Tampere
04 Dec, Friday
0° C

Proakatemian esseepankki

Soluessee: Digitalisaatio



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

Kirjoittanut:  Koskimäki Marja, Luuppala Aino

 

Digitalisaation ollessa yksi tämän hetken trendeistä ja tulevaisuuden liiketoiminnan iso kivijalka on hyvä miettiä, miten digitalisaatio näkyy ja miten sitä voi hyödyntää omassa liiketoiminnassa sekä yrityksessä. Digitaaliset työkalut tarjoavat paljon erilaisia ratkaisuja toiminnan tehostamiseen niin sisäisesti kuin ulkoisestikin (Tuottavuutta ja tunnettavuutta digitaalisilla työkaluilla 2014).

 

Digitalisaatio liike-elämässä

 

 Monet liikeideat ja –toiminnot tarvitsevat digioitumista säilyäkseen hengissä. Monia tämän hetken palveluita voidaan tarjota tulevaisuudessa kenties nykyistä tehokkaammin ja asiakasystävällisemmin. Kun eilisen palveluun yhdistetään digitalisaatio, luodaan kenties huomisen palveluita. Digitalisaatio on orgaanista siirtymää kohti uutta ajattelua ja työkaluja; meidän tulisi muistaa, että digitalisaatio on ollut kanssamme jo kauan emmekä silti ole vielä kyenneet täysin hyödyntämään sen alkuperäisiä teknologioita (Digitalisaatio ei ole taikakalu! N.d.).

 

Digitaaliset palvelut ja digitalisaatio tulevat osaksi jokaista toimialaa. Digitalisaatio on läpileikkaava ilmiö, joka osaltaan vähentää maantieteen perinteisesti tärkeää merkitystä. Etäisyyksien merkitys vähenee ja yritysten toiminta muuttuu maarajat ylittäväksi kansainväliseksi toiminnaksi, jossa yritykset sijoittuvat parhaaksi katsomiinsa paikkoihin. Teknologian kehitys jatkuu edelleen kiihtyvällä vauhdilla, millä on kasvavia vaikutuksia yritysten liiketoimintaan, työllisyyteen ja yhteiskunnan rakenteisiin. Myös monet aivotyötä vaativat työtehtävät tulevat automatisoitumaan. Muuttunut yritysten toimintaympäristö muuttaa vaatimuksia liiketoiminnassa menestymiseen. (Digitalisaatio ja toimintaympäristön muutos n.d.)

 

Toimintaympäristön muutos

 

Toimintaympäristö 2000-luvulle asti Toimintoympäristö 2020-luvulla
Tuotteet strategian keskiössä Asiakkuudet ja palvelut strategian keskiössä
Teknologiainnovaatiot keskiössä Liiketoimintainnovaatiot keskiössä
Teknologia tuo kilpailuedun Asiakkuudet tuovat kilpailuedun
Teknologia kehittämisen kohteena Teknologia mahdollistajana
Osaamisvaatimukset tunnetut Osaamisvaatimukset muuttuvat jatkuvasti
Toimialojen sisäinen kilpailu Kilpailu yli vanhojen toimialarajojen, toimiala-käsitteen merkitys vähenee
Tavoiteltava asema markkinajohtajuus Tavoiteltava asema avainrooli ekosysteemissä
Vakiintuneet toimenkuvat ja niihin liittyvä edunvalvonta Jatkuvasti muuttuvat toimenkuvat, freelancertyö
Vakiintuneet kollektiiviset arvot Muuttuvat, yksilölliset arvot
Työvoiman tarve kehittyy ennustettavasti Työvoiman tarve vaihtelee paljon (määrä ja osaamisvaatimukset)
Pitkät suunnittelusyklit, faktapohjainen ennustaminen ja päätöksenteko Lyhyet suunnittelu- ja kokeilusyklit, ketterä strategiatyö
Isot laite- ja järjestelmäinvestoinnit Pilvipalvelut
Yrityksen sisäinen tuotekehitys Avoin innovaatio, avoin data, kokeilut, betat
Investoinnit luovat arvoa Aineettomat investoinnit luovat arvoa
Vakiintunut kova kilpailu, tunnetut kilpailijat Nopeasti muuttuva kova kansainvälinen kilpailu, muuttuvat toimialojen pelisäännöt
Toimialamurrokset yritysjärjestelyjen kautta Toimialamurrokset kumppanoitumisen ja liiketoimintainnovaatioiden kautta

 

Toimintaympäristön erityispiirteitä ennen ja jälkeen digitaalisen murroksen

(Argillander, Martikainen & Muikku 2014).

