Etätyön haasteet ja hyödyt

Tiimillämme on nyt takana kaksi kokonaista etätyöviikkoa koronatilanteen johdosta, mutta kuinka se on sujunut meillä?

Kaksi viikkoa sitten päätimme työskennellä etänä ainakin yhden viikon, ja katsoisimme sitten uudestaan, millainen tilanne Suomessa on. No aika pian selkeni, että etäviikkoja olisi tulossa useampi, ehkä jopa koko kevät menisi etäilyn merkeissä. Itseäni tämä ajatus ei ahdista suuresti, mutta ymmärrän hyvin, että monille etätyöskentely ja sosiaalisten kontaktien välttäminen on todella haastavaa, varsinkin työnteon ja opiskelun näkökulmasta. Tässä esseessä pohdin etätyön haasteita ja mahdollisuuksia, sekä kuinka ne meihin Hurmana tai minuun yksilönä ovat vaikuttaneet.

Kotona tehtävät työt voivat alkuun kuulostaa houkuttelevalta: Miksei sähköpostiin voisi vastailla kotisohvalta? Entä jos etäkokoukseen voisi osallistua omasta sängystä? Jos soittelisinkin asiakaspuheluita pyjamat päällä? Alkuun mahdollisuus työskennellä boksereissa ja syödä pizzaa samalla kun tekee presentaatiota saattaa tuntua houkuttelevalta. Lopulta käy sama kuin työmatkailulle: alkuun kivaa, kunnes sitä on tehty liikaa.

Vai käykö?

Kuten muissakin asioissa, myös etätyöskentelyn kanssa me ihmiset olemme erilaisia yksilöitä. Se mikä on etätyöskentelyssä toiselle helppoa ja mukavaa, on taas toiselle se vaikein ja epämukavin osuus. Tämä sama ilmiö näkyy myös Hurmassa, kun fiiliskierroksilla kysyttäessä, miten etäily on sujunut, toiset vastaavat nauttivansa vapaudesta suunnitella omat aikataulunsa ja pystyvänsä keskittymään paremmin kodin rauhassa, kun taas toiset kokevat suurena haasteena itseohjautuvuuden, tehtävien aloittamisen ja sosiaalisten kontaktien puutteen.

Millaisia haasteita on etätyöskentelyssä ja onko siinä kentien myös mahdollisuuksia?

Haasteet

Kotona keskittyminen voi olla haastavaa monesta erilaisesta syystä. Jos ei asu yksin, voi olla haastavaa saada työrauhaa muilta perheenjäseniltä. Kotona työskennellessä myös kotityöt tai kaappien järjestely voi pyöriä mielessä, ja ennen kuin huomaakaan onkin jo ”konmarittanut” puolet vaatehuoneesta, vaikka oli tarkoitus vastailla sähköposteihin. Vastuun ja vapauden määrä etätyössä on niin suuri, että ajanhallinta ja itsekuri tulevat todella tarpeeseen. Itselleen kannattaa suunnitella työrytmi, jossa omat vahvuudet pääsevät hyötykäyttöön. Joillekin sopii aamulla aikaisin töiden aloittaminen, jotkut taas aloittavat mieluummin aamupäivällä. Iltaihmiset voivat haluta käydä iltapäivällä ulkoilemassa ja jatkavat töitä taas illasta. Hurmassa olemmekin antaneet yksilöille melko vapaat aikataulut, sillä tällä hetkellä meillä on tiimin kesken vain maanantaisin ja torstaisin yhteisiä palavereja.

Työpäivää voi myös rytmittää erilaisin metodein, tekemällä esimerkiksi vaikka tunnin ajan töitä putkeen, sulkien siksi aikaa kaikki häiriötekijät ympäristöstä, ja pitämällä sen jälkeen kunnon tauon. Työmoodiin asennoituminen auttaa myös keskittymisessä. Puetko siistin vaatteet päälle ja meikkaat hieman, vai säästätkö mieluummin aikaa siinä, mutta teet töitä kotona vain tietyssä työtilassa, jotta sohvalla makoilu pysyy vapaa-ajan puuhana? Työpisteen ergonomiaan on myös hyvä kiinnittää huomiota, jotta työtehtäviin jaksaa keskittyä.

