Tampere
21 Jan, Thursday
-5° C

Proakatemian esseepankki

Fasilitointi 2019



Kirjoittanut: Rasmus Piiroinen - tiimistä Apaja.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

On mielenkiintoista, että fasilitointi on ollut kymmeniä vuosia puheena maailmalla, mutta silti itse en ole, ainakaan tietoisesti, siihen törmännyt työelämässä. Niissä harvoissa kokouksissa, joissa ennen Proakatemiaa olin käynyt, ei ollut kunnollista keskustelua ja osallistujien keskuudessa tuntui vallitsevan turhautuminen ja tylsyys. Samaa olen kuullut ystäviltäni ja perheeltäni. Kokoukset ovat tylsiä, pitkiä ja turhauttavia. Omaa ääntä ei saa kuuluviin. Aloitin lukemaan Esther Cameronin Fascilitation made easy –kirjaa. Huomasin sen esittelevän heti alussa nämä samat oireet. Se saikin minut miettimään, eikö Suomessa osata fasilitoida kunnolla? Onko niin, että tämä onkin ratkaisu monen kokouksen kulkuun ja yrityksen ongelmiin?

 

Monessa kokouksessa varmasti auttaisi selkeä rakenne. Jos osallistujat tietäisivät aiheen, sen mitä heillä on antaa aiheeseen liittyen ja päämäärän mihin pyritään kokouksessa, voisi jokaisen kiinnostus olla jo korkeampi. Toimiva kokous tarvitsee toki muutakin toimiakseen ja ylläpitääkseen kiinnostuksen. Sen takia kokouksen pitäjällä on iso vastuu ensivalmisteluissa. Kokouksen pitäjän pitää fasiloitoida. Tämän kirjoituksen tarkoitus ei ole luoda jokaisesta mestari fasilitoijaa, vaan herättää ihmiset ymmärtämään aiheen tärkeys ja sen, että fasilointia tulee opetella tietoisesti. Se taito ei välttämättä synny itsestään.

 

Mitä siis fasilitointi edes on? Fasilitoinnissa pyritään saamaan joukko ihmisiä luomaan yhdessä ratkaisuja ongelmiin. Fasilitoijan rooli on ajaa ryhmää kohti näitä ratkaisuja ja ylläpitää ihmisten mielenkiinto. Ei riitä vain kysymysten esittäminen, vaan tarvitaan paljon ihmistenlukutaitoa ja tietoa, kuinka ylläpitää kokouksen lämmin, turvallinen tunnelma. Jokaisella tulee olla olo, että hänen sanansa voivat vaikuttaa lopputulokseen. Fasilitoijan roolina on myös kuunnella ja esittää lisäkysymyksiä, mitkä ajavat keskustelua eteenpäin. Tilaisuutta pitäessä pitää ymmärtää millaisesta ryhmästä on kyse ja millä tavalla sitä voidaan ohjata kohti parempaa lopputulosta. Jos ryhmässä on tapana olla sanomatta asioita suoraan, pitää fasilitoijan painottaa avoimuuden ja suoraan puhumisen olevan ok siinä tilanteessa.

 

Fasilitoinnissa on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Se ei sovellu aivan täysin kaikenlaisiin kokouksiin tai tilanteisiin. Se ei ole paras mahdollinen tapa esimerkiksi mielipiteiden muuttamiseen tai haastavien valintojen tekemiseen, mutta se toimii hyvin ideoiden luomisessa, laajan kuvan saamisessa ja tiimin rakentamisessa. On myös tullut vastaan tapauksia, joissa ihmiset eivät kerro oikeita mielipiteitään ryhmässä, sillä ryhmäpaine on liian vahva. Facilitation made easy:ssa kerrotaan esimerkki ryhmäpaineen voimasta: Eräässä tapauksessa kaksi nuorempaa organisaation jäsentä eivät olleet tyytyväisiä uusiin muutoksiin, joten korkeamman portaan henkilö päätti yrittää selvittää ongelman workshop-henkisellä tyylillä. Kuitenkin vanhempien jäsenten puhuessa positiivisesti näistä muutoksista, puhuivat nuoremmatkin positiivisesti niistä, vaikka tiedossa olikin, etteivät he olleet tyytyväisiä muutoksiin. Ryhmän kesken puhuessa on aina mahdollisuus, että omat mielipiteet eivät tule julki. Tällaisissa tilanteissa voisi toimia parhaiten anonyymi palautteen anto, esimerkiksi ennen keskustelutilaisuutta.

