Julkaistu alunperin osoitteessa: https://www.linkedin.com/pulse/tapahtumamuotoilu-luo-ainutlaatuisia-elämyksiä-karoliina-kovalainen/

“Tapahtumamuotoilu on parhaimmillaan kilpailuetu joka sitouttaa asiakkaan. Se on ainutlaatuista ja jokaisella kerralla erilaista. Aina pikkuisen parempaa.” (Kasvubuustaaja, 2017.)

Tapahtumat sekä juhlat luovat osallistujalleen aina jonkinlaisen elämyksen, kokemuksen tai kohtaamisen. Siksi onkin tärkeää, että juhlasuunnittelija osaa muotoilla tapahtuman niin, että sekä asiakas että käyttäjä – tapahtumissa ja juhlissa siis osallistujat sekä vieraat – kokevat tapahtuman uniikin tunnelman täydellisesti alusta loppuun saakka.

Tapahtumamuotoilussa on tärkeää ottaa huomioon tapahtuman auditiivisuus, eli äänimaailma, sekä visuaalisuus niin markkinoinnissa kuin itse tapahtumassa, sekä tietysti toiminnallisuus: mitä osallistuja ylipäätään näkee ja kokee? Mitä hän esimerkiksi haistaa? Entä millaisia makumaailmoja hän löytää tarjottavista? Kaiken tämän yhteen liittämisessä ohjaa tietysti laajempi kuva, tapahtuman visio, eli se mitä juuri tällä tapahtumalla halutaan saada aikaan ja millä tavalla se vaikuttaa niin osallistujiin kuin järjestäjiinkin. Visio onkin hyvä miettiä heti tapahtuman luomisen alkuvaiheessa ennen konkreettista suunnittelua.

”Onhan siellä sitä keskustelusta syntyvää hälinää”, olen kuullut sanottavan.

Yllättävän usein olen ollut juhlissa, joissa järjestäjä on unohtanut musiikin täysin. Tietysti on täysin ymmärrettävää, ettei ensimmäisenä esimerkiksi lasten syntymäpäiviä tai vaikka rippijuhlia järjestäessä tule mietittyä, miltä tapahtumassa kuulostaa. ”Onhan siellä sitä keskustelusta syntyvää hälinää”, olen kuullut sanottavan.  Musiikki on kuitenkin yksi monen ihmisen tärkeimmistä rentoutuskeinoista arjen keskellä. Miksei sitä siis käytettäisi juhlassakin?

Musiikin tärkeyden tapahtumassa olen itse oppinut, kun järjestin omia ylioppilasjuhliani vuonna 2016, jolloin en vielä osannut ajatella, että joskus tulen tekemään tapahtumia työkseni tai osana työtäni. Tuolloin yksi nykyisistä esikuvistani, JuhlaGuru Jenna Antinmaa totesi ohimennen juhlatilaan tutustuessamme, että ”tuossa on nuo stereot, kannattaa laittaa juhlan ajaksi soimaan jotain mukavaa taustamusiikkia, vaikka jazzia, se rikkoo ihan huomaamatta jäätä.” Tuo toteamus on oikein pinttynyt päähäni, ja kiinnitän siihen huomiota nykyään jokaisessa juhlassa, jossa olen vieraana.

Tietysti toinen erityisen tärkeä seikka tapahtumamuotoilussa on visuaalisuus. Ympäristön, tilojen ja materiaalien lisäksi on tärkeää, että myös markkinointi on linjassa tapahtuman ulkoasun kanssa. Tapahtuman luonne on huomattavasti helpompi hahmottaa, kun kaikki näkyvä myötäilee samaa teemaa tai muuta asetettua visuaalista linjausta.

Yhtä kuin visuaalisuus, on tärkeää, että tapahtumakokonaisuuden toiminnallisuus on mietitty loppuun asti. Mikäli tapahtumapaikka esimerkiksi haisee kummalliselta, voi se pilata kokemuksen täysin. Siksi tuleekin miettiä tarkkaan kaikki se, mitä osallistuja tulee tapahtuman aikana kokemaan missäkin järjestyksessä. Ainutlaatuisen tuoksukokemuksen luomiseen voi käyttää vaikkapa tuoksuvia kukkia, kunhan on kuitenkin varovainen, sillä jotkut vieraat saattavat olla allergisia tai erityisen herkkiä voimakkaille tuoksuille.

On koottava hyvä kokonaisuus, jonka jokainen yksityiskohta on suunniteltu tarkasti yhdessä linjassa. Kun kokonaisuus on kunnossa, asiakas saadaan kokemaan itsensä arvokkaaksi ja tervetulleeksi tapahtumaan heti, jopa jo ennen itse tapahtumaa ja tietysti myös sen jälkeen. Kun tapahtuma tekee osallistujalle arvokkaan tunteen, haluaa hän varmasti osallistua saman järjestäjän tapahtumiin useammankin kerran. Ihminen on kuitenkin erittäin mukavuuden haluinen, joten mukava ja tervetullut olo ovat tapahtumamuotoilussa ehdottomassa avainasemassa.

Alkuperäinen lähde:

Kasvubuustaaja, Tapahtumamuotoilua – elämyksiä, kokemuksia, kohtaamisia. 13.4.2017. Luettu 21.1.2019.

https://kasvubuustaaja.wordpress.com/2017/04/13/tapahtumamuotoilua-elamyksia-kokemuksia-kohtaamisia/