Rahahanat eivät aukea automaattisesti ja kauniisti ajastetusti juuri silloin kuin yrittäjä haluaa. Yrityksen talouden puolella asiat ovat jatkuvassa liikkeessä, ja meidän tulee osata määrittää näiden liikkeiden harjanvaihtelut. Tässä esseessä käsitellään yrityksen taloushallinnon suunnitelmallisuutta, sekä työkaluja seurantaan ja kokonaiskuvan hahmottamiseen.

”Suunnitelmallisuus on varmasti yksi menestyviä yrityksiä yhdistävistä tekijöistä. Tuli mitä tuli – ajattelumalli on yritystoiminnassa vaarallinen.” (Hyyppä 2017)

Budjetti on yrityksen kannattavuuteen liittyvä tulo- ja menoarvio. Budjetteja on olemassa useita erilaisia, ja niiden avulla hahmotetaan realistisempi kuva seurattavasta talouden osa-alueesta.

On olennaista ymmärtää, mistä yrityksen kulurakenne koostuu. Jollemme osaa arvioida esimerkiksi kuluvan vuoden kuluja, miten voimme olla varmoja yritystoimintamme jatkumisesta jatkuvalla arpapelillä? Jokaisella yrityksellä on olemassa kuitenkin suhteellisen helpolla määritettävät kiinteät, että muuttuvat kulunsa. Kun yrityksen kulut ja tulot ovat selvillä pidemmällä aikavälillä, voimme alkaa miettimään investointeja ja toimenpiteitä haluamaamme suuntaan. Ajatusmallina tämä on helppo: jos kiinteät kulumme vuodessa ovat 10 000 euroa, ja muuttuvien kulujen arvioitu summa vaikkapa 8 000 euroa, meillä on tässä jo pienellä pähkäilyllä yrityksemme kriittinen piste tiedossa, josta voimme lähteä laskemaan tarvittavaa myynnin määrää tulostavoitteemme mukaan.

”Laskelmat kannattaa tehdä vuosi-, kuukausi- ja jopa päivätasolle niin, että nähdään, paljonko myyntiä tulee päivässä olla, jotta kannattavaan toimintaan päästään.”  (Lojander&Suonpää, 31)

PINTAA SYVEMMÄLLE

Erilaiset budjetit voidaan karkeasti jakaa kahteen osaan: pää- ja osabudjetteihin. Pääbudjetteina toimivat tulos- ja tasebudjetti, osabudjetit taas voidaan määritellä yrityksen tarpeen mukaan. Voimme ajatella vaikkapa tulosbudjettia kootessa, miten siihen lisätään eri osabudjeteista (esim. myynti-, markkinointi- ja henkilöstöbudjeteista) kaikki tuotot ja kustannukset kokonaiskuvan saamiseksi. Näin budjetit tukevat toisiaan, ja antavat tarvittavan informaation mitattavasta asiasta.

On myös hyvä tietää, että pienemmissä yrityksissä usein käytetään vain yhtä budjettia osabudjettien ja pääbudjettien sijaan. Korostan että budjetointia ei tarvitse harrastaa vain sen takia, että voi sanoa yrityksellä olevan hienoja myynti- ja henkilöstöbudjetteja muutaman muun osabudjetin kanssa, vaan oleellisempaa on määritellä tarve, jota mitataan. Ja laskea sen mukaan oikeita asioita.

Tässä kohtaa meidän täytyy myös muistaa, että budjetti ei ole lopullinen tulos. Budjetti on hyvä ajatella raameina, työkaluna sekä mittarina. Jos budjettimme ei toteudukaan, on olennaista keskittyä miettimään syitä sen taustalla. Toiminta ei saattanut vastata oletettua, tai sitten vain laskelmat olivat todella epärealistisia. Myös markkinoilla tapahtuva vaihtelu saattaa vaikuttaa lopulliseen toteumaan.

Elämme kompleksisessa ja nopeatempoisessa ympäristössä, jossa muuttujia ilmaantuu useasti. Emme saa huokaista helpotuksesta, kun budjetti on tehty, vaan meidän tulee myös keskittyä sen seurantaan tietyin väliajoin. Voimme ennakoida asioita paremmin ja tehdä päätöksiä, ennen kuin se kuuluisa osuu tuulettimeen, kunhan pysymme kartalla muutoksista ja budjetin toteumasta.

Meillä Akatemialla on budjetoinnin näkökulmasta haasteena epävarmuus. Osaamme laskea kiinteät kulumme vuoden ajalta, ja muutenkin hahmottaa mahdollisia muita kuluja. Mutta projektit ja niiden nopeatempoisuus ja ennakoimattomuus tekevätkin tästä haastavaa. On hyvin todennäköistä (ja toivottavaa), että vuoden mittaan tiimissä toteutetaan projekteja, joita ei alkuvuodesta ole laskettu millään tavalla budjettiin mukaan. Yrityksen taloudellisen tilanteen mukana pysymisen kannalta juurikin seuranta on oleellista. Joku projekti voikin tarvita enemmän käyttöpääomaa kuin sillä on aloitustilanteessansa, jolloin meidän on tiedettävä tarkkaan, pystymmekö yrityksenä rahoittamaan tämän projektin. Jos makselemme ostolaskuja seuraamatta niitä sen kummemmin, ja ihmettelemme miksi asiakkaamme eivät ole vieläkään maksaneet laskujansa, olemme hyvin pian syvällä talousviidakossa.

