Tampere
20 Sep, Monday
8° C

Proakatemian esseepankki

Budjetoinnin saloja



Kirjoittanut: Aune Lampinen - tiimistä Evision.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Akateeminen essee
Aune Lampinen & Tuomas Saarinen / 11.5.2021

 

Esseen aihepiiri ja kirjoittajat

 

Tässä soluesseessä keskitymme yhdellä toimialalla toimivan yrityksen budjetin rakentamiseen, sekä myös tiimiakatemiamallissa toimivien osuuskuntien budjetointiin. Olemme molemmat toimineet Evision Osk:n taloustiimissä, Tuomas keväällä 2019 ja Aune talouspäällikkönä lukuvuonna 2020–2021.

 

Mikä ihmeen budjetti?

 

Budjetti, eli rahamääräinen suunnitelma, on tärkeä työkalu yrityksen tavoitteiden saavuttamiselle ja seuraamiselle. Yrityksissä budjetti suunnitellaan useasti koko tilikaudelle tai tulevalle vuodelle kerrallaan, ja sen toteutumista seurataan jatkuvasti. Budjetin tarkoituksena on toimia toimintasuunnitelmana yrityksen tavoitteille, eli sen tulee olla realistinen.

 

Miksi yritysten kannattaa sitten tehdä budjetteja ja seurata niitä? Budjettien tekeminen auttaa niin taloudellisella puolella, parantaen myös yrityksen suunnitelmallisuutta. Budjettia miettiessä tulee ottaa huomioon, paljonko rahaa käytetään tiettyyn osa-alueeseen, auttaen miettimään toimintasuunnitelmaa budjetille kyseisellä toiminta-alueella. Budjetit pitävät yrityksen henkilöstön selvillä yrityksen kulurakenteesta, luoden talouden ylläpitoon suunnitelmallisuutta. Kun budjetin toteutumista seurataan, pystytään huomaamaan varhaisessa vaiheessa sen ylittymiset tai alittumiset. Sen mukaan on helppoa havaita myös syyt esimerkiksi budjetin ylittymiselle. Kun budjettia seurataan jatkuvasti, pystytään tekemään nopeitakin ratkaisuja talouteen liittyen. Budjetin toteutumista pystytään tarkkailemaan helpoiten vertaamalla sitä yrityksen kirjanpitoon.

 

Yrityksissä budjetteja laaditaan monille eri osa-alueille. Näitä ovat esimerkiksi kiinteiden kustannusten budjetti, muuttuvien kustannusten budjetti tai myyntibudjetti. Yritysten pääbudjetti muodostuu luonnollisesti näiden osa-alueiden budjeteista.

 

Budjetti johtamisen välineenä

 

Kuten aiemmassa kappaleessa kirjoitimme, budjetti vaikuttaa myös yrityksen suunnitelmallisuuteen. Budjetti ja strategia kävelevät käsikädessä, huomioiden toinen toisiaan. Kun budjettia tarkastellaan oikein, pystytään havaitsemaan budjettipoikkeamat, joiden avulla myös strategiaa pystytään muuttamaan, ohjaten sitä budjetin toteutumiselle. Budjetin avulla pystytään myös löytämään uusia strategisia mahdollisuuksia ja vahvistamaan kyseisen strategian toimivuutta. Yrityksen johdon tulisi tarkastella niin budjettia kuin tavoitteiden toteutumista, ja niiden välistä yhteyttä, jotta budjetista saadaan hyöty irti. (Noponen, 2020)

Omassa tiimiyrityksessä olemme viimeisimpänä laatineet budjetin loppuvuodelle 2021. Laskimme ensin, kuinka pitkälle tämänhetkiset kuukausimaksumme riittävät, jonka jälkeen laadimme budjetin, jotta osaamme arvioida loppuvuoden kuukausimaksujen määrän ja arvon. Tavoitteenamme oli laatia budjetti niin, ettei tiimiläisten tarvitse maksaa kesän aikana kuukausimaksua. Lisäksi pyrimme pitämään budjetin laskelmat realistisina, mutta pitää kulut mahdollisimman matalina, huomioiden muuttuvat kustannukset. Budjetissa otimme huomioon kiinteät sekä muuttuvat kustannukset, jotka ennustimme aiemman budjetin kustannusennusteiden, sekä toteutuneiden kustannusten perusteella, kuitenkin huomioiden projektien kesken jakautuvat kulut, kuten kirjanpitokustannukset. Erottelimme tästä budjetista Final Campiin budjetoitavat tulot ja menot.

