Meillä Finesportsilla on tulevana kesänä mahdollisesti tulossa muutama eurheilutapahtuma, mikäli nyt ne eivät peruunnu. Ajattelinkin tehdä hieman alkuselvittelyä siitä, mitä tällaiset tapahtumat vaativat järjestäjiltä. Tarkoituksena ei ole miettiä tarkkaa suunnitelmaa, vaan selventää itselleni tapahtuman erilaisia rooleja ja mietittäviä asioita.

Pääsääntöisesti toteutamme tapahtuman asiakkaalle tilauksena. Tämä tarkoittaa, että meidän ei tarvitse miettiä markkinointia, mutta meidän tulee silti ajatella, kuinka tapahtumista saadaan mahdollisimman houkuttelevia. Mikäli myös saamme omista kanavistamme tapahtumaan kävijöitä, luo se asiakkaalle lisäarvoa. Lähinnä nämä tulevat tapahtumat ovat vielä melko pienessä skaalassa, mutta näistä on hyvä aloittaa. Kokemusta tarvitaan tältä alalta paljon. Pääsääntöisesti nämä tapahtumat tulisivat jonkin päätapahtuman lisänä. Esimerkiksi festareille pieni eurheilu ”lounge”.

Lähdin selvittämään eurheilutapahtuman järjestämistä SEULin sivuilta. SEUL tarjoaa hyviä oppaita eurheiluun liittyen. Sieltä löysinkin ”Turnausjärjestäjän oppaan”, missä oli kirjattuna hyvin tarvittavia rooleja turnauksen järjestämiseen. Toki meidän tapahtumamme eivät ole turnauksia, mutta uskon monen roolin olevan samoja.

Aloitetaan tapahtumaan tarvittavista resursseista. Tapahtuman toteutuksen puolesta on tärkeää kartoittaa, millaisia asioita tarvitaan, jotta tapahtuma toteutuu halutulla tavalla. Turnauksissa SEUL listaa tarvittavaksi tilat, kalusteet, henkilöstö, sähkö ja pelialusta. Nämä ovat melko itsestäänselvyyksiä. Käytännössä tiloista on löydyttävä suorituspaikka, eli pelipiste ja vessat. Isommissa tapahtumissa tarvitseekin miettiä tuotannolle omaa tilaansa ja lavalle paikkaa. Tuotannossa tarivitaan tilat esim. turnauksen juontajille ja striimauskalustolle. Sen lisäksi tarvitaan varastotilaa, minne tuotanto voi laittaa esimerkiksi kaluston kuljetuslaatikoita.

Meidän koko luokassa ei tarvitse vielä miettiä tuotantoa, sillä näitä ei tulla ainakaan näillä näkymin striimaamaan. Mikäli nämä tapahtumat siirtyvät näytösottelutyylisiksi, tulisi sitten miettiä tuotannon tiloja, sekä tuomareille omaa tilaa vaikkapa pisteiden laskua varten. SEULin ohjeissa oli myös hauska huomio, että turnauksessa tulisi miettiä myös pelaajien vessojen olevan lähellä suorituspaikkaa, jottei siirtymään mene aikaa. Tämän lisäksi tulisi miettiä myös tupakointipaikka mahdollisimman lähelle. Tiloissa olisi myös otettava huomioon henkilöstön oma taukotila.

Tapahtumassa toisena osana on laitteisto. Non-Byoc (Byoc = bring your own computer) turnauksissa järjestäjä vastaa tietokoneista. Koneiden taso riippu pitkälti siitä, millaisia pelejä turnauksessa pelataan. Toiset pelit vaativat enemmän tehoa koneelta, kun toiset. Yleensä pelaajat tuovat oman näppäimistönsä ja hiirensä. Miellä esimerkiksi festareiden yhteyteen voisi sopia konsolit paremmin kuin tietokoneet. Tällöin pitää huolehtia, että TV:t ovat pelaamiseen sopivia.