Haasteena voi olla myös se, että työpäivälle ei tule selkeää päättymispistettä. On tärkeä määritellä itselleen, milloin työpäivä on ohi ja vapaa-aika alkaa, jotta palautuminen oikeasti käynnistyy. Itselleni tähän toimii mainiosti iltakävely, ulkoilun jälkeen on selkeämpi alkaa viettämään vapaa-aikaa. On myös oleellista muistaa kunnon tauot ja ruokailut, sillä keskittyminen häiriintyy, mikäli energiatasot vähenevät. Taukojen aikana kannattaa tehdä jotain täysin työstä poikkeavaa, jotta aivot eivät ylikuormitu.

Etätyöskentelystä voi tehdä hankalaa myös sosiaalisten kontaktien puuttuminen, jos on tottunut toimimaan ihmisten ympäröimänä tai on luonteeltaan ekstrovertti ja saa ihmisistä energiaa. Myöskin avun kysymiselle on isompi kynnys verrattuna toimistotyöskentelyyn, ja tämä voi olla meidänkin tiimissämme tulevina viikkoina haasteena. Edelle mainittuihin voi auttaa se, että pitää työpäivän aikana yhteyttä johonkin työkaveriin, jonka kanssa työtehtävistä voi keskustella ja näin ne edistyvät helpommin kuin yksin pähkäillen. Hurmassa on heitelty ajatuksia “etätyötilasta”, eli videopalaverista, joka olisi jatkuvasti auki ja tiimiläiset voisivat halutessaan mennä videon muodossa työskentelemään toisiensa kanssa ja vaihtamaan työnteon lomassa ajatuksia keskenään. Itse olen tottunut työskentelemään muiden kanssa, mutta olen kuitenkin luonteeltani introvertti, eikä yksinkään työskentelykään tuota minulle ongelmia. Pidän kuitenkin tärkeänä sitä, että ainakin muutaman kerran viikossa kokoonnumme Hurman kanssa etäyhteyden välityksellä palaveriin ja jaamme viikon kokemuksia keskenämme.

Etätyöskentelyssä piilee myös se uhka, että kahvipöytäkeskustelut ja sielä piilevät yllättävät sattuman mahdollisuudet jäävät piiloon. Hurmassa olemme sopineet, että pidämme välillä etäkahvitaukoja videokeskusteluiden muodossa yhdessä halukkaiden kesken.

Ainakin yksi hankaluus vielä etätyöskentelystä löytyy, varsinkin tiiminäkökulmasta. Nimittäin luottamuspula, tai ainakin epäilys siitä, tekevätkö ne tiimikaverit töitä lainkaan vai laiskottelevatko vaan kotisohvalla. On kuitenkin muistettava, että raportoinnista ja seurannasta ei saa tulla liian suuri asia. Mikään ei tapa intoa työhön kovemmin kuin käyttää 50 % työajasta omien työtehtäviensä raportointiin. Tähän haasteeseen olemme Hurmassa kehittäneet ratkaisuksi oman kanavan Teamssissa, johon jokainen maanantaiaamuna kirjoittaa oman viikkosuunnitelmansa. Näin kaikki pääsevät näkemään, että jokaisen työtehtävät etenevät ja samalla jokainen yksilö voi toteuttaa viikkorytmiään omat vahvuudet edellä. Toki jos luottamuksessa on suurempia aukkoja, niin pelkkä Teams-kanava ei tätä ratkaise. Hurmassa tämän suhteen on onneksi oikein hyvä tilanne, ja ”luottamuksen puute” ei ole niinkään luottamuksen puutetta, vaan kiinnostusta tiimiläisten tilanteesta, sillä olemmehan tottuneet työskentelemään todella tiiviisti lähes päivittäin.

