Fasilitointi on siitä hauska käsite, että se on hienokielinen termi, mikä kuvitellaan vaikeaksi ja pitkää kokemusta vaativaksi asiaksi, mutta todellisuudessa lähes jokainen osaa fasilitoida ja on fasilitoinutkin tietämättään. Itsellä fasilitointiin perehtyminen tuli ajankohtaiseksi, kun sain valmentajan pestin korkeakoulun kesäkurssille. Valmennus on tietenkin eri asia kuin fasilitointi, mutta fasilitointimenetelmien hallitseminen valmentajana on erittäin hyvä taito. Fasilitointi on yksinkertaisuudessaan jonkin prosessin ohjausta. Yleisimmin tällainen prosessi on yrityksen innovointi tai kehitysprosessi, joka toteutetaan seminaarityyppisesti. Eli suomeksi sanottuna laitetaan joukko ihmisiä päiväksi työskentelemään ryhmässä, sekä keskustelemaan keskenään. Tätä päivän ohjelmaa vie eteenpäin ja ohjaa fasilitaattori, joka tulee monesti talon ulkopuolelta. Fasilitaattori ei osallistu työskentelyyn itse, eikä laita työhön varsinaista ”inputtia”, vaan erilaisin keinon pyrkii saamaan fasilitoitavista kaiken tehon irti. Fasilitaattorin ei siis tarvitse olla itse aiheen asiantuntija, kunhan kykenee vetämään prosessia eteenpäin.

Mitä eroa on sitten valmentajalla ja fasilitaattorilla? Kirjasta löytyvä kaavio kuvastaa melko hyvin asian:

Fasilitaattoriin verrattuna Valmentajalla on siis paljon enemmän asiasisällöllistä osaamista, mutta kuten tiedämme, ei valmentajan kuulu kertoa suoraa oikeita vastauksia, kuten kouluttaja, vaan kuunnella, tehdä yhteenvetoja ja esittää oikeat kysymykset.

Itse fasilitointi on tuttua meille jo alakoulusta, missä teimme erilaisia ryhmätöitä. Opettaja jakoi meidät ryhmiin ja suoritimme tehtävät yhdessä. Tässä tapauksessa opettaja toimi periaatteessa fasilitaattorina. Fasilitaattori törmäyttää siis tekijät ja laittaa heidät käymään yhteistä dialogia, minkä tuotoksena saadaan jotain uutta. Me kaikki tiedämme, että dialogi on innovoinnin alkulähde ja suurin osa kaikista ideoista lähteekin kahvipöydissä ja saunanlauteilla käydyistä keskusteluista.

Mitä hyviä fasilitointimenetelmiä sitten on? Tehdään vaikka esimerkki ohjelma missä mietitään jonkun julkisen tilan uudelleen käyttöä ja millaiseksi se suunnitellaan. Ihmisiä on tullut niin kaupungin eri organisaatioista, paikallisyhdistyksistä, elinkeinoelämän puolelta ja muista tilaan liittyvistä organisaatioista. Fasilitaattorina toimii suunnittelutoimiston pääsuunnittelija. Ensin on hyvä tutustuttaa porukka toisiinsa, jotta saadaan rikottua hieman jäätä ja saadaan ihmiset lämpenemään. Tässä voidaan toteuttaa aluksi, vaikka parihaastattelu, missä valitaan itselle tuntematon henkilö ja kysytään häneltä muutama kysymys, kuten nimi, mistä tulee, mitä söi aamupalaksi ja millaisena näkee suunniteltavan tilan 20 vuoden päästä. Tämän jälkeen pareja voidaan joko vaihtaa vielä kerran tai kaksi, tai sitten jokainen voi esitellä parinsa ja sen mitä hän on vastannut.

Alkulämmittelyn jälkeen voidaan siirtyä yleiseen dialogiin, asettumalla dialogirinkiin. Dialogissa käydään läpi hieman suunniteltavan tilan taustoja, historiaa, mitä on jo mietitty tulevaksi käytöksi ja mitä muuta huomioita tähän liittyy. Tämä vaihe on hyvä startti ideoinnille, sillä osa pääsee kertomaan jo mietteitään ja ajatuksiaan tilasta ja siitä, mitä se kellekin merkitsee.

Seuraavaksi otetaan ”World Cafe” -työkalu käyttöön. Jaetaan osallistujat pienempiin ryhmiin, mitkä koostuvat eri toimijoiden jäsenistä. Tilaan tehdään yhtä monta ”rastia”, missä on kirjattuna paperille jokin kysymys. Ryhmät kiertävät jokaisen rastin ja vastaavat kysymykseen omien näkemystensä kautta ja saavat myös ideoita jo valmiiksi lappuun kirjoitetuista, edellisen ryhmän vastauksista. Rasteille on määrätty tietty aika, minkä verran tiimin tulee siinä pisteessä työskennellä ja tämän jälkeen fasilitaattori käskee vaihtamaan rastia. Tämä on hyvä ja tehokas malli saada paljon ideoita aikaan ja on helposti rajattavissa ajallisesti.

Tämän jälkeen voidaan siirtyä ns. ”divergenssi-konvergenssi” -malliin, missä ensin luetaan World Cafessa tulleet ideat läpi. Jokainen lappu nostetaan vuorollaan ylös ja käydään läpi siihen tulleet ideat. Sitten käydään keskustelua ideoista ja mietitään vielä, tulisiko niiden pohjalta vielä enemmän ideoita, ilman että ajatellaan mitään rajoittavia tekijöitä. Jokainen lappu käydään läpi ja kerätään ylös kaikki ideat. Seuraavaksi aloitetaan konvergenssivaihe, missä aletaan miettiä oleellisia ja rajoittavia tekijöitä vastausten kohdalla. Käydään jälleen jokainen lappu läpi ja mietitään jokaista vastausta kriittisemmin ja mietitään sen toteutusmahdollisuutta. Lopuksi äänestetään lapusta 3-5 ideaa, jotka todetaan parhaiksi ja viedään loppujalostukseen. Jokainen lappu käydään näin läpi ja saadaan lopuksi kasa ideoita jokaista kysymystä kohden, jotka voidaan viedä suunnittelupöydälle ja alkaa toteuttamaan tilan suunnittelua näiden pohjalta.

Lopuksi on hyvä kiittää osallistujia hyvistä ideoista, aktiivisesta osallistumisesta ja muista positiivisista asioista, jotta kaikille jäisi tilaisuudesta mielekäs muistikuva ja kotiin päästään lähtemään iloisin mielin.

Tässä oli yksi esimerkki fasilitoidusta ideoinnista. Ihmiset kävivät dialogia ryhmissään ja koko porukalla, saaden aikaan paljon uusia ideoita, jotka auttavat suunnittelussa. Näitä keinoja löytyy todella paljon ja niitä voidaan soveltaa monenlaiseen erilaiseen tilanteeseen, joten jokaisen on hyvä opetella myös fasilitoinnin jalo taito, jotta voi kinkkisessä tilanteessa kuljettaa tiimiänsä eteenpäin.