Kirjoittanut: Petra Hiltunen & Saura Pohjonen 

Johdanto 

Olisi hienoa jos pystyisimme ennustamaan täsmällisesti kristallipallon avulla tulevaisuuden. Tietäisimme tasantarkkaan miltä yrityksemme tulevaisuus näyttää. Harmillisesti emme  pysty ennustamaan tulevaisuutta kristallipallon avulla, mutta onneksi tulevaisuuden ennakoimista ja suunnan asettamista varten on kehitetty työkalu, joka on Budjetti. Budjetti on yrityksesi rahamääräinen toimintasuunnitelma, jota käytetään myös esimerkiksi johtamisen apuvälineenä. 

Tässä esseessä kerrotaan budjetista ja budjetoinnista, sekä budjetointiprosessista. Talouden hallinta yrityksessä on ensisijaisen tärkeää ja kaikki lähtee suunnittelusta, joten ota sinäkin haltuun ensi askel eli budjetointi. 

Esseen on kirjoittanut Saura Pohjonen ja Petra Hiltunen tiimistä Saawa. Pohdimme omien kokemuksiemme kautta budjetointia ja kerromme myös miten Saawassa on tehty budjetointia. 

Budjetointi yrityksessä 

Oletko kuullut vanhan sanonnan hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Budjetoinnissa on siis kyse yrityksen talouden suunnittelusta, joten hyvä suunnittelu on kaiken lähtökohta myös taloudessa. Lyhykäisyydessään selitettynä; budjetti on työkalu, joka on tärkeä osa yrityksen taloudenhallintaa ja suunnitelmallisuutta. Se on tietylle aikavälille, tyypillisesti kirjanpidon tilikaudelle, tehty arvio siitä, mistä rahaa tulee, mihin sitä menee ja kuinka paljon. Budjetointi tarkoittaa taas tämän arvion tekemistä. Budjetoinnin lähtökohdaksi kannattaa ottaa yrityksen liiketoimintasuunnitelma, josta selviää pidemmän aikavälin tavoitteet. Budjetissa tulisi heijastua se, onko vuoden päätavoitteena esimerkiksi myynnin kasvattaminen vai kannattavuuden parantaminen. (OP Yrityksen budjetti n.d.)  

Saawassa budjetti on rakennettu ainoastaan menoista ja tälläkin hetkellä ensimmäinen kuulemani kanta tulosbudjetin laatimiselle on, että sellaista on vaikea rakentaa. Työskentelymme on projektilähtöistä, eikä kassavirtaa tule toivotulla tavalla eli koko aikaa.  

Olisiko siis meidänkin aika rakentaa tulosbudjetti, mikä antaisi meille painetta tekemiseen ja saisimme kassavirtaa jatkuvana, eikä vain kesäprojekteista? Haasteena Proakatemialla onkin luultavasti suunnitelmallisuus, emme pysty ennustamaan tekemistämme tarpeeksi hyvin. Mielestämme liiketoiminnan kasvattamisen ja kehittämisen yksi kulmakivi onkin yrityksen talous. Ja talous lähtee suunnittelusta, eli budjetista ja budjetoimisesta. Meillä on vahva näkemys siitä, että budjetointi antaa suuntaviivan tekemiselle ja se on tehtävä, vaikka Saawassa sitä olisi vaikempi rakentaa liiketoimintamme kausiluontoisuuden takia. Meistä se ei ole kuitenkaan selitys sille miksi jokin asia kannattaa jättää tekemättä, koska olemmehan harjoittelemassa täällä yrittäjyyttä.  

Yrityksen elinehto on, että se kehittyy jatkuvasti niin, myös budjettia ja budjetointiprosessia kannattaa kehittää jatkuvasti. Saawassa olemme hienosti kehittäneet budjettiamme tarpeiden mukaan. Tarpeemme olivat esimerkiksi tiimiytyminen viimevuonna, jolloin budjetoimme rahaa tiimiytymiseen. Nyt tarpeemme on kehittää liiketoimintaa, joten pyrimme nyt keräämään yrityksellemme varoja investointeihin. Tämä aste on valitettavasti vielä lapsen kengissä, koska tämä uusi toimintamalli tuli vasta hiljattain tiimimme. Meillä on kuitenkin tiiminä haaste kehittää kunnianhimoisemmin talouttamme ja budjettia, sekä budjetointia.  