 

Mistä aloittaa fasilitointi? Fasilitoindun workshopin pitäminen alkaa suunnitelusta. Tarvitaan selkeä tavoite ensin itselle ja sen jälkeen ryhmälle. Itselle se on tärkeää, jotta voidaan suunnitella tarpeeksi tehokas setti ja ryhmälle se on tärkeää, sillä muuten on vaikea valmistautua tilanteeseen hyvin. Proakatemialla on tärkeää, että muiden tiimien jäsenet ymmärtävät myös aiheen, mikäli he haluavat tulla ”ristipölyttämään”. Isommissa organisaatioissa myös selkeän aiheen avulla pystytään kutsumaan oikeat henkilöt käsittelemään aihetta. Tilanteissa, joissa workshopin aihe ei ole fasilitoijan oma, on tärkeää ymmärtää mihin päämäärään pyritään.

 

Selkeän tavoitteen jälkeen on hyvä miettiä, minkälaisia ihmisiä kutsut workshoppiin. Proakatemian tiimin kesken on melko vaikeaa alkaa miettimään, minkälaisia ihmisiä halutaan osallistuvan. Olisi tärkeää, että ryhmässä olisi henkilöitä keneltä löytyy aiheeseen paljon tietoa, jota voi jakaa. Tarvitaan myös innovatiivista ajattelua ja osallistumishalua. Kaikkiin aiheisiin ei tiimin sisältä aina löydy tietoa, joten olisikin viisasta ajatella, voisimmeko me kutsua ulkopuolisia henkilöitä mukaan.

 

Fasilitoijan tulisi perehtyä aiheeseen hyvin. Taustatiedon etsiminen ja hyvin perehtyminen aiheeseen on erittäin tärkeää, jotta tilaisuus onnistuisi halutulla tavalla. Apajan tilanteessa voisi toimia infopaketin luominen ja sen jakaminen ennen pajaa. Pieni tiivistelmä aiheesta, jotta jokainen ymmärtäisi suurinpiirtein, mistä on kyse. Pitäisi myös ymmärtää eritaustaisten ihmisten taso eri aiheiden kanssa. Jos puhutaan vaikkapa teknologisista ratkaisuista uuden ongelman ratkomiseen, voisi olla hyödyllistä avata hieman millaista teknologiaa on esimerkiksi nykypäivänä käytössä.

 

Alkupohdintojen ja tiedon keräämisen jälkeen alkaa tilaisuuden konkreettinen suunnittelu. Mikä on tilaisuuden rakenne? Millaiset olisivat hyvät kysymykset esittää osallistujille? Onko jotain tehtäviä, joita voitaisiin suorittaa? Facilitation made easy:ssa oli listattu hyvin muutamat asiat, jotka olisi jokaisen fasilitoijan hyvä ymmärtää ennen workshopin pitämistä. Ensimmäisenä on rakenteen selventäminen osallistujille. Jos osallistujat eivät tiedä mitä seuraavaksi tapahtuu, heidän olonsa on epävarma. Epävarmuus johtaa huonoihin tuloksiin. Taukoja ei pidä unohtaa, sillä osallistujien tulee päästä juomaan ja täyttämään muita normaaleja ihmisen tarpeita. Tilaisuuden alussa on myös hyvä mainita, että on hyväksyttyä käydä esimerkiksi vessassa taikka ottamassa vettä kesken tilaisuuden. Aiheen tulisi myös vaihtua hieman 15-30min välein, jotta jokaisen mielenkiinto pysyisi mukana.

 

Pajan, workshopin tai muun fasilitoidun tilaisuuden etenemisessä kannattaa myös miettiä aiheessa etenemistä. Siirrytäänkö helpoista asioista askelittain monimutkaisimpaan kokonaisuuteen? Vai edetäänkö isomman kuvan ääressä, pilkkoen jokainen asia pieniin osioihin, jotta jokainen ymmärtäisi mistä on kyse. Erilaisia etenemistapoja löytyy varmasti paljon, kun niitä alkaa miettimään.  Pääasia on se, että päästään aina lähemmäksi päämäärää ja etenemistavat ovat ryhmän edun mukaisia. Lopuksi on hyvä käydä yhteenveto aiheesta ja jutella hetki esille tulleista mietteistä.