 

Digitalisaatio tuleekin mielestämme huomioida jokaisessa yrityksessä, liikeideassa, palvelussa ja tuotteessa. Voi olla, että osa hyödykkeistä pidetään vielä pitkään digitalisaation ulottumattomissa, mutta silti ne hyödykkeet joihin digitalisaatiota ei voi hyödyntää millään lailla, ovat harvassa. Ensiksi mieleemme tuli esimerkiksi ompelijan tarjoamat palvelut – kuitenkin mietittyämme asiaa sekunnin pidempään, tajusimme että digiratkaisujen integroiminen ompelijan tarjoamiin palveluihin on huomenna jo kenties itsestään selvää. Näet suoraan ompelijan sovelluksesta koska hänellä on aikaa, saat heti arvion siitä, kuinka kauan housujesi lyhennykseen menee, kenties ompelija lähettää suoraan apin kautta sinulle ehdotuksen hameen kankaasta. Parhaassa tapauksessa kaikki edellä mainitut käyvät automatisoidusti, ilman että ompelija näppäilee ehdotuksia sinulle: ohjelmisto hoitaa sen hänen puolestaan. Toisaalta ehkä ohjelmisto osaa kertoa ompelijalle minkä työn parissa hänen tulee olla juuri nyt, jotta asiakkaille luvatuissa toimitusajoissa pysytään.  Ohjelmisto osannee täyttää ompelijan kalenterin automaattisesti tiettyjen rajaehtojen puitteissa. Ehkä se osaa myös vastaanottaa ainoastaan ne tuottavimmat työt – jos siis on varaa valita. Digitalisaatio tuokin yritysten käyttöön suuria tietoaineistoja, uusia teknologioita ja näihin perustuvia liiketoimintamalleja, jotka näkyvät kuluttajille ja yritysasiakkaille uudenlaisina tuotteina ja palveluina, jotka yhdistävät fyysisen ja virtuaalisen maailman (Yritysten liiketoiminnan digitalisaatio n.d.).

 

Digitalisaatio mahdollistaa uusien palvelujen ja tuotteiden lisäksi myös yrityksen sisäiseen toimintaan useita erilaisia arkea helpottavia ratkaisuja. Dokumentoimme paljon asioita pilvipalveluihin, olemme yrittäneet sähköisen kalenterin käyttöä ja toivomme, että kaikki Slackissa julkaistut viestit noteerataan koko tiimin voimin. Kuitenkaan niiden käyttöä ei ole ehkä perusteltu ja opetettu. Ei ole luotu tiimille yhteisiä toimintatapoja. Tästä syystä jokaisella on luultavasti hieman eri käsitys Slackista, sen tarkoituksesta ja tärkeydestä. Tietysti uuden teknologian/toimintamallin käyttöönotto vie aikaa, mutta meillä Slack on ollut käytössä jo yli puoli vuotta, joten käyttö pitäisi olla jo sisäistetty. Jokaiselle tulisi olla itsestäänselvää tarkistaaa mm. Slack joka arkipäivä.

 

Digitalisaatio yrityksen sisäisissä toiminnoissa

 

Yksi hyvä syy ottaa käyttöön erilaisia digitaalisaation tarjoamia työkaluja ja toimintatapoja on se, että ne ovat tulevaisuutta. Ne ovat monessa yrityksessä jo tätä päivää. On hyvä oppia toimimaan niiden kanssa. Digitaalisien mahdollisuuksien hyödyntäminen ei ole aina edes yrityksestä kiinni, esimerkiksi eräässä yrityksessä heidän yksi suurimmista asiakkaista vaatii ensi vuodesta lähtien jokaisen komponentin 3D –mallinnuksen ennen tilaustaan. Tiedon muuttaminen sähköiseen muotoon, eli asioiden digitalisaatio, helpottaa tiedon tallentamista, käsittelyä ja jakamista, jonka seurauksena koko työympäristö voikin muuttua (Ojanperä 2012).

