Meillä oli Tiimimestareissa Asiakkuus -jaksolla tavoitteena luoda eräälle yhtenäiskoululle Strategiatyökalu, jonka avulla koulun henkilökunta yhdessä oppilaiden ja vanhempien kanssa saisivat luotua koululle omannäköisensä strategian.

Meidän tiimissämme oli viisi henkilöä, joiden kanssa työstimme ongelmaa noin päivän ajan. Kaksi tiimistämme oli kyseisen koulun opettajia, joten meillä oli selkeä etu asiakkaan tuntemisen suhteen. He tiesivät, miten koulussa toimitaan ja mitä on jo kokeiltu, eli myös mikä ei toimi. He olivat jutelleet asiakkaan kanssa jo etukäteen, kun me muut saimme kuulla ongelman vasta tarkemmin päivänä, jona aloimme sitä työstämään. Myös kaksi muuta tiimimme jäsentä olivat olleet tai olivat parhaillaan alakoulujen opettajia, joten tietämystä aihealueesta löytyi paljon.

Kun aloimme pohtimaan ongelmaa, huomasimme nopeasti, että heillä, jotka tiesivät ongelman jo paremmin, oli jo kehkeytynyt selkeä ratkaisu ongelmaan. He olivat pohtineet ongelmaa jo pidempään, joten he olivat yhdessä keksineet jo hyvän työkalun, jota olisi pitänyt porukalla vain vähän kehittää pidemmälle. Ehdotus kulki pitkään keskusteluissa mukana, mutta lopulta päätimme kuitenkin lähteä täysin eri suuntaan. Oli hienoa huomata, että vaikka heillä oli todella selkeä visio siitä, miltä ratkaisu tulisi näyttämään, he osasivat myös luopua omasta ideastaan, kun tiimi päättikin lähteä eri suuntaan.

Meillä oli juuri Samoan kanssa alkanut arvo- ja strategiatyöskentely, joten nämä kaksi tukivat hyvin toisiaan tässä tilanteessa. Pystyin hyvin tuomaan erilaisia työkaluja ”yritysmaailmasta” koulumaailmaan, joita olimme käyttäneet tiimimme kanssa. Esimerkiksi Matti Hakasen kirjoittamassa artikkelissa esitelty työkalu, jonka Kari ja Kolu toivat pajaamme, toi konkreettisuutta strategiatyön hahmottamiseen (Hakanen, M. Strategian konkretisointi). Lopulta tapa, jolla Proakatemialla usein pajoissa toimimme, loi pohjan meidän lopulliselle tuotokselle.

Taustaa ja lopullinen tuotos

Alakoulun strategian tulee perustua kaupungin laatimaan strategiaan, jossa näkökulmiksi olivat muodostuneet lapsilähtöisyys, elämyksellisyys sekä yrittäjäystävällisyys. Loimme näiden pohjalta konkreettisia tapoja ja listasimme mittareita, joiden avulla tavoitteita pystytään edistämään.

Ongelmana oli, että kouluilla on todella vähän ajallisia resursseja käytettävänä. Koko strategiatyö pitäisi saada tehtyä vain muutamassa tunnissa, pari tuntia kerrallaan ja strategian pitäisi olla toteutettavissa seuraavan kolmen vuoden ajalle. Rakensimme työkalun, jolla saamme mahdollisimman tehokkaasti osallistettua strategiatyöhön sekä oppilaat, henkilökunnan että vanhemmat. Strategiatyö tapahtuisi kahdessa osassa; ennen kesälomaa ja heti kesälomalta palatessa. Ensimmäisessä osassa jokainen tiimi (esim. vanhempainraati, oppilaskunnan hallitus, opettajat 1.-3lk. jne.) aloittaa keskustelut keskenään motivoivilla ja aiheeseen virittävillä kysymyksillä, joista pääpointit kirjataan ylös kaikkien nähtäville. Sen jälkeen keskusteluja jatketaan pariporinoilla, joissa keskustellaan parin kanssa jo aiemmin mainituista näkökulmista ja siitä, mitä ne itselle voisi tarkoittaa kouluympäristössä. Keskusteluista poimitaan taas tärkeimpiä asioita post-it -lapuille, jotka viedään seinälle kaikkien luettavaksi.

