Tampere
20 Oct, Sunday
6° C

Proakatemian esseepankki

Blogiessee: Menestyväksi tapahtumatuottajaksi, osa 3



Kirjoittanut: Jenna Keskinen - tiimistä Hurma.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Julkaistu aiemmin https://www.linkedin.com/pulse/menestyv%C3%A4ksi-tapahtumatuottajaksi-osa-3-jenna-keskinen/

 

Menestyvän tapahtuman työkalut -kurssin kolmas ja viimeinen kerta on takanapäin. Kurssilta jäi käteen iso kasa oppia, uusia ajatuksia sekä ennen kaikkea paljon iloa ja inspiraatiota. Koin kurssin siinäkin määrin erittäin olennaiseksi itselleni, että toisaalta pääsin ajattelemaan täysin omista projekteista ulkopuolisia toimintatapoja, mutta ajatuksia pystyi samalla myös rinnastamaan koko ajan omaan käynnissä olevaan lavatanssiprojektiin, Humppalinnaan, virallisemmin Tunne Valssiin.

 

Kurssin 3. päivä

 

Kurssin kolmas kerta alkoi jälleen edellisellä tunnilla saaduista kotitehtävistä. Tällä kertaa oli aiheena miettiä kurssilla suunniteltavan tapahtuman arvoja, ekologisuutta sekä esteettömyyttä, ja niiden vaikutusta käytettävään toimintaympäristöön. Koska kylätapahtumamme aiheena oli yhteisöllisyys, on siinä jo kerrassaan arvoa. Tämän lisäksi arvoina voi pitää luottamusta lähipiiriin sekä paikallisuutta, koska tapahtuma on kohdennettu tietyn paikkakunnan asukkaille. Ekologisuus ja esteettömyys määräytyvät osin tapahtumapaikkana toimivan koulun tilojen mukaan jo lähtökohtaisesti, joskin pieniä lisäyksiä on mahdollista tehdä järjestäjätiimin voimin sekä esimerkiksi toimintatavoissa ja toteutuksessa yhteistyökumppaneiden kanssa.

 

Kurssin viimeisen kerran varsinaisena aiheena oli budjetointi ja markkinointi. Tämä oli etenkin markkinoinnin puolesta itselleni tähänastisista kokonaisuuksista tutuin, minkä vuoksi odotinkin innolla uutta näkökulmaa ja mielipiteitä aiheeseen.

 

Budjetointia kävimme läpi kohtuullisen pintapuolisesti. Aloitimme teoriaosuuden miettimällä, mistä tapahtuman tulorahoitus ja kulut muodostuvat. Etenkin rahoituksen kohdalla oli mielenkiintoista huomata, kuinka erilaisista lähteistä summa voi lopulta muodostua. Humppalinnan kohdalla mietin, mitä erilaisia palveluita meidän olisi mahdollista toteuttaa. Miten tapahtuman yhteyteen olisi mahdollista liittää esimerkiksi myyntipisteitä tai kahvilatoimintaa?

Toisaalta myös kulujen lista on pitkä, ja ne usein muodostuvatkin pienemmistä kokonaisuuksista. On otettava huomioon esimerkiksi paikkavuokra, mahdollinen esiintyjäpalkkio sekä liikenteenohjaus, markkinointikulut, tekniikka, erilaiset tarvittavat luvat ja jätehuollon kustannukset.

Tietysti on olennaisesti tapahtumatuottajista kiinni, kuinka pitkiksi nämä tulo- ja kululistat pakollisten elementtien lisäksi rakentaa, eli mitä lopulta haluaa tarjota asiakkaalle ja mitä pyrkii tapahtumalla saavuttamaan.

 

Ennen kuin lähdimme miettimään kurssilla suunniteltavan tapahtuman kulurakennetta sekä yhteistyömahdollisuuksia, oli olennaista miettiä ero yhteistyökumppanin ja sponsorin välillä. Yhä enemmän kuulee nykyään puhuttavan yhteistyökumppaneista, koska sponsori koetaan vähän taakse jääneeksi puhekielessä. Tämä johtuu varmasti pitkälti siitä, että koko ajan enemmän halutaan tehdä ja vaikuttaa yhdessä, kun samalla asiakkaan merkitys kokonaisuudessa korostuu vuosi vuodelta. Tulimme yhteiseen lopputulokseen siitä, että yhteistyökumppaneille on usein tapahtumasta jokin taloudellinen hyöty ja nämä ovat toisinaan myös suunnitteluvaiheessa mukana ennen varsinaista toteutusvaihetta. Sponsori ei niinkään koe tarvetta hyötyä rahallisesti, vaan usein näkyvyys ja imagon luominen mainospaikalla on tärkeämpää. Tapahtumissa näkee molempia edelleen, mikä on mielestäni tärkeää, jotta tapahtuman yhteistyömahdollisuudet pysyvät monipuolisina.