 

Digitaalisien ratkaisujen sulauttaminen oman yrityksen sisäiseen toimintaan, esimerkiksi viestintään ja projektinhallintaan, vapauttaa työntekijöiden resursseja muun muassa kalenterin pläräämisestä ja tekemättömien tehtävien miettimisestä ydintoimintoihin. Niihin toimintoihin, jotka luovat liiketoiminnan. Myös esimerkiksi järjestelemätön dokumentointi vie joskus meidänkin tiimissämme tuhottomasti aikaa. Kun informaatiota tulee joka tuutista ja tiedostoja tallennetaan useisiin eri pilvipalveluihin, ei työntekijöitä voi syyttää tietämättömyydestä. On tärkeää, että työkaluja ei oteta käyttöön ainoastaan siksi, että teknologiafanien mielestä ne ovat siistejä. Pitää miettiä, mitkä digitaaliset toiminnot auttavat yrityksemme arjessa. Mitkä työkalut helpottavat meitä ja vapauttavat resurssejamme oikeisiin paikkoihin. Digitalisaation tehokas hyödyntäminen vaatii yrityksiltä ja niiden henkilöstöltä muutosvalmiutta ja uusia taitoja; jatkuva työssä oppiminen ja työuran vaihtaminen tulevat entistä vahvemmin osaksi kaikkien arkea (Yritysten liiketoiminnan digitalisaatio).  Totalissa tietoa tallennetaan OneDriveen, GoogleDriveen ja Slackiin. Sitten kun tietoa pitäisi löytää, täytyy ensin miettiä mistä sitä ensinnäkin lähtee etsimään. Uskon, että saisimme dokumentoinnin vieläkin tehokkaammaksi keskittämällä dokumentoinnin yhteen pilvipalveluun ja sisäisen tiedotuksen Slackiin. Näiden kolmen sovelluksen lisäksi täytyy seurata Proakatemian yhteistä Slackia ja toistaiseksi vielä myös Facebook-ryhmää, koska siirtymä Slackiin ei ole Proakatemiankaan osalta sujunut täydellisesti. Tietysti myös alumnit ovat Facebookissa, mikä estää koko Facebook-ryhmän sulkemisen.

 

Usein yrityksen muuttaessa toimintatapoja esimerkiksi kohti digitaalista aikakautta on ongelmana työntekijöiden sitouttaminen. Miten saamme työntekijät toimimaan uuden mallin mukaan? Uskomme, että se pohjautuu siihen, miten osaamme perustella uusien työkalujen ja toimintatapojen merkityksen. Jotta osaamme vastata kysymykseen miksi, tulee toimintatapojen muuttamiseen lähteä nimenomaan liiketoiminta kannalta eikä teknologisesta näkökulmasta. Kun työntekijä ymmärtää, että sähköistämällä oman kalenterinsa hänen ei tarvitse enää ikinä vatvoa projektiryhmänsä kanssa seuraavaa sopivaa aikaa, vaan botti tekee sen automaattisesti, työntekijä sitoutunee sähköiseen kalenteriin huomattavasti nopeammin ja paremmin. Sähköinen kalenteri tulee varmasti olemaan tulevaisuudessa lähes välttämätön ja monilla työpaikoilla vaadittu, joten sen käytön opetteleminen kannattaisi aloittaa jo nyt. Meillä molemmilla on käytössä sähköiset kalenterit, jonka lisäksi täytämme puhelimen muistilehtiö-sivua ns. ei-niin-tärkeillä asioilla. Sähköiseen kalenteriin merkkaamme vain menot, jotka vaativat meidän ajan ja läsnäolon. Muistilehtiöön voi kirjoitella sen kaltaisia asioita, mitä normaalisti raapustelee kalenterin sivujen reunoille. Jos ihmiset eivät ole vielä valmiita luopumaan kalentereistaan, uskomme, että heidän täytyy vähintään sen lisäksi ottaa käyttöön myös sähköinen sellainen.  Emme kuitenkaan suosittele kenellekkään tuplatekemistä, vaan rohkeasti uuden tavan adaptoimista omaan toimintaan.