Seuraavaksi tiimi keskustelee yhdessä ja valitsee tärkeimmät asiat vietäväksi eteenpäin johtoryhmälle. Tämä toistetaan kaikkien tiimien kanssa.

Johtoryhmä päättää strategiset tavoitteet huomioiden kaikkien tiimien tärkeimmät pointit ja tuo ne takaisin tiimeihin kaikkien tarkasteltavaksi, jolloin niistä voidaan tehdä myös selkeät visuaaliset tuotokset.

Johtoryhmä siis tekee lopullisen päätöksen, mutta näin saamme kaikkien äänet kuuluviin ja johtoryhmälläkin on jotain konkreettista, mitä lähteä työstämään.

Toisessa osassa henkilökunnan tiimit palauttelevat tavoitteita mieleen ja parin kanssa aloittavat keskustelut siitä, miten tavoitteisiin päästään. Tavoitteena on siis kerätä konkreettisia toimenpiteitä, jotka voidaan kirjata ylös. Näistä tehdään yhdessä toimintasuunnitelmat ja ne viedään oppilaskunnalle ja vanhempainraadille arvioitavaksi ja hyväksyttäväksi.

Kun strategia on saatu valmiiksi, sitä tarkastellaan neljännesvuosittain, jotta se ei taas jää vain listaksi asioita Teamsin syövereihin, vaan siihen oikeasti kiinnitetään huomiota. Etsimme ja kehitimme myös monia mittareita, joilla kehitystä voi seurata, jotta nähdään tuloksia konkreettisesti ja toimintaa voidaan oikeasti kehittää.

Palautetta asiakkaalta

Saatuamme tuotoksen valmiiksi, esittelimme sen asiakkaallemme, joka olikin hyvin tyytyväinen ratkaisuun. Emme juurikaan saaneet rakentavaa palautetta, joka oli harmi, mutta ainakin asiakas sai apua ratkaisuunsa.

Vaikka saimmekin hyvää palautetta lopputuloksesta, koin itse silti, että noin isolla tiimillä (5hlö) olisi pitänyt saada tässä ajassa parempi ratkaisu aikaan. Ratkaisu varmasti auttoi asiakasta ja se oli konkreettinen. Siinä oli valmiina eri ryhmille (vanhempainraati, oppilaskunnan hallitus…) personoidut diaesitykset, joita voi itse strategiatyötä tehdessä käyttää. Silti tuntui, että saman työn olisi voinut tehdä paljon tehokkaammin yksi henkilö, jos henkilö on oikea tehtävään.

Koska kyseessä oli Tiimimestarit jakso, ei asiakas joutunut maksamaan meille mitään ja mielestäni hyvä näin. Koen, että tämän asiakastyön tekeminen oli onnistunut Tiimimestarit jaksona, mutta ei asiakkaalle tehtävänä työnä. Jaoimme paljon omia kokemuksiamme ja omaa osaamistamme toisillemme, joka Tiimimestareissa on tarkoituksenakin. Ryhmässämme oli minun lisäkseni vain koulutusalan ihmisiä, joten keskustelut pyörivät pelkästään koulumaailmassa, josta itselläni ei ole kuin oppilaan/opiskelijan näkökulma. Opin siis paljon uutta heidän työstään ja oli mielenkiintoista kuulla erilaisista ongelmista, joita he päivittäisessä työssään kohtaavat. Kuitenkin itse työ, jonka teimme, ei juurikaan tuonut omaan arkeen mitään käytäntöön vietävää, sillä tuotos oli todella samantyylinen, miten meillä Proakatemialla arjessa toimitaan muutenkin.

Lähteet:

https://www.modulcon.fi/wp-content/uploads/2012/05/Strategian-konkretisointi.pdf