Hypättiin pää edellä jääkylmään veteen, kun neljän Hurmalaisen tytön voimin päädyttiin järjestämään Case Neverland –tapahtumaa. Tämä oli ehdottomasti suurimpia oppi- sekä unelmaprojekteja, mitä Akatemian kautta toistaiseksi olen järjestänyt. Vielä ei edes osaa ajatella, mitä kaikkea sitä oikeasti tulikaan kesän aikana opittua. Tuota älytöntä kesää ja kaikkia niitä fiiliksiä ei osaa kunnolla vielä jäsennellä. Päällimmäisen ajatuksena on helpotus ja tietyllä tavalla ylpeys, me oikeasti tehtiin se. Haluttiin tehdä jotain mahtavaa ja Case Neverland oli se, mitä siitä syntyi. Aluksi bileiden piti olla kukkateemaiset Viikinsaaressa, mutta ajatusten palloilun ja tilojen kartoittamisen jälkeen, lopputulos oli aivan jotain muuta. Määritimme bileiden luonteen hyvin pitkälti paikan mukaan, sillä ihastuimme Kuivaamon tiloihin. Toppeja ja floppeja tapahtuman järjestämiseen mahtui hurjasti, mutta aika on parissa viikossa jo kullanneet muistot. Veijo heitti yksi päivä, että toivottavasti se ei ole Case Never Ever, mutta ehdottomasti ei!

Ajatus tapahtumaan lähti ensimmäisestä yhteisestä Hurman tyttöjen järjestämästä Naistenilta projektista, joka järjestettiin Bistro Pannu & Huone nimisessä paikassa. Tapahtumaan mahtui 60 naista hemmottelemaan itseään kauneusalan ammattilaisten avulla. Tämä oli ikään kuin jatko-osa sille tapahtumalle, sillä kaikkia meitä kiinnosti tapahtumatuotanto. Nyt vain isompien panoksien kanssa. Oltiin kesän alussa täysiä ummikkoja koko homman suhteen, ja meille myös sanottiin, ettei parissa kuukaudessa ole mahdollista järjestää tapahtumaa. Noin kahdessa viikossa meillä oli tapahtumapaikka, nimi, sponsorit, henki, ruuat, sekä artistit ja tatuoijat paikalla. Kuusi viikkoa oli aikaa myydä lippuja. Rykäistiin homma todella käyntiin ja vietiin itsemme niin suurella sydämellä eteenpäin. Promoboxi oli oma henkilökohtainen kauhuni, mutta oman tapahtuman hyväksi sitä vaikka popittaa tuunatussa Case Neverland autossa pitkin Mansea.

Tähän voi myös varmasti todeta, että neljän mimmin kanssa homma oli ajoittain mieletöntä vuoristorataa niin tunteiden, kuin tapahtuman kulunkin puolesta. Se vain antoi mausteita peliin, kaikilla oli tasan saman verran pelissä. Ei ollut projektipäällikköä, mitä moni on pohtinut. Koimme, että tässä projektissa, kenelläkään ei vielä ollut valmiuksia siihen. Halusimme jakaa kaiken, teimme kaiken yhdessä. Olimme kaikki samassa pisteessä, emme tienneet käytännössä vielä mitään. Halusimme jakaa vastuun yhdessä, oppia kaiken yhdessä. Tämä toimi tässä projektissa todella hyvin, mutta jatkoa ajatellen, parannettavaa myös on. Itse tapahtumassa jokaisella meistä oli oma vastuualue, jonka hoidimme. Neljän ihmisen kanssa tekeminen ja päätökset sujuvat hieman hitaammin, vaikka parin tunnin varoitusajalla joitain päätöksiä teimmekin.

Tekstissä, minkä otin esseen tueksi, ensimmäisessä kohdassa sanotaan. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tietyllä tavalla varmasti pitää paikkaansa, mutta käänteitä mahtuu niin paljon mukaan, ainakin meidän tapahtumamme kohdalla, ettei kaikkeen vain yksinkertaisesti voinut varautua etukäteen. Täytyi osata toimia nopeasti, varautua pahimpaan ja toivoa parasta. Itse tapahtumapaikalla kaikki sujui mutkattomasti, siitä olemme olleet ylpeitä. Saimme tapahtumasta juuri sen näköisen, mitä olimme ajatelleet. Järjestyksenvalvojat osasivat hommansa, artistit olivat tyytyväisiä. Meillä oli täysin halu vain päästä tekemään, ja koimme, ettei kesällä voi olla bileitä liikaa. Ehkä menimme siinä pieleen, olimmehan aivan uusi nimi, sekä tapahtuma tänä kesänä bilekansalle. Koen siis, että erityisen tärkeää on miettiä:

1. Miksi tapahtuma järjestetään

2. Ketä varten tilaisuus järjestetään

3. Mikä on tapahtuman teema tai luonne

Lisäisin listaan myös sen, että onko tapahtua tällä hetkellä trendikäs, tarvitaanko sellaista. Onko sille jo valmiiksi kohderyhmä. Olimme pohtineet nämä tarkkaan. Koimme, että kotibilemäiset minifestarit olisivat mielenkiintoinen tapahtua viikonlopulle, jolloin Tampereella ei tapahdu niin paljon. Jälkiviisaana voi sanoa, että vaikka kyselyitä tehtiin, olisi niitä voitu tehdä vielä enemmän. Taustatyölle meillä ei riittänyt tarpeeksi aikaa. Ensi kerralla täytyy ottaa paremmin nuo huomioon, ehdottomasti.

Meillä tapahtuma määräytyi hyvin pitkälti tapahtuman tilan mukaan. Rosoinen Kuivaamo antoi puitteet rentoon meininkiin, jonka halusimme tapahtumalle rakentaa. Olimme onnekkaita, että meillä oli tapahtumassa mukana Hurman Matilda, joka piti kirjaa jatkuvasti päivän agendasta. Hän oli aina askeleen edellä, mitä to do –listasta seuraavaksi löytyy. Somepäivitykset oli tehty ennakkoon varastoon ja markkinointi kulki. Teimme todella paljon tapahtumalle promoa kaupungilla erilaisilla tavoille. Viime metreillä tyrkkäsimme reilummin rahaa maksettuihin mainoksiin, ja koimme, että ne olivat lipunmyynnin kannalta hyviä. Tapahtuma järjestettin ensimmäistä kertaa, joten en koe, että mikään markkinointi, kaduilla hilluminen tai muu olisi kuitenkaan mennyt hukkaan. Tapahtuma piti saada ihmisten tietoisuuteen.

Hyödynsimme myös tapahtumassa paljon sponsoreita, joilta saimme apua VIP-pöytien antimiin, backstagelle, sekä promomateriaaliksi. Akatemialta myös Spiro oli tapahtumassamme mukana.

Case Neverland ei ole siis, Case Never ever, sain projektilta paljon. Tämä teksti, minkä otin tähän matkaan on teksti, jonka olen lukenut, kun tapahtumatuotannosta asioita olen ensimmäistä kertaa etsinyt. Lista näyttää melko yksinkertaiselta, jopa itsestään selvältä. Se on kuitenkin myös paljon muuta, kuin pelkkä tilavuokraus ja ohjelman suunnittelu. Voi, olisikin niin helppoa! Tai ainakaan, meillä ei ollut.

https://blog.venuu.fi/tapahtuman-jarjestajan-muistilista/