Tampere
29 Nov, Sunday
1° C

Proakatemian esseepankki

Eat that frog!



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Tartuin äänikirjaan “Eat that frog!” koska nimi kuulosti erikoiselta, olin nähnyt siitä muutaman positiivisen arvostelun ja minulla on ollut tarvetta tehokkaamman ajankäytön opettelulle tänä syksynä. Halusin myös testata äänikirjaa tavallisen sijaan. Kirjan pääajatuksen voisi tiivistää seuraavasti:

“There is never enough time to do everything, but there is always enough time to do the most important thing. (–) The only way you can get your time and life under control is you’ve got to stop doing things of lower value and focus on doing only a few things of higher value.”

Meistä kaikista tuntuu varmasti ainakin välillä, että tekemistä olisi vaikka kuinka. Päivän tunnit vain loppuvat auttamatta kesken. Kaikkien tehtävien, projektien, töiden ja harrastusten perässä ei voi pysyä, on pakko jättää jotain tekemättä.

Mikä on suurin ja rumin sammakkosi tänään?

Eli mikä on kaikista tärkein tehtävä asia? Listaa päivän tehtävät ja priorisoi. Tracyn sanoin, syö sitten koko sammakko, ennen kuin siirryt muihin vähemmän tärkeisiin asioihin. Sammakon löytämiseksi voi käyttää alla olevia ohjeita:

80/20 sääntö: Tracy väittää, että 20% tekemistäsi asioista tuo 80% tuloksista. Mieti lopputulosta eli millä asialla on eniten arvoa (vakavimmat joko positiiviset tai negatiiviset seuraukset, jos se jää tekemättä) ja priorisoi tämän mukaan. Etsi tekemältäsi listalta yhteensä kolme tärkeintä asiaa. Luonnollisesti, jos asiat muuttuvat päivän aikana tulee myös listasi muuttua sen mukana.

Muutoksiiin liittyy työkalu nimeltä KWINK (Knowing What I Now Know) – jos olisin tiennyt tästä asiasta aamulla saman, minkä tiedän nyt, olisinko silti aloittanut sen tekemisen? Jos vastaus on ei, mietitään miten tilanteesta on mahdollista päästä pois. Kyse on siis sen myöntämisestä, että on tehnyt huonon päätöksen tai virheen. Voi tietysti olla hankalaa lopettaa jonkin asian tekeminen, kun siihen on jo panostanut. Tämä näkyy niinkin yksinkertaisessa asiassa kuin vaikkapa bussin odottamisessa – mitä pidempään pysäkillä on odotellut ja siten kuluttanut aikaansa, sitä vaikeampi on lähteä vaikkei bussia näy.

Kirjan hyvä muistutus oli mielestäni se, että tartumme usein ensimmäisenä pieniin, helposti ja nopeasti hoidettaviin tehtäviin. Lopulta tämä täyttää aikamme, emmekä ehdi keskittyä tärkeisiin asioihin läheskään tarpeeksi. Tunnistan itsessäni sen, että käyn läpi to do -listaani (joko kirjoitettua sellaista tai mielessäni) ja etenen juurikin nopeus ja helppous -periaatteella tai sen perusteella, mikä motivoi eniten. Kun saa jonkun pienenkin asian tehtyä, tuntuu että pääsee eteenpäin.

Priorisoida voi myös ABCDE-metodilla:

  1. A-asiat ovat erityisen tärkeitä ja niiden tekemättä jättämisellä on paljon seurauksia. Tärkein A-asia, A1, on sammakko.
  2. B-asioillakin on seurauksia, muttei yhtä suuria kuin A:lla. Älä siirry B:hen, jos A-asioita on vielä kesken!
  3. C tarkoittaa taas jotain, mitä olisi kiva tehdä mutta josta ei seuraa mitään erityistä. Esimerkiksi työkaverin kanssa juttelu illan tv-sarjasta.
  4. D-asiat ovat niitä, jotka voidaan delegoida muille – keskity omaan kehittymiseesi, älä jää mukavuusalueelle.
  5. E-asiat eliminoidaan. Ne eivät ole enää ajankohtaisia tai tärkeitä elämässäsi, vaikka saattavatkin olla mukavia tai tulleet vain tavaksi.

