Laitoin pari viikkoa sitten Empirian sisäiselle Microsoft Teams-julkaisukanavalle palautekyselyn omasta toiminnastani Business Leaderin roolissa kuluneen kevään aikana. Kyselyn ideana oli selvittää itselleni, missä tiimi kokee toimivani hyvin ja missä olisi kehittämisen varaa. Tiimi koki, että olin onnistunut hitsaamaan tiimiä hyvin yhteen ja valamaan uskoa yhteiseen menestyksen saavuttamiseen. Selkeäksi kehityskohdaksi kiteytyi viestintä. Harmikseni en saanut juurikaan kehitysehdotuksia, mutta päätin kuitenkin tarttua tuumasta toimeen ja perehtyä aiheen kirjallisuuteen. Henkilökohtaisen kehittämisen lisäksi otin sisäisen viestinnän käsittelyyn Empirian johtoryhmän kanssa, koska olen huomannut sen olevan loppujen lopuksi meille vielä melko vieras aihe, vaikkakin oikeastaan kaikki yrityksen toiminnot sisältävät viestintää.

Kehityskohdat vaikuttivat tarkoittavan lähinnä Empirian sisällä tapahtuvaa tiedonkulkua, joten avaan seuraavaksi hieman ajatuksiani ja oivalluksiani lähinnä yrityksen sisäiseen viestintään liittyen. Kokonaisvaltainen organisaatioviestintä voisi myös olla hieman liian laaja kokonaisuus yhdelle esseelle.

Lähdetään liikkeelle matalasta päädystä…

Melkein jopa itsestäänselvyys, mutta viestinnän onnistumisen tärkeimpänä tavoitteena tulisi pitää sitä, ymmärtääkö vastaanottaja viestin samalla tavalla kuin viestin lähettäjä on ajatellut. Tästä huolimatta viestijä saattaa, vaikka epähuomiossa sanoa jotain, mitä ei todellakaan tarkoittanut tai kiireessä julkaista epäselvän somepostauksen, kanavajulkaisun tai ryhmäkeskusteluviestin liikkeelle, mikä puolestaan aiheuttaa hämmennystä tai pahimmillaan jopa väärinymmärryksiä.

Kuten arvata saattaa, sisäinen viestintä voi olla, joko suoraan vuorovaikutteista tai tiedon kulkua muuta kautta. Otetaan näistä esimerkki Empiriasta. Empirian sisällä suoraan vuorovaikutteisesta sisäistä viestintää tapahtuu ainakin seuraavissa kanavissa:

• pajat
• projektipalaverit ja kuukausikatsaukset
• muut sovitut tapaamiset (kaikki etä- ja lähitapaamiset)
• kaikki muu yhdessäolo kaksin tai porukoissa

Muita ja epäsuorasti vuorovaikutteisia sisäisen viestinnän kanavia ovat muun muassa:

• Teams-kanavat
• Teams-keskustelut
• Whatsapp ja Snapchat
• Empirian somet (Päätarkoitus ulkoinen viestintä, mutta suhteessa sisäinen vaikutus jopa arvaamattoman suuri, etenkin nyt, kun seuraajamäärä on vielä alhainen. Mieti vaikka Empirian Instagram postauksia. Sisäiset vs. ulkoiset vaikutukset ihmisten mielissä ja tunteissa.)

Jokaisen organisaation sisällä tapahtuu vuorovaikutusta ja tiedonkulkua eri muodoissa päivittäin. Kaikkea tätä voidaan kutsua sisäiseksi viestinnäksi. Sen tärkein tehtävä yritysnäkökulmasta on varmistaa oleellinen tiedonsaanti. Kun tämä on kunnossa, työtä voidaan tehdä sujuvasti, joka parantaa sen tehokkuutta.

Oikein toteutetun viestinnän yksi tärkeimmistä kulmakivistä on edistää yhteisöllistä ilmapiiriä. Mikäli koko työyhteisö on kartalla organisaation visiosta, missiosta, arvoista, strategiasta, muutoksista ja taloudellisista tilanteista, on yksilöiden helpompi samaistua sen toimintaan ja toimia oma-aloitteisesti organisaation edun ja tavoitteiden mukaisesti. Tähän liittyen Marko Kesti on kirjassaan Hiljaiset Signaalit – Avain organisaation kehittämiseen, kirjoittanut mielestäni melko painavan lausahduksen: ”Kun yrityksen toiminta on kunnossa, viestintä on ratkaistu tavoitteiden jalkauttamiseen ja henkilöstön jatkuvaan sitouttamiseen.”