 

Tämä oli ensimmäinen laatimani budjetti tiimiyrityksessämme, ja vaikka budjetissa oli paljon huomioon otettavaa, oli se suhteellisen helppoa tehdä pohjaten aiemmin tehtyyn budjettiin, jota olemme käyttäneet tämän lukukauden ajan. Loppuvuoden budjettia seuraamme kuukausittain, jotta elokuun lopulla pystymme huomaamaan, mikäli budjetti on esimerkiksi ylittynyt kesän aikana ja kuukausimaksujen summaa syksylle pitäisi nostaa. Edellisen budjetin toteutumista olen seurannut, mutta budjetin suurempi merkitys oli helppo huomata heti, kun sitä alkoi laskemaan ja tutkimaan tarkemmin. Budjetti, sen laatiminen sekä seuranta ovatkin asioita, joista uskon olevan saatavilla aina uutta oppia.

 

Budjetin laatiminen yhden toimialan yrityksessä

 

Yrityksestä riippuen toteutustavat voivat vaihdella, eikä ole olemassa yhtä ainutta oikeaa tapaa tehdä sitä. Budjetin laatiminen Evisionissa poikkeaa kuitenkin merkittävästi muista yrityksistä, joilla yleensä on selkeä tietty toimiala. Tämä pätee luonnollisesti kaikkiin tiimiakatemiamallin mukaan toimivien oppilaitosten tiimiyrityksiin. Esittelemme tässä silti suurpiirteisen rakenteen, jota apuna käyttäen voit rakentaa oman yrityksesi budjetin.

 

Yrityksen pääbudjetti koostuu monesta pienemmästä osa-alueesta. Kun yrityksen budjettia aletaan rakentaa, aloitetaan myyntibudjetista. Tässä asetetaan yrityksen liikevaihdon tavoitteet, esimerkiksi kuukausittain tai kvartaaleittain. Liikevaihtotavoitteista muodostuu lopulta koko vuoden tai tilikauden kattava myyntitavoite, joka voidaan edelleen pilkkoa pienempiin osiin, välitavoitteita asettaen ja niiden ylittämistä helpottaen.

 

Kun myyntibudjetti on selvillä, tarkastellaan lähemmin yrityksen muuttuvia kuluja, koska näillä on suora yhteys myytäviin tuotteisiin tai palveluihin. Näiden valmistamisesta syntyy kuluja, ja tässä kohtaa on mahdollista laskea myös tuotekohtaiset muuttuvat kustannukset sekä katetuottoprosentti. Katetuotto kertoo yritykselle, kannattaako liiketoiminta. Budjetointi auttaa pitämään tuotteiden valmistuskustannukset aisoissa ja lypsämään maksimaaliset voitot toiminnasta, alasta riippumatta.

 

Kiinteiden kustannuksien budjetti kattaa toistuvat kustannukset, esimerkiksi toimitilan vuokran, aikaperusteiset palkat sekä sähkö- ja vesilaskut. Nämä pysyvät lähtökohtaisesti samankokoisina, toisin kuin muuttuvat kustannukset, jotka elävät myytävien tuotteiden valmistuksen mukaan. Näitä on viisasta myös seurata, koska säästö kiinteissä kustannuksissa on suhteellisen pysyvä säästö.