Tätä metodia ei välttämättä voi täysin soveltaa Proakatemialla. Omat A:t ja B:t voi miettiä ja toimia niiden mukaan, tätä voisi toteuttaa myös tiimin tasolla yhteisten tärkeiden tehtävien ja tavoitteiden löytämiseksi. C:tä voi taas pohtia monessakin tilanteessa, vaikkapa palaverissa keskustelu saattaa eksyä sivuraiteille – haluaako siellä jatkaa vai palata asiaan. Tiimissä asioiden delegoiminen muille eli listan D-kohta kuulunee enemmän projektipäälliköiden ja tiimin Business Leaderin rooliin, muuten tiimiyrityksen kaikki jäsenet ovat samalla tasolla. Lukuunottamatta esim. erityisosaamisen ja erityisten kiinnostuksen kohteiden vaikutusta, miten siis delegoit asioita jollekin? Sinun listallasi matalalla oleva juttu on tuskin hänelläkään ensimmäisiä prioriteettaja, tätä toista tiimiläistä ei välttämättä kiinnosta ottaa tehtävää vastaan. Tässä astuu mielestäni kuvaan tiimityön ja yhteisen vastuun merkitys – välillä on ihan mahtavia ja välillä vähemmän mukavia juttuja, mutta ne pitää hoitaa yhtä kaikki. Kirjaimissa edetäkseni, E kuulostaa erityisen hankalalta, sillä omaa mukavuusaluetta ja tapoja on hankala muuttaa. Syksyn aikana Proakatemialla opiskeluunkin on jo syntynyt tietynlainen rutiini. Ehkäpä siinä olisikin eniten tekemistä, miettiä mihin oikeastaan käytän aikaani ja miten voisin kehittää itseäni.

Ja sitten viimeinen tärkeä asia – kun sammakkosi on selvillä, älä ylianalysoi vaan tartu toimeen!

Ajatuksia

Jotkin kirjan ajatukset herättivät minussa vastarintaa, esimerkiksi erityisen paljon toistelu toteamus jokaisen päivän jokaisen tunnin arvosta ja ajatus “what is the most valuable thing I could be doing right now?”. Kuka ihme jaksaa aikatauluttaa ja optimoida myös kaiken vapaa-aikansa? Toinen korvaani särähtänyt asia oli kehotus työskennellä kovemmin ja pidempään – tulla töihin tuntia aiemmin ja lähteä saman verran myöhemmin (plussana välttää ruuhkat) ja korvata lounaustauko syömällä nopeasti, sitten takaisin töihin. Jos tätä ohjetta toteuttaa päivittäin, se kuulostaa aika varmalta reseptiltä kohti burn outia! Tavoitteitaan ja unelmiaan kohti täytyy toki tehdä kovasti töitä, mutta pitää myös tunnistaa omien voimavarojensa rajat. Tauotuksen tärkeyttä tehokkuudelle ei tuotu esille tässä kirjassa ollenkaan, eikä myöskään sitä, miten esimerkiksi luovuutta harvoin syntyy, jos kaikki on täysin aikataulutettua. Toisaalta kyseessä on juuri ajankäytön maksimointiin eikä innovointiin liittyvä opus.

Eat that Frog! tarjoaa joitakin ei ollenkaan hassummalta kuulostavia metodeja ja käytännön ohjeita, perusajatus on hyvä. Samat asiat tuntuvat kuitenkin toistuvan läpi kirjan, ehkäpä tässä yritetään iskostaa ajattelumallin muutosta lukijan/kuuntelijan tajuntaan. Mutta äänikirja oli mukavan erilainen kokemus! Tajusin kuitenkin jälleen olevani enemmän visuaalinen tyyppi eli saan asioista paremmin kiinni, kun näen ne.

Omaan tekemiseeni otan kirjasta opiksi asioideni priorisoinnin tarkemman pohtimisen, myös KWINK kuulostaa kokeilemisen arvoiselta. Sen sijaan, että miettisin nopeasti valmiita tehtäviä ja ulkoa tulevia deadlineja, yritän suunnitella paremmin milloin ja miksi teen mitäkin asiaa ja asettaa omat deadlinet. Jäin myös miettimään, että konkreettisten tavoitteiden asettaminen on yllättävän haasteellista. Olemme tiiminä ottamassa käyttöön uudenlaista tapaa, jossa jokaisen on tarkoituksena tehdä säännöllisiä tavoitteita, joiden toteutuminen on mahdollista tarkistaa. Nämä ovat nähtävillä myös muille tiimin jäsenille, jolloin pystymme seuraamaan, motivoimaan ja auttamaan toisiamme. Uskomme tämän kehittävän meitä tiiminä.

Kommentit
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close