 

Viestintä on yksi työyhteisön voimavaroista, joka edellyttää suunnittelua, ohjausta ja valvontaa tukien tavoitteiden ja tulosten saavuttamista (Åberg 2006).  Toimintatapoja muuttaessa olisikin kenties hyvä nimetä vastuuhenkilö. Henkilö, joka miettii mitä malleja otetaan käyttöön ja miksi, sekä vastaa siitä, että työntekijät opetetaan käyttämään kyseisiä ratkaisuja. Ei riitä, että minä osaan täysin kaiken mitä tietyllä projektinhallintatyökalulla voi tehdä – minun on opetettava se muille, jotta hekin osaavat. Erittäin tehottomaksi ainakin meidän mielestämme on osoittautunut useiden eri työkalujen käyttöönotto vain siksi, että niitä on olemassa. Pahimmassa tapauksessa hukumme useisiin eri ohjelmistoihin ja palveluihin. Edellisestä esimerkkinä vaikka kuvitteellinen tilanne, jossa sovitaan, että viikoittainen kokouspöytäkirja lisätään aina Slackiin, mutta sen lisäksi se lisättäisiin vielä esimerkiksi Google Driveen. Jos työntekijä kokee, että työkalujen käyttö ottaa enemmän kuin se antaa, voi toimintatapojen muuttamisessa tai käyttämisessä olla odotettavissa vastarintaa. Sen lisäksi että päällekkäiset digitaliset kanavat voivat syödä työntekijöiden motivaatiota niiden käyttöön, useat kilpailevat (viestintä)kanavat saattavat myös aiheuttaa tiedon ylikuormitusta, mikä vaikeuttaa tiedon etsimistä ja voi viedä kohtuuttomasti aikaa (Juholin 1999).

 

Digitaaliset työkalut ja toimintatavat voisivat lisätä myös tehokkuuttamme Totalissa. Nykyään kun esimerkiksi botit (kannattaa ottaa käyttöön Slackissa botti nimeltä Meekan!) osaavat sopia sopivaan ajankohtaan palaverin haluttujen henkilöiden kesken. Kunhan kaikkien kalenterit ovat sähköisessä muodossa, voimme pyytää palaveria myyntitiimin kesken ja botti vastaa parissa sekunnissa ehdottaen muutamaa eri vaihtoehtoa, jolloin kaikille sopii. Enää ei ole pakko sopia palavereita pompotellen aikoja edestakaisin parhaillaan pitkänkin aikaa.

 

Esimerkiksi Totalissa ahkerassa käytössä oleva Slack mahdollistaa niin paljon enemmän kuin ainoastaan viestittelyn ja tiedostojen jaon. Lataamalla Slackiin erilaisia lisäosia, saa siitä irti todella paljon enemmän kuin osaat ehkä edes kuvitella. Esimerkiksi Meekan botti osaa edellä kuvatusti etsiä parhaan ajan tapaamiselle tiettyjen henkilöiden kesken ja lisätä ajan automaattisesti kalenterihin. Meekan osaa myös aikatauluttaa tapaamisen uudelleen, jos joku ei pääsekään paikalle. ”Hän” osaa myös etsiä vapaana olevan kokoustilan ja varata sen. Henkilökohtainen assistentti Meekan kertoo myös halutessasi kuinka kiireinen olet huomenna, torstaina tai ensi viikolla sekä listaa kaikki tulevat tapaamisesi. Kun Meekan on assarisi, ei sinun tarvitse myöskään pelätä tupla bookkauksia. Meekan kyllä ilmoittaa. Ja esimerkiksi ennen tiimien Final Campia voi Meekan myös etsiä ja varata edulliset lennot.

 

Toisaalta jos kyseessä on esimerkiksi ainoastaan kahden ihmisen välinen palaveri, voi olla tehokkaampaa pitää etäpalaveri esimerkiksi Google Hangoutin avulla, jolloin liikkumisiin ei kulu aikaa.

 

Kaikki toimenpiteet kohti yrityksen digitalisoitumista tulee miettiä asiakas- tai tarvelähtöisesti. Toimintaympäristö on kovassa muutoksessa, ja kenties paineet pakkodigitalisoitumisesta voivat ohjata ottamaan käyttöön teknisesti liian hankalia tai käytännössä täysin turhia ratkaisuja. Esimerkiksi Totalina voisi olla erittäin tärkeää pohtia kunnolla yhdessä käyttämiämme teknologian mahdollistamia ratkaisuja. Mitä voitaisiin ottaa käyttöön, ja mitä toimintatapoja voisimme kenties unohtaa?