Budjetoinnin suunnittelu 

Hyvä budjetti on kunnianhimoinen, mutta realistinen. Toimiva budjetti tehdään yleensä kuukausitasolla. Hyvän budjetin ohjenuora on, että se laaditaan yritykselle sopivalla tasolla ja tarkkuudella. Liian yksityiskohtaisena budjetista tulee turhan iso ja raskas kokonaisuus. Oikean tason löytää, kun miettii, millä menoilla ja tuloilla on kokonaisuuden kannalta merkitystä ja mihin niistä on mahdollista vaikuttaa. (OP Yrityksen budjetti n.d.) 

Vuosibudjetin lisäksi voit tehdä yrityksellesi esimerkiksi keskipitkän aikavälin budjetin 2-3 vuodeksi ja pitkän aikavälin budjetin 3-10 vuodeksi. Budjetin suunnittelu vaiheessa on analysoitava edellis kauden lukuja. Jos toteutuneet luvut tai tavoitteet eroavat toisistaan, selvitä mistä se johtuu. Markkinoilla on suuri vaikutus yrityksiin, joten niiden vaikutuksia kannattaa miettiä, sekä tutkia jatkuvasti markkinoiden tilannetta. (Talouden hallinta ja verotus 2020)  

Budjetoinnin suunnittelussa on myös hyvä hyödyntää yrityksen tulevan kauden toimintasuunnitelmaa, joka kertoo esimerkiksi tulevat markkinointitoimet ja investoinnit. On hyvä myös arvioida millaisia vaikutuksia yrityksesi sisäisillä ja markkinoista johtuvilla ulkoisilla muutoksilla voi olla yrityksesi rahatilanteeseen tai toimintaan (Talouden hallinta ja verotus 2020.)  

Mustamäki (2022) kertoo että, yrityksissä missä hän on työskennellyt budjetit on tehty aina seuraavalle vuodelle, sekä strategia luvut on tehty seuraavalle viidelle vuodelle. Mustamäki on toiminut talouspäällikkönä yli 15 vuoden ajan eri yrityksissä.  

Budjetointiprosessi 

Budjetointiprosessi voidaan jakaa suunnitteluun, laadintaan ja seurantaan. Ensiksi on analysoitava edellisen budjettikauden toteutuneita lukuja ja ennakoitava tulevan kauden tapahtumia (Talouden hallinta ja verotus 2020.) Pylvänäinen (2022) kertoi vieraillessaan Saawan pajassa, että aloittavien yrittäjien, kenellä ei ole minkäänlaista edellisen budjetointikauden pohjaa, on helpointa lähteä esimerkiksi muutama viikko kerrallaan budjetoitamaan. Pylvänäinen oli tuomassa Suomeen ensimmäisiä Lidl kauppoja ja hän teki muutama viikko kerrallaan budjetit eri toimipisteisiin. Budjetointiprosessia kannattaa muokata siis yrityksen tarpeisiin.  

Budjetin seuranta 

Budjetista ei ole hyötyä, jos se unohtuu laatimisen jälkeen. Vain ennusteen toteutumista seuraamalla voi hahmottaa, saavuttaako yrityksesi sille asetetut tavoitteet. Hyvä sykli seurantaan on kuukausittain kirjanpidon valmistuttua. Tosielämässä asiat eivät usein etene täysin suunnitelmien mukaisesti, ja alkuperäisen budjetin ennusteita pitää usein päivittää matkan varrella. Kassavirran eli rahojen riittävyyttä ja maksuvalmiutta reaaliajassa kuvastavan laskelman luominen ja seuraaminen on hyvä apuväline, kun seuraat budjetin toteutumista. (OP Yrityksen budjetti n.d.) 

​Pää- ja osabudjetit – mitä ne ovat? 

Tulosbudjetti, eli meno- ja tuloarviointiin pohjautuva ennuste yrityksen tuloksesta, sekä kassabudjetti, joka kertoo rahan riittävyydestä, luetaan pääbudjeteiksi. Pienyrittäjän on harvoin järkevää laatia tulosbudjettia tarkempia osabudjetteja, eli kaikki osa-alueet voi sisällyttää samaan pääbudjettiin. Yritystoiminnan ollessa laajempaa budjetointi kannattaa kuitenkin jakaa eri osa-alueisiin. Alla on kuvattuna yleisimmät osabudjetit ja mitä ne tarkoittavat: 

Tulosbudjetti = Ennuste yrityksen tuloksesta meno- ja tuloarvioiden pohjalta 

Kassabudjetti = Kertoo, kuinka paljon yrityksen kassassa, yritystilillä tai muussa nopeasti saatavassa muodossa on rahaa. Laaditaan tulosbudjetin perusteella. Käytetään myös nimitystä maksuvalmius- tai rahoitusbudjetti. 