Kuinka tällaista strategista sisäistä viestintää voi toteuttaa? Helsingin yliopiston viestinnän dosentin, Elisa Juholinin mukaan vaikuttavan työyhteisöviestinnän voi jakaa neljään vaiheeseen:

• Johdettu keskustelu
• Yhteisöllisyyden rakentaminen ja vahvistaminen
• Vastuullinen dialogi
• Selkeä tiedottaminen ja faktat saatavilla

Strategisen johtamisen yksi tärkeimmistä tukipilareista on oikealla tavalla johdettu keskustelu organisaation sisällä. Sen taustalla on suurien ja merkityksellisten asioiden huolellinen suunnittelu ja valmistelu. Jotta henkilöstö oikeasti ymmärtää organisaation strategian ja tavoitteet, vaatii se avointa keskustelua johdon ja työntekijöiden välillä.

Yhteisöllisyyden rakentaminen ja vahvistaminen oikealla tavalla toteutuessaan luo tunnetta ”me-hengestä”. Tärkeää onkin, että kaikki voivat esteettä osallistua yhteiseen keskusteluun. Oikeanlainen ”me-henki” luo pohjan luottamukselliselle ympäristölle, jossa epäonnistumisia ei tarvitse pelätä ja onnistumisista iloitaan yhdessä.

Vastuullisen dialogin keskiössä on neljä asiaa: viestijöiden oikeudet, velvollisuudet, vastuut ja vapaudet. Kuten Proakatemialla hyvin tiedämme, dialogi on vuorovaikuttamista toisiin ja toisille mahdollisuuden antamista vaikuttaa omaan itseensä. Se on ajatuksen virtaa, jonka avulla voi luoda yksilöiden ajatuksia parempia yhteisiä näkemyksiä. Aitoa dialogia ei ole vain muodollisuuden vuoksi järjestetyt tilaisuudet, vaan ihmisillä tulee olla aito kiinnostus dialogin hyödyntämiseen.

Selkeä tiedottaminen ja faktat saatavilla. Helposti ajattelisi, että sisäinen viestintä tarkoittaisi vain tätä. On kuitenkin ymmärrettävää, että käytännön viestintä eli tiedottaminen olisi melko hataraa ja tehotonta, jos aikaisempaa kolmea vaihetta ei olisi tehty kunnolla. Tiedottamisen kolme kulmakiveä ovat: selkeys, todenmukaisuus ja rutiininomaisuus. Aktiivisissa organisaatioissa tietoa syntyy jatkuvasti, ja siksi viestijöiltä vaaditaan omatoimista aktiivisuutta tiedon etsimiseen, seuraamiseen ja jakamiseen.

Sisäisen tiedottamisen vaikutusalueet kannattaa jakaa kolmeen osa-alueeseen: työntekijää koskeva henkilökohtainen viestintä, osastokohtainen viestintä ja koko yritystä koskeva viestintä. Näihin kolmeen liittyen huomioitava yksi sisäisen viestinnän perusperiaatteista eli se, että asioiden tulisi tulla henkilöstön tietoon ennen tai viimeistään samaan aikaan, kun ne kerrotaan yrityksen ulkopuolelle. Kaikki eivät tiedosta, että sisäinen viestintä on myös ulkoista viestintää. Oikein toteutettuna sisäinen markkinointi tekee ulos markkinoitavat asiat yrityksen henkilöstölle tutuiksi ja näin ollen antaa ulkoiselle markkinoinnille mahdollisuuden onnistua.

Koen, että myös Empirian sisäistä markkinointia tulee alkaa kehittää, etenkin businessprojektien kohdalla. Viikoittaiset projektipalaverit ovat luoneet tähän hyvän foorumin, mutta sitä voisi tukea esimerkiksi Teams-kanavalla, johon projektitiimiläiset päivittäisivät projektien kuulumisia.

Tästä päästäänkin Empirian tällä hetkellä eniten kehittämistä vaativaan sisäisen viestinnän osa-alueeseen eli päivittäisviestinnän käytännön toteuttamiseen. Elisa Juholinin mukaan päivittäisviestintä on selkein esimerkki siitä, kuinka sitoutunut viestintä on yrityksen normaaliin toimintaan ja elämään. Juholin on kertonut myös sen merkittävyydestä, sillä sen haasteet heittävät kapuloita rattaisiin koko työyhteisön sujuvalle toiminnalle.