KASSAVIRTALASKELMA

”Kassavirtalaskelman (tai kassabudjetin) avulla yrittäjä näkee heti yrityksensä menneisyyden, tulevaisuuden ja nykyisyyden. Yrityksen pankkitilin saldo ei ole sama asia kuin yrityksen taloudellinen tilanne. ” (Kasvustoori 2019)

Ihmeteltyäni talousasioita vuoden verran, en voi muuta kuin allekirjoittaa ylläolevan lauseen. Vaikka pankkitilillämme on ajoittain lepäillyt paljonkin rahaa, siitä yllättävän pieni osa on vailla käyttötarkoitusta. Suuri osa tilimme rahoista on sidottuna johonkin projektiin tai nostettavaan palkkaan, ja näiden lisäksi tietenkin yrityksen kuukausittaisiin kuluihin ja mahdollisiin hankintoihin.

Haluan nostaa esille yllämainitun kassavirtalaskelman, joka on helpottanut Promisian talouden kartoittamista suunnattomasti.

Kassabudjettiin kootaan tarkasteltavan aikavälin tulot ja kiinteät kulut, sekä tiedossa olevat muuttuvat kulut. Lähdimme taloustiimin kanssa avaamaan loppuvuoden kassavirtaa: laskimme kaikki loppuvuoden kiinteät kulut (esimerkiksi vuokra, talkkarimaksu, kirjanpitäjä…), arvion loppuvuoden muuttuvista kuluista ja näiden lisäksi selasimme Procountorin kaikki myyntisaamiset läpi ja laskimme arvioidun loppuvuoden myynnin. Huomasimme samalla, että myyntisaamisia oli erääntynyt reippaasti, joten tämän pohjalta laskimme muutaman eri arvion mahdolliselle tilin saldolle alkuvuodesta.

Projektikohtainen ressumme muutamalla lisämausteella ei tee varsinaisesti helpoksi todellisen rahatilanteen laskemista. Promisialla on pitkään ollut ongelmana se, että projekteilla on rahaa, mutta itse yrityksellä sitä ei ole. Kuulostaa omituiselta, eikö niin?  Koen että suurin syy tähän ongelmaan ja alituiseen kassakriisiin piilee kulujen jakamattomuudessa ja olemattomilla yhteisillä projekteilla nyt syksyn aikana. Kiinteät ja muuttuvat yrityksen kulut kirjataan lähteväksi Promisian välilehdeltä, mikä tarkoittaa, että yrityksen kuukausittaisia kuluja ei tällä hetkellä jaeta yksilöiden tai projektien kesken.

Yrityksen ensisijainen tavoitehan on tuottaa voittoa omistajilleen, mikä vaatii vakaata taloudellista pohjaa. Tulojen ja menojen tulisi olla tasapainossa ja ennakoitavissa. Nyt kun ongelma on tunnistettu, siihen tehdään muutos. Vuoden laskettujen kulujen perusteella olemme laskeneet summan, joka jätetään Promisian osuudeksi, vanhan 10% palkasta perityn osuuden sijaan. Näin Promisian likviditeetti eli maksuvalmius paranee, kun meillä on jo varma, suunniteltu ja budjetoitu ratkaisu kulujen maksamiseen.

LASKE JA VARMISTA

Kannustan jokaista miettimään, miten budjetointiprosessia voi kehittää ja muokata juuri omaan yritykseen sopivaksi. Oleellista on löytää oikeat mitattavat asiat, ja selvittää perusteellisesti realistinen tilanne.

Laskelmia on olemassa useita, mutta niiden arvoa ei kannata väheksyä. Suosittelen itse kassavirtalaskelman käyttöä tukemassa kokonaiskuvaa, mutta yritystoiminnan kehittämiseksi on hyvä myös tutkia ja laskea liikevoittoprosenttia, kriittistä pistettä ja erilaisia myyntilaskelmia (esim. katelaskelmat). Mitä ikinä tarve vaatiikaan. Budjetit ja laskelmat ovat erinomainen ja oleellinen tapa nähdä pidemmälle kuin seuraavaan kuukauteen, kun saamme syvemmän ymmärryksen omasta taloustilanteestamme.

” Budjetointi on tärkeää, koska menneeseen emme voi vaikuttaa, mutta tulevaisuuteen voimme.” (Hyyppä 2017)

Lähteet:

Kasvustoori.2019. Kassavirtalaskelma on jokaisen yrittäjän timanttinen työväline – onhan sinulla se jo käytössä. Luettu 7.10.2019.

https://www.kasvustoori.fi/kassavirtalaskelma-on-jokaisen-yrittajan-timanttinen-tyovaline-onhan-sinulla-se-jo-kaytossa/

Hyyppä, J. 2017. Miksi budjetointi on tärekää. Luettu 7.10.2019.

https://www.finazilla.fi/miksi-budjetointi-tarkeaa/

Lojander& Suonpää. 2004. Käytännön yritystoiminta. Keuruu: Otavan kirjapaino Oy.