitaattorin tehtävänä on tavoitteeseen ohjaamisen lisäksi huolehtia ajankäytöstä sekä osallistujien hyvästä energiatasosta. Lisäksi fasilitaattori ohjaa ryhmää konkreettiseen lopputulokseen. Lopputulos voi olla jokin yhteinen päätös, toimintasuunnitelma ryhmälle, jonkin asian määritelmä, yhteinen visio tai yhdessä määritellyt roolit tai vastuut. (Sipponen-Damonte 2020.)

Fasilitointi on perinteisen hierarkisen johtamisen vastakohta. Fasilitointia hyödynnetään työpajatyöskentelyssä kun tiedostetaan, ettei yhdellä yksilöllä ole riittävää asiantuntemusta. Siksi tarvitaan monialaisia työryhmiä ratkaisujen löytämiseksi. Fasilitoinnilla edesautetaan erilaisten näkökulmien kuuntelua ja kunnioittamista, sekä omien mielipiteiden kertomista. (Sipponen-Damonte 2020.)

Oma kokemus fasilitoinnista on se, että se on itse asiassa paljon vaikeampaa, kuin miltä se näyttää. Fasilitaattorin tulee olla paljon samanaikaisesti. Hänen tulee olla neutraali, muttei kuitenkaan hajuton tai mauton. Hänen tulee olla jämäkkä, jotta keskustelu saadaan tarvittaessa takaisin raiteilleen. Hänen pitäisi osata ohjata keskustelua kohti tavoitetta niin, että aikataulussa pysytään. Samalla pitäisi aikataulussa olla kuitenkin riittävästi joustoa. Fasilitaattorin tulisi osata lukea osallistujien hiljaisia eleitä, jotta hän voisi esittää hienoja kysymyksiä, kuten ”Petri näytät mietteliäältä, olisi mielenkiintoista kuulla, mitä ajattelet”. Tietysti työpaja pitää olla hyvin suunniteltu ja lisäksi pitää saada luotua turvallinen, avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri. Samalla kun fasilitaattorille on iso lista asioita, mitä hänen pitäisi hallita, sanotaan kuitenkin, että pajan tekevät osallistujat yhdessä. Myös Sipponen-Damonte (2020) kertoo kirjassaan, ettei työpaja ole vetäjän suoritus, vaan osallistujien yhteinen ponnistus.

Ikinä ei tiedä, mitä pajassa tulee vastaan

Sipponen-Damonte (2020) puhuu kirjassaan siitä, kuinka kokemattomampi fasilitaattori aliarvioi helposti tarvitsemansa ajan. Yksi haastavimmista asioista pajan vetämisessä olikin juuri ajankäyttö. Suunnitelma oli tehty ja uskoimme ehkä liiankin sokeasti siihen, että paja tulee menemään juuri niin kuin olimme sen suunnitelleet. Tässä kohtaa varmaan jokainen, joka on joskus pajan vetänyt toteaa, että ikinä ei voi tarkalleen tietää, miten paja tulee menemään. Pajassa mielessäni pyörivät etenkin kysymykset: mitä voisin kysyä, jotta saisimme aikaan dialogia sekä miten ohjata dialogia siihen pisteeseen, että olisi luontevaa siirtyä seuraavaan aiheeseen. Pohdin pajan aikana myös paljon sitä, milloin keskustelu pitää keskeyttää, koska on ”pakko” siirtyä seuraavaan aiheeseen. Näin jälkeenpäin ajatellen, onko ylipäätään pakko noudattaa orjallisesti pajasuunnitelmaa, jos dialogissa päästään syvälle tärkeään aiheeseen? Jos tuota Sipponen-Damonten (2020) kirjaa on uskominen, tärkeintä on päästä tavoitteeseen, tavalla tai toisella.

Ilman luottamusta ei ryhmän ole mahdollista saavuttaa korkeaa suorituskykyä. Luottamus ryhmässä mahdollistaa erilaisten näkemysten esiin tuomisen kuin myös ideoiden haastamisen ja sitä kautta parempien lopputulosten saavuttamisen. Parhaimmillaan fasilitointi luo muutosta sekä auttaa ryhmää avautumaan, rakentamaan luottamusta, avaamaan solmujaan ja kehittymään. Luottamuksen rakentuminen ryhmässä puolestaan vaatii sitä, että tulee hyväksytyksi tunteidensa kanssa ja on mahdollisuus sanoittaa niitä. Työskentely jää pintapuoliseksi jos tunteita ei uskalleta käsitellä. (Sipponen-Damonte 2020.)

Lisäksi hän korostaa sitä, että avoimuutta ja luottamusta tulisi lisätä jo pajan käynnistämisvaiheessa. Käynnistysvaiheella johdatetaan osallistujat pajan aiheeseen ja samalla rakennetaan luottamusta ryhmässä. Käynnistysvaiheesta lähtien on tärkeää tiedostaa, että tie luottamuksen saavuttamiseen kulkee avoimuuden kautta. “Kerron jotain itsestäni ja opin lisää muista”. (Sipponen-Damonte 2020.) Roima-tiimi on hyvin tuore, mutta mielestäni olemme osanneet jo antaa hyvin tilaa tunteille pajoissa. Esimerkiksi olemme sopineet, että fiiliskierroksen aikana ollaan rehellisiä, koska asioiden ääneen sanominen paitsi puhdistaa, mutta myös auttaa rakentamaan luottamusta välillemme.

Mitä pajan vetäminen opetti minulle?

Ensimmäisen pajan vedettyäni ymmärsin, kuinka paljon opittavaa minulla on esimerkiksi aikatauluttamisesta sekä keskustelun ohjaamisesta. Huomasin, että vetäjänä minun oli helpompi keskittyä kuuntelemaan muita. Osallistujana keskityn liikaa siihen, että osaisi sanoa jotain järkevää ja arvokasta aiheesta. Pajan vetäminen sujui muuten melko luonnollisesti, mutta minusta tuntui äärimmäisen epämukavalta keskeyttää osallistujien puhe ja siirtää heidät seuraavaan aiheeseen. Keskityin ehkä hieman liikaa siihen, että saammeko nyt käsiteltyä jokaisen aiheen läpi ja ehtisimmekö käydä pienryhmissä tarpeeksi hedelmällistä keskustelua. Alussa varsinkin koin, että pajan onnistuminen on meidän vetäjien vastuulla. Kun taas jälkeen päin ymmärrän, että yhdessä tiiminähän sitä pajassa ollaan.

Opin, että pajaa suunnitellessa kannattaa määritellä tavoite. Tätä emme mielestäni tehneet kovin hyvin ja suunnitteluvaiheessa oli paljon ongelmia. Tavoite auttaa suunnittelemaan pajaa niin, että se olisi tiimille mahdollisimman hyödyllinen ja sitä kautta voisi olla myös helpompi valita sopivat työskentelymenetelmät. Opin myös sen, että kannattaa varautua kaikkeen. Varautua siihen, ettei keskustelua synny niin paljon kuin ajateltiin (tätä varten apukysymyksiä) ja myöskin siihen, että keskustelua syntyy todella paljon, jolloin se täytyy jossain vaiheessa keskeyttää ja ohjata tiimi seuraavaan asiaan.

En malta odottaa, millaisia pajoja tulen jatkossa vetämään ja miten siinäkin osa-alueessa tulen kehittymään. Fasilitointi on todellakin oma osaamisalueensa, enkä ole vielä varma onko se minun juttuni ollenkaan. Se jää nähtäväksi!