Jos onnistumme kehittämään Empirian päivittäisviestintää nykyisestä edes 50 prosenttia paremmaksi, uskon, että vaikutukset liiketoiminnalle voisivat olla moninkertaiset! Empiria kuitenkin henkilöstöltään ja toiminnoiltaan vielä hyvin pieni yritys, joten muutoksia on kohtalaisen helppo ajaa sisään ja viestinnälliset muutokset pitäisi olla helppo omaksua.

Suurimpana kysymyksenä on ollut ehkä se, että kuka vastaa sisäisestä viestinnästä? Entä tiedottamisesta? Kirjoittamattomana sääntönä on taitanut leijua ilmassa se, että BL ja TL hoitavat lähes kaiken tiedottamisen. Olen itsekin ehkä lähtökohtaisesti ajatellut jotakuinkin näin, mutta se on tuntunut lähes mahdottomalta muiden askareiden lomassa. Olen välillä yrittänyt myös delegoida tiedottamista ja sen vastuuta.

Luettuani Leif Åbergin kirjaa Viestinnän johtaminen, hahmottui yhteisöviestinnän vastuunjako minulle paremmin. Keskeisimpänä perusperiaatteena tulee pitää sitä, että viestinnän vastuusuhteet eivät poikkea yleisestä vastuunjaosta työyhteisössä. Toisien sanoen viestinnän vastuu tulee jakautua muiden oikeuksien, velvollisuuksien, vastuiden ja vapauksien mukaan. Empiriassa tämä tarkoittaisi sitä, että BL viestii liiketoiminnan ja tiimin kokonaiskuvasta, TL tiimidynamiikasta sekä hyvinvointiin liittyvistä asioista, talouspäällikkö yrityksen talouteen liittyvistä asioista, oppimispäällikkö tiimin osaamisen kehittämiseen liittyen ja niin edelleen… Viestien tulee kulkea avoimesti ja selkeästi johdolta koko tiimille ja tiimiltä johdon suuntaan, jotta strategiaa voi toteutua johdonmukaisesti.

Olen kuullut, että joissain yrityksissä on nimitetty viestintäjohtaja. Mikä on viestintäjohtajan virka, jos viestinnän vastuu on hajautettu tasaisesti muiden vastuiden mukaan? Hänen tehtävänsä on useimmiten toimia asiantuntijana, jonka myötä hän voi seurata ja kehittää yrityksen viestinnän tuloksellisuutta kokonaisvaltaisesti. Tarvitsisimmeko Empiriaan viestintäjohtajan? Ehkä, ehkä emme. Kuitenkin voimme tehdä jo paljon keskustelemalla olemassa olevista operatiivisen ja päivittäisviestinnän tarpeista sekä niiden vastuualueiden hajauttamisesta oikeille henkilöille.

Työnjakoa tehdessä tulee lähestyä suunnittelua jokaisen yrityksen erityispiirteet huomioiden. Empirian kohdalla ei tarvitse huomioida esimerkiksi eri paikkakunnilla tai jopa erimaissa sijaitsevia toimipisteitä, joissa mukaan saattaa tulla jopa kielellisiä tai kulttuurillisia aspekteja. Riippumatta yrityksen toiminnasta tai koosta, sen sisäisen viestinnän vastuunkantajalla tulisi olla tietyt toimintaedellytykset:

• tietoa: edellyttää suoraa, toimivaa kytkentää ylimpään johtoon
• toimintavapautta: yhteisöviestinnän ammattilaisen on voitava käyttää asiantuntemustaan
• voimavaroja: tarvitaan oma budjetti sekä riittävät henkilö- ja tekniset voimavarat

Empirialla ei ole tällä hetkellä nimitetty vastaavaa henkilöä, mutta uskon, että pystyisimme tarjoamaan nämä edellytykset henkilölle, jolla olisi palo lähteä oppimaan ja kehittämään Empirian sisäistä viestintää tositarkoituksella. Joka tapauksessa johtoryhmän kanssa aiomme tehdä voitavamme aikaresurssien puitteissa.

LÄHTEET

Åberg, L. (2000) Viestinnän johtaminen. Otavan Kirjapaino Oy: Keuruu.

Muurasniemi, A. (2022) Sisäisen viestinnä. kehittäminen itseohjautuvassa organisaatiossa- Työntekijänäkökulma. Laurea-ammattikorkeakoulu.