Myyntibudjetti = Tavallisesti jokaiselle kuukaudelle erikseen asetettu myyntitavoite, joiden yhteissumma on myyntitavoite koko budjettikaudelle. 

Markkinointibudjetti = Yrityksen markkinointitoimenpiteistä aiheutuvat kustannukset. 

Kiinteiden kustannusten budjetti = Toistuvat kustannukset, jotka eivät muutu lyhyellä aikavälillä eivätkä ole suoraan sidottuja yrityksen tuottavaan toimintaan. Näitä ovat esimerkiksi liiketila- ja vuokrakulut, palkat ja sähkölasku. 

Muuttuvien kustannusten budjetti = Tuotannon ja myynnin määrän mukaan muuttuvat kulut, esimerkiksi materiaalit. Kutsutaan myös nimellä valmistus- tai tuotantobudjetti (Budjetointi yrityksessä nd.) 

Miksi yritysten kannattaa budjetoida? 

Budjettien tekeminen ei ole yrityksissä pakollista. Monissa pienyrityksissä toimitaan usein taloutta sen enempää suunnittelematta, jolloin vasta jälkikäteen kirjanpidosta todetaan kuinka hyvin yrityksellä on mennyt. Budjetoinnin hyöty on kuitenkin siinä, että se parantaa yrityksessä kustannustietoisuutta ja tuo taloudenpitoon suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta. Erityisesti aloittavan yrityksen kannattavuuden arvioimiseksi on välttämätöntä miettiä etukäteen, paljonko yrityksen tuotteita olisi mahdollista saada kaupaksi ja paljonko tuotteiden myynnistä olisi odotettavissa tuottoja sekä millaiset ovat suunnitellun yritystoiminnan kustannukset. (osaavayrittajat.fi n.d.). 

Budjetointi auttaa tavoitteisiin pääsemisessä 

Jokaisen yrityksen tulisi laatia budjetti, sillä se auttaa tavoitteisiin pääsemisessä. Budjetointi parantaa yrityksen päätöksentekijöiden kustannustietoisuutta ja tuo toimintaan suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta. Aloittavien ja muutosvaiheessa olevien yritysten on erittäin tärkeää laatia budjetti, jotta voidaan varautua muuttuvan toiminnan vaatimiin resurssitarpeisiin. (balanco.fi n.d.)  

Budjetointi ohjaa kestävään kasvuun 

Budjetoinnin avulla lisätään yrityksen päätöksentekijöiden kustannustietoisuutta sekä tuodaan liiketoimintaan tarkempaa suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta, budjetointi siis ohjaa kestävään kasvuun. Pylvänäinen (2022) panoitti vieraillessaan Saawan pajassa, että budjetoinnissa pitää olla myös armollinen, kaikkea ei yksinkertaisesti pystytä ottamaan huomioon budjetoinissa. Esimerkkinä Saawan kesäprojektissa Kahvila Lemmessä jääkaappi meni rikki, ja kaikki jääkaapissa olevat tavarat sulivat käyttökelvottomiksi, eikä kyseistä hävikkiä osattu ottaa huomioon budjetin laatiessa. Yrityksien tulisi budjetoidessa ottaa mahdolliset yllättävät kulut huomioon, budjetoida esimerkiksi jotkin asiat vähä ylakanttiin.  

Mielenkiintoisen huomion Pylväinen (2022) nosti, että kun Lidl ja Clas Ohlson tulivat Suomeen, molemmat yritykset budjetoivat muutaman vuoden tappion. Kyseiset yritykset tiedostivat, että uudessa maassa asiakkailla kestää hetki tutustua yrityksiin ja kun suosio saa tuulta alleen, se kasvaa räjähdysmäisesti ja vasta silloin yritys tekee voittoa.  

Budjetointi tukee viestintää 

Budjetoinnin avulla pystytään myös viestimään, esimerkiksi rahoitusta hakevan yrityksen tulisi budjetilla osoittaa, mitä yrityksessä tapahtuu. Ilman jäsenneltyä budjettia ulkopuolisten on vaikea hahmottaa yrityksen taloudellisen tilan kehittymistä ja eri skenaarioiden vaikutuksia yrityksen kassavirtoihin. Tämän myöstä faktapohjaisesta, tulevaisuuteen katsovasta päätöksenteosta tulee hankalaa. 