 

Lopulta meillä on kasassa tulosbudjetti, josta näemme, paljonko ns. viivan alle pitäisi tietyn aikavälin päästä jäädä rahaa. Selkeästi laskentataulukkoon rakennetun budjetin seuranta on helppoa, ja osaava budjetoija on myös paremmin kartalla kirjanpidosta sekä verotuksesta.

 

Budjetoinnin haasteita sekä sovelluskohteita

 

Monialaisessa osuuskunnassa budjetti rakentuu varsin eri tavalla, kuten tähän mennessä on tullut huomattua. Mielestämme jokaisen tiimiyrityksen jäsenen tulisi ainakin päällisin puolin olla tietoisia budjetin toiminnasta ja lainalaisuuksista, koska taloustaidot ovat liiketalouden opiskelijalle melko itsestään selvästi tärkeitä asioita hallita. Evisionissa talouspäällikkömme Aune onkin valmentanut muita taloudesta kiinnostuneita tiimimme jäseniä, ja oman yrityksen budjetti on toiminut hyvänä pohjana oppimiseen. Vaikka olemme tiiminä tehneet laajasti projekteja monella eri toimialalla selkeissä projektitiimeissä, on hienoa jakaa oppeja yhdessä yli pikkutiimien rajojen.

 

Koska yksi tiimiyritys sisältää monta pienempää ja näennäisen itsenäistä liiketoimintaa, on talouspäällikön tärkeä olla ajan tasalla kaikesta. Projektitiimeissämme onkin nimitetty omat talousvastaavat, jotka raportoivat suoraan tiimiyrityksen talouspäällikölle, pitäen samalla projektikohtaiset budjetit ajan tasalla. Näin talouspäällikkö näkee mutkattomasti, missä mennään ja osaa muokata isoa budjettia asiaankuuluvasti.

 

Budjetin toteutumista on yrityksen taloushallinnossa hyvä seurata erityisesti loppuvuotta kohti mentäessä ja tuloveron maksamisen lähestyessä. Tuloveroprosentti osuuskunnissa sekä osakeyhtiöissä on 20 % (Vero.fi), ja saattaa kirpaista omassa pääomassa, mikäli se jää huomiotta. Tiimimme sisällä on perustettu jo kaksi osakeyhtiötä ja Evision Osk. Itsessään osakeyhtiöitetään lokakuussa Café KATTO Oy:ksi. Monet jatkavat yrittäjinä, ja budjetoinnin osaaminen on elintärkeä taito.

 

Mitä jos en halua yrittäjäksi? Onko näistä taidoista mitään hyötyä?

 

Kyllä vain! Myös oman yksityiselämämme budjetointi on oivallista osata. Tässä muutama vinkki tavallisten meikämandoliinien henkilökohtaisen talouden kontrollointiin.

 

Jokainen meistä toimii omana kirjanpitäjänään, verkkopankkien tarjotessa kattavat tilastot tuloistamme ja menoistamme. Yleensä osaamme arvioida omat menomme melko hyvin, tiedämme mihin rahamme riittävät ja mistä osa-alueesta on milloinkin supistettava. Oman talouden hallinta sekä verotuksen ymmärtäminen antaa meille kuitenkin vielä laajemmat mahdollisuudet ohjata varojamme oikeaan paikkaan.

 

Meillä jokaisella on unelmia, ja useimmiten niiden toteuttaminen vaatii rahaa. On monta keinoa kerryttää varoja lisäämättä omia työtuntejaan, suosituimpia tapoja tällä hetkellä ovat säästäminen ja sijoittaminen. Kun hallitsee oman taloutensa, ei tarvitsekaan olla Eurojackpot-voittaja tai odottaa valtavan omaisuuden perimistä lähteäkseen lomalle Aasiaan tai ostaakseen unelma-auton.