 

 

Kohti uusia toimintatapoja:

 

Jokaisessa yrityksessä on varmasti toimintoja, joita digitalisoimalla toiminta tehostuisi. Kaikkea on kuitenkaan turha digitalisoida, joten seasta täytyy löytää ne juuri teille sopivat. Asioita ei lähteä tekemään päättömästi, vaan rauhassa keskustella esimerkiksi työntekijöiden kanssa; mitä työntekijät kaipaavat ja mihin he toivoisivat eniten tehokkuutta, mikä vie paljon aikaa saavutettuun hyötyyn nähden? Tyytyväiset työntekijät ovat loppujen lopuksi kaikkein tehokkaimpia, joten näistä asioista kannattaa keskustella avoimesti kaikkien kanssa, joita toiminnot koskettaa.

 

Kun tiimissä mietitään uusia toimintatapoja:

 

  • Mieti, mitä yrityksen arki on
  • Mihin arjen toimintoihin kaivataan helpotusta
  • Voiko jokin olemassa oleva palvelu tai ohjelma helpottaa toimintoja
  • Onko helpottava palvelu kustannuksiltaan järkevä
  • Mitä toimenpiteitä palvelun käyttöönotto vaatii
  • Onko palvelun käytöstä enemmän hyötyä vai haittaa
  • Kenen vastuulla on uuden palvelun käyttöönotto ja työntekijöiden sitouttaminen

 

Totalissa arki on hektistä ja fyysinen läsnäolo vähäistä ( omat projektit, tapaamiset, aikataulu) vrt. toimisto, jossa työskennellään arkisin 8-16. Tästä syystä tiedottamisen täytyy olla erinomaista. Se täytyy olla paikassa, jota kaikki seuraavat aktiivisesti ja informaatiota ei saa tulla liikaa. “Turhat” eli ei koko tiimiä koskettavat asiat tulisi mielestämme jättää esim kasvokkain tapahtuviin tapaamisiin tai sopia tapaamisaika ihmisten välillä, joita asia koskettaa. Kokonaisuudessaan Totalissa on mielestämme hyvä tilanne informaation dokumentoinnin ja jakelun kannalta. Parannettavaa löytyy, mutta tilanne ei ole katastrofaalinen. Jokaisella yrityksellä on varmasti omat haasteensa, mutta suurin ja haastavin on oikeiden toimintojen/sovellusten valitseminen. Tärkeintä on huomioida epäkohta ja tietoisesti lähteä parantamaan tilannetta.

 

 

 

LÄHTEET

 

Argillander, T. Martikainen, V. ja Muikku, J. 2014. Kuva median murroksesta – Mitä käy kasvulle ja työpaikoille? Työ- ja elinkeinoministeriö. [WWW-sivu]. Luettu 17.10.2017. https://tem.fi/documents/1410877/2871099/Kuva+median+murroksesta+20102014.pdf

 

Digitalisaatio ei ole taikakalu! N.d. Puheen palo. [WWW-sivu]. Luettu 17.10.2017. http://puheenpalo.fi/2017/08/30/digitalisaatio-ei-ole-taikakalu/

 

Digitalisaatio ja toimintaympäristön muutos. N.d. IT Expertise Wiki. [WWW-sivu]. Luettu 17.10.2017. https://www.itewiki.fi/opas/digitalisaatio-ja-toimintaympariston-muutos/

 

Juholin, E. 1999. Sisäinen viestintä. Juva: WSOY – kirjapainoyksikkö.

Ojanperä, T. 2012. Digitalisaatio luo kasvua ja työpaikkoja. Helsingin sanomat. 11.11.2015.

Tuottavuutta ja tunnettavuutta digitaalisilla työkaluilla. 2014. Tekes. 18.11.2014. [WWW-sivu]. Luettu 17.10.2017. https://www.tekes.fi/nyt/uutiset-2014/liiderin-uutiset-2014/tuottavuutta-ja-tunnettavuutta-digitaalisilla-tyokaluilla/

Yritysten liiketoiminnan digitalisaatio. N.d. Työ- ja elinkeinoministeriö. [WWW-sivu]. Luettu 17.10.2017. http://tem.fi/yritysten-liiketoiminnan-digitalisaatio

Åberg, L. 2006. Johtamisviestintää! Esimiehen ja asiantuntijan viestintäkirja. Jyväskylä: Gummerrus Kirjapaino.

Hurmerinta, J. 2015. ON AIKA MUUTTUA – Menestysopas sosiaalisen aikakauden johtajille. Helsingin seudun kauppakamari.

Kommentit
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close