Budjetin ja siitä laaditun kassavirtalaskelman avulla yritys voi tehdä parhaita mahdollisia päätöksiä. Niiden avulla myös tilitoimisto ja rahoittajat voivat tukea yritystä päätöksenteossa. Tämä on tärkeää etenkin arvioitaessa sitä, riittääkö yrityksen kassavirta rahoituksen takaisinmaksuun. Oikeilla päätöksillä yrityksen on mahdollista myös nostaa tulostaan, optimoida verotusta ja pienentää taloutta koskevia riskejä. (finadeck.fi n.d.) 

Yrityksen tarpeisiin sopivalla syklillä liiketoimintasuunnitelmaa ja budjettia päivittämällä yrityksen ja tilitoimiston ymmärrys yrityksen liiketoiminnan ja taloudellisen tilan syy- ja seuraussuhteista paranee merkittävästi. Samalla tilitoimiston suhde yritykseen syvenee uudelle tasolle. Uusi ymmärrys tuottaa parempaa talousjohtamista, mistä hyötyvät yritys, tilitoimisto ja rahoittajat. (finadeck.fi n.d.) 

Lopuksi 

Kirjoittaessamme esseetä havahduimme siihen, kuinka paljon budjetoinnista yritys höytyy ja kuinka paljon Saawassa budjetointi ohjaisi toimintaamme. Vaikka Saawassa olemme heränneet budjetoinnin merkitykseen, silti meillä on vielä paljon parannettavaa budjetoinnin laatimisessa. Budjettia tulisi Saawassa käyttää hyvänä työkaluna niin toiminnansuunnittelussa kuin myös sen seurannassa, sekä sen avulla nostaa tavoitteemme kunniahimoisemmiksi. Meillä on tiimissä ollut haasteena päästä toivottuihin tavoitteisiin, sillä toiminnanseuranta on horjunut. Ainakin budjetointi auttaisi meitä pääsemään tiimimme rahallisiin tavoitteisiin ja se myös toimisi tietynlaisena motivaattorina työntekoon.  

Meillä on vahva näkemys siitä, että budjetointi antaa suuntaviivan tekemiselle ja se on tehtävä, vaikka Saawassa sitä olisi vaikempi rakentaa liiketoimintamme kausiluontoisuuden takia. Olemme kipuilleet tiimissämme siitä, että toiveet, odotukset sekä tekeminen projektien suhteen on hyvin erilainen tiiminjäsenten välillä. Hyvin tehty budjetointi antaisi järjen meidän tekemiselle, selkärangan. 

Olemme käyttäneet tiimimme projekteissa budjetointia, mutta vielä harjoittelu asenteella, sillä emme ole osanneet tehdä budjetointia projektien tarpeiden mukaisesti, koska meillä ei ollut tarpeeksi tietämystä asiasta. Nyt meillä on tiiminä tarpeeksi tietämystä rakentaa projekteille, sekä Saawalle rahamääräinen toimintasuunnitelma eli budjetti. 

Lähteet 

Finadeck Oy. N.d. Neljä käyttännön vinkkiä rahoituksen hakuun. Verkkosivu. Luettu 12.10.2022 https://finadeck.fi/nelja-vinkkia-rahoituksen-hakuun/ 

Osaavatyrittäjät.fi n.d. Budjetointi. Verkkosivu. Luettu 11.10.2022 https://www.osaavayrittaja.fi/kannattavuuslaskenta/budjetointi 

Balanco. 2020. Budjetointi – miksi jokaisen yrityksen kannattaisi laatia budjetti? Verkkosivu. Luettu 11.10.2022 https://balanco.fi/ajankohtaista/budjetointi-miksi-jokaisen-yrityksen-kannattaa-laatia-budjetti/ 

Budjetointi yrityksessä. N.d. Yrityksen perustaminen.net. Verkkosivu. Luettu 10.10.2022.  https://yrityksen-perustaminen.net/yrityksen-budjetointi/  

Mustamäki, A. 11.10.2022. Asiantuntija haastattelu – aiheena budjettikausi.  

Pylvänäinen, S. 29.09.2022. Asiantuntija lausunto Saawan paja – aiheena budjetointi.  

Talouden hallinta ja verotus. 2020. Budjetointiprosessi. Verkkosivu. Luettu 11.10.2022. https://www.suomi.fi/yritykselle/talouden-hallinta-ja-verotus/yrityksen-taloushallinto/opas/budjetointi/budjetointiprosessi  

Yrityksen budjetti. N.d. OP Yrittäjän talousvalmennus. Luettu 10.10.2022. https://www.op.fi/yritykset/asiakkuus/yrittajan-talousvalmennus/budjetointi