Mahdollisuudet

Tässä uudessa tilanteessa on myös käsittämätön määrä mahdollisuuksia. Ihmisillä vapautuu aikaa ajattelulle, ja sillä saattaa olla todella merkittävä vaikutus työntekoon ja ideoiden syntyyn. Aikaisemmin kävin jo läpi ideoita haasteiden ratkaisemiseksi, mutta nostetaan vielä esiin muutamia etätyön mahdollisuuksia.

Saat muokata omaa aikatauluasi joustavasti. Säästät aikaa työmatkoista, voit nukkua hieman pidempään, työskennellä iltapainotteisesti tai pitää pitkän tauon kesken päivän. Tällainen vapaus herättää luovuutta esiin ihan uudella tavalla ihmisissä, ja flow-tila työhön voi syntyä helpommin.

Niille, joiden on hankala keskittyä toimiston häiriötekijöiden keskellä, etätyö mahdollistaa paremman keskittymisen työtehtäviin, ainakin jos kotona on mahdollista työskennellä omassa rauhassa. Itselleni kotona työskentely on helpompaa sellaisten asioiden parissa, jotka vaativat intensiivistä keskittymistä.

Tämä uudenlainen tilanne pakottaa meidät myös opettelemaan etätyökaluja, joiden avulla etäpalaverit sujuvat, tiimi saadaan kokoon ja toiminta pysyy käynnissä. Tämä on mahtava tilaisuus oppia uusia sovelluksia kuten esimerkiksi Zoom tai Teams, tai työskentelymetodien käyttöä, kuten Scrum. Hyviä etätyökaluja hyödyntäen vältetään erakoituminen tiimistä, vaikka työskentely tehtäisiinkin pääosin itsenäisesti.

On myös huomioitava, että kiireen tuntu vähenee huomattavasti kotona etänä työskennellessä. Tämä vähentää myös stressiä, vaikka työmäärä ei muuttuisi ja samat deadlinet painaisivat edelleen päälle.

Lopuksi

Jotkut ihmiset suhtautuvat etätyöhön hieman epäluuloisesti mieltäen kotitoimistopäivät laiskotteluksi ja puoliteholla työskentelyksi. Mielestäni etätyöskentely ja siihen suhtautuminen on kuitenkin omasta asenteesta kiinni, aikooko käyttää ajan hyödyllisesti vai laiskotellen, ja luottaako työkavereiden työpanokseen, jos ei ole syytä olla luottamatta. Asiahan on kuitenkin niin myös tässä tapauksessa, että aina voi näyttää esimerkillistä aloitetta epäkohtien esilletuomisessa, jos sellaisia ilmenee. Näin niihin osataan myös puuttua, ja tiimin etäily voi jatkua sujuvampana. Toki joidenkin ihmisten kohdalla voi olla niin, että etätyö ei vaan sovi. Toisaalta parhaimmillaan se mahdollistaa tehokkaamman työskentelyn ja ajankäytön sekä työmatkojen ja toimiston häiriötekijöiden välttämisen. Turha siis kai stressata ja tuomita tätä muutoksen aiheuttamaa uutta tilannetta, kun siitä voidaan ottaa myös paras potentiaali irti ja oppia ainakin ihan helkkaristi!

Lähteet:

https://www.vaikutusverstas.fi/tyohyvinvointi-etatoissa/

https://www.syketribe.com/post/kotitoimisto-hyvinvoinnin-uhka-vai-mahdollisuus

https://positiivisuusprojekti.blogspot.com/2018/01/etatyo-uhka-vai-mahdollisuus-6-ideaa.html

https://verkkolehdet.jamk.fi/finnish-business-review/2017/11/21/etatyo-uhka-vai-mahdollisuus/

https://tyostaelamaa.com/2019/04/04/etatyo-uhka-vai-mahdollisuus/

https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/a-blueprint-for-remote-working-lessons-from-china?cid=soc-app