Resursseihin toki kuuluu myös budjetointi. SEUL listaa Ammattimaisista kisoista löytyvän seuraavat menoerät:

-palkintopotti

-tilat

-rakentaminen

-kalusteet

-pelilaitteet

-brändäys

– grafiikka

-tuotanto

-jountajat

-toimitsijat

-projektin hallinta

-matkat

-majoitukset

-ja muut pienet kulut-

Tulos koostuvat pääosin sponsoreista ja lipputuloista. Kaikkea näitä meidän ei toki tarvitse miettiä. Tapahtumista on puhuttu, että ne toteutetaan Finseportsin brändi-ilmeen mukaisesti, sekä monet osat, kuten palkintopotti ja tuotanto jäävät meiltä pois. Sposorit voivat auttaa osassa näistä kuluista suoraan esimerkiksi tarjoamalla kalusteita ja laitteistoa tapahtuman käyttöön. Isoin kulu tulee näissä olemaan henkilöstökustannukset. Tosin pienemmän luokan tapahtumat eivät tarvitse niin paljoa henkilöstöä.

Henkilöstöön isommassa turnauksessa kuuluu monia eri rooleja. Kuten aiemmin mainitsinkin, tarvitaan tuotantoon liittyviä henkilöitä, kuten tuomari ja pisteiden laskija (kirjanpitäjä). Meidän tapahtumissamme SEULin listalta pääsääntöisesti tarvitaan päärakentaja, rakentaja, tekninen tuki sekä pääjärjestäjä. Pääsääntöisesti mehän finen porukalla kyetään suunnittelemaan tapahtuman sisältö ja rakenne, sekä vastaamaan rakennuksesta varsinkin pienemmissä tapahtumissa. Toki muutamasta apukädestä ei olisi haittaa.

Tapahtumaa rakentaessa olisi myös hyvä ottaa huomioon sen esteettömyys. SEUL tarjoaa tähänkin oman oppaansa. Tiivistettynä kyseinen opas neuvoo miettimään sisääntulon, itse tapahtuman, kulkuväylien, pelialueen ja lavan esteettömyyttä. Myös oheistapahtumien, wc:n ja ruokapaikkojen helppoutta tulisi miettiä.

Sisäänkäynnissä pitää huolehtia, että tapahtumaan pääsee ilmantasoeroja. Jos pääsisäänkäynnillä tämä ei onnistu, voi sen toteuttaa myös vaihtoehtoisella sisäänkäynnillä. Itse tapahtumassa olisi hyvä, että henkilökunta osaisi opastaa ja auttaa apua tarvitsevia. Meidän tapauksessamme me itse hoitaisimme tätä, mutta isommassa kokoluokassa voisi olla yleisiä avustajia. Avustajien tulee erottua joukosta esim. erilaisella vaatetuksella. Tapahtuman sisäänpääsymaksussa pitää huomioida myös avustajien ja oppaiden ilmainen sisäänpääsy niitä tarvitseville. Pelastussuunnitelmaan on mietittävä myös liikkumis- ja toimintaesteisille henkilöille oma reittinsä.

Kulkuväylien tulee olla tarpeeksi leveät sekä kaapeloinnin tulee olla suojattu niin ettei niihin voi kompastua tai jäädä jumiin. Yleensä ottaen kaapelisuojat ovat turhan jyrkkiä esim. pyörätuolia käyttäville, joten niihin pitää lisätä luiska tai ne on oltava helppo kiertää. Kaiken oheistapahtuman ja ruokapaikkojen tulee myös olla mahdollisimman esteettömiä. Esteettömyyttä pystyy tekemään sijoittelemalla vaikkapa ruokapaikat niin, että niihin on helppo päästä. Tällaisia paikkoja on esimerkiksi pääkulkuväylien yhteydessä, niin ettei tarvitse kulkea portaita päästäkseen niihin. Ohjeistuksien tulee olla myös selkeät mikäli esimerkiksi esteettömät wc:t ovat eri paikassa kuin muut wc:t.

Tapahtuman järjestämisessä on monta mietittävää asiaa ja uskon, että tapahtumia järjestäessä asiat lopulta loksahtavat kohdalleen. On kuitenkin hyvä miettiä näin etukäteen, mitä asioita tulisi ottaa huomioon.

LÄHTEET:

SEUL, Elektronisen urheilun esteettömän tapahtuman järjestäjän opas
https://seul.fi/wp-content/uploads/2020/07/esteettoman-tapahtuman-jarjestajan-opas.pdf

SEUL, Turnausjärjestäjän opas
https://seul.fi/wp-content/uploads/2017/12/SEUL-Turnausjarjestajan-opas-2017-aukeamittain.pdf