 

Apua budjetin laatijalle

 

Proakatemialla apua talouden hallintaan on vaivatonta löytää. Vanhempien vuosikurssien opiskelijat ovat auttaneet mielellään, koska he ovat jo saattaneet astua sudenkuoppiin, jotka voimme itse välttää. Jokainen tiimiyritys tekee kuitenkin budjettinsa omalla tyylillään, ja muistutamme vielä, että yhtä ainoaa oikeaa tapaa ei ole olemassa. Kannustamme rohkeasti tekemään omannäköisen budjetin, jota juuri teidän on helppo seurata ja pitää ajan tasalla.

 

Verohallinto (https://www.vero.fi/) on viime vuosina päivittänyt sivujaan käyttäjäystävällisemmäksi niin yrityksille kuin yksityishenkilöillekin. Tiedon löytäminen käy nyt paljon nopeammin, eikä verotus tunnu enää niin suurelta ja sokkelomaiselta möröltä kuin aloittaessamme Proakatemialla. Verotuksen sielunelämän ymmärtäminen auttaa jokaisen ihmisen arkea, ja koska verotukselta ei voi välttyäkään, on siihen hyvä perehtyä.

 

Myös kirjanpitäjään tiiviissä yhteydessä oleminen on hyödyllistä, eikä ihan kaikkea taloudesta kannatakaan ulkoistaa ja sulkea siltä silmiään. Kirjanpitäjämme tilitoimistosta Minicapital Oy (https://www.minicapital.net/) on ollut suureksi avuksi alusta asti, ja hänelle on voinut soittaa milloin vain. Tämä oli meille etenkin tuoreina tiimiyrittäjinä korvaamaton tietopankki, kun vasta tutustuimme yrityksen talouden hallintaan.

 

Johtopäätökset

 

Budjetointi kannattaa aloittaa heti, vaikka vain kirjaamalla ylös kaikki tulot ja menot, vaikkei niitä vielä osaisi hyödyntää. Kun mitään dataa ei alun alkaenkaan puutu, on vaivattomampaa rakentaa budjetin runko ja opiskella aiheesta samalla sitä tehden. Kun budjetointi aloitetaan heti, ja tehdään koko tiimille tai työyhteisölle avoimeksi, on jokaisella suurempi mahdollisuus oppia siitä. Budjetti ei ole vain rahallinen suunnitelma, vaan sen voima kantaa strategiaan asti, ja budjettia kannattaakin tutkia ja pohtia pitkäkatseisesti. Budjetointiin kuuluu myös virhelaskelmia, joita jokaiselle sattuu. Niitä ei kannata pelätä, vaan ne kannattaa ottaa oppimiskokemuksena ja etsiä uusia keinoja paikata virheet. Budjetointi ja sen seuraaminen on jatkuvaa, eli aina on mahdollisuus oppia uutta. Omassa tiimiyrityksessämme talouspäällikön roolissa olisin voinut tuoda budjettia vielä näkyvämmäksi ja syventyä oppimaan siitä itse enemmän, jolloin muutkin pystyisivät oppimaan aiheesta paremmin. Aiommekin syksyllä syventää oppejamme taloudessa tiimimme kanssa, sillä moni on osoittanut kiinnostustaan oppia talouden eri osa-alueilta vielä lisää. Budjetoinnin opettelussa ei kannata lähteä liikkeelle liian hankalin askelin, vaan lukea ja opiskella, edetä pienin stepein. Näin virheiden mahdollisuus ensikertalaisena pienenee, oppimiskokemus kasvaa ja ison kuvan hahmottaminen helpottuu. Apua saa aina kun sitä pyytää, joskus yllättäviltäkin tahoilta, joten on hyvä olla avoin ja ottaa apua vastaan, yrityksen tunnuslukuja kuitenkaan liikaa ulkopuolisille paljastamatta. Meillä jokaisella on avaimet budjetoinnin saloihin, se vaatii työtä, mutta pikku hiljaa huomaakin olevansa vähintäänkin oman elämänsä budjetoinnin mestari.

 

Lähteet

http://www.tieto.osaavayrittaja.fi/budjetointi

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/354860/ONT%202020.pdf?sequence=2

https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/osakeyhtio-ja-osuuskunta/tuloverotus/

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close