 

Normaalin workshopin kulku alkaa ihmisten vastaanottamisesta. Fasilitoija voi kätellä jokaisen tilaisuuteen osallistujan heti ovella, näin osallistujille tulee tervetullut olo. Kun kaikki ovat paikalla, tulisi jokaisen esitellä itsensä. Tähän voidaan käyttää erilaisia esittelytekniikoita, kuten oman nimen kertominen ja kahden faktan sanominen itsestä. Fasilitoija voisi myös esittää yhden jatkokysymyksen jokaiselle, näyttääkseen kuuntelevansa häntä. Toinen tapa voisi olla vasemmalla istuvan henkilön esitteleminen ja kertominen miksi osallistuja luulee hänen olevan paikalla. Esittelyjen tarkoituksena on luoda lämmin ja turvallinen alku pajalle.

 

Esittelyjen jälkeen tehdään kaikille selkeäksi, miksi olemme kokoontuneet paikalle ja mihin pyrimme. Sen jälkeen jokainen osallistuja voisi esimerkiksi kirjata onko pajan aihe koskettanut häntä lähiaikoina. Tämä saa ihmiset keskittymään aiheeseen, eikä miettimään aiemmin päivällä tapahtuneita asioita. Tämän jälkeen on helppo siirtyä käsittelemään aihetta erilaisten kulmien kautta. Tilaisuus lopetetaan kokoamalla ajatukset yhteen ja kertomalla, kuinka edetä eteenpäin.

 

Apajan pajoissa on tullut huomattua, kuinka paljon fasilitointi vaatii harjoittelemista ja opettelua. Kirjaa lukiessa huomasin, kuinka monesta pajasta on puuttunut fasilitoinnissa tärkeitä elementtejä, kuten taustatiedon hankkiminen ja osallistujien tiedottaminen. Jokainen kyllä on tiennyt aiheet, mutta päämäärä on ollut epäselvä. Huomasin myös kuinka erilaiset pajojen vetäjät toimivat eritavoilla. Facilitation made easy:ssa jaoteltiinkin fasilitoijat heidän tyyliensä mukaan aktiivisiin ja reflektoiviin, teoreettisiin ja faktapohjaisiin, agressiivisiin ja passiivisiin. Kirja väitti ihmisten pistävän itsensä yleensä näiden välimaastoon, ollen kuitenkin yhdessä erittäin vahvasti jompaakumpaa. Itse huomasin olevani reflektoiva, melko faktapohjainen ja aika passiivinen fasilitoija. Reflektoiva fasilitoija antaa ihmisille aikaa vastata ja ajattelee paljon, faktapohjainen on käytännöllinen ongelmanratkaisija ja passiivinen antaa ryhmälle vastuun kontrollista ja ei ole kiinni tietyssä aikataulussa. Jokaisessa näissä on omat ongelmansa, kuten pajan hidas kulku ja hiljaiset hetket. Osa tiimistämme on täysin vastakohtia tähän. Onkin tärkeää alkaa tunnistamaan omat heikkoutensa ja vahvuutensa fasilitoijana, niiden myötä pystymme kehittymään. Kun ymmärrämme muiden vahvuuden ja heikkoudet, pystymme ymmärtämään paremmin miksi he pitävät pajaa tietyllä tavalla ja kykenemme tietoisesti ajaa tilannetta parempaan suuntaan.

 

Tulevaisuudessa, kun pidämme kokouksia isoissa yhtiöissä, olemme valmiimpia luomaan jokaiselle mieluisia kokouksia, jotka saavat aikaan parempia tuloksia. Kun ymmärrämme kuinka saada heikosti kuuluvatkin äänet kuuluviin, on jokaisen työnteko mukavampaa, oli kyseessä iso pomo tai ahkera työntekijä. Fasilitation made easy –kirjassa on hyviä esimerkkejä erilaisten tilanteiden fasilitointiin, niitä kannattaa lukea.

 

 

Lähteet:

Cameron, E. 1998. Facilitation made easy. Kogan page.

 

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close