 

Tuntien aikana kävimme lyhyesti läpi myös avustusten merkityksen tapahtumatuotannossa, sekä niiden pääasialliset myöntäjät: säätiöt, kunnat ja ministeriöt. Rahoittajien hakumenettelyihin kannattaa tutustua tarkasti, jotta jokainen pyydetty myöntöperuste tulee täytettyä. Tämä säästää aikaa ja vaivaa molemmilta osapuolilta.

 

Kun suunnitelmat budjetista oli valmiita ja potentiaaliset yhteistyökumppanit listattu suunnitteilla olevaan yhteisöllisyystapahtumaan, oli aika siirtyä konkretiaan. Laadimme myyntikirjeen, jolla ottaisimme yhteyttä halutulle yhteistyökumppanille. Kirjoittaessa kävimme läpi, mitkä olisivat ne seikat, joilla saa innostuksen herätettyä toisessa osapuolessa jo ensimmäisen lauseen sisällöllä. Uskomme, että mitä persoonallisemmin ja rehellisemmin tuomme itsemme ja tapahtumamme esille, sitä paremmin löydämme myös juuri meille sopivat kumppanit.

 

Kurssikerran toisella puoliskolla lähdimme miettimään ensisijaisesti suunnitelmien laatimista sekä markkinointiin että viestintään. Mitkä ovat käytettävät kanavat ja välineet, miten huomioimme asiakasnäkökulman? Mikä on olennaisin tieto tuoda asiakkaalle eli pääviesti ja sanoma, jolla haluamme kohderyhmän tavoittaa? Näiden lisäksi on olennaista miettiä eri toimenpiteiden aikataulutusta ja jakamista tekijöiden kesken, sekä budjetin roolia markkinoinnissa ja viestinnässä.

Humppalinnassa olemme tällä hetkellä siinä vaiheessa, että tapahtumapaikan lukkoon lyötyämme voimme alkaa pikkuhiljaa herätellä sosiaalista mediaa. Tapahtumanimellä on jo varattu osoitteet ja sivut, mutta koska logo on vielä vahvistusta vaille, emme ole sitä toistaiseksi julkaisseet. Koska meillä on varattu markkinoinnille ja viestinnälle oma vastaava, tulee hänen rooli olemaan pitkälti oman osa-alueensa aikataulutus sekä konkreettisten toimien miettiminen. Lopulta, koska meillä on kohtuullisen pieni tiimi, kaikki ovat tavalla tai toisella mukana toteutuksessa.

 

Kurssin viimeiset aiheet olivat mediatiedote sekä vuosikellon laatiminen markkinoinnille ja viestinnälle.

Mediatiedotteen tulee olla napakka ja suoraan asiaan menevä ilmoitusluontoinen teksti. Sen tarkoitus on nimenomaan tiedottaa, ei myydä. Olennaista on tuoda lyhyesti esille tapahtuman sisältö, paikka, aika ja tarkoitus sekä järjestäjän tiedot.

Vuosikellon tekeminen helpottaa suunnittelutyötä siinä määrin, että laadittujen tehtävälistojen lisäksi niille on myös laskettu oma työstöaika ja ne on sijoitettu valmiiksi kalenteriin. Kaikkea ei tällöin tarvitse muistaa, eikä suunnitelmat ole sekaisin eri paikoissa. Vuosikellon tarkoitus on siis kertoa yksinkertaisimmillaan, mitä tehdään ja milloin.

 

Jos minulta kysyttäisiin, suosittelenko kurssia, vastaisin suosittelevani. Sain kerroilta niin paljon vinkkejä ja käytäntöön vietävää, että saman tiedon haussa olisi mennyt jonkin aikaa netin kautta. Olennaisimpana nostaisin ehkä sen, että kurssi toi esiin monia sellaisia asioita, joita ei näin tapahtumatuotannon alkutaipaleella tulisi välttämättä itse edes ajatelleeksi. Tästä seuraava askel on viedä opit käytäntöön, ja viimeistään kesällä Humppalinnassa nähdään, miten käytäntö lopulta toteutui.

 

 

https://www.tamk.fi/-/menestyvan-tapahtuman-jarjestamisen